Personalarbeit ist heute immer noch von komplexen Abläufen und administrativen Prozessen geprägt. Doch eigentlich sollten sich Personaler viel mehr um den Menschen im Unternehmen kümmern und nicht Papierberge bewegen, Formulare ausfüllen oder Urlaubszettel händisch verwalten. Wir haben es uns zum Ziel gemacht, mit unseren Lösungen und Dienstleistungen den Personalbereich in die Lage zu versetzen, sich auf seine echte Wertschöpfung im Unternehmen zu konzentrieren – den richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt mit der richtigen Ausbildung an der richtigen Aufgabe zu haben. Einfach gesagt – es einfach zu machen ! Dazu haben wir unser einfach einzuführendes Workflow-System EDIB® Workflow entwickelt, das Ihnen den Umgang mit Prozessen, Dokumenten und Formularen erleichtert und unser einfach zu bedienendes Personalaktensystem EDIB® Akte, das Sie ohne großen Aufwand bedienen können. Die digitale Akte einfach zu füllen, das erreichen Sie mit unseren vielfältigen Scan-Dienstleistungen, sei es, bestehende Akten in das System zu übertragen oder den ganzen Posteingang einer Personalabteilung zu übernehmen. Mit EDIB® Dokumente können Sie wichtige HR-Do¬kumente, z.B. Vertragsangebote, Zeugnisse, Be¬scheinigungen oder die allgemeine Korrespondenz automatisiert und in höchster Qualität erstellen. Sie sparen dadurch Zeit, senken den Aufwand und ver¬meiden Fehler. Und für Shared Service Center oder Personaldienstleister können wir die Schnittstelle und somit den Prozess zwischen Kunde und Dienstleistung mit LEVADOC® einfacher machen. Und wenn es dann darum geht, die Prozesse rund um diese Lösungen einfach zu gestalten, helfen wir mit unserer Beratung bei allen HR-Prozessen weiter. Wir machen es. Und das immer getreu unserem Motto – wir wollen ihnen das administrative Leben einfach machen!

1. Einfach machen oder einfach machen
Software Digitalisierung Beratung
Januar 2015

2. Copyright © BEGIS GmbH
Einfach machen
oder
einfach machen

3. Copyright © BEGIS GmbH
20-jährige Expertise ...
HR
Expertise
5.000.000
Belege pro Jahr
170
Firmen
1988
Gründung
20
Entwickler
Workflow
Spezialist
50.000
Akten
45
Mitarbeiter
EDIB®
Hersteller

4. Copyright © BEGIS GmbH
... für viele Kunden
Wissenschaft
Öffentlicher Dienst
Industrie
Dienstleister
Stiftungen
Banken
HOCHSCHULE FÜR SCHAUSPIELKUNST
„ERNST BUSCH“ BERLIN
BEUTH HOCHSCHULE FÜR TECHNIK BERLIN
University of Applied Sciences

5. Copyright © BEGIS GmbH
Mit Lust für
Sie kreiert!

6. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Produktfamilie ...
... modular aufgebaut
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Standortunabhängig
Integrierte Workflows mit Freigaben
Wiedervorlage, Notizen etc.
Flexible Konfiguration je Kunde
Mehrsprachigkeit
Volltextsuche
Recherche über alle Akten
Rollenbasiertes Berechtigungssystem
...
Standortunabhängig
Automatisierung Datenflüsse
Einrichtung von Workflows für
ESS und MSS
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Konfigurierbare Workflows
Mehrstufige Workflows
Integrierte Workflowaktionen
Rollenbasiertes Berechtigungssystem
...
Erstellung wichtiger HR-Dokumente
Daten aus unterschiedlichsten
Quellen
Assistenzdialoge
Textbausteine
Umsetzung des Corporate Designs
Jedes Element gibt es nur einmal
Vielfältige Ausgaben (Drucker,
mail, ...)
Datentransfer an Aktensysteme
...
EDIB® AkteEDIB® Workflow EDIB® Dokumente

7. Copyright © BEGIS GmbH
Abschaffung Papierakte,
Einsparung von Lager-
und Registraturkosten
Erhöhte
Transparenz
Effizienzsteigerung
durch optimierte
Arbeitsprozesse
Schneller,
standortunabhängiger,
gleichzeitiger Zugriff
Qualitative Verbesserung der
Personalarbeit aufgrund
schnellerer Auskunftsfähigkeit
Erhöhter
Datenschutz
Einheitliche Strukturen,
Vermeidung von
Datenredundanzen
Entlastung von
zeitaufwändigen
administrativen Aufgaben
Verkürzung von
Arbeitsabläufen
(Recherche-/Ablagezeiten)
Warum ?

8. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Workflow
Einrichtung für ESS und MSS
Optimale Ergänzung mit EDIB® Akte
und EDIB® Dokumente
Hohe Benutzerfreundlichkeit
Konfigurierbare individuelle Workflows
Rollenbasiertes Berechtigungssystem
Sehr hohe Sicherheitsstandards
Standortunabhängig und Flexibel
Durchgängige Mehrsprachigkeit
Übersichten über Bearbeitungsstand
Mehrstufig, Bedingungs- und Aktionswerk
...

9. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Workflow
Prozessmöglichkeiten
Einmal-
entgelt
Zeugnis-
erstellung
Beauftragung
Dokument-
erstellung
Genehmigung
Auslieferung
Personalakte
Beauftragung
Dokument-
erstellung
Genehmigung
Auslieferung
PersonalakteGenehmigung
Arbeitszeit-
änderung
Beauftragung
Dokument-
erstellung
Genehmigung
Auslieferung
Personalakte
Prozesse – individuell konfiguriert

10. Copyright © BEGIS GmbH
Kommunikation ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens
Von A wie Angebot bis Z wie Zertifizierung, Dokumente sind ein Maßstab
für die Qualität Ihres Unternehmens und Ihrer Dienstleistung. Sie sind der
zentrale Kontaktpunkt zu Ihren Mitarbeitern und Kunden.
Vereinheitlichen Sie Ihre Prozessdokumente konzernweit rund um den
Globus. Erstellen Sie Dokumente automatisiert mit intelligenten Vorlagen.
Steigern Sie dadurch die Qualität und Professionalität internationaler Roll-
outs von Prozessen, in denen Dokumente erzeugt, versandt und archiviert
werden müssen.
© by BEGIS GmbH Ι Seite 10
EDIB® Dokumente
powered by ESCRIBA

11. Copyright © BEGIS GmbH
Effektiver
Kommunizieren Sie mit einem Klick
Effizienter
Kommunizieren Sie schneller und besser
Sicherer
Gewinnen Sie volle Transparenz und
Kontrolle über Inhalte und Daten
Skalierbar
Standardisieren Sie
Kommunikationsprozesse
unternehmensweit und international
Komfortabler
Erstellen, versenden und archivieren Sie
Dokumente intuitiv und automatisiert
Integriert
Versenden und archivieren Sie jedes
Dokument
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EDIB® Dokumente
powered by ESCRIBA

12. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Dokumente
powered by ESCRIBA
Schnell
Die automatisierte Erstellung der Dokumente
Entlastend
Dialoge führen Sie komfortabel durch den Erstellungsprozess
Konsequent
Jedes einzelne Dokument folgt dem Corporate Design
Service
Mit EDIB® Dokumente als Software Service schaffen Sie
schneller mehr
Minimaler Pflegeaufwand
Jedes EDIB® Dokumente-Element (Textbausteine, Logo, Grafik)
gibt es in EDIB® Dokumente nur ein einziges Mal

13. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Akte
Integrierte Standardworkflows
Durchgängiges Berechtigungskonzept
Workfloworientierte Nutzerverwaltung
Einrichtung temporäre Zugänge
Mitarbeiter
Line-Manager
Steuerprüfer
Intuitive und einfache Bedienung
Sehr hohe Sicherheitsstandards
Standortunabhängig und Flexibel
Dynamische Ansichten
...

14. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Akte
Überblick
Rollenbasierter ZugriffScannen/Hochladen der Dokumente
Prozessdesign und -optimierung
Workflows
Stammdaten …
… aus führendem HR-System
Mitarbeiter Business Partner Führungskraft
01011100110
Office Mailing Formulare

15. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Akte
Schritte zur Einführung
Abstimmung mit dem BR
Betrieb und Support der Lösung
Überführung der Papierakte
Festlegung der Registerstruktur
Implementierung
Rollen- und Berechtigungskonzept
Anbindung an HR-Systeme

16. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Akte
Rollen- und Berechtigungsstruktur
Rolle
Einsichts-
recht
Ändern/
Attributiveren
Dokument
verschieben
Drucken
Löschen
Lesezeichen
Notiz
Mitarbeiterfoto
einfügen
Wiedervorlage
Ablagekorb
TemporäreBerechti-
gungsvergabe
Scannen
Persönliche
Wiedervorlage
AkteDrucken
Administrator × × × × × × × × × × × × × ×
Personal-
sachbearbeiter
× × × × × × × × × × × × ×
Führungskraft × × ×
Mitarbeiter ×
mögliches Beispiel

17. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® Akte
Features
• Volltext- und Kriterienrecherche
• In einer einzelnen Akte
• In allen Akten gleichzeitig
• Integrierte Suchmaschine
• Suche anhand von verschiedensten
Kriterien
• Stichwort Recherche im Volltext
Volltextsuche
• Eigenes Register für
Mitarbeiterinformationen
• Permanenter Zugriff für Mitarbeiter
auf dieses Register
• Dokumente können dem Mitarbeiter
einfach zur Verfügung gestellt
werden, z.B. Gehaltsabrechnungen
Mitarbeiter-Zugriff
• Drucken aus Office in die Akte
• Direktes Speichern von
Dokumenten aus Office direkt in die
Akte
Office Connector
• Zugriff auf die Akte mit mobilen
Endgeräten, z.B. iPad
• Nutzung des Browsers des
Endgeräts
Mobile
• Upload direkt über die Oberfläche
• Scan-Unterstützung
• eMail in die Akte
• Drag & Drop
• Immer mit Konvertierung und OCR-
Erkennung
Dokumentenimport
• Direkt in der Anwendung wechseln
• Mehrere Sprachen verfügbar,
weitere kurzfristig erweiterbar
Mehrsprachig

18. Copyright © BEGIS GmbH
Ja – es ist denkbar, …
ü dass es zu einem Prozess mit Ihrem Arbeitnehmer kommt
ü dass die umstrittenen Ansprüche von einer Urkunde abhängen, die es
nur auf Papier gibt (also z.B. nicht Zeitaufzeichnungen aus einem Programm)
ü dass die Urkunde nur in einer Version beim Arbeitgeber existiert,
der Arbeitnehmer also keine Ausfertigung der Urkunde hat
ü dass die Echtheit der im elektronischen Personalakt gespeicherten
Urkunde bestritten wird
ü dass das Gericht sich dem Zweifel an der Echtheit anschließt, obwohl Sie die sorgfältige Speicherung und
den sauberen, seriösen Prozess dokumentieren können
ü dass diese Tatsache ausschlaggebend für den Ausgang des Prozesses ist
ü dass der dadurch entstandene Schaden größer ist als die Einsparung, die Sie in der gesamten Zeit durch
die digitale Personalakte erzielt haben
EDIB® Akte
Einige rechtliche Anmerkungen
© by BEGIS GmbH Ι Seite 18
… aber wie wahrscheinlich ??

19. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® ASP
Hochsicheres
Rechenzentrum
Daten bleiben in
Deutschland
Vielfältige
Zertifizierungen

20. Copyright © BEGIS GmbH
EDIB® ASP
Betrieb der Software
Deutsches Rechenzentrum
Laufende Aktualisierung der
Software
Hotline
Betreuung der Schnittstellen
Klares Preismodell

21. Copyright © BEGIS GmbH
Software Digitalisierung Beratung
Thomas Eggert
thomas.eggert@begis.de
Tel.: +49 30 3199 0 3199
Mobil.: +49 1522 8988 397
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Am Borsigturm 44
13507 Berlin
Einfach machen oder einfach machen