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E-Mail-Archivierung – eine neue Herausforderung

Ausgangssituation

    • Elektronische Kommunikation in Form von E-Mails ...
Architektur einer E-Mail-Datei


                   E-Mail
                     Geschäftliche                             ...
E-Mails: Die Vorschriften

Richtlinien und Vorschriften, die den
Umgang mit E-Mails regeln:
GDPdU         Grundsätze zum D...
E-Mail-Archivierung – eine rechtliche Herausforderung!

Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn:

• Jede gesende...
E-Mail-Archivierung – eine wirtschaftliche Herausforderung!

Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn:

• E-Mails...
Wirtschaftliche Aspekte der E-Mail-Archivierung

Organisierte E-Mail-Verwaltung und Archivierung:


• Fördert die Transpar...
Anforderungen an E-Mail- und Dokumenten-Archivierungssysteme

     • Garantie der Unveränderbarkeit des Archivs (Fixed Con...
EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst

EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale)
• Einfache Plug&Play In...
EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst

EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale)
• Fälschungssichere dig...
Einfache Implementierung: Funktioniert „out-of-the-box“

    • Die Lösung ist sehr schnell betriebsbereit.
      WAN, LAN,...
Einfache Implementierung: Im Bridge-Modus

Keine Änderung am Netzwerk notwendig – System funktioniert Plug & Play




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Einfache Implementierung: Verwendung als Router

EMA® kann die Aufgaben eines Routers übernehmen




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Einfache Implementierung: Integration in Mailserver-Umgebung

Archivierungs-Szenario für interne und externe E-Mail-Kommun...
Implementierung: Einmalige Konfiguration

     System läuft und funktioniert nach wenigen Schritten
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Einfach zu bedienen




    Die archivierten E-Mails können mit nur
    einem Mausklick wiederhergestellt werden!

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Besondere Sicherheitsmerkmale des EMA®-Archivs

• Erstellung einer 2. Kopie des Archivs in räumlich getrennt
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Herkömmliches Archiv

E-Mail- und Dokumenten-Daten sind nicht ausreichend geschützt




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Das EMA®-E-Mail- und Dokumenten-Archiv

Revisionssichere Archivierung durch intelligentes Sicherheitskonzept




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ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise

Fälschungssichere digitale Signatur für archivierte E-Mails, Zeit- u...
ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise

Administrationsfreier Betrieb von EMA®




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EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach

• Hohe Benutzerfreundlichkeit

• Intuitiv benutzbar - ohne Vorkenntnisse

...
EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach




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Klassiche Dokumenten-Archivierung – ein notwendiges Übel?

Herkömmliche Dokumenten-Archivierungslösungen erfordern:

• Hoh...
Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders

Dokumentenarchvierung einmal anders – Frei nach dem
Motto„ungeor...
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Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip

Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei...
4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv




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• Die Verantwortung bei kritischen Vorgängen am E-Mail ...
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Zusammenfassung: Solutions for Business Continuity

  Skalierbarkeit: EMA® stellt kein Hindernis bei wachsenden
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EMA Email Archive Appliance

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EMA Email Archive Appliance - E-Mail- und Dokumenten-Protection clever gelöst - wirtschaftlich sinnvoll und gesetzeskonform

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EMA Email Archive Appliance

  1. 1. www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  2. 2. E-Mail-Archivierung – eine neue Herausforderung Ausgangssituation • Elektronische Kommunikation in Form von E-Mails ist heute grundlegender Bestandteil jeder modernen Unternehmens- struktur • Immer größere Teile der geschäftlichen Kommunikation werden über E-Mails abgewickelt (Bestellungen, Angebote, Organisatorisches) • Gesetzliche Vorgaben verpflichten zur lückenlosen Dokumentation jeglicher geschäftsrelevanter Korrespondenz www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  3. 3. Architektur einer E-Mail-Datei E-Mail Geschäftliche Private Wirtschaftlichkeit Informationen Postgeheimnis Informationen Persönliche Datenschutz- Informationen bestimmungen E-Mail-Anhang Archivierungs- Geschäftliche Informationen pflichtige Berichte, Angebote, Rechnungen, Protokolle, Unternehmens- Informationen Gutachten, Projektdaten, etc. Präsentationen, wissen Aufbewahrungs richtlinien Sicherheitsrelevante Daten (Viren, Spam, etc.) www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  4. 4. E-Mails: Die Vorschriften Richtlinien und Vorschriften, die den Umgang mit E-Mails regeln: GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen AO Abgabenordnung HGB Deutsches Handelsgesetzbuch KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich Basel II Neufassung der internationalen Eigenkapitalanforderungen für Kreditinstitute durch den Baseler Ausschuss für Bankenaufsicht BDSG Bundesdatenschutzgesetz GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme TKG Telekommunikationsgesetz HIPPA Health Insurance Portability & Accountability Act ... SOX /SOA Sarbanes Oxley Act und viele mehr www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  5. 5. E-Mail-Archivierung – eine rechtliche Herausforderung! Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn: • Jede gesendete E-Mail ist ein abgeschlossener Vorgang • Die Inhalte einer E-Mail können jederzeit manipuliert werden und müssen daher vor Missbrauch geschützt werden • Das Konvertieren von E-Mails in Formate wie PDF, Tiff, JPEG, (Dokumentenmanagement-Formate), oder ein Ausdruck auf Papier zu Archivierungszwecken hat keine gerichtlich anerkannte Beweiskraft!!! • E-Mail-Informationen verlieren niemals an Aktualität www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  6. 6. E-Mail-Archivierung – eine wirtschaftliche Herausforderung! Die korrekte Umgang von E-Mails ist komplex, denn: • E-Mails enthalten wichtige geschäftliche Informationen und transportieren somit Unternehmenswissen, was für die Wirtschaftlichkeit von hoher Bedeutung sein kann • E-Mails dokumentieren Arbeitsabläufe und geschäftliche Vorgänge, deswegen gelten rechtliche Regeln zur Archivierung (Compliance) • E-Mails enthalten persönliche Informationen über Ihre Absender, Empfänger oder Dritte und obliegen Richtlinien zum Datenschutz und Postgeheimnis www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  7. 7. Wirtschaftliche Aspekte der E-Mail-Archivierung Organisierte E-Mail-Verwaltung und Archivierung: • Fördert die Transparenz über das Unternehmenswissen • E-Mail-Archivierung ist eine Chance zu einer verbesserten Unternehmenskultur- und Kommunikation • Beinhaltet Implementierung einer E-Mail Policy (Vertrag mit den Angestellten, Sensibilisierung für den Umgang mit E-Mails) • Spart Zeit und damit Kosten www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  8. 8. Anforderungen an E-Mail- und Dokumenten-Archivierungssysteme • Garantie der Unveränderbarkeit des Archivs (Fixed Content) • Hoheit der archivierten E-Mail-Daten E-Mail muss beim Besitzer bleiben • Einfache Bedienung • Kein administrativer Aufwand • One-Point-Configuration • Absolute Sicherheit vor Datenverlusten • Verfügbare und schnelle Online-Daten anstelle von langsamen Offline-Archiven • Einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur • Einfache Integration in vorhandene Speicher- und Backupsystem www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  9. 9. EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale) • Einfache Plug&Play Installation mit 3 Anschlüssen: WAN, LAN, Strom für direkte Integration von EMA® in Umgebungen mit SMTP/POP3; alternativ einfache Integration in bestehende Mailserver (z.B. Exchange, Scalix, Tobit, Lotus Notes, etc.), ohne aufwändige zusätzliche Software- oder Systeminstallation • Betrieb unabhängig von vorhandenen Hardwarekomponenten und verwendeten Betriebssystemen • Speicherunabhängige Archivierung (lokale oder externe Speichersysteme, z.B. Windows Dateiserver, Unix NFS Ressourcen, etc.) • Maximaler Datenschutz durch Verschlüsselung aller E-Mails (AES-Verfahren mit 128 Bit) • Sicherer Online-Archiv-Zugang durch SSL-Verschlüsselung www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  10. 10. EMA® – E-Mail- und Dokumenten-Archivierung clever gelöst EMA® -Features (Alleinstellungsmerkmale) • Fälschungssichere digitale Signatur aller E-Mails durch ANA® Automated Network Administrator • Wiederherstellen gelöschter oder verloren gegangener E-Mails mit nur einem einzigen Mausklick! • Kein administrativer Aufwand durch den Einsatz von ANA® Automated Network Administrator (Automatischer Download und Installation neuster Software- Updates, Erstellen digitaler Signaturen, Überwachung sicherheitsrelevanter Authentifizierungen und Remote-Verbindungen) • Möglichkeit zur Übernahme bestehender E-Mail-Daten in das E-Mail-Archiv zur Entlastung von Server und Client (optional) • 3 Jahre kostenfreier Updateservice und Support (inkl. digitalem Signaturdienst) www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  11. 11. Einfache Implementierung: Funktioniert „out-of-the-box“ • Die Lösung ist sehr schnell betriebsbereit. WAN, LAN, Strom anschließen. Fertig! Out of the Box Ready to use LAN WAN Power www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  12. 12. Einfache Implementierung: Im Bridge-Modus Keine Änderung am Netzwerk notwendig – System funktioniert Plug & Play www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  13. 13. Einfache Implementierung: Verwendung als Router EMA® kann die Aufgaben eines Routers übernehmen www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  14. 14. Einfache Implementierung: Integration in Mailserver-Umgebung Archivierungs-Szenario für interne und externe E-Mail-Kommunikation www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  15. 15. Implementierung: Einmalige Konfiguration  System läuft und funktioniert nach wenigen Schritten  Konfigurationseinstellungen erfordern keine Fachkenntnisse (1) Passwort setzen (2) Nutzart festlegen (3) Speicherort für das Archiv angeben Keine Änderungen an Client-Rechnern oder Servern nötig. EMA® findet und sichert E-Mail Konten selbstständig. www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  16. 16. Einfach zu bedienen Die archivierten E-Mails können mit nur einem Mausklick wiederhergestellt werden! www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  17. 17. www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  18. 18. Besondere Sicherheitsmerkmale des EMA®-Archivs • Erstellung einer 2. Kopie des Archivs in räumlich getrennt aufbewahrter Location • Backup von Archiv jederzeit (Planung und Ausführung von Backup des E-Mail-Archivs) • Migration des Archivs auf moderne Speichermedien ist zu jedem Zeitpunkt möglich • Automatische Administration in Verbindung mit ANA-Server®- Technologien • Fälschungssichere Digitale Signatur für archivierte E-Mail-Daten • Archiviert unabhängig von Server und Client E-Mail-Daten im Standard-SMTP-Format • Der Zugang zum Archiv ist nur von autorisiertem Besitzer möglich www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  19. 19. Herkömmliches Archiv E-Mail- und Dokumenten-Daten sind nicht ausreichend geschützt www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  20. 20. Das EMA®-E-Mail- und Dokumenten-Archiv Revisionssichere Archivierung durch intelligentes Sicherheitskonzept www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  21. 21. ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise Fälschungssichere digitale Signatur für archivierte E-Mails, Zeit- und Datumsstempel www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  22. 22. ANA® Automated Network Administrator: Funktionsweise Administrationsfreier Betrieb von EMA® www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  23. 23. EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach • Hohe Benutzerfreundlichkeit • Intuitiv benutzbar - ohne Vorkenntnisse • Benutzer definiert, wie komplex der Suchdialog gestaltet wird • Moderne und umfangreiche Volltextsuche in E-Mails und gängigen Anhängen sowie in archivierten Dokumenten • Schnelle Bereitstellung des Suchergebnisses www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  24. 24. EMA® Volltextsuche – Professionell und einfach www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  25. 25. Klassiche Dokumenten-Archivierung – ein notwendiges Übel? Herkömmliche Dokumenten-Archivierungslösungen erfordern: • Hohes Bedienungs-Know-How • komplexes Ablagesysteme • bilden oft die gewöhnliche Papierablage nach • Verursacht hohe Kosten • hohen Arbeitsaufwand www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  26. 26. Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders Dokumentenarchvierung einmal anders – Frei nach dem Motto„ungeordnet archivieren, einfach suchen, geordnet finden und wiederherstellen • Keine zusätzlichen Änderungen an vorhandener Software- oder Hardware • Alle Abläufe bleiben unverändert • Herkömmliche Drucker wird für Archivierung benutzt • Einfache und professionelle Volltextsuche • Jedes gefundene Dokument kann in unveränderter Form per Mausklick wiederhergestellt werden www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  27. 27. Print To Archive®– Dokumenten-Archivierung einmal anders www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  28. 28. Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei der Konfiguration von EMA festlegen, welche Operationen nicht von einer Person allein ausgeführt werden dürfen. Übersicht der Funktionen, die mit dem 4-Augen –Prinzip eingeschränkt werden können: Infrastruktur Handling Datenschutz  Netzwerk  Audit  Export  Storage  Suche  Löschen  Mailserver  Filter  Benutzerverwaltung www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  29. 29. 4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  30. 30. 4-Augen Prinzip - Professioneller Schutz für das E-Mail Archiv Funktionen, die über das 4-Augen-Prinzip eingeschränkt sind, werden im Interface mit einem Augen-Symbol gekennzeichnet. www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  31. 31. Erweiterter Schutz u. „Gewaltenteilung“ durch das 4-Augen-Prinzip • Die Verantwortung bei kritischen Vorgängen am E-Mail und Dokumenten-Archiv kann so auf mehrere Schultern verteilt werden (und dem Unternehmen so zu mehr Rechtssicherheit verhelfen) • Individuelle Mitarbeiter- und IT-Richtlinien, wie in Banken oder Versicherungen üblich, können so einfach und effektiv umgesetzt werden. • Die Möglichkeiten des 4-Augen-Prinzips gewährleisten maximalen Schutz für das E-Mail-Archiv, minimieren das Risiko von Bedienungsfehlern und sorgen für mehr Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten - nach innen wie nach außen. www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  32. 32. EMA® E-Mail-Import-Assistent www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  33. 33. Zusammenfassung: Solutions for Business Continuity Skalierbarkeit: EMA® stellt kein Hindernis bei wachsenden Datenmengen dar. Die Kapazität ist nicht limitiert. Einfache Nutzung: Jeder Benutzer hat leichten Zugriff auf seine E-Mails. Administratoraufgaben erledigen sich mit wenigen Klicks. Geringe TCO: Vorhandene IT-Infrastruktur kann vollständig genutzt werden, es ist keine zusätzliche Hardware notwendig. Moderne E-Mail-und Dokumenten- Archivierungs-Technologien einfach und professionell www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007
  34. 34. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit www.artec-it.de Copyright © ARTEC Computer GmbH 2007

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