OpenOffice - 10 Gründe

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Zehn Gründe warum jetzt die richtige Zeit für einen Umstieg auf OpenOffice ist. Open Office im Vergleich mit Microsoft Office.

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  • Herzlich Willkommen, meine Name ist Jan Gerrit Möltgen, ich bin Mitarbeiter der ITOMIG GmbH und berate Unternehmen bei der Einführung von Open Source Software. Heute möchte ich Ihnen zehn Gründe erläutern, warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist auf OpenOffice umzustellen.
  • Bevor man betrachtet wie eine IT-Infrastruktur in Zukunft aufgestellt ist, muss natürlich die aktuelle Situation analysiert werden. In vielen Unternehmen laufen auch heute noch Installation mit MS Office 2000 und Office XP. Gerade bei Installationen von Office 2000 sollte man schnell über eine Alternative nachdenken, denn bei diesem besteht selbst der eingeschränkte Support von Seiten Microsofts nicht mehr. Das heißt im einzelnen, dass auch keine sicherheitskritischen Lücken im System mehr geschlossen werden und so die gesamte IT Infrastruktur gefährdet wird. Selbst bei Office XP und 2003 ist der sogenannte Mainstream Support bereits abgelaufen, diese Produkte befinden sich jedoch noch im eingeschränkten Support. Doch was bringt ein Update, pro Arbeitsplatz fallen mehrere hundert Euro Lizenzkosten an, ohne einen wirklichen Mehrwert zu erlangen. Hier bietet OpenOffice eine Alternative, um sich von den Produktzyklen und den damit einhergehenden Zwangsupdates abzukoppeln.
  • Die Wahl des Office Pakets beeinflusst jedoch auch weitere Entscheidungen. So zum Beispiel auch die Wahl des Betriebssystems, denn Microsoft Office ist nur auf Windows Systemen mit sämtlichen Funktionen nutzbar. Es existiert zwar auch eine Version für den Mac, allerdings fehlen dieser ein Teil der Funktionen. OpenOffice hingegen ist nahezu auf jedem System im vollen Umfang verfügbar. Hierzu zählen nicht nur die drei großen Plattformen Windows, Linux und Apple Macintosh, sondern auch Nischen wie HP OpenVMS oder SGI Irix. Gerade wenn Sie noch Windows XP betreiben, bei dem der Support demnächst ebenfalls ausläuft, ist es ratsam die Betriebssystemfrage in Ihre Überlegungen einzubeziehen, denn auch ein Betriebssystemwechsel bietet weiteres Einsparpotential. Wenn Sie sich jetzt für OpenOffice entscheiden halten Sie sich für später alle Wege offen.
  • Ein häufiges Argument gegen OpenOffice sind die vermeintlich hohen Schulungskosten, betrachtet man es jedoch einmal nüchtern so ist der Transferaufwand von Office XP oder 2003 zu Office 2007 höher als bei einem Wechseln zu OpenOffice. Dies hängt vor allem damit zusammen, dass OpenOffice auf eine bewährte Menüstruktur setzt, wohingegen Microsoft ein völlig neues Bedienkonzept, die sogn. Ribbons, eingeführt hat. Dies führt jedoch oft dazu, dass selbst erfahrene Nutzer Probleme mit einer Umstellung haben, da altbekannte Arbeitsweisen ihre Gültigkeit verloren haben. Dies schlägt sich mittlerweile auch in den Schulungskosten nieder, die Microsoft Office Schulungen dauern nicht nur länger, eine Stunde kostest vieler Orts auch mehr als das doppelte einer vergleichbare OpenOffice Schulungsstunde.
  • Wie bereits erläutert ist OpenOffice plattformübergreifend verfügbar und bildet somit die ideale Grundlage für gemeinsames Arbeiten über Rechnergrenzen hinweg, egal ob auf Windows oder Linux, egal ob PC oder Mac. OpenOffice setzt beim Speichern von Dateien auf das OpenDocument Format, das von zahlreichen Office Alternativen unterstützt wird. Sollte ein Arbeitspartner jedoch damit einmal nichts anfangen können, ist dies auch kein Problem, OpenOffice kann nahezu alle verbreiteten Office Formate sowohl lesen als auch schreiben, insbesondere auch Microsofts neues Office Dateiformat OpenXML. Wenn Sie oft mit mehreren Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten, wissen Sie dass sich hier oft Schwierigkeiten ergeben können. Es stellten sich z.B. die Fragen: Wo werden die gemeinsamen Dokumente abgelegt? Wie kann ich darauf zugreifen? Arbeite nur ich auf dem aktuellen Dokument, oder arbeitet evtl. eine weitere Person am selben Dokument? Um diesen Problemen Herr zu werden existieren verschiedene Lösungen für OpenOffice, angefangen bei einfachen Gruppenräumen mit Teamdrive bis hin zu komplexen Dokumenten Management Systemen wie O3Spaces.
  • Mit dem PDF Format bietet OpenOffice Ihnen eine gute Möglichkeit, Kommunikationspartnern Dokumente zur Ansicht zur Verfügung zu stellen. Der Export ist dabei denkbar einfach, Sie können jedes Office Dokument mit nur einem Klick als PDF Dokument speichern. Hierbei werden auch verschiedene Sicherheitsmechanismen des Formats unterstützt, so können Sie beispielsweise ein Passwort zum Öffnen der Datei setzten oder explizit angeben ob der Kommunikationspartner das Dokument auch drucken darf oder dieses nur am Bildschirm betrachten kann. OpenOffice unterstützt auch das zur Langzeitarchivierung anerkannte PDF/A Format. Ebenso können Sie PDF-Dokumente aber auch zum bearbeiten öffnen und so Kommentare einfügen oder Änderungen vornehmen. Wie Sie sehen bietet OpenOffice viele nützlich Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern...
  • ...sollte Ihnen dennnoch etwas fehlen, haben Sie die Möglichkeit Ihr Office System durch ein flexibles Erweiterungskonzept auszubauen. Als Beispiel hierfür wären das Bookmark Menu, mit dessen Hilfe sich Dokumenten Lesezeichen verwalten lassen. Mit diesen halten Sie aber nicht nur Ihre Dokumente im Blick sondern können selbst auf Elemente innerhalb des Dokuments Lesezeichen setzen. Eine interessante Erweiterung sind auch die Writertools mit denen Sie einfache Backup Konzepte umsetzten können oder eine Anbindung von online Wörterbüchern realisieren können. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt an Erweiterungen, unter http://extensions.services.openoffice.org finden Sie bestimmt eine Funktion die Sie schon immer in Ihrem Office Produkt haben wollten.
  • Etwas mehr als eine Erweiterung ist der Wollmux Client. Diese Java Anwendung, die ursprünglich für die Stadt München entwickelt wurde, unterstützt Sie dabei Ihre Standarddokumente im griff zu halten. Das Programm bietet ihnen schnellen Zugriff auf ihre Dokumentenvorlagen und befüllt sie auf Wunsch aus zentralen Verzeichnisdiensten wie LDAP oder Active Directory. Insgesamt erhält man hierdurch mit geringem Aufwand eine zentral wartbare Vorlagenlösung.
  • Ein weitere Vorteil für das freie Office Paket sind die umfangreichen Programmierschnittstellen, die über das UNO Paket bereitgestellt werden. Dieses ermöglichen es, auf viele Funktionen von OpenOffice zuzugreifen und so die Anwendung zu steuern und mit Ihren Anwendungen zu verknüpfen. Aber die Programmierschnittstellen bieten noch mehr Möglichkeiten, so kann über diese z.B. das gesamte Office Paket in eigene Anwendungen integriert werden.
  • Wenn sie Support für Ihr Office Produkt suchen ist die Wahl beim Einsatz von Microsoft Office spärlich gesät, sodass man meist bei Microsoft selbst angelangt. Bei OpenOffice hingegen existieren eine fülle von Dienstleistern die Ihnen Support nach Ihren Wünschen bieten, die Spanne reicht dabei von gelegentlichem Telefonsupport bis hin zur individuellen Anpassung Ihres Systems. Sie haben es in der Hand wie viel Unterstützung Sie benötigen und wie viel Ihnen diese Wert ist.
  • Sie haben nun einige Vorteile von OpenOffice kennen gelernt, ein weiter sind die Lizenzkosten. Ein Upgrade innerhalb der Microsoft Produktlinie kostet schnell mehrere hundert Euro pro Arbeitsplatz, doch welchen Mehrwert bietet ein solches Upgrade? Oft werden der fehlende professionelle Support und der hohe Schulungsaufwand von OpenOffice für Microsoft ins Feld geführt. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung von OpenOffice und einer Vielzahl an Unternehmen die in diesem Bereich tätig sind, sind beide Argumente aus heutiger Sicht nicht mehr zutreffend, sodass einem Umstieg auf OpenOffice nichts mehr im Wege stehen sollte.
  • Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir die Itomig beraten Sie gern und erarbeiten zusammen mit Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept für Ihr Unternehmen.
  • OpenOffice - 10 Gründe

    1. 1. Zehn Gründe warum jetzt die richtige Zeit für einen Umstieg auf OpenOffice ist Referent Dipl.-Wirt.-Inf. Jan Gerrit Möltgen Gerrit.Moeltgen@itomig.de ITOMIG GmbH Otto-Lilienthal-Str. 36 D-71034 Böblingen http://www.itomig.de
    2. 2. Welches Office Produkt nutzen Sie? • Der eingeschränkte Support für Microsoft Office 2000 ist bereits abgelaufen → Keine Sicherheits-Updates, kein sicherer Betrieb der Rechner mit diesem System mehr möglich → „Zwangsupdate“ auf Office 2007 • Der Support für Microsoft Office XP und 2003 ist bereits abgelaufen, der eingeschränkte Support läuft noch bis 2011, bzw. 2014 → „Zwangsupdate“ auf Office 2007 / Office 200x 2
    3. 3. Haben Sie bereits auf Windows Vista oder Windows 7 umgestellt? • Microsoft Office ist nur für Windows und eingeschränkt auch für Mac Systeme verfügbar • OpenOffice ist auf allen Systemen, einschließlich Linux, im vollen Umfang verfügbar → Schränken Sie sich nicht jetzt durch die Wahl des Office Pakets ein, sonder bleiben Sie frei in Ihren Entscheidungen 3
    4. 4. Ribbons vs. Menüs • Mit Office 2007 hat Microsoft ein neues Bedienkonzept, die Ribbons, eingeführt • OpenOffice setzt hingegen noch auf die bewährte Menü Struktur → Der Wiedererkennungswert beim Wechsel zu OpenOffice ist höher als bei einem Wechsel innerhalb der Microsoft Produktpalette 4
    5. 5. Ein plus für die Zusammenarbeit • Durch die plattformübergreifende Verfügbarkeit wird eine bessere Interoperabilität gewährleistet • OpenOffice kann von Haus aus viele Office Dateiformate lesen und schreiben, insbesondere auch Microsofts OpenXML (docx,xlsx,pptx) • Es existiert eine Vielzahl an Möglichkeiten Gruppenarbeitsräume im Intra- und Internet zur Verfügung zu stellen 5
    6. 6. PDFs erstellen und ändern • Eine Funktion die OpenOffice bietet, und häufig hervorgehoben wird, ist der integrierte PDF Export • Dieser ermöglicht es jedes Dokument direkt als PDF zu speichern • Genauso können aber auch PDF Dateien geöffnet werden, sodass Sie diese ändern oder kommentieren können 6
    7. 7. Flexibel erweiterbar • Durch das Plugin-Konzept von OpenOffice ist es möglich, das Office Paket durch zahlreiche nützliche Funktionen zu erweitern. Beispiele hierfür sind: – Dokumenten Lesezeichen – Backup Werkzeuge wie die Writer's Tools – Anbindung an Google Docs – Direktzugriff auf Online Wörterbücher 7
    8. 8. Zentrale wartbare Vorlagen • Mit dem Java basierten „Wollmux“ Client existiert ein mächtiges, freies Werkzeug zur Vorlagenveraltung • Der Client kann an einen bestehenden LDAP Server oder ein MS Active Directory angebunden werden und hierüber die eingebunden Vorlagen mit Daten befüllen • Insgesamt erhält man so mit geringem Aufwand eine zentral wartbare Vorlagenlösung 8
    9. 9. Flexible Integration • OpenOffice bietet mit dem UNO Paket (Universal Network Objects) eine umfangreiche Programmierschnittstelle • UNO ermöglicht eine einfache Integration von OpenOffice in Ihre Anwendungen • Anwendungen können direkt auf Komponenten und Funktionen des Office Pakets zugreifen 9
    10. 10. Support nach Maß • Im Gegensatz zu MS Office gibt es im Bereich um OpenOffice eine Vielzahl an Dienstleistern die Support anbieten → Breites Spektrum an Supportleistungen – gelegentlicher Telefonsupport – 24/7 Support – individuelle Anpassungen des Office Pakets → Sie entscheiden selbst wieviel Unterstützung Sie benötigen 10
    11. 11. Welchen Mehrwert bietet Microsoft Office? • Ein Upgrade innerhalb der Microsoft Office Familie kostet pro Arbeitsplatz schnell mehrere hundert Euro • Davon entfällt ein großer Teil auf Lizenzkosten, diese können Sie durch einen Umstieg auf OpenOffice sparen • Professioneller Support ist ebenso für OpenOffice erhältlich, dieser ist in der Summe sogar günstiger • Der Schulungsaufwand für OpenOffice ist im Vergleich zu MS Office 2007 geringer und kostengünstiger 11
    12. 12. Wir beraten Sie gern... … und erarbeiten zusammen mit Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept für Ihr Unternehmen. Otto-Lilienthal-Str. 36 D-71034 Böblingen Geschäftsführer: David Gümbel email: info@itomig.de Telephon: +49 7031 389 25 06 12

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