Die Präsentiation

1. VortragVortrag
Tipps für die Zusammenarbeit
mit PR-Agenturen
24. November 2010
Tipps für die Zusammenarbeit
mit PR-Agenturen
24. November 2010
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 1/20]

2. Leonie Walter
GesellschafterinGesellschafterin
und PR-Beraterin: Walter Visuelle PR GmbH,
Wiesbaden
Schwerpunkt: IT BrancheSchwerpunkt: IT-Branche
Buchautorin: „Das 1x1 der Pressearbeit“ (03/2010)
PR-Know-how: mehr als 15 Jahre
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 2/20]

3. [Gründe für das Outsourcing][Gründe für das Outsourcing]
Warum Unternehmen PR-Agenturen beauftragen…
• Zeitmangel
• Keine Inhouse-Kompetenz für Texte
• Kontakte und Synergien der Agentur nutzeny g g
• Kein eigenes Social-Media-Know-how
• Blick über den Tellerrand
Kommunikationsbedarf ist zu groß für die eigenen• Kommunikationsbedarf ist zu groß für die eigenen
personellen Ressourcen
• Wahrnehmung muss gesteigert werden /
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 3/20]
• Wahrnehmung muss gesteigert werden /
andere konkrete Ziele

4. [Auswahl-Kriterien][Auswahl Kriterien]
Diese Kriterien haben Einfluss auf die Entscheidung
• Branchen-Know-how der Agentur
• Kompetenzen (z.B. Text, Kontakt, Event, Social-Media, Web
allgemein, bestehendes Netzwerk…)
• Themenverständnis
• Team – Stimmt die Chemie?
• Preis/Vertragsgestaltungg g g
• Größe der Agentur
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 4/20]
• Nähe

5. Presse-
Mitteilungen
Markt-
Proaktivität
Eigeninitiative
Mitteilungen
Texte
adaptieren
Beobachtung
reicht ein Texter?Social-Media-
Know-how
Querdenken
Texte
redigierenBlick über den
Tellerrand
Know how
Konzeption
Wünsche
Kreativer Input
Tellerrand
Fachartikel,
Interviews,
Statement
Organisation
Erstellen von
Broschüren
Video Organisation
von Events
(PKs,…)
Verteiler/
Versand
Video-
Produktion
Viele Dinge
parallel leisten
Monitoring,
Erfolgskontrolle
Clippings
Messe-
Betreuung
Telefonisches
Nachhaken
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 5/20]

6. [Aufgabenstellung][Aufgabenstellung]
Was benötigen Sie?
• Konzeption
• Eigeninitiative,
• Texten
• Material adaptieren g ,
Proaktivität
• Querdenken
• Blick über den
• Redigieren
• Broschüren texten
• Verteiler Versand
K t kt Tellerrand
• Markt-Beobachtung
• Social-Media-
• Kontakt zu
Redaktionen
• Organisation
von Know-how &
Unterstützung
• Umsetzung der
hl
von
Pressekonferenzen
• Monitoring,
Erfolgskontrolle vorgeschlagenen
Maßnahmen (siehe
auch bei Werkbank)
Erfolgskontrolle,
Clippings
• Online-PR
• Viele Dinge parallel erledigen
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 6/20]
Viele Dinge parallel erledigen

7. [PR-Agenturen auswählen][PR Agenturen auswählen]
So gehen Sie Schritt für Schritt vor:
1. Fragen Sie nach Empfehlungen!
id d2. Wer steckt dahinter?
3. Auf Plattformen recherchieren
www.pr-guide.de
www.prreport.de
www.horizont.net
www pr portal dewww.pr-portal.de
www.benchpark.de
4. Webseite checken
5. Vorstellungsrunde mit 3 bis 5 Agenturen
6. Pitch – nur bei großen Budgets und Aufgabenstellungen
empfehlenswert
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 7/20]

8. [PR-Agenturen auswählen][PR Agenturen auswählen]
Bewertungskriterien nach dem Kennenlernen:
1. Erfahrung der Agentur
2. Ist PR der Schwerpunkt der Agenturtätigkeit?
3. Gefallen Ihnen die Arbeitsbeispiele?
4. Wie interessiert ist die Agentur an Ihrem Unternehmen?
5. Wie vorbereitet ist die Agentur um Kennenlern-Gespräch?
6. Hat die Agentur schon erste Ideen entwickelt?
7. Haben Sie Vertrauen?
8. Mit welcher Referenz (Kunde + Journalist) können Sie Kontakt
aufnehmen?
9. Welche USPs hat die Agentur?
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 8/20]
10. Ehrlichkeit – Wird das „Blaue vom Himmel“ versprochen?

9. [Vertragsverhandlungen][Vertragsverhandlungen]
Machen Sie kein Geheimnis…
… um Ihr Budget!
Nennen Sie der Agentur ein Jahresbudget für PR-Maßnahmen
(und ggf Anzeigen)(und ggf. Anzeigen).
Ihr Vorteil: Realistische Vorschläge für die Zusammenarbeit und die
Kosten!Kosten!
(Anhaltspunkte liefern die Preisliste der Agentur oder
auch die jährliche Honorar-Umfrage der DPRG)
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 9/20]

10. [Vertragsverhandlungen][Vertragsverhandlungen]
Varianten der Honorierung:
1. Honorar auf Stundenbasis für Text und Beratung, ggf. weitere
Staffelungen
2. Pauschalen für bestimmte Leistungen oder Leistungspakete
zum Beispiel Monatspauschalen oder auch „Flatrate“
3 Retainer“3. „Retainer
… für wiederkehrende Tätigkeiten und bereitgestellte Services
z.B.:
- Laufende Beratung,
- Reporting,
- Schwerpunktthemen-Management,p g
- Medien-Dialog + Verteilerpflege,
- Presse-Server
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 10/20]

11. [Vertragsverhandlungen][Vertragsverhandlungen]
Varianten der Honorierung:
4. Vergütung nach Erfolg = Risikozuschlag
5. Achtung vor Scharlatanen:
Honorierung nach Medienlisten (A - C) etc.!
6 Wichtig: Rechte zusichern lassen!6. Wichtig: Rechte zusichern lassen!
7. Vertragslaufzeiten:
z.B. jederzeit kündbar bis Jahresverträge, die sich automatischj g ,
verlängern.
8. Vertrag für einzelne Kampagneg p g
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 11/20]

12. [Zusammenarbeit][Zusammenarbeit]
Briefing der Agentur:
Beispiel
Kick-off-Workshop beip
Walter Visuelle PR
- Fragebogen im Vorfeld
- umfangreiches Briefing
- SWOT-Analyse
- Meilensteine
f- Themenfelder + einzelne
Aktionen
- Dokumentation der Ergebnisse
Und:
Definition von messbaren Zielen!
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 12/20]

13. [Zusammenarbeit][Zusammenarbeit]
Briefing der Agentur:
1. Briefing zu Unternehmen,
Dienstleistungen und Produkten
2. Erwartungshaltung an die
Pressearbeit
3. Auch Probleme und Schwächen
kommunizieren
4. Messbare Ziele definieren
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 13/20]

14. [Dokumentation][Dokumentation]
Typische Serviceleistungen durch eine PR-Agentur:
• Strategie, Konzept (langfristig, für mindestens 1 Jahr)
• Maßnahmenplan (aktuelle Aktionen, kontinuierliches Update)p ( , p )
• Pressespiegel (Print und Online) im gewünschten Rhythmus
• Ggf. Auswertungen nach positiven und negativen
Veröffentlichungen
• Weitere Analysen, Statistiken, Anzeigenäquivalenz
• Regelmäßige Monitoring-Gespräche,
dabei Abgleich der vereinbarten Ziele
• Status-Berichte zu Redaktionskontakten, Feedback aus
Telefonaten oder Treffen, Zusammenfassungen von Presse-
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 14/20]
Terminen,…

15. [Social-Media-Know-how][Social Media Know how]
Extra-Tipp: Berücksichtigen Sie Social Media!
Ihre Agentur sollte Online- und Social-Media-Kompetenz haben
Bitte genau hinschauen:
• Hat die Webseite Social-Media-Elemente?
• Wird regelmäßig getwittert?
• Wie viele Follower hat die Agentur?
• Gibt es ein Facebook-Profil (und wieviele „Freunde“)?
• Steht die Agentur auf den Plattformen im Dialog?
• Gibt es einen YouTube-Kanal?
Z i h d I t i di A t i K t
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 15/20]
Zeichen des Invests in die Agentur-eigene Kompetenz

16. [Social-Media-Know-how][Social Media Know how]
„Social Media ist die größte Herausforderung“
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 16/20]
Quelle: Trendmonitor 2010, News Aktuell

17. [Social-Media-Know-how][Social Media Know how]
„Social Media ist die größte Herausforderung“
Trendmonitor News Aktuell:
• 1/3 der Unternehmen sind noch nicht auf Social-Media-• 1/3 der Unternehmen sind noch nicht auf Social-Media-
Plattformen vertreten
• 1/4 der PR-Agenturen ist noch nicht auf Social-Media-1/4 der PR Agenturen ist noch nicht auf Social Media
Plattformen vertreten
• Verbände und Verwaltungen sind stark unterrepräsentiertg p
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 17/20]

18. [Social-Media-Know-how][Social Media Know how]
Journalisten in Social Media
Journalisten recherchieren zu…
- 89 % in Blogs
- 65 % in Social Networks wie Facebook
50 % in Twitter- 50 % in Twitter
- 38 % in YouTube
Quellen: Medien-Trendmonitor & Cision (Anfang 2010)Quellen: Medien-Trendmonitor & Cision (Anfang 2010)
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 18/20]

19. [Vielen Dank][Vielen Dank]
offene Fragen !offene Fragen…!
Leonie WalterLeonie Walter
L.Walter@pressearbeit.de
Tel. 0611 / 23 878-0
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 19/20]
e 06 / 3 8 8 0

20. [Kontakt][Kontakt]
Walter Visuelle PR GmbH
Rheinstraße 99
D - 65185 Wiesbaden
Telefon: +49 (0) 611 / 23 878-0
E Mail: info@pressearbeit deE-Mail: info@pressearbeit.de
Website: www.pressearbeit.de
Social-Media-Newsroom: http://newsroom.pressearbeit.de
Weblog: www.VisuellePR.de
Twitter: www.twitter.com/VisuellePR
YouTube: www.youtube.com/user/VisuellePR
[Tipps zur Zusammenarbeit mit PR-Agenturen – Seite 20/20]
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