Das beste aus beiden Welten:
OnPrem, Hybrid und Cloud (Office 365)
Raphael Köllner
MVP Office 365
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Raphael Köllner
WissMit CBH Rechtsanwälte
IT & Jura Trainer und Dozent
E-Mail: raphael.koellner@rakoellner.com
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Digitales
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OnPrem or
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Diskussion
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München
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http://prinz.de/muenchen/artikel/116636-mein-arbeitsplatz-ist-mir-latte-hauptsache-kaffee/
OnPremise
Vorteile
• Daten in physischer Reichweite
• rechtliche Bestimmungen
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• Kein Internetzugang b...
Cloud - Computing
Vorteile
• Skalierung
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• Sicherheitsmanagement
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Hybrid Umgebungen
Vorteile
• Daten in Reichweite (fast 100% Zugriff)
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Backup
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Backup - Szenarien
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gesetzliche und handelsrechtliche
Aufbewahrungspflichten
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(Auszug):
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz
2 und Satz 3 HGB...
• aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB
 geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden
Beispiele:
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In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):
 Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich überein...
Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde.
6 oder 10 Jahre
10 Jahre: z.B.
• Aufbewahr...
Sicherheitsmanagement
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Best Practice
• Einteilung der Daten in
1. Standarddaten / öffentliche Daten (grün)
2. interne Daten (gelb)
3. Daten unter...
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Authentifizierungsmöglichkeiten
Data Loss Prevention (DLP)
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RMS Tracking & Secure
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Archivierung/ DataLoss
• DataLossPrevention (Cloud)
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WINDOWS STORE ENTERPRISE APP STORE
• Modern Apps
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WINDOWS STORE
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Enterprise Data Protection
• “Enterprise data protection”
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separation
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Zusammenfassung
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Jeh nach Szenario und
Anwendungsfall!
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Q&A
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Raphael Köllner
Mail: raphael.koellner@rakoellner.com
Twitter: ra_koellner
Blog: www.rakoellner.de
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GWAVACon 2015: Microsoft MVP - Das Beste aus beiden Welten
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  1. 1. Das beste aus beiden Welten: OnPrem, Hybrid und Cloud (Office 365) Raphael Köllner MVP Office 365 1
  2. 2. Raphael Köllner WissMit CBH Rechtsanwälte IT & Jura Trainer und Dozent E-Mail: raphael.koellner@rakoellner.com  http://products.office.com/de-de/business/office-365-trust-center-cloud-computing- security  Blog | http://www.rakoellner.de und www.rakoellner.com  Microsoft | https://mvp.microsoft.com/en-us/mvp/Raphael%20Koellner-5000185  Podcast | iTunes oder direkt über meinen Blog oder www.mvpkaffeeklatsch.de
  3. 3. Agenda 3 Digitales Arbeiten OnPrem or Hybrid or Cloud? Q&A + Diskussion
  4. 4. Cloud first - mobile first world 4
  5. 5. Reise nach München Do & Fr 19:30 Stammtisch Mo & Di „Braukrug“ Meeting Webseite 25.02.2015 Schwiegereltern besuchen SA Konferenz- Speaker Mo 07:00 Tennis jeden Mittwoch 16:00 Uhr
  6. 6. http://prinz.de/muenchen/artikel/116636-mein-arbeitsplatz-ist-mir-latte-hauptsache-kaffee/
  7. 7. OnPremise Vorteile • Daten in physischer Reichweite • rechtliche Bestimmungen • eigene Auditierung • Kein Internetzugang benötigt/Bandbreite Nachteile • Skalierung • Anschaffungs- und Betriebskosten • Sicherheitsmanagement • Teure Zertifizierungen • Flexibilität
  8. 8. Cloud - Computing Vorteile • Skalierung • Zahlung nach Verbrauch • Sicherheitsmanagement • Hacker- und Abwehrteams • Mehr Zertifizierungen • Flexibilität Nachteile • Verfügbarkeit? • Ev. Datenschutz-/ Datensicherheitsprobleme • i.d.R. keine Auditierung möglich • Transparenz • Bandbreite/Internet  Mobility (MDM)  Add Security features Sinnvoll für:  Cloud Bursting  Testumgebungen  Testlabore  Backups
  9. 9. Hybrid Umgebungen Vorteile • Daten in Reichweite (fast 100% Zugriff) • keine Probleme bei Internetausfall • rechtlich „sauber“ Nachteile • Bandbreite • Zugriff per Beschlagnahme einfacher Sinnvoll für: • Unternehmensumgebungen • Disaster Recovery • Legacy Systems • Cloud Bursting
  10. 10. Skalierung 12
  11. 11. Skalierung 13
  12. 12. Backup 14
  13. 13. Backup - Szenarien 15
  14. 14. gesetzliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten 16
  15. 15. (Auszug): • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB) • Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB) • Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB) steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten
  16. 16. • aufbewahrungspflichtige Unterlagen gemäß § 257 HGB  geordnet nach den Grundsätzen der GoB aufbewahrt werden Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege. nicht in elektronischer Form: (§ 257 Abs. 3 HGB) • Eröffnungsbilanzen • Abschlüsse Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
  17. 17. In elektronischer Form auf Datenträgern § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB):  Bildlich und mit anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen  Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb abgemessener Frist verfügbar sein (§ 257 Abs. 3) Innerhalb angemessener Frist wird auch gefordert in: §§ 238 Abs. 1 Satz 2, 239 Abs. 4 Satz 2, 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB Die konkrete Frist ergibt sich maßgeblich aus den jeweiligen Umständen und ist dementsprechend im Einzelfall zu bestimmen. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
  18. 18. Beginn mit Schluss des Kalenderjahres in der die letzte Handlung gemacht wurde. 6 oder 10 Jahre 10 Jahre: z.B. • Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse gemäß § 325 Abs. 2a HGB • Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen § 257 Abs. 1 Nr. 1, 4 HGB 6 Jahre: z.B. • empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (vgl. § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 HGB) Fristen
  19. 19. Sicherheitsmanagement 21
  20. 20. Best Practice • Einteilung der Daten in 1. Standarddaten / öffentliche Daten (grün) 2. interne Daten (gelb) 3. Daten unter Handelsaufbewahrungspflichten, Geheimhaltung, personenbezogene Daten (rot) Empfehlung: alles ist wichtig! • Datenfluss-Diagramme • Welchen Weg gehen meine Daten? • Wer hat Zugriff? 22
  21. 21. Tools einsetzen 23 O365 Multifaktor Authentifizierungsmöglichkeiten Data Loss Prevention (DLP) Email Verschlüsselung Client-unabhängig … ohne Zertifikate / Agent!
  22. 22. RMS Tracking & Secure 24
  23. 23. Archivierung/ DataLoss • DataLossPrevention (Cloud) • Exchange Archivierung by Office 365 • Archivierung -> GWAVA - Retain 25
  24. 24. WINDOWS STORE ENTERPRISE APP STORE • Modern Apps • Anmeldung mit MS Account • Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift-Card etc. • Basiert auf einer MDM-Lösung • Sideloading von LoB-Apps • Links zu Apps im Windows Store App Store für Unternehmen - HEUTE
  25. 25. WINDOWS STORE • Modern Apps • Anmeldung mit MS Account • Zahlungsoptionen wie Kreditkarte, Gift- Card etc. WINDOWS STORE + VPP “ENTERPRISE APP STORE” • Modern Apps • Unternehmens-Store für LoB-Apps / favorisierte App aus dem Windows Store • Anmeldung mit MSA für public apps; Anmeldung per AAD für Zugriff auf Unternehmens-Apps • Zahlungsoptionen: Kreditkarte oder PO/invoice • B2B Kauf von Apps und Verteilung • Verteilen von Modern Apps offline / im Image • Modern App Lizenzmanagement • Sideloading von LoB-Apps • Verteilen von windows Store Apps, auch wenn der Zugriff auf den Store für den Benutzer nicht erlaubt ist. App Store für Unternehmen – MORGEN
  26. 26. Enterprise Data Protection • “Enterprise data protection” • User friendly work-personal separation • Manage what data is “Enterprise” • Audit intentional data disclosure • Azure RMS • VPN integration for business personal Business Apps & Data Managed Personal Apps & Data Unmanaged Data exchange is blocked or audited
  27. 27. Zusammenfassung 29
  28. 28. Jeh nach Szenario und Anwendungsfall! 30
  29. 29. Q&A 31
  30. 30. Raphael Köllner Mail: raphael.koellner@rakoellner.com Twitter: ra_koellner Blog: www.rakoellner.de 32

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