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Ihre eMails nachhaltig organisiert…
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Performantes und zentral gesichertes DMS mit dem
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Automatischer Durchlauf vom ERP-System...
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Erfassung von Eingangsrechnungen
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Erfassung von Eingangsrechnungen
Beispiel 2: Frühes Scannen ohne Freeform
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Zertifizierte Schnittstellen zwischen SAP und ...
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Brainworx - Windream Einstieg

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Mit der windream Filesystem-Archivierungslösung sprechen wir Interessenten an, die zur Verwaltung ihrer Dokumente keine umfassenden ECM- oder DMS-Funktionen benötigen, die ihre Daten aber trotzdem revisionssicher und preiswert archivieren möchten.

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Brainworx - Windream Einstieg

  1. 1. 1 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH BRAINWORX entstanden aus einem MBO der DCW Software Austria GmbH seit 20 Jahren Erfahrung im Vertrieb und der Einführung von ERP- Systemen bei rund 80 zufriedenen Kunden seit 6 Jahren aktiv mit EDE – Enterprise Document Engineering Unser Motto – „ALLES AUS EINER HAND“: von der professionellen System- und Projektberatung, über den Vertrieb und die Installation der notwendigen Software bis hin zur Programmierung und Integration der maßgeschneiderten Lösung. Die Firma
  2. 2. 2 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH EDE – Enterprise Document Engineering … und was wir darunter verstehen!!! Capturing Design Produktion Post- Processing Elektr. Signatur DMS/ECM „Alles rund ums Dokument“ (von der Erstellung bis zu Druck/Versand/Archivierung)
  3. 3. 3 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Haben Sie schon gehört…? “Jede dritte Firma verliert Daten – es droht Konkurs” “Konkurs durch Datenverlust ist kein Einzelfall.”, warnt WKO- Generalsekretärin Anna Maria Hochhauser Wirtschaftsblatt, Mo., 03. März 2008
  4. 4. 4 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Haben Sie schon gehört…? “Die Verluste für Unternehmen durch Datenklau ist immens” “Unberechtigter Zugriff auf sensible Daten schädigt die betroffenen Unternehmen.” Salzburger Nachrichten, Sa., 19. April 2008
  5. 5. 5 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Homelaufwerke Was tun Sie, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder wechselt? Welche Daten sind relevant? Wie finden Sie die Dokumente, die Sie suchen? Welche Version ist aktuell? Was passiert, wenn der Mitarbeiter vor dem Ausscheiden Daten löscht? Insellösungen: Ablage am Homelaufwerk sowie am Server
  6. 6. 6 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Verschiedene Laufwerksbuchstaben Ihr Mitarbeiter fragt Sie nach einem Dokument am Laufwerk N: Welches ist Laufwerk N: ? Wo liegt das Dokument genau – in welchem Ordner? zu viele Laufwerke erschwert den MitarbeiterInnen sowie der EDV die Suche nach dem Dokument
  7. 7. 7 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH windream… …ist direkt im Windows Explorer integriert… …und kann alle Dateiformate enthalten. Im Hintergrund können div. Storage-Systeme liegen. Fileserver m. physischen Laufwerken optional Jukebox f. revisionssichere Archivierung
  8. 8. 8 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Ordnung… …durch: ein zentrales Laufwerk für alle Dokumente Beschlagwortung / Indexierung schlanke Ordnerstruktur
  9. 9. 9 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Ordnung durch… …klare und detaillierte Rechteverwaltung auf den Ebenen Dokumenttyp Ordner Dokument Rechte für Gruppen einzelne Benutzer
  10. 10. 10 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Nachvollziehbarkeit… …durch Versionierung inhaltliches Nachvollziehen jeder Änderung Protokoll der Versionen inkl. Erstellungsdatum-/zeit
  11. 11. 11 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie schaffen Nachvollziehbarkeit… …durch Historie Vollständigkeit Belegbarkeit Protokoll aller Manipulationen am Dokument
  12. 12. 12 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie sind topinformiert… …mit dem windream-Aboservice bei Änderungen, Lesezugriffe und div. anderen Ereignissen am Dokument.
  13. 13. 13 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Sie sparen Zeit bei der Erfassung… …durch automatische Beschlagwortung ERP- od. anderes Quellsystem erstellt Indexdatei windream liest Indexdatei und Metadaten ein… ... speichert das Dokument und füllt die Beschlagwortung automatisch durch. + Metadaten
  14. 14. 14 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Wussten Sie schon… …wieviel Kosten Ihre Mitarbeiter für die eMail- und Dokumentensuche verursachen? Minuten für Dokumentensuche pro Mitarbeiter pro Tag: 10 min pro Monat: 200 min pro Jahr: 40 Std. ergibt Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,--
  15. 15. 15 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Wussten Sie schon… …dass sich Ihre Investition in windream bereits im 1. Jahr amortisiert? Kosten pro Mitarbeiter pro Jahr: € 1.250,00 Investition in windream pro Mitarbeiter: € 750,00 € 500,00Ihre Erparnis:
  16. 16. 16 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Ihre eMails nachhaltig organisiert… mit windream exchange Manuelle od. automatische Archivierung möglich.
  17. 17. 17 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Ihre eMails nachhaltig organisiert… windream exchange: Archivierte eMails
  18. 18. 18 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Workflow mit KeyFlow für windream… …einfach und schnell innerhalb von MS Outlook/Exchange:
  19. 19. 19 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Verteilte Standorte Performantes und zentral gesichertes DMS mit dem windream Proxy Server
  20. 20. 20 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Archivierung von Ausgangsrechnungen Automatischer Durchlauf vom ERP-System ins DMS Bildschirmanzeigeüber einfaches Script PDF + Metadaten od. anderes System
  21. 21. 21 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Erfassung von Eingangsrechnungen Beispiel 1: Frühes Scannen mit Freeform od. anderes System autom. Archivierung u. Beschlagwortung autom. Übernahme Rechnungseingangsbuch • Anzeige der ER • Kontierung • Notizen • Statusänderungen • Übernahme der Daten bei Änderungen und Buchungen Freeform mit Keine manuelle Datenerfassung notwendig! Workflow
  22. 22. 22 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Erfassung von Eingangsrechnungen Beispiel 2: Frühes Scannen ohne Freeform od. anderes System manuelle Beschlagwortung Erfassung in Buchhaltung • Anzeige der ER • Kontierung • Notizen • Statusänderungen • Übernahme der Daten bei Änderungen und Buchungen Übernahme der Daten Workflow
  23. 23. 23 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Erfassung von Eingangsrechnungen Beispiel 3: Spätes Scannen od. anderes System autom. Archivierung Beschlagwortung aus Buchhaltung hausinterne Abwicklung ev. mit Workflow
  24. 24. 24 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Module zur Anbindung an SAP Zertifizierte Schnittstellen zwischen SAP und windream
  25. 25. 25 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH Was macht windream aus? windream ist anders… direkte Integration in den Windows-Explorer geringer Schulungsaufwand keine eigene Benutzeroberfläche Benutzerverwaltung: Verwendung der Windows-Benutzer zahlreiche Schnittstellen von/nach windream (CSV-Dateien,…) Mobilität: windreamToGo, windream Mobile, windream Web Portal
  26. 26. 26 © 2008 BRAINWORX information technology GmbH windream lt. BARC-Studie 2007 einfach Spitze Quelle: www.barc.de/ecm

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