Alfresco Day Vienna 2015 - Alfresco im Einsatz: Österreichischer Rechnungshof, Ing. Norbert Neumann, Abteilungsleiter Abteilung 1A4 – IT-Infrastruktur

1. 08.12.2015
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Dokumentenmanagement im RH:
Der neue elektronische Prüfungsakt
mit Alfresco
Norbert Neumann, Abt. IT, Rechnungshof

2. 08.12.2015
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Rahmenbedingungen
• Internationale Standards (ISSAIs)
• RH – Qualitätsstandards

3. 08.12.2015
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Allgemeine Grundsätze der staatlichen
Finanzkontrolle (ISSAI 100)
Die Prüfung ist zum Nachvollzug von Prüfungshandlungen,
Prüfungsnachweisen und Schlussfolgerungen ausführlich zu
dokumentieren.
In der Prüfungsdokumentation sind
• Prüfungsansatz
• Arbeitsplan
• angewandte Verfahren
• Prüfungsnachweise
so ausführlich zu beschreiben, dass sich ein nicht an der
Prüfung beteiligtes Personal ein Bild von Prüfungsart,
Prüfungszeitpunkt, Prüfungsumfang und Prüfungsergebnis
inkl. Prüfungsnachweise machen kann.

4. 08.12.2015
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Allgemeine Grundsätze der
Wirtschaftlichkeitsprüfung (ISSAI 300)
Die Prüfungsdokumentation ist auf die jeweilige Prüfung
zuzuschneiden.
Die hierin aufgeführten Informationen haben so ausführlich und
vollständig zu sein, dass unbeteiligtes erfahrenes
Prüfungspersonal die den Feststellungen, Schlussfolgerungen
und Empfehlungen zugrunde liegende Aussage nachvollziehen
kann.

5. 08.12.2015
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RH - Qualitätsstandard Dokumentation
Grundsätze der Dokumentation
Sowohl der Prüfungsablauf als auch die in den
Prüfungsergebnissen enthaltenen Prüfungsaussagen sind
angemessen zu dokumentieren.
Die Dokumentation soll so übersichtlich, systematisch,
umfangreich und ausführlich sein, dass sich ein
erfahrener Prüfer/Prüferin ohne vorherigen Bezug zur
Prüfung innerhalb angemessener Frist ein Bild vom
Prüfungsablauf, von der Richtigkeit der erhobenen
Sachverhalte, der daraus getroffenen Bewertungen und
Schlussfolgerungen sowie der Schlüssigkeit der Emp-
fehlungen machen kann.

6. 08.12.2015
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Dokumentendokumentation
• Projektgruppe „Dokumentation“
• Herausforderungen
• Auswahl von Alfresco/MyRH

7. 08.12.2015
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Projektgruppe „Dokumentation“
Projektziel
Erarbeitung der konkreten Inhalte und der Vorgehensweise für die
Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems
(DMS) zur einheitlichen Verwaltung und Aufbewahrung
prüfungsrelevanter Prüfungsunterlagen.
Das DMS soll primär das Prüfteam und damit den gesamten Prüfdienst
im Rahmen einer Gebarungsüberprüfung in allen Prüfungsphasen
unterstützen.
Besonderes Augenmerk auf
Benutzerfreundlichkeit
Einheitlichkeit
Elektronische Lösung

8. 08.12.2015
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Herausforderungen im
Einführungsprozess (I)
Produktauswahl
Funktionalitätsprüfung von 4 Produkten:
THEREFORE (Canon)
ACTE NOVA (IT – Kommunal)
CENSHARE (Censhare)
ALFRESCO (Alfresco)
Alfresco für
Pilotphase
ausgewählt
Pilotphase Alfresco mit
8 Prüfungsabteilungen mit 34 PrüferInnen
Entscheidung für
erweiterten
Testbetrieb
Erweiterter Testbetrieb Alfresco mit
18 Abteilungen, DA, Projektgruppen; insg.
125 MitarbeiterInnen
Produkterweiterung
durch Einführung
von MyRH

9. 08.12.2015
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Herausforderungen im
Einführungsprozess (II)
Einbindung
Mailsystem
Verschiedene Teststellungen;
Einführung „An Empfänger senden“
Funktioniert
Massenimport
und ‐export
Testversuch mit WEBDAV unbefriedigend;
Funktionalität von MyRH praktisch
Funktioniert über
MyRH
Verbindungs‐
qualität
(Internet)
Verschiedene Internet‐Teststellungen im
Einsatz:
Rooter, LTE Sticks mit verschiedenen
Anbietern
Befragung der Testuser zur Qualität der
Internetverbindungen
Optimierungsbedarf
der Rahmen‐
bedingungen

10. 08.12.2015
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Herausforderungen im
Einführungsprozess (III)
Zugriff auf die
Beilagen direkt
vom
Prüfungsergebnis
aus
Schnittstelle Alfresco – MS Office gelöst:
Verlinkung der Beilagen bzw. sonstiger
Unterlagen möglich
Funktioniert
Beilagen‐
verzeichnis
Automatisiert; Probleme der
Beilagennummerierung fallen weg
Funktioniert
Volltextsuche
„Suche“ und „Suche ohne Rechte“ möglich
bei lesbaren Dokumenten
Funktioniert
Lesbare
Dokumente
OCR – taugliche Scanner nötig;
Verschiedene Teststellungen
Optimierungsbedarf
bei Rahmen‐
bedingungen

11. 08.12.2015
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Herausforderungen im
Einführungsprozess (IV)
Originalvorschau
Lange Öffnungszeiten bei Vorschau in
Alfresco; Original kann von Vorschau
abweichen (Lesbarkeit); Einsatz von
ViewOne;
Einfache Anwendung in MyRH
Funktioniert in
MyRH
Online
bearbeiten
Durch „Check out/in“ in MyRH möglich
Funktioniert in
MyRH
Nachvoll‐
ziehbarkeit
Versionierungen sind möglich Funktioniert
Ablagestruktur/
Organisation
Muster‐Seiten wurden angelegt mit
Standardordner (Prüfungen, Projekte)
Erweiterbar

12. 08.12.2015
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Auswahl von Alfresco/MyRH
Testzeitraum des Piloten von November 2012 bis Juni 2013
Erweiterter Testbetrieb Juli 2013 bis Dezember 2013
 Laufende Anpassungen auf RH – Arbeitsweise
 Ergänzung durch MyRH
 Verschiedene Teststellungen (Internet, Scanner)
 Ständige Feedbackschleifen mit AnwenderInnen
Alfresco/My RH wurde mit Jänner 2014 in den
Regelbetrieb übernommen.

13. 08.12.2015
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Einführung von Alfresco/MyRH
• Anpassung Qualitätsstandard Dokumentation
• Jede neue Prüfung wurde „in Alfresco“ begonnen
• BenutzerInnen-Handbuch
• Umfangreiche Schulungsmaßnahmen

14. 08.12.2015
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Alfresco/MyRH in der Praxis
Erfahrungen mit Alfresco/MyRH
im RH

15. 08.12.2015
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Erste Erfahrungen
 Wichtig ist laufende Anpassungen auf RH – Arbeitsweise
 Ständige Feedbackschleifen mit AnwenderInnen
 Verpflichtende Schulungen und Anwendungen
 Gute Internetverbindungen
 Organisatorische Anpassungen
(Dokumentationsverpflichtungen)

16. 08.12.2015
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MyRH in der Praxis

17. 08.12.2015
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MyRH in der Praxis

18. 08.12.2015
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MyRH in der Praxis

19. 08.12.2015
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MyRH in der Praxis

20. 08.12.2015
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MyRH in der Praxis

21. 08.12.2015
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Alfresco in der Praxis

22. 08.12.2015
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Alfresco in der Praxis

23. 08.12.2015
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Alfresco in der Praxis

24. 08.12.2015
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Alfresco in der Praxis

25. 08.12.2015
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Dokumentenmanagementsystem
Danke für Ihre Aufmerksamkeit!