EDI Grammatik

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Der Welt-Informations-Tag oder World-EDI-Day der UN gilt als Grundlage der Erstellung von EDIFACT Nachrichten. Diese auch EDI Subsets genannten Geschäfts- und Datenaustausch-Formate gelten weltweit für sämtliche Industrien. Im Bereich eGovernment hat EDI eine besondere Bedeutung erlangt.

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EDI Grammatik

  1. 1. 64 Grammatik für alle Jan Westerbarkey produziert flexible Rohre und will kleine und mittlere Unternehmen davon überzeugen, eine einheitliche elektronische Lösung für Bestellwesen und Auftragsabwicklung einzuführen. Durch Anwendung des EDI-Systems könnten Unternehmen weltweit pro Jahr so viel Geld sparen, wie die Fi- nanzkrise an Schaden anrichtet.
  2. 2. 65 GDI Impuls . Nummer 4 . 2008 Es gab eine Zeit, da wollten wir unsere Endkunden gar nicht kennen. Zumin- dest die meisten nicht. Westaflex stellt flexible Rohre her, die in den verschie- densten Branchen vom Klimaanlagen- bau bis zur Automobilindus­trie einge- setzt werden. Die Kunden in der Automobilindustrie kennen wir natür- lich: wenig an der Zahl, doch mit sehr hohen Umsätzen. Aber ein Drittel un- seres Umsatzes entfällt auf den Bereich Sanitär, Heizung, Klima (SHK) – das sind Handwerker, viele Handwerker, von denen jeder immer nur das bestellt, was er für den aktuellen Auftrag gerade braucht. Und wenn jedes Mal, wenn ein Handwerker zwanzig Meter Rohr braucht, bei uns ein Bestell- und Liefer- vorgang ausgelöst wird, fressen die Be- arbeitungskosten uns die Gewinnmarge weg. Deshalb waren wir früher froh, dass die Handwerker ihre Rohre beim Grosshandel bestellt haben – und der dann in grösserer Menge bei uns. In den letzten Jahren hat sich diese Situation für uns rasant geändert. Zum einen, weil auch der Grosshandel heute weit geringere Mengen pro Bestellung abnimmt als früher. Von der Bezeich- nung «lagerführender Grosshandel» kann man eigentlich das Lager strei- chen; es sind nur noch diejenigen Ar­ tikel am Lager vorrätig, die absolute Renner sind. Der Grössenvorteil des Grosshandels ist dadurch wesentlich geringer geworden, und auch hier stellt sich verstärkt die Frage der Bearbei- tungskosten für den einzelnen Auftrag: Wer 200 Kilometer Rohr auf einmal be- stellt, darf das gerne per Fax und auf Chinesisch machen – bei 200 Metern wäre es sehr ratsam, wenn er sich der kostengünstigsten Technik bedient. Denn, zum Zweiten, die Möglich- keiten, die die elektronische Auftrags-
  3. 3. 66 EDV . Grammatik für alle . Jan Westerbarkey abwicklung bietet, können auch we- sentlich kleinere Bestellmengen als früher lukrativ machen. Und zwar nicht nur für uns, sondern auch für den Kun- den, denn natürlich werden eingesparte Transaktionskosten an den Kunden weitergereicht oder in zusätzlichen Kundenservice investiert. Solche Einsparungen und Erleich­ terungen können in beide Richtungen der Lieferkette funktionieren. Die un- ternehmensübergreifende elektroni- sche Verknüpfung der EDV-Sys­teme bezieht die Vorgänger und die Nachfol- ger in der Kette ein. Wir erfahren, wel- cher Bedarf im Handel besteht, und unsere Lieferanten erfahren, welcher Bedarf bei uns besteht. Bestel­lungen werden dann keine Bringschuld mehr von uns, sondern eine Holschuld der Lieferanten. Das könnte etwa so funkti- onieren: Sobald in unserem Lager ein von uns vorgegebener Schwellenwert für Aluminiumdraht unterschritten wird, wird das allen potenziellen Liefe- ranten von Aluminiumdraht signali- siert, inklusive aller Produktspezifika- tionen sowie Bandbreiten für Liefermenge und Lieferzeitpunkt. Mit diesen Informationen haben alle Wett- bewerber alle notwendigen Informatio- nen, um uns ein Angebot zu machen, und wir wählen das beste aus. Natürlich muss es heissen: Wir würden das beste auswählen. Denn die kleinen und mittleren Unternehmen, zu denen auch Westaflex gehört, plagen sich eher mit den Nachteilen moderner Technik ab. Wir sind immerhin in der glücklichen Lage, keine End­kunden zu haben, sodass wir sagen können: Bestel- lungen per E-Mail akzeptieren wir nicht. Denn vom Bearbeitungs­ablauf her landet man damit wieder in der EDV-Steinzeit. Alle Daten müssen ma- nuell ins unternehmens­eigene System übertragen werden, der eine Kunde hängt eine Word-, der andere eine Ex- cel-Datei oder ein PDF an, das muss man dann wieder alles ausdrucken und abheften. Die Prozesskette vom Bauxit- Abbau über die Aluminiumhütte, die Drahtproduktion, die Rohrfertigung bis zum Einbau des fertigen Lüftungs- rohrs ist wie ein langes Seil, an dem alle hängen. Mit einem Fax oder einer E- Mail schneide ich dieses Seil durch und muss es anschliessend wieder neu ver- knoten. In der Welt der Grosskonzerne gibt es seit vielen Jahren ausgefeilte Bestell- und Abwicklungssysteme. Benetton et- wa hält in der Fabrik die Pullover nur in Pareto-Prinzip versus Long Tail Klassische Rationalisierungsverfahren in Be- schaffung und Vertrieb stützten sich oft auf das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des ge- samten Aufwands werden 80 Prozent des gesamten Ergebnisses erzielt. Die 80:20-Re- gel wurde vom italienischen Ökonomen Vilfre- do Pareto (1848 – 1923) erstmals bei einer Untersuchung der Vermögensverteilung in Italien entdeckt, sie ist aber in vielen Wirt- schafts- und Lebensbereichen anzutreffen. Mit einer Konzentration auf die besten Kunden bzw. Lieferanten lässt sich also das Kosten- Nutzen-Verhältnis und damit die Profitabilität verbessern. Die ABC-Analyse in der Einkaufs- logistik ist ein typisches Beispiel für diese Arbeitsweise. Durch die Digitalisierung aller Lebens- und Wirtschaftsbereiche gibt es inzwischen auch Unternehmen, die ein genau entgegen- gesetztes Modell verfolgen: Wenn die Kosten für eine einzelne Transaktion gegen Null ge- hen, kann es profitabel werden, auch Klein- und Kleinstkunden mit extremen Nischenpro- dukten zu bedienen. Für diese Vorgehens­weise wurde 2004 von Wired-Chefredakteur Chris Anderson der Begriff «Long Tail» geprägt. Bild:©Expedere/StephanPregizer «Mit einer Bestellung per E-Mail landet man vom Bearbeitungsablauf her wieder in der EDV-Steinzeit.»
  4. 4. 67 GDI Impuls . Nummer 4 . 2008 einer Farbe vorrätig, nämlich weiss. Der Abverkauf in den Läden wird über die Scannerkassen täglich übermittelt, der hierdurch errechnete Bedarf an den einzelnen Färbungen bestimmt für je- des Modell und jede Farbe, welche Stückzahlen gefärbt und geliefert wer- den. Auch im Lebensmitteleinzelhan- del gibt es sehr ausgefeilte Systeme, die automatisch signalisieren, welche Arti- kel wann in welchem Umfang wieder aufgefüllt werden müssen. Für solche automatisierten Vorgän- ge braucht man standardisierte Kom- munikation. Auch unsere Grosskun- den, etwa aus der Automobilindustrie, kennen und haben das längst: Wenn sie nicht ISO-zertifiziert sind oder nicht am internen Datenaustausch teilneh- men wollen, kommen sie gar nicht erst rein. Allerdings hatte lange Zeit jeder sein eigenes, handgestricktes System – bei VW ging das sogar so weit, dass es unterschiedliche Normen für jedes ein- zelne Werk gab. Da Unternehmen wie Westaflex eine Vielzahl von Konzernen aus ganz unterschiedlichen Branchen beliefern, entstand dadurch bei uns ein hoher Aufwand, um allen diesen Stan- dards gerecht zu werden. Inzwischen geht der Trend dahin, die Grund-Kommunikation auf den kleinsten gemeinsamen Nenner zu re- duzieren. Das sind bei jedem Bestell- vorgang drei Informationen: Artikel- nummer, Stückzahl und Liefertermin. Es wäre eine enorme Erleichterung, wenn alle Bestellungen in dieser Art mit einem gemeinsamen Standard be- arbeitet werden könnten. Alle über den kleinsten gemeinsamen Nenner hinaus gehenden Informationen könnten dann auf anderen Wegen ausgetauscht wer- den. Rechnungsdaten zum Beispiel gehören nicht zwingend dazu: VW bei- spielsweise will gar keine Rechnung von uns. Wenn eine Lieferung von der Qualität her in Ordnung ist, bekom- men wir eine Gutschrift, fertig. So weit sind wir mit dem Handel noch nicht – hier müssen auch noch Rechnungsda- ten ausgetauscht werden. In einer Konzentration auf den kleinsten gemeinsamen Nenner liegt auch die Chance für die ganz gros­sen Einsparpotenziale – die nämlich erge- ben sich, wenn die elektronische Auf- tragsabwicklung für alle Betriebe ein- setzbar wäre. Besser gesagt: von allen Betrieben eingesetzt würde. Einsetzbar ist sie bereits heute. Denn diesen ge- meinsamen Standard gibt es schon. Er heisstEDI,ElectronicDataInterchange, und ist in den Achtzigerjahren von der Welthandelsorganisation entwickelt worden. EDI ist eine Vereinbarung für die elektronische Übermittlung von Geschäftsvorgängen, bei der formali- sierte Daten zwischen Geschäftspart- nern ausgetauscht werden. Formalisierte Daten sind Daten, bei denen genau festgelegt ist, in welcher Reihenfolge und welchem Format be- stimmte Informationen erscheinen. Als EDI-Nachricht kann demnach prinzi- piell alles versandt werden, was Formu- larcharakter aufweist, also beispiels- weise Rechnungen, Bestellungen, Angebote, Lieferabrufe oder Spediti- onsaufträge. EDI ist keine Nachricht, sondern ei- ne Nachrichten-Grammatik. EDI-An- wendungen gibt es im Prinzip in jeder Branche. Wenn Banken heute grenz- überschreitend mit SWIFT kommuni- zieren, steckt EDI dahinter. Bei vielem, was heute fast wie von Geisterhand geht, steckt nicht Excel dahinter, son- dern eine strukturierte Nachricht, nämlich EDI. Die Sprache ist in jeder Branche eine andere, für die Auto­ mobilindustrie anders als für den Ak­ tienhandel oder die Sanitärbranche. Aber die zugrunde liegende Gramma- tik, der kleinste gemeinsame Nenner, ist immer die gleiche. Man kann sich das vorstellen wie beim Bargeld-Abheben. Früher war diese Transaktion nur am Schalter der- jenigen Bank möglich, bei der man sein Konto hatte – da war es schon gut, wenn man unterwegs ein Postsparbuch da- beihatte, weil dieses Sparbuch mit den Postbanken anderer Länder kompati- bel war. Heute gehen Sie an jeden belie- bigen Geldautomaten jeder beliebigen Bank. Übrige Bankgeschäfte, etwa Überweisungen oder Ak­tienverkäufe, können Sie weiterhin nur an den Auto- maten, über die Website oder an den Schaltern Ihrer Bank vornehmen, aber für den Bargeldverkehr, für den kleins- ten gemeinsamen Nenner, haben sich die Banken auf eine gemeinsame Spra- che geeinigt. Die unterschiedlichen Sprachen für unterschiedliche Branchen sind bislang «Hinter vielem, was heute fast wie von Geisterhand funktioniert, steckt eine strukturierte Nachricht.»
  5. 5. 68 EDV . Grammatik für alle . Jan Westerbarkey ein Problem für die allgemeine Verbrei- tung des EDI-Standards. Insbesondere für Zulieferer, die ja oft die Sprachen verschiedener Branchen verstehen und anwenden müssen. Der Lösung dieses Problems hatte sich ein Forschungspro- jekt der Technischen Hochschule Aa- chen verschrieben, so­zusagen als eine Standardisierung des Standards. Die Ergebnisse waren so überzeugend, dass sich Ende 2006, vor Auslaufen des Pro- jekts, die Genossenschaft myopenfac- tory gründete, um die Umsetzung in den Unternehmen voranzutreiben. Myopenfactory ist so einfach, einfa- cher gehts nicht. Niemand muss dafür eine neue EDV oder ein neues System einführen. Man sollte lediglich Einig- keit bei den Artikel-Stamm­daten erzie- len, damit ein und dieselbe Artikel- Nummer auch immer den gleichen Artikel meint. Wenn das gewährleistet ist, braucht man dafür nicht einmal EDV-Experte zu sein: Browser an, ein- loggen, fertig. Deshalb ist dieses System natürlich denkbar ungeeignet, um von einem Unternehmen propagiert und im Markt durchgesetzt zu werden: Man kann nämlich kaum Geld damit verdienen. Keine teure Software, die aufwendig in- stalliert werden muss, keine Wartungs- verträge, keine kostenpflichtigen Up- dates. Lediglich Unternehmen (meist größere Mittelständler), die bereits ein ERP-System nutzen, müssen einmalig eine Schnittstelle von diesem System zu myopenoperation installieren. Für die potenziellen Kunden eigent- lich hervorragende Argumente, aber wenn kein Geld damit verdient wird, rührt auch kein Aussendienstler die Werbetrommel.DeshalbsinddieGrün- der auch auf die Unternehmensform der Genossenschaft verfallen. Die meis- ten Mitglieder der Genossenschaft sind Softwarehäuser, die sich im Markt durchaus an anderer Stelle als Wettbe- werber gegenüberstehen, aber hier ein gemeinsames Interesse an der Einfüh- rung des Myopenfactory-Systems haben – um bestehende Kunden zu pflegen oder neue Kunden für die Dienstleis- tungen des Hauses zu akquirieren. Im laufenden Betrieb ist myopen- factory so günstig, günstiger gehts nicht. Die bislang üblichen Datenver- bindungen zwischen Herstellern und Grosskunden schlagen mit Belastungen von einigen tausend Euro pro Monat zu Buche. Jedes Einwählen ins System wird extra berechnet, und obendrauf kommen Kosten je nach Volumen des Am Anfang war die Geheimschrift Militär: die Enigma, eine Art Schreibmaschine mit einem Verschlüsselungs-Set aus Walzen, Ringen, aus deren unterschiedlichen Stellun- gen sich eine schier unendliche Zahl von Kom- binationen ergab. Das sollte es dem Gegner unmöglich machten, das System zu knacken. Um die Nachrichten für die deutschen Funker entzifferbar zu machen, gab es für jeden Tag einen zentralen Tagesschlüssel. Jede einzelne Meldung wurde vom Sender noch mit einem indiviudellen Schlüssel versehen, den nur ent- ziffern konnte, wer eine Enigma-Maschine hatte und den Tagesschlüssel kannte. Bis zum Ende des 2. Weltkriegs waren die Deutschen sicher, dass niemand ihre Enigma Die Geschichte der strukturierten Nachricht reicht bis in die Anfänge der schriftlichen Kommunikation zurück. Allerdings ging es damals nicht um kostengünstige Abwicklung von Geschäften, sondern um die sichere Über- mittlung geheimer Nachrichten durch Ver- schlüsselung. Nur wenn dem Empfänger die Struktur des Textes, also der Schlüssel, be- kannt war, konnte er die Nachricht entziffern. Eine scheinbar perfekte Verschlüsse- lungsmaschine nutzte ab 1930 das deutsche knacken könnte – dabei war es schon Anfang 1940 einem Team von englischen und polni- schen Mathematikern unter der Leitung von Alan Turing und Marian Rejewski gelungen, hinter die Struktur der Maschine und ihrer Nachrichten zu kommen. Bild:©Expedere/StephanPregizer «EDI ist so einfach und günstig, dass kein Aussendienstler dafür werben würde. Er verdient schlicht zu wenig daran.»
  6. 6. GDI Impuls . Nummer 4 . 2008 Ein grosser internationaler Anbieter von Soft- ware-Lösungen erwähnte kürzlich, dass er sich weniger um OpenSource basierte Konkur- renzlösungen Gedanken macht, als um Ange- bote, welche auf dem Transaktionskostenmo- dell basieren – neudeutsch auch als ‚Software as a Service’ (SaaS) bezeichnet. Myopenfac- tory ist ein solcher Anbieter, welcher sich das neue Geschäftsmodell zu Grunde gelegt hat und damit auch offensichtlich Erfolg hat. Die Gefahren und Risiken die üblicherweise mit dem SaaS-Ansatz verbunden sind, wie Be- triebsunterbruch, Verlust von geschäftskriti- schen Daten oder auch Abhängigkeit sind in diesem Fall jedoch nicht zutreffend, da es sich dabei um einen reinen Umwandlungs- und Meldungsdienst handelt, welcher über zuver- lässige Statusmeldungen verfügt. Nicht immer sieht der Sachverhalt so einfach und klar aus, vor allem weil gerade die Integration einer SaaS-Lösung in die be- stehende IT-Landschaft oftmals grössere Herausforderungen stellt als vermutet. Einer­seits bedarf es der Entwicklung von Schnittstellen zu bestehenden Systemen und andererseits ­müssen die lokalen und gesetzlich ­verankerten Compliance-Anfor- derungen eingehalten werden können ohne Anzeige «Software as a Service» – aber mit Service Datenverkehrs. Bei Myopenfactory werden die Datensätze über das Inter- net verschickt, verschlüsselt und sind praktisch kostenlos. Das Volumen der einzelnen Bestellung spielt genauso we- nig eine Rolle wie das Datenvolumen, auch die Frequenz des Abrufs nicht mehr – wer nichts anderes zu tun hat, kann jede Minute ohne Mehrkosten nachschauen, ob eine neue Bestellung angekommen ist. Besonders attraktiv werden solche System für alle, die besonders hohen Geschäftsverkehr mit dem Ausland ha- ben. So wie beim Handy-Roaming fal- len auch bei der Kommunikation zwi- schen Kunde und Lieferant im grenzüberschreitenden Verkehr we- sentlich höhere Kosten an. Mit EDI kommt also das Versprechen, das für die Unternehmen mit dem Internet verbunden war, tatsächlich auch in de- ren Kostenrechnung an. Und zwar gesi- chert und standardisiert. Wenn Kommunikationskosten bei der Auftragsabwicklung keine Rolle mehr spielen und die Unternehmen auch keine Spezialisten mehr für die Wartung des Systems verfügbar haben müssen, lassen sich enorme Einsparun- gen erzielen – an Geld und an Zeit. Nach meiner Schätzung könnte man bei einer völligen Umstellung aller Be- stellsysteme auf EDI etwa 240 Mil­ liarden Euro einsparen. Pro Jahr. Nur in Deutschland. Und wenn ich das auf die ganze Welt hochrechne, lande ich in jedem Fall im Billionen-Bereich. In et- wa der Betrag, den die Finanzkrise ge- rade weltweit an Schaden verursacht, könnte also im Bestellwesen jährlich eingespart werden. Oder klüger investiert werden. Denn wenn ein Handwerker seine Roh- re direkt bei uns bestellen will, kann das sogar Spass machen, wenn er über Myopenfactory bestellt. Dann sparen wir vielleicht weniger oder gar kein Geld – aber dafür lernen wir am Ende doch noch auch unsere Endkunden di- rekt kennen. < Link zum Thema www.myopenfactory.org neue, unnötige Abhängigkeiten zu schaffen. Werden zudem auch noch neue Kundenseg- mente zugänglich gemacht, ruft dies nach Kompetenzen in den Bereichen Business Intelligence und Customer Relation­ship Ma- nagement. Der Kreis der in all diesen Berei- chen kompetenten IT-Dienstleister wird somit immer kleiner. ELCA Informatik AG gehört zu diesen wenigen Schweizer IT- Dienstleistern, welche mit ihrem breiten Dienstleistungsangebot hier helfen können. www.elca.ch

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