Dzi Synopse Sp S Leitlinien Entwurf Januar 2010

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Dzi Synopse Sp S Leitlinien Entwurf Januar 2010

  1. 1. DZI Spenden-Siegel Zeichen für Vertrauen Leitlinien für die Vergabe des DZI Spenden-Siegels Synopse aus Status quo und Entwurf, Januar 2010
  2. 2. Status quo Entwurf Gliederung Gliederung A. Das Spenden-Siegel –– kurzgefasst B. Leitlinien zur Selbstverpflichtung Leitlinien zum DZI Spenden-Siegel Präambel I. Antragsvoraussetzungen I. Antragsvoraussetzungen II. Selbstverpflichtung II. Spenden-Siegel-Standards 1. Zielsetzung 2. Leitung und Aufsicht 3. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit 4. Mittelverwendung 5. Vergütungen 6. Rechnungslegung und Prüfung 7. Transparenz C. Ausführungsbestimmungen III. Verfahrensregelungen I. Anwendungserläuterungen II. Verfahrensregelung IV. Glossar D. Informationen zum DZI Informationen zum DZI 2
  3. 3. Status quo Entwurf B. Leitlinien zur Selbstverpflichtung Präambel Das DZI Spenden-Siegel wird zuerkannt, wenn Das 1991 eingeführte DZI Spenden-Siegel erstens die nachfolgend genannten Antrags- dient Spendern sowie allen weiteren Interes- voraussetzungen erfüllt sind und zweitens die sierten als Entscheidungshilfe hinsichtlich der Einhaltung der Selbstverpflichtung dem DZI Qualität und Vertrauenswürdigkeit von Spen- gegenüber nachgewiesen sowie auch für die den sammelnden Organisationen. Es steht in Zukunft erklärt wird. der Tradition unabhängiger Spenderberatung, wie sie vom Deutschen Zentralinstitut für so- Die Definition der satzungsgemäßen Ziele und ziale Fragen (DZI) und seinen Vorläuferinstitu- die Wahl der zu ihrer Umsetzung dienenden tionen seit 1906 angeboten wird. Mittel überprüft das DZI nur aus besonderem Anlass auf ihre Sinnhaftigkeit. Ein entspre- Gemeinnützige, Spenden sammelnde Organi- chendes generelles Prüfverfahren stünde in sationen setzen das finanzielle Engagement keinem vertretbaren Verhältnis zu dem damit von Spendern in konkrete gemeinnützige Ak- verbundenen Aufwand. tivitäten um. Dies verleiht ihnen einen beson- deren Stellenwert innerhalb der Gesellschaft. Die Modalitäten der Prüfung der Organisation Gleichzeitig ergibt sich daraus die Verpflich- auf Einhaltung der Leitlinien sowie der Zuer- tung zu einem transparenten, effizienten, an kennung des Spenden-Siegels sind in den Aus- der bestmöglichen Wirkung und Nachhaltig- führungsbestimmungen erläutert. keit orientierten sowie von gegenseitigem Vertrauen getragenen Handeln. Mit Hilfe eines Fragebogens des DZI werden die für die Prüfung notwendigen Daten er- Die Spenden-Siegel-Organisationen verpflichten fasst. Dieser Fragebogen sichert ein Höchst- sich auf freiwilliger Basis und auf eigene Initia- maß an Gleichbehandlung bei der Beurteilung tive zur Einhaltung der nachstehenden Spen- der verschiedenen Spendenorganisationen den-Siegel-Standards und damit insbesondere nach den Kriterien der Leitlinien und dient der zu einer zweckgerichteten, sparsamen und Nachvollziehbarkeit von Angaben der Organi- wirksamen Mittelverwendung, zu einer aussa- sationen insbesondere bezüglich ihres Mit- gekräftigen und geprüften Rechnungslegung, telaufkommens und ihrer Mittelverwendung. zu einer klaren, wahren, offenen und sachli- chen Werbe- und Öffentlichkeitsarbeit, zu wirk- samen Kontroll- und Aufsichtsstrukturen sowie zur Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit. Die Einhaltung der Standards wird vom DZI re- gelmäßig überprüft, das dazu alle benötigten Informationen von den Organisationen erhält und darüber hinaus weitere geeignete Informa- tionsquellen in seine Entscheidung einbezieht. Die Spenden-Siegel-Standards und das Vergabe- verfahren werden vom DZI nach Bedarf weiter- entwickelt. Maßgeblich sind dafür die Verände- rungen im deutschen und internationalen Spen- denwesen, neue wissenschaftliche Erkenntnis- se, der Austausch des DZI mit wissenschaft- lichen Einrichtungen, Fachstellen, Verbänden und anderen Experten sowie der regelmäßige Austausch des DZI im International Committee on Fundraising Organizations (ICFO) mit Spen- denauskunftsstellen in anderen Ländern. 3
  4. 4. Status quo Entwurf I. Antragsvoraussetzungen I. Antragsvoraussetzungen Das Spenden-Siegel können Organisationen 1. Organisationsform beantragen, welche die folgenden Vorausset- Das Spenden-Siegel können rechtlich selb- zungen erfüllen und die Selbstverpflichtung ständige Organisationen beantragen sowie mindestens für das der Antragstellung voraus- eindeutig abgegrenzte, rechtlich unselbstän- gehende Geschäftsjahr eingehalten haben. dige Organisationen, Arbeitsbereiche oder Ak- tionen, die über einen eigenen Namen, eine 1.Sitz. Die Organisation hat ihren Sitz in eigene Satzung oder Aufgabenstellung, eige- Deutschland. ne Entscheidungsstrukturen, eine eigene Au- ßendarstellung, ein eigenes Konto und eine 2.Steuervergünstigung. Die Organisation ist eigene Rechnungslegung verfügen. als steuerbegünstigt im Sinne der §§ 51 ff. Abgabenordnung anerkannt, d.h. sie dient im 2. Sitz Sinne der Abgabenordnung gemeinnützigen, Die Organisation hat ihren Sitz in Deutsch- mildtätigen oder kirchlichen Zwecken. land. 3.Finanzierung. Das„„Sammlungsergebnis““ der 3. Gemeinnützigkeit Organisation beträgt im jüngsten abgeschlos- Die Organisation ist gemäß den §§ 51-68 der senen Geschäftsjahr mehr als 10 v.H. ihrer Abgabenordnung als steuerbegünstigt aner- Gesamteinnahmen. 2Organisationen, bei de- kannt, das heißt sie dient im Sinne der Ab- nen dieser Anteil nur bei 10 v.H. oder darunter gabenordnung gemeinnützigen, mildtätigen liegt, können die Zuerkennung des Spenden- oder kirchlichen Zwecken. Siegels für ihren entsprechend abgegrenz- ten„„Sammlungsbereich““ beantragen. 4. Tätigkeitszeitraum Die Organisation kann ihre Tätigkeit für min- 4.Überregionalität. Die Organisation ist in ih- destens zwei vollständige Geschäftsjahre rer Spenden sammelnden Tätigkeit überregio- nachweisen. nal tätig. 5. Spendensammlung 5.Eigenverantwortlichkeit und Kontrolle. Die Die Organisation wirbt in der Öffentlichkeit Organisation entscheidet grundsätzlich in ei- um Spenden und vereinnahmte im Durch- gener Verantwortung über die Verwendung schnitt der zwei jüngsten abgeschlossenen ihrer Mittel. 2Sofern eine Organisation mehr Geschäftsjahre Geldspenden in Höhe von als die Hälfte ihrer Ausgaben an eine weitere mehr als 25.000 EUR pro Jahr. Organisation zum endgültigen Mitteleinsatz weiterleitet, muss deren Mittelverwendungs- nachweis analog zu der Jahresrechnung der Antrag stellenden Organisation in die An- tragsbearbeitung einbezogen werden.3In je- dem Fall muss die Antrag stellende Organisa- tion die Mittelverwendung kontrollieren. 4
  5. 5. Status quo Entwurf II. Selbstverpflichtung II. Spenden-Siegel-Standards Die Organisation verpflichtet sich zur gewis- 1. Zielsetzung 1 senhaften, überprüfbaren Einhaltung folgen- Die Organisation befolgt Recht und Gesetz, der Bestimmungen: achtet die Menschenrechte und natürlichen Lebensgrundlagen und folgt ihrer eigenen Satzung. 2Ihre Ziele, Aufgabenbereiche und die Arbeitsweise der Organe stellt die Organi- sation eindeutig und verständlich in ihrer Sat- zung dar. 2. Leitung und Aufsicht 1 Die Organisation verfügt über angemessene Leitungs- und Aufsichtsstrukturen, in denen eindeutig geregelt ist, wer zu Entscheidungen und Vertretungen befugt ist. 2Durch die klare Trennung von Leitung und Aufsicht werden Interessenkonflikte vermieden. a. Leitungsorgan 1 (1) Dem Leitungsorgan gehören mindestens fünf Personen an, sofern es ganz oder teil- weise aus ehrenamtlichen Mitgliedern be- steht. 2Liegen die jährlichen Gesamtein- nahmen der Organisation unter 1 Mio. EUR, so reicht eine Mindestzahl von drei Personen aus. 3Sind alle Mitglieder des Lei- tungsorgans hauptamtlich für die Organi- sation tätig, besteht es aus mindestens zwei Personen. (2) Die Mehrzahl der Mitglieder des Leitungs- organs ist nicht persönlich miteinander verbunden. (3) Sofern ein Mitglied des Leitungsorgans oder der Geschäftsführung ein Rechtsge- schäft mit einem Unternehmen eingeht, an dem es selbst oder eine ihm persönlich ver- bundene Person beteiligt ist, bedarf der Vertrag über dieses Rechtsgeschäft der –– im Regelfall vorherigen –– Zustimmung des Aufsichtsorgans und des besonderen Auf- sichtsorgans, sofern ein solches besteht. (4) Das Leitungsorgan tritt mindestens zwei- mal im Jahr bei Anwesenheit von mehr als der Hälfte seiner Mitglieder persönlich zu- sammen. (5) Die Sitzungen des Leitungsorgans werden protokolliert. 5
  6. 6. Status quo Entwurf b. Aufsichtsorgan 1 (1) Das Aufsichtsorgan überwacht das Lei- tungsorgan. 2Zusammensetzung, Funktion, Aufgaben und Rechte des Aufsichtsorgans sind in der Satzung der Organisation gere- gelt. 1 (2) Das Aufsichtsorgan tritt jährlich mindes- tens einmal persönlich zusammen. 2Be- tragen die jährlichen Gesamterträge der Organisation mehr als 1 Mio. EUR, so tritt das Aufsichtsorgan oder ein von ihm gebil- deter Ausschuss mindestens ein weiteres Mal zusammen, sofern die Organisation nicht über ein besonderes Aufsichtsorgan gemäß Spenden-Siegel-Standard Nr. 2.c verfügt. (3) Die Mitglieder des Aufsichtsorgans erhal- ten mit der Einladung zur jährlichen Zu- sammenkunft den Rechenschaftsbericht des Leitungsorgans einschließlich der Jah- resrechnung sowie alle weiteren Informati- onen, die für die Vorbereitung der vorge- sehenen Beschlüsse erforderlich sind. 1 (4) Bei den Versammlungen des Aufsichtsor- gans sind entweder mindestens die Hälfte oder mindestens 20 seiner Mitglieder per- sönlich anwesend. 2Die Mitglieder des Lei- tungsorgans, ihnen persönlich verbundene Personen und Personen, die bei der Orga- nisation selbst oder bei mit ihr verbunde- nen Einrichtungen angestellt oder auf Ho- norarbasis tätig sind, haben bei den Sit- zungen keine Stimmenmehrheit. 1 (5) Das Aufsichtsorgan entscheidet unter an- derem über die Vergütung und pauschale Aufwandsentschädigungen von Mitglie- dern des Leitungsorgans sowie jährlich ü- ber deren Entlastung für das jüngste abge- schlossene Geschäftsjahr. 2Die Mitglieder des Leitungsorgans nehmen an der Ent- scheidung über ihre Entlastung nicht teil. (6) Sofern das Leitungsorgan über die Auf- nahme und den Ausschluss von Mitglie- dern des Aufsichtsorgans entscheidet, er- laubt die Satzung, dass gegen solche Ent- scheidungen des Leitungsorgans beim Auf- sichtsorgan Widerspruch eingelegt werden kann. (7) Die Sitzungen des Aufsichtsorgans werden protokolliert. 6
  7. 7. Status quo Entwurf (8) Organisationen, deren jährliche Gesamter- träge mehr als 1 Mio. EUR betragen, ver- fügen über ein Verfahren zur internen Be- schwerdeführung. 10.Kontrolle. (1) Das zur Entscheidung befug- c. Besonderes Aufsichtsorgan 1 te Leitungsgremium (z.B. Vorstand) unterwirft (1) Die Organisation bestellt zusätzlich ein sich einer inhaltlichen Kontrolle durch ein vom besonderes Aufsichtsorgan, wenn min- Leitungsgremium unabhängiges Aufsichtsor- destens ein Mitglied ihres Leitungsorgans gan (z.B. Mitgliederversammlung). 2Sofern für die Organisation hauptamtlich tätig ist mindestens ein Mitglied des Leitungsgremi- (vgl. Glossar) oder die jährlichen Gesamt- ums seine Aufgabe hauptamtlich ausübt erträge mehr als 5 Mio. EUR betragen. 2 und/oder mindestens die Hälfte der Mitglieder Dem besonderen Aufsichtsorgan können des Leitungsgremiums miteinander verwandt auch Mitglieder des Aufsichtsorgans an- oder verschwägert ist, unterliegt das Gremium gehören. 3Auf die Errichtung eines beson- zusätzlich der Kontrolle eines besonderen in deren Aufsichtsorgans kann verzichtet der Satzung verankerten und von den Mitglie- werden, wenn das bestehende Aufsichts- dern gewählten Aufsichtsorgans. 3Bestehende organ die in den nachfolgenden Ziffern Verwandtschaftsverhältnisse zwischen den (3)-(8) genannten Anforderungen bereits Mitgliedern des Leitungsgremiums werden im erfüllt. 1 Antragsverfahren gegenüber dem DZI darge- (2) Die Mitglieder des besonderen Aufsichts- legt. organs werden durch das Aufsichtsorgan (2) Die Namen der Mitglieder von Leitungs- gewählt. 1 gremium und besonderem Aufsichtsorgan (3) Zusammensetzung, Funktion, Aufgaben werden jeweils im Jahresbericht veröffentlich. und Rechte des besonderen Aufsichtsor- (3) Die Arbeit des Aufsichtsorgans wird durch gans sind in der Satzung der Organisation den Nachweis der Entlastung des Leitungs- eindeutig festgeschrieben. 2Seine Tätigkeit gremiums anhand eines entsprechenden Pro- ist in einer Geschäftsordnung geregelt. 1 tokollauszugs nachgewiesen. Dieser wird nach (4) Das besondere Aufsichtsorgan besteht Maßgabe des Vertretungsrechts abgezeichnet aus mindestens drei Personen. 2Unter ih- nen befindet sich mindestens je eine Per- son mit ökonomischer und –– in Bezug auf das Arbeitsgebiet der Orga- nisation –– fachspezifischer Kompetenz. 1 (5) Die Mitglieder des besonderen Aufsichts- organs stehen in keinem Abhängigkeits- verhältnis zu der Organisation oder den Mitgliedern des Leitungsorgans und sind frei von Interessenkonflikten. 2Dem beson- deren Aufsichtsorgan gehören insbesonde- re keine Personen an, die a) dem Leitungsorgan angehören, b) mit Mitgliedern des Leitungsorgans persönlich verbunden sind, c) für die Organisation oder mit ihr ver- bundene Organisationen oder Unter- nehmen als Angestellte oder Honorar- kräfte tätig sind, d) von der Organisation mit Beratungen oder Prüfungen beauftragt wurden oder bei solchen Auftragnehmern beschäftigt 7
  8. 8. Status quo Entwurf sind, z.B. bei Steuerberatungs- und Wirt- schaftsprüfungsgesellschaften. 1 (6) Die Amtsperioden der Mitglieder des be- sonderen Aufsichtsorgans betragen höchs- tens fünf Jahre. 2Eine Wiederwahl ist mög- lich. 3Die Mehrzahl der Mitglieder des be- sonderen Aufsichtsorgans darf diesem je- doch nicht länger als zehn Jahre angehö- ren. 1 (7) Das besondere Aufsichtsorgan tritt re- gelmäßig und mindestens viermal im Jahr zusammen. 2Bei den Sitzungen sind we- nigstens die Hälfte seiner Mitglieder per- sönlich anwesend. (8) Die Sitzungen des besonderen Aufsichts- organs werden protokolliert. 1 (9) Die Mitglieder des besonderen Aufsichts- organs sind in der Regel ehrenamtlich tä- tig. 2Davon unberührt bleibt ein angemes- sener Auslagenersatz. 3Werden darüber hinaus Aufwandsentschädigungen oder andere Vergütungen gewährt, so ist dies in der Satzung verankert und ihre Höhe durch das Aufsichtsorgan beschlossen. 7.Spendenwerbung. Die Spendenwerbung er- 3. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit 1 folgt stets unter Beachtung folgender Grund- Die Organisation informiert klar, wahr, sach- sätze: lich und offen über ihr Anliegen, ihre Struktur a) Die Zweckbestimmung der Spenden oder und ihre Arbeit. 2Sie achtet die Würde der Be- Sammlungen sowie die Dringlichkeit der ver- troffenen, setzt die Umworbenen nicht unter folgten Zwecke und die Eignung der geplan- Druck und verhält sich fair gegenüber anderen ten Maßnahmen zur Erreichung dieser Zwecke Organisationen. werden öffentlich und nachvollziehbar darge- legt. a. Klarheit b) Die Wort- und Bildwerbung ist wahr, ein- (1) Spendenwerbung und Öffentlichkeitsar- deutig und sachlich gehalten.2Werbung, die beit sind eindeutig, verständlich, konsi- geeignet ist, den Spender in seiner unabhän- stent und aussagekräftig gehalten. 1 gigen, sachbezogenen Entscheidung zu be- (2) Missverständliche Darstellungen in Wort hindern, wird unterlassen.3Darüber hinaus hat und Bild werden unterlassen. 2Eine Ver- die Darstellung von Not und Elend die Würde wechslungsgefahr mit dem Namen oder der Betroffenen zu wahren. dem Auftreten anderer Organisationen c) Bezeichnungen, Namen, Namenskürzun- wird vermieden. gen, Aufmachungen, Zeichen u.a., welche ge- eignet sind, Verwechslungen mit Bezeichnun- b. Wahrhaftigkeit gen, Namen, Namenskürzungen, Aufmachun- (1) Spendenwerbung und Öffentlichkeitsar- gen, Zeichen u.a. anderer Institutionen her- beit spiegeln die Tätigkeit der Organisation vorzurufen oder den Eindruck einer Beziehung und deren Schwerpunkte angemessen und zu solchen Institutionen entstehen zu lassen, wahrheitsgemäß wider. 1 werden nicht verwendet. (2) Die vermittelten Informationen geben die d) Der Name der Organisation wird aus- Realität in Wort und Bild zutreffend wie- schließlich in Bezug auf die satzungsgemäßen der. 2Es werden keine falschen, irreführen- 8
  9. 9. Status quo Entwurf Zwecke der Organisation eingesetzt.2Eine den oder übertreibenden Angaben verbrei- Verwendung des Namens bzw. Logos durch tet. gewerblich tätige Dritte ist nur dann zulässig, wenn der damit Umworbene eindeutig erken- c. Sachlichkeit nen kann, dass er für gewerbliche Zwecke an- (1) Spendenwerbung und Öffentlichkeitsar- gesprochen wird. 3Die Verwendung des Na- beit legen die Notwendigkeit der verfolg- mens im Zusammenhang mit Sozialsponsoring ten Zwecke und die Eignung der geplanten bleibt davon unberührt. Maßnahmen zur Erreichung dieser Zwecke informativ und begründet dar. 1 (2) Die Umworbenen werden in ihrer unab- hängigen, sachbezogenen Meinungsbil- dung und Entscheidungsfindung nicht be- hindert. 2Unangemessen emotionalisieren- de oder bedrängende Darstellungen in Wort und Bild werden unterlassen. d. Offenheit (1) Die bei der Spendenwerbung und Öffent- lichkeitsarbeit verbreiteten Informationen sind umfassend, vollständig und transpa- rent. e. Achtung der Würde (1) Darstellungen in Wort und Bild, die für die Betroffenen herabsetzend oder erniedri- gend sind oder auf andere Weise deren Würde beeinträchtigen, werden unterlas- sen. (2) Von Inhalten oder Formulierungen, die diskriminieren oder als diskriminierend ver- standen werden können, wird abgesehen. (3) Eine katalogähnliche Auswahl oder ein „„Tausch““ von zu unterstützenden Perso- nen wird nicht ermöglicht. (4) Die Darstellung von Not und Elend der Be- troffenen steht in einem angemessenen Verhältnis zu den vermittelten Sachinfor- mationen und wird nicht zur Erhöhung der Spendenbereitschaft instrumentalisiert. f. Verzicht auf unlautere Werbung 1 (1) Die Organisation verhält sich fair und re- spektvoll gegenüber anderen Organisatio- nen. 2Diffamierende oder irreführende so- wie vergleichende Aussagen, die andere Organisationen herabsetzen, unterbleiben. (2) Aussagen über die Qualität der eigenen Organisation werden durch klare, nach- vollziehbare Informationen belegt. 9
  10. 10. Status quo Entwurf g. Werbegespräche (1) Form und Inhalt von Werbegesprächen regelt ein von der Organisation zu verfas- sender Leitfaden. (2) Eine Verwendung von uniformartiger Dienstkleidung der Organisation zu Werbe- zwecken ist ausgeschlossen, sofern der je- weilige Werber nicht die entsprechende dienstliche Funktion erfüllt. h. Kooperation mit Unternehmen 1 (1) Sofern eine Organisation ihren Namen oder ihr Logo einem Unternehmen für ge- werbliche Zwecke zur Verfügung stellt, wird die Art der Kooperation für die Um- worbenen klar dargestellt. 2Sie werden insbesondere eindeutig darüber informiert, in welchem finanziellen Umfang die Orga- nisation von der Kooperation profitiert. (2) Die Leistungen, die die Organisation im Rahmen der Kooperation von dem Unter- nehmen erhält, stehen in einem angemes- senen Verhältnis zur werblichen Verwen- dung ihres Namens oder Logos durch das Unternehmen. 1 (3) Die Kooperation wird schriftlich verein- bart. 2Dabei werden die Modalitäten des Leistungsaustauschs eindeutig und für bei- de Seiten überprüfbar festgelegt. i. Beauftragung von Dienstleistern 1 (1) Sofern die Organisation für Spendenwer- bung und Öffentlichkeitsarbeit einen Dienstleister (Werbeagentur, Callcenter etc.) beauftragt, wird die Zusammenarbeit schriftlich geregelt. 2Der Regelung sind insbesondere die vom Dienstleister zu erbringende Leistung sowie Art und Höhe seiner Vergütung zu entnehmen (z.B. Er- folgsabhängigkeit der Vergütung). 1 (2) Das Auftragsverhältnis mit dem Dienstleister ist für Außenstehende klar er- kennbar. 2Insbesondere werden dazu alle Werbemedien (Briefe, Spots, Broschüren, Faltblätter, Werbestände etc.) mit entspre- chenden Hinweisen versehen. 3Im Fall per- sönlicher Ansprache informiert der Dienst- leister beim ersten Kontakt über das Auf- tragsverhältnis. 1 (3) Die eingeworbenen Mittel werden nur 10
  11. 11. Status quo Entwurf von der Organisation selbst und unmittel- bar auf ihrem eigenen Konto vereinnahmt. 2 Sofern dies technisch nicht möglich ist, et- wa bei einem Spendeneinzug über Telefon- rechnungen, werden die Spenden unver- züglich an die Organisation weitergeleitet. (4) Die bei der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister gewonnenen Spenderdaten sind Eigentum der Organisation. Der Dienstleister ist außerdem nicht berechtigt, die Spenderdaten außerhalb des Auftrags- verhältnisses zu nutzen oder weiterzu- geben. 1 (5) Die Verantwortung für die Qualität der Spendenwerbung und Öffentlichkeitsarbeit liegt bei der Organisation. 2Sie trägt dafür Sorge, dass der Dienstleister bei den ihm übertragenen Aufgaben die Spenden- Siegel-Standards einhält. j. Gewerbliche Altmaterialsammlungen (1) Ist die Organisation am Erlös einer Samm- lung beteiligt, die von einem kommerziel- len Dienstleister betrieben wird, so ist der gewerbliche Charakter der Sammlung den Informationsmaterialien eindeutig zu ent- nehmen. (2) Die Organisation erhält mindestens ein- mal jährlich eine Abrechnung, der die Menge und der Wert der gesammelten Materialien, unterteilt nach den gängigen Qualitätsgruppen, zu entnehmen ist. (3) Die Umworbenen werden eindeutig dar- über informiert, in welchem finanziellen Umfang die Organisation von der Samm- lung profitiert. (4) Die Organisation stellt sicher, dass die vom gewerblichen Dienstleister bei der Sammlung verwendeten Werbe- und In- formationsmaterialien den Spenden-Siegel- Standards genügen. k. Bargeldsammlungen (1) Bargeldgebundene Sammlungen werden in angemessener Weise gegen unberech- tigte Geldentnahmen gesichert. (2) Die Bargeldspenden werden unter Berück- sichtigung des Vier-Augen-Prinzips regist- riert und schnellstmöglich dem bargeld- losen Zahlungsverkehr der Organisation übergeben. 11
  12. 12. Status quo Entwurf l. Telemarketing 1 (1) Eine Kontaktaufnahme mittels Telemar- keting (z.B. Telefon, Fax, E-Mail, SMS etc.) erfolgt nur mit vorherigem Einverständnis der Angesprochenen. 2Die Übermittlung der entsprechenden Kontaktdaten durch den Angesprochenen ist in der Regel als ein solches Einverständnis anzusehen. m. Kinderpatenschaften 1 (1) Die Organisation stellt ihr Patenschafts- konzept in der Werbe- und Informationsar- beit klar und eindeutig dar. 2Insbesondere wird erklärt, inwiefern das jeweilige Paten- kind direkt oder indirekt von den Maß- nahmen begünstigt wird. 1 (2) Der besonderen Schutzbedürftigkeit der Patenkinder trägt die Organisation mit ge- eigneten Maßnahmen Rechnung. 2So ist insbesondere auszuschließen, dass die Pa- ten ohne Wissen der Organisation direkten Kontakt mit den Kindern oder ihren Famili- en aufnehmen können –– und umgekehrt. 3 Bei der etwaigen Vermittlung von Paten- reisen, der Patenkommunikation und der Übersendung von individuellen Geschen- ken berücksichtigt die Organisation ein- schlägige fachliche Standards sowie den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. n. Widerrufs- und Kündigungsrechte (1) Bei der Werbung von Mitgliedschaften, Fördermitgliedschaften, Patenschaften oder anderen Dauerspenden wird ein Wi- derrufsrecht von mindestens zwei Wochen eingeräumt. 1 (2) Fördermitgliedschaften, Mitgliedschaften ohne Stimmrecht, Patenschaften oder an- dere Dauerspenden sind jederzeit und mit sofortiger Wirkung kündbar. 2Voraus- bezahlte Beiträge werden auf Wunsch zurückerstattet. o. Sorgsame Datenverwendung (1) Adressen von Spendern sowie Mitgliedern werden von der Organisation weder ver- kauft, vermietet, getauscht noch anderwei- tig an Dritte weitergegeben. (2) Gibt die Organisation personenbezogene Spenderdaten zum Zwecke ihrer eigenen 12
  13. 13. Status quo Entwurf Werbung im Rahmen eines Auftragsver- hältnisses an Dienstleister weiter, so stellt sie sicher, dass die Daten ausschließlich für den vereinbarten Zweck verwendet werden und nach Beendigung des Auftragsverhält- nisses nicht beim Dienstleister verbleiben. (3) Die Organisation beachtet im Hinblick auf die Speicherung und Verwendung perso- nenbezogener Daten, unter anderem hin- sichtlich der Art, des Umfangs und der Häufigkeit von Werbeansprachen, die Wünsche der Spender. 4. Mittelverwendung 1 Die Organisation verfügt über Strukturen und Prozesse, die eine angemessene Planung, Durchführung und Kontrolle der Mittelver- wendung gewährleisten. 2Sie setzt ihre Mittel nur für die angegebenen Zwecke und die da- mit verbundenen notwendigen Werbe- und Verwaltungsausgaben ein. 3Die Verwendung der Mittel folgt den Grundsätzen der Wirt- schaftlichkeit und Sparsamkeit sowie dem Kri- terium der größtmöglichen Wirksamkeit. 1. Zweckgerichtete Mittelverwendung. Alle a. Zweckgerichtete Mittelverwendung 1 eingeworbenen Spendenmittel werden nur für (1) Die Organisation setzt ihre Mittel aus- die angegebenen satzungsgemäßen Zwecke schließlich für die in der Satzung festgeleg- und unter Wahrung der einschlägigen steuer- ten Zwecke ein. 2Sie organisiert, dokumen- rechtlichen Vorschriften eingesetzt. 2 Werbe- tiert und belegt dies in angemessener Wei- und Verwaltungsausgaben gelten als zweck- se. 3Es besteht kein Missverhältnis zwi- gerichtet, wenn sie bei der Verfolgung der schen den in der Satzung genannten Zwe- satzungsgemäßen Ziele der Organisation not- cken und den tatsächlich realisierten Vor- wendig sind. haben. 1 (2) Wirbt die Organisation für einen konkret benannten Zweck, so werden die einge- worbenen Mittel für diesen verwendet. 2 Stehen dem zweckentsprechenden Mit- teleinsatz nachvollziehbare Gründe entge- gen, so wird über eine anderweitige Ver- wendung angemessen entschieden und öf- fentlich berichtet. (3) Die Organisation ergreift geeignete Maß- nahmen, um das Auftreten von Korruption bei der Mittelverwendung zu verhindern. Organisationen, deren jährliche Gesamter- träge mehr als 1 Mio. EUR betragen, ver- fügen über ein schriftliches Konzept zur Korruptionsvorbeugung. 1 (4) Die Organisation legt eine Richtlinie für die Zeichnungsberechtigung unter Berück- 13
  14. 14. Status quo Entwurf sichtigung des Vier-Augen-Prinzips fest. 2 Zahlungen werden intern stets von zwei zeichnungsberechtigten Personen veran- lasst. 2.Wirksame Mittelverwendung. Die Verwen- b. Wirtschaftliche und sparsame Mittelver- dung von Spendenmitteln erfolgt nach dem wendung Kriterium der größtmöglichen Wirksamkeit (1) Die Werbe- und Verwaltungsausgaben (unter Beachtung der Grundsätze der Wirt- betragen höchstens 30 Prozent der jährli- schaftlichkeit und Sparsamkeit). chen Gesamtausgaben. 1 (2) Die Ausgaben für Werbung und allge- 4.Mitteleffizienz. (1) Die wirksame Mittelver- meine Öffentlichkeitsarbeit (Werbeausga- wendung verlangt, dass die Werbe- und Ver- ben) betragen im Regelfall höchstens waltungsausgaben der Organisation ein ver- 30 Prozent der jährlichen Sammlungs- tretbares Maß nicht übersteigen dürfen. 2Als einnahmen. 2Liegen sie über diesem Wert, Richtlinie hierfür gilt, dass Werbe- und Ver- so ist im Einzelfall zu prüfen, ob die wirt- waltungsausgaben von mehr als 35% der Ge- schaftliche und sparsame Mittelverwen- samtausgaben nicht vertretbar sind. (2) Wäh- dung dennoch gegeben ist. rend der„„Aufbauphase““ einer Organisation, (3) Die Werbe- und Verwaltungsausgaben die vom DZI grundsätzlich mit zwei Jahren werden auf der Grundlage des DZI- angesetzt wird, werden im Fall einer Rech- Konzepts „„Werbe- und Verwaltungsausga- nungslegung nach Einnahmen-/Ausgaben- ben Spenden sammelnder Organisationen““ prinzip erstmalige und unvermeidbare Investi- berechnet. 1 tionsausgaben gesondert berücksichtigt. (4) Die Organisation überschreitet in den einzelnen Ausgabenbereichen nicht das marktübliche Preisniveau und geht keine für sie wirtschaftlich nachteiligen Vereinba- rungen ein. 2Vor größeren Auftragsverga- ben und in angemessenen Abständen auch bei mehrjährigen Geschäftsbeziehungen werden Vergleichsangebote eingeholt. (5) Organisationen, deren jährliche Gesamter- träge mehr als 1 Mio. EUR betragen, ver- fügen über eine Beschaffungsrichtlinie, ei- ne Reisekostenordnung sowie Grundsätze für Finanzanlagen. (6) Die Organisation prüft in angemessener Weise die wirtschaftliche und sparsame Verwendung der von ihr selbst eingesetz- ten oder an Dritte weitergeleiteten Mittel. c. Wirksame Mittelverwendung 1 (1) Die Organisation überprüft die Wirkun- gen ihrer Aktivitäten und zieht die dadurch gewonnenen Erkenntnisse zur Steuerung des künftigen Mitteleinsatzes heran. 2Zur Wirkungsbeobachtung erarbeitet sie ge- eignete Verfahren. 3Methodik, Umfang und Häufigkeit der Wirkungsbeobachtung ori- entieren sich am Fördervolumen, an der Dauer sowie der Komplexität der Aktivitä- 14
  15. 15. Status quo Entwurf ten. 4Kosten und Nutzen der Wirkungsbeo- bachtung stehen in einem angemessenen Verhältnis zueinander. 5Die Ergebnisse der Wirkungsbeobachtung und die Umsetzung der daraus abgeleiteten Erkenntnisse wer- den schriftlich dokumentiert und veröffent- licht. 5.Mitarbeitervergütung. (1) Die Vergütungen 5. Vergütungen 1 und Sachzuwendungen der hauptamtlich be- Bei der Vergütung der in ihrem Dienst ste- schäftigten Mitarbeiter orientieren sich im Re- henden Personen berücksichtigt die Organisa- gelfall an den in vergleichbaren Positionen tion ihre eigene Gemeinnützigkeit, die Quali- des Öffentlichen Dienstes gezahlten Gesamt- fikation und Verantwortung der jeweiligen bezügen. 2Sofern Abweichungen hiervon ge- Position und bewegt sich im branchenübli- geben sind, ist dies dem DZI durch den An- chen Rahmen. 2Höhe und Struktur der Vergü- tragsteller zu erläutern. (2)Ehrenamtlich Täti- tung legt die Organisation transparent dar ge erhalten keine Vergütung; diesen können und veröffentlicht sie im Jahresbericht –– auf jedoch die notwendigen Aufwendungen er- der Basis der Jahresgesamtbezüge. 3Erfolgs- setzt werden, die ihnen in Ausführung ihrer abhängige Vergütungen im Bereich der Mit- Aufgabe entstehen. telbeschaffung werden nur unter bestimmten Voraussetzungen geleistet. a. Allgemeine Anforderungen (1) Die drei höchsten Jahresgesamtbezüge, bei mehr als 20 Beschäftigten die fünf höchsten Jahresgesamtbezüge, werden 6.SonstigeVergütungen. Von Provisionen, dem DZI unter Angabe der jeweiligen Prämien oder vergleichbaren Erfolgsbeteili- Funktion mitgeteilt. gungen für die Vermittlung von Spenden, Erb- (2) Die Jahresgesamtbezüge umfassen auch schaften oder sonstigen Zuwendungen wird jene Vergütungen, die die betreffenden grundsätzlich abgesehen. 2Für die Vermitt- Personen für etwaige Tätigkeiten bei mit lung von Mitgliedschaften bzw. Fördermit- der Organisation verbundenen Einrichtun- gliedschaften gilt Entsprechendes. gen erhalten. 5. Erfolgsabhängige Vergütungen. Ausnah- b. Erfolgsabhängige Vergütung bei der Mit- men von der Unzulässigkeit der in der Selbst- telbeschaffung verpflichtung genannten erfolgsabhängigen (1) Eine ausschließlich erfolgsabhängige Ver- Vergütungen von Werbetätigkeiten werden gütung wird nicht gewährt. 1 eingeräumt, wenn folgende Voraussetzungen (2) Der erfolgsabhängige Anteil beträgt erfüllt sind: höchstens 50 Prozent der Gesamtvergü- a) Die Qualität der Werbung des von der tung. 2Er steht in einem angemessenen Spenden sammelnden Organisation beauf- Verhältnis zur erbrachten Leistung. 1 tragten Werbers entspricht den Grundsätzen (3) Die Angesprochenen werden möglichst der Selbstverpflichtung, und die auftragge- frühzeitig, auf jeden Fall aber vor der Spen- bende Organisation bleibt ohne Ausnahme denentscheidung schriftlich, eindeutig und dafür verantwortlich. in gut sichtbarer Form über die Er- b) Der Umworbene kann erkennen, dass er folgsabhängigkeit der Vergütung infor- von einem gewerblichen bzw. beruflichen miert. 2Insbesondere werden jedes vom Werber auf Erfolgsbasis angesprochen Angesprochenen zu unterzeichnende wird.2Dazu sind insbesondere jedes vom Schriftstück sowie jede vorzulegende Umworbenen zu unterzeichnende Schriftstück schriftliche Legitimation, die bei der er- 15
  16. 16. Status quo Entwurf (z.B. Formularsätze) sowie die vorzulegende folgsabhängig vergüteten Mittelbeschaf- schriftliche Legitimation des Werbers durch fung eingesetzt werden, mit einem ent- die Organisation ent-sprechend eindeutig und sprechenden Hinweis versehen. sichtbar zu kennzeichnen. (4) Fragen zur Art und Höhe der erfolgsab- c) Bei der Mitglieder- und Fördermitglieder- hängigen Vergütung beantworten die Or- werbung wird ein Rücktrittsrecht von mindes- ganisation bzw. die in ihrem Auftrag täti- tens zwei Wochen eingeräumt. 2Dieses Recht gen Personen umfassend und wahrheits- muss auf der zu unterzeichnenden Beitrittser- gemäß. klärung an hervorgehobener Stelle und zur (5) Die Regelungen gemäß Spenden-Siegel- gesonderten Unterschrift formuliert sein. Standard Nr. 6.b gelten im Falle mehrstufi- d) Eine Weitergabe von uniformartiger Dienst- ger Vertragsbeziehungen für alle Beteilig- kleidung der auftraggebenden Organisation zu ten. Werbezwecken an Dritte ist ausgeschlossen. 6. Rechnungslegung und Prüfung 8.Rechnungslegung. Die Organisation ver- Die Organisation legt bis spätestens neun pflichtet sich zu einer ordnungsgemäßen Monate nach Ablauf eines Geschäftsjahres ei- Rechnungslegung nach Maßgabe der Ausfüh- ne vollständige, aussagekräftige und geprüfte rungsbestimmungen. Rechnungslegung über das Geschäftsjahr vor. 9.Prüfungspflicht. Die Organisation lässt ihre a. Allgemeine Anforderungen 1 Rechnungslegung nach Maßgabe der Ausfüh- (1) Die Rechnungslegung erfolgt nach den rungsbestimmungen prüfen und bestätigen. einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- führung sowie etwaigen Satzungsvorgaben und Sondervorschriften. 2Darüber hinaus sollte sie sich an den Stellungnahmen des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutsch- land e.V. (IDW), Düsseldorf, orientieren. (2) Die Rechnungslegung vermittelt unter an- gemessener Berücksichtigung der Größe und Komplexität der Organisation einen klaren, differenzierten und zutreffenden Überblick über die Mittelherkunft, die Mit- telverwendung und die Vermögenslage. (3) Die Rechnungslegung erfolgt nach Berei- chen, d.h. der ideelle Bereich, die Vermö- gensverwaltung sowie ein Zweckbetrieb und ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb werden innerhalb der Rechnungslegung voneinander gesondert dargestellt. 1 (4) Innerhalb des ideellen Bereichs werden zumindest folgende Einnahmen bzw. Er- träge getrennt ausgewiesen: Geldspenden, Nachlässe, Zustiftungen, Mitgliedsbeiträge, Bußgelder, Zuwendungen der öffentlichen Hand sowie Zuwendungen anderer Organi- sationen. 2Etwaige Zweckbindungen wer- 2.Sachspendenbewertung. Sachspenden sind den dargelegt. 3Sachspenden werden be- zwecks Erfassung in der Rechnungslegung zu rücksichtigt, wenn für sie steuerliche Zu- bewerten. 2Der Wert bestimmt sich nach dem wendungsbestätigungen ausgestellt wur- 16
  17. 17. Status quo Entwurf Zeitwert. 3Der Zeitwert kann sich bei Spenden den oder wenn ein vereidigter Buchprüfer von Firmen nach dem Buchwert oder nach bzw. ein Wirtschaftsprüfer ihre ordnungs- dem Marktwert richten.4Wird eine Spenden- gemäße Bewertung bestätigt hat. 1 quittung ausgestellt, so kann auch der dort (5) Die Ausgaben bzw. Aufwendungen in- angegebene Wert maßgeblich sein. nerhalb des ideellen Bereichs legen in de- taillierter und nachvollziehbarer Form of- fen, für welche verschiedenen Zwecke die Mittel eingesetzt wurden. 2Dabei werden nach Maßgabe des DZI-Konzepts „„Werbe- und Verwaltungsausgaben Spenden sam- melnder Organisationen““ die Ausgaben bzw. Aufwendungen für folgende Bereiche getrennt ausgewiesen: Projektförderung, Projektbegleitung, satzungsgemäße Kampagnen-, Bildungs- und Aufklärungsarbeit, Werbung und allgemeine Öffentlichkeitsarbeit, Verwal- tung. 4.Rücklagenbildung. Eine Rücklagenbildung (6) Die Vermögensrechnung bzw. Bilanz do- ist gesondert auszuweisen und zu begründen. kumentiert detailliert und nachvollziehbar 2Zinseinnahmen aus Rücklagen für zweckbe- die Zusammensetzung und Entwicklung stimmte Spenden fließen der vorgegebenen des Vermögens, der zeitnah zu verwen- Zwecksetzung zu. denden Mittel, der Rücklagen, der Rück- stellungen und der Verbindlichkeiten mit den jeweiligen Zweckbindungen. 1 (7) Das Aufsichtsorgan bestellt die Prüfer gemäß Spenden-Siegel-Standard Nr. 6.b und legt den Prüfungsauftrag fest. 2Zudem kann es Sonderprüfungen in Auftrag ge- ben. (8) Auf der Grundlage der schriftlichen Prü- fungsberichte gemäß Spenden-Siegel- Standard Nr. 6.b besprechen die Prüfer die Prüfungsergebnisse auch in mündlicher Form mit dem Aufsichtsorgan. (9) Die Prüfung der satzungs- und bestim- mungsgemäßen Mittelverwendung ist Be- standteil aller Prüfungsaufträge gemäß Spenden-Siegel-Standard Nr. 6.b. 6. Rechnungslegung und deren Prüfung. b. Größenabhängige Mindestanforderungen 1 Art und Umfang der Rechnungslegung und (1) Organisationen, deren jährliche Gesamt- deren Prüfung sind in Abhängigkeit von dem einnahmen weniger als 250.000 EUR „„Sammlungsergebnis““ der zu prüfenden Or- betragen, erstellen eine Einnahmen- und ganisation wie folgt vorgesehen (die nachfol- Ausgabenrechnung mit einer Vermögens- gend geschilderten Abstufungen sind als Min- rechnung (Jahresrechnung). 2Die sachliche destanforderungen zu verstehen): und rechnerische Richtigkeit der Jahres- a) Organisationen, deren „„Sammlungsergeb- rechnung bestätigen die gesetzlichen Ver- nisse““ im Jahr 50.000 EUR nicht überschrei- treter der Organisation durch ihre Unter- ten, haben die Ordnungsmäßigkeit ihrer schrift. 3Die Prüfung der Jahresrechnung Rechnungslegung einschließlich der Verwen- und der ihr zugrunde liegenden Buch- führung erfolgt durch zwei fachlich geeig- 17
  18. 18. Status quo Entwurf dung der Spendenmittel durch eine Einnah- nete, von der Leitung der Organisation un- men- und Ausgabenrechnung sowie eine abhängige Rechnungsprüfer. 4Sofern die Vermögensrechnung zu belegen. 2Für die Jahresrechnung durch einen Steuerberater sachliche und rechnerische Richtigkeit unter- oder Wirtschaftsprüfer erstellt wird, ist nur zeichnet der Vorstand. ein Rechnungsprüfer im oben beschriebe- b) Für Organisationen mit „„Sammlungsergeb- nen Sinne erforderlich. 5Die Rechnungsprü- nissen““ zwischen 50.000 EUR und 250.000 fer dokumentieren Inhalt, Umfang und Er- EUR im Jahr gelten die Regelungen nach a) gebnis der Prüfung in einem von ihnen un- entsprechend. 2Zusätzlich ist vom Vorstand terzeichneten, schriftlichen Bericht. 1 der Nachweis einer organisationsinternen Prü- (2) Organisationen, deren jährliche Gesamt- fung der Rechnungslegung einschließlich der einnahmen zwischen 250.000 EUR und 1 Verwendung der Spendenmittel durch eine Mio. EUR betragen, erstellen eine Einnah- fachlich entsprechend vorgebildete und erfah- men- und Ausgabenrechnung mit einer rene Person darzulegen. 3Die damit beauf- Vermögensrechnung (Jahresrechnung). 2 tragte Person ist namentlich anzugeben; de- Die Jahresrechnung und die ihr zugrunde ren Qualifikation ist darzulegen. liegende Buchführung wird durch einen c) Für Organisationen, deren „„Sammlungser- von der Leitung der Organisation unab- gebnisse““ im Jahr zwischen 250.000 EUR und hängigen Wirtschaftsprüfer oder vereidig- 750.000 EUR betragen, gelten die Regelungen ten Buchprüfer geprüft. 3Dessen Prüfungs- nach a) entsprechend. 2Die Ordnungsmäßig- bericht schließt einen Erläuterungsteil ein. 1 keit der Rechnungslegung ist durch einen (3) Organisationen, deren jährliche Gesamt- Wirtschaftsprüfer, vereidigten Buchprüfer oder erträge zwischen 1 Mio. EUR und 5 Mio. durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft EUR betragen, erstellen einen handels- bzw. Buchprüfungsgesellschaft zu prüfen. rechtlichen Jahresabschluss gemäß den Be- d) Organisationen, deren „„Sammlungsergeb- stimmungen für Kapitalgesellschaften mit nisse““ im Jahr 750.000 EUR überschreiten, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung so- haben einen nach handelsrechtlichen wie Anhang. 2Der Jahresabschluss wird Grundsätzen erstellten Jahresabschluss (mit durch einen von der Leitung der Organisa- Bilanz, Gewinn-/ Verlustrechnung und An- tion unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder hang) vorzulegen, dessen Ordnungsmäßigkeit vereidigten Buchprüfer geprüft und ist mit durch einen Wirtschaftsprüfer, vereidigten einem Bestätigungsvermerk versehen. 3Der Buchprüfer oder durch eine Wirtschaftsprü- Prüfungsbericht schließt einen Erläute- fungsgesellschaft bzw. Buchprüfungsgesell- rungsteil ein. 1 schaft geprüft worden ist. (4) Organisationen, deren jährliche Gesamt- e) Organisationen, auf die Ziffer 3, Satz 2 der erträge mehr als 5 Mio. EUR betragen, Antragsvoraussetzungen zutrifft, haben nicht erstellen einen handelsrechtlichen Jahres- ihre gesamte Rechnungslegung vorzulegen, abschluss gemäß den Bestimmungen für sondern vielmehr die den „„Sammlungsbe- Kapitalgesellschaften mit Bilanz, Gewinn- reich““ dokumentierende Rechnungslegung. und Verlustrechnung, Anhang sowie einen 2Es finden entsprechend die Regelungen a)-d) Lagebericht. 2Der Jahresabschluss wird Anwendung. 3Der„„Sammlungsbereich““ wird durch einen von der Leitung der Organisa- gebildet durch das „„Sammlungsergebnis““ so- tion unabhängigen Wirtschaftsprüfer oder wie die daraus getätigten Ausgaben. vereidigten Buchprüfer geprüft und ist mit f) In begründeten Ausnahmefällen können mit einem Bestätigungsvermerk versehen. Der dem DZI abweichende Regelungen getroffen Prüfungsauftrag beinhaltet auch die Prü- werden. fung des Lageberichts sowie die Prüfung Hinweis: Zur„„Rechnungslegung und Prüfung gemäß § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz Spenden sammelnder Organisationen““ hat (HGrG). Der Prüfungsbericht schließt einen das Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutsch- Erläuterungsteil ein. land e.V., Tersteegenstraße 14, 40474 Düssel- dorf, eine Arbeitsempfehlung herausgegeben. 18
  19. 19. Status quo Entwurf 3.Haushaltsplanung. Zur Sicherung von lang- fristig angelegten Hilfsmaßnahmen wird eine Einnahmen- und Ausgabenplanung erstellt. 7. Transparenz 1 Die Organisation berichtet offen und umfas- send über ihre Arbeit, Strukturen und Finan- zen. 2Sie beantwortet Anfragen und Be- schwerden zeitnah und sachgerecht. 3Die Or- ganisation unterhält eine Website und ver- öffentlicht spätestens neun Monate nach Ab- schluss ihres Geschäftsjahres einen aussage- kräftigen Jahresbericht. 4Website und Jahres- bericht sind klar und verständlich gestaltet und haben einen der Komplexität der Organi- sation angemessenen Umfang. 5Die Organisa- tion legt dem DZI alle Unterlagen vor und er- teilt ihm alle Auskünfte, die es ermöglichen, die Einhaltung der Spenden-Siegel-Standards zu prüfen. a. Jahresbericht 1 (1) Die Organisation stellt ihren Aufbau so- wie ihre Organe hinsichtlich der jeweiligen Aufgaben, der personellen Zusammenset- zung und der Form ihrer Ernennung dar. 2 Sie veröffentlicht die Namen der Mitglie- der des Leitungsorgans, der Geschäfts- führung, besonderer Aufsichtsorgane so- wie die Zusammensetzung etwaiger Bera- tungsorgane. 1 (2) Den Informationen über die Organisati- onsstruktur ist eindeutig zu entnehmen, ob die Organmitglieder hauptamtlich oder eh- renamtlich tätig sind. 2Zur Darstellung der Organisationsstruktur gehört auch die voll- ständige und aussagekräftige Information über Mitgliedschaften, über die Zugehörig- keit zu internationalen Zusammenschlüs- sen sowie über durch Beteiligungen, Aus- gründungen oder in anderer Form eng ver- bundener Rechtskörper. 1 (3) Die Organisation beschreibt ihre Zielset- zungen und Strategien sowie die damit verbundenen Chancen und Risiken. 2Sie in- formiert über Struktur und Funktionsweise ihrer internen Kontrollmechanismen. 1 (4) Die Organisation berichtet vollständig und in angemessener Detailliertheit über die im Berichtsjahr unterstützten Projekte und Programmbereiche. 2Dabei beziffert sie die jeweils aufgewendeten Mittel, stellt Er- 19
  20. 20. Status quo Entwurf folge und Misserfolge sachgerecht dar, nennt wichtige Projekt- oder Finanzie- rungspartner und stellt Informationen zum Controlling, zur Wirkungsbeobachtung so- wie zur Zukunftsplanung bereit. (5) Die Organisation nennt mit Stand zum Ende des Geschäftsjahres die Zahl ihrer stimmberechtigten sowie gegebenenfalls fördernden Mitglieder, die Zahl ihrer hauptamtlich Beschäftigten und nach Mög- lichkeit auch die Anzahl ihrer ehrenamtli- chen Mitarbeiter. 1 (6) Die Organisation beschreibt ihre allge- meine Vergütungsstruktur und veröffent- licht unter Nennung der einzelnen Funktio- nen die drei höchsten Jahresgesamtbezüge im Berichtsjahr. 2Stehen der Einzelveröf- fentlichung Gründe entgegen, so werden diese von der Organisation erläutert und es wird lediglich die Summe der drei höchsten Jahresgesamtbezüge veröffentlicht. 3Hat die Organisation weniger als drei haupt- amtliche Beschäftigte oder kann aufgrund der Veröffentlichung der Summe der Jah- resgesamtbezüge die Höhe der Vergütung einzelner Beschäftigter festgestellt werden, so ist dies im Jahresbericht zu erwähnen und kann die Veröffentlichung unterblei- ben. 1 (7) Die Organisation veröffentlicht unter Nennung der jeweiligen Funktionen die Höhe der an Organmitglieder gegebenen- falls geleisteten jährlichen Aufwandsent- schädigungen. 2Stehen der Einzelveröffent- lichung Gründe entgegen, so werden diese von der Organisation erläutert und es wer- den lediglich die Gesamtsumme der für das jeweilige Organ geleisteten Aufwandsent- schädigungen sowie die jeweilige Anzahl der betreffenden Personen veröffentlicht. (8) Die Organisation informiert über die ent- geltliche Zusammenarbeit mit freien Bera- tern, anderen Dienstleistern und Unter- nehmen. (9) Die Organisation veröffentlicht und erläu- tert Art und Höhe der im Rahmen der Mit- telbeschaffung geleisteten erfolgsabhängi- gen Vergütungen. (10) Sofern die Organisation mit eigenen An- gestellten oder Organmitgliedern oder mit diesen nahestehenden natürlichen oder ju- 20
  21. 21. Status quo Entwurf ristischen Personen ein Rechtsgeschäft eingeht, wird dies im Jahresbericht erläu- tert. (11) Die Organisation erläutert die von ihr ge- nutzten Werbeformen hinsichtlich deren Ziele, Gestaltung und Wirkungen. 1 (12) Die Organisation veröffentlicht –– ein- schließlich der Vergleichsdaten des Vorjah- res –– die Rechnungslegung analog des Spenden-Siegel-Standards Nr. 6.a und er- läutert deren wesentliche Positionen sowie etwaige deutliche Abweichungen gegen- über dem Vorjahr. 2Sie bewertet ihre all- gemeine finanzielle Lage und beschreibt zukunftsbezogen wesentliche finanzielle Ziele und Risiken. 1 (13) Leitet eine Organisation mehr als die Hälfte ihrer Projektausgaben an eine einzi- ge andere Organisation zur weiteren Dis- position weiter, so werden im Jahresbe- richt auch die wesentlichen Finanzdaten (Erträge/Aufwendungen) dieser Empfän- gerorganisation veröffentlicht. 2Dies gilt in analoger Weise auch für eine Organisation, die mehr als die Hälfte ihrer Mittel von ei- ner einzigen anderen gemeinnützigen Or- ganisation erhält. 1 (14) Der Jahresbericht informiert über Umfang und Ergebnis von internen wie auch exter- nen Prüfungen der Rechnungslegung. 2Er nennt außerdem die bei der Erstellung und Prüfung der Rechnungslegung gegebenen- falls zugrunde gelegten Regelungen. b. Website 1 Auf ihrer Website veröffentlicht die Organisa- tion wesentliche Informationen in leicht zu- gänglicher, aktueller Form. 2Hierzu gehören insbesondere umfassende Angaben über ihren Aufbau und ihre Tätigkeit, die Zusammenset- zung ihrer Organe sowie wichtige Ansprech- partner, die jüngste Rechnungslegung analog des Spenden-Siegel-Standards Nr. 6.a, der Jahresbericht und die Satzung. 11.Darlegungspflicht. Dem DZI werden von der c. Darlegungs- und Auskunftspflichten 1 Organisation alle zur Antragstellung notwen- Die Organisation übermittelt dem DZI alle In- digen Unterlagen nach Maßgabe der Ausfüh- formationen und erteilt alle Auskünfte, die für rungsbestimmungen vorgelegt sowie alle In- die Überprüfung der Einhaltung der Spenden- formationen erteilt, die es ermöglichen, die Ein- Siegel-Standards erforderlich sind. 2Sie infor- haltung der Selbstverpflichtung festzustellen. miert das DZI zeitnah und umfassend über 21
  22. 22. Status quo Entwurf wesentliche Veränderungen sowie über Sach- verhalte, die den Spenden-Siegel-Standards entgegenstehen könnten. 12.Siegel-Bulletin. Das DZI fasst die Organisa- d. Verwendung des Spenden-Siegels 1 tionen, denen ein Spenden-Siegel auf Antrag Die Organisation informiert die Öffentlichkeit zuerkannt wurde, zweimal jährlich in einer in angemessener Weise über die Zuerkennung Empfehlungsliste („„Bulletin““) zusammen. des Spenden-Siegels. 2Dazu wird das Siegel- 2Diese Liste wird der Antwort des DZI auf Emblem in allen wichtigen Informationsmate- Spenderanfragen, unabhängig von ihrem rialien verwendet. sonstigen Inhalt, beigefügt. II. Verfahrensregelung III. Verfahrensregelungen 1. Prüfung der Antragsvoraussetzungen 1 Zur Prüfung der Antragsvoraussetzungen werden dem DZI folgende Unterlagen vorge- legt: vollständiger Auszug aus dem Vereins- oder Handelsregister bzw. Stiftungs- genehmigung, Satzung, Freistellungsbescheid des zuständigen Finanzamts (keine „„Vorläufige Beschei- nigung““), Rechnungslegung der beiden jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahre, aktuelles Werbe- und Informations- material. 2 Dem DZI werden auf Nachfrage auch alle weiteren, zur Überprüfung der Antragsvoraus- setzungen gegebenenfalls erforderlichen In- formationen übermittelt. 3Erfüllt die Organisa- tion die Antragsvoraussetzungen, so werden ihr die Unterlagen zur Beantragung des Spen- den-Siegels zugesandt. 1.Antrag. Der Antrag auf Zuerkennung des 2. Siegel-Antrag 1 Der Antrag auf Zuerkennung des Spenden- Spenden-Siegels erfolgt auf dem dafür vorge- Siegels erfolgt auf dem dafür vorgesehenen sehenen Formular, das angefordert werden Formular, das das DZI nach erfolgreich abge- kann beim: Deutschen Zentralinstitut für sozi- schlossener Überprüfung der Antragsvoraus- ale Fragen (DZI), Arbeitsbereich Spenden- setzungen mit dem Spenden-Siegel-Frage- Siegel Bernadottestraße 94, 14195 Berlin. bogen sowie der Einverständniserklärung zur 2Das DZI bestätigt schriftlich den Antragsein- Datenverwendung übersendet. 2Das DZI bes- gang. tätigt den Antragseingang in schriftlicher Form. 22
  23. 23. Status quo Entwurf 2.Darlegungs- und Auskunftspflichten. 3. Unterlagen und Nachfragen 1 (1) Zur weiteren Bearbeitung des Antrags sind Mit dem Antrag legt die Organisation dem dem DZI von der antragstellenden Organisati- DZI den vollständig ausgefüllten Spenden- on u.a. folgende Unterlagen und Dokumente Siegel-Fragebogen einschließlich aller erfor- (in ihrer jeweils neuesten Fassung) vorzule- derlichen Unterlagen und Dokumente in ihrer gen: jeweils neuesten Fassung vor. 2Eine Liste aller Registerauszug des zuständigen Amtsge- vorzulegenden Unterlagen ist im Fragebogen richts (Vereinsregister- oder ggf. Handels- enthalten. 3Unter anderem handelt es sich registerauszug), hierbei um: Satzung der Organisation, vollständiger Auszug aus dem Vereins- Freistellungsbescheid des zuständigen Fi- oder Handelsregister bzw. Stiftungs- nanzamts für Körperschaften, genehmigung, Jahresbericht und Rechnungslegung nach Satzung, Maßgabe der Ziffer 6 der Anwendungser- Freistellungsbescheid des zuständigen läuterungen und grundsätzlich bezogen Finanzamts (keine „„Vorläufige Bescheini- auf das der Antragstellung vorangegan- gung““), gene abgeschlossene Geschäftsjahr (bei Protokolle über die jüngsten Sitzungen Erstanträgen grundsätzlich bezogen auf des Leitungsorgans und der Aufsichts- die beiden vorangegangenen Geschäfts- organe, jahre), Rechnungslegung mit Prüfungsbestäti- Prüfungsbericht des Abschlussprüfers gung bzw. Prüfungsbericht nach Maßgabe nach Maßgabe der Ziffer 6 der Anwen- des Spenden-Siegel-Standards Nr. 6, dungserläuterungen, Verträge und schriftliche Vereinbarungen mit Dienstleistern und Unternehmen ge- vollständiger Satz der verwandten Werbe- mäß Spenden-Siegel-Standard Nr. 3, und Informationsmaterialien (einschließ- Aufstellung der drei bzw. fünf höchsten lich Daten- oder Tonträgern zum Nach- Jahresgesamtbezüge gemäß Spenden- weis geschalteter Rundfunk- oder Fern- Siegel-Standard Nr. 6.a (siehe Anmerkung sehwerbung), am Ende der Verfahrensregelungen), vollständig ausgefüllter und belegter Fra- Aufstellung und Erläuterung der Auf- gebogen des DZI.2Eine Liste aller vorzule- wandsentschädigungen an ehrenamtliche genden Unterlagen liegt dem Fragebogen Mitarbeiter, bei. Belegexemplare aller in den vorangegan- (2) Ergänzende Nachfragen sind dem DZI voll- genen zwölf Monaten eingesetzten Wer- ständig und wahrheitsgemäß zu beantworten. be- und Informationsmedien. 2Liegt eine Antwort auch nach zweimaliger 4 Ergänzende Nachfragen werden dem DZI Erinnerung im Abstand von jeweils vier Wo- vollständig und wahrheitsgemäß beantwortet. chen nicht vor, so wird der Spenden-Siegel- 5 Liegt eine Antwort auch nach zweimaliger Antrag gebührenpflichtig abgelehnt. Erinnerung im Abstand von jeweils vier Wo- chen nicht vor, so wird der Spenden-Siegel- Antrag gebührenpflichtig abgelehnt. 4. Prüfung 3.Prüfung und Siegel-Zuerkennung. Das DZI 1 Das DZI prüft anhand der eingereichten Un- prüft anhand der eingereichten Unterlagen die terlagen und ergänzender Quellen die Einhal- Einhaltung der Leitlinien.2Es erstellt aus den tung der Spenden-Siegel-Standards durch die vorgelegten Angaben eine Dokumentation, Organisation. 2Bestandteil der Prüfung ist bei die gegebenenfalls mit einer Bestäti- einem Erstantrag in der Regel auch ein Besuch gung/Empfehlung abschließt. 3Die Dokumen- in der Geschäftsstelle der Organisation. 3Da- tation wird der Organisation nach Abschluss rüber hinaus finden solche Besuche in ange- der Prüfung in Kopie zur Verfügung gestellt. 23
  24. 24. Status quo Entwurf messenen Zeitabständen oder aus besonde- rem Anlass bei Verlängerungsanträgen statt. 4 Das Ergebnis der Prüfung wird in einem Bericht dokumentiert, der der Organisation übermittelt wird. 5. Ausnahmefälle 1 In begründeten Ausnahmefällen, insbesonde- re im Hinblick auf Struktur, Rahmenbedingun- gen und Komplexität der Organisation, kann das DZI von den Spenden-Siegel-Standards abweichende Regelungen treffen. 2Diese Aus- nahmefälle werden vom DZI im Rahmen sei- ner Auskunftstätigkeit offengelegt. 7.Siegel-Geltungsdauer. Das Spenden-Siegel 6. Siegel-Zuerkennung und -Geltungs- gilt ab dem Zeitpunkt der Erteilung und für die dauer 1 vier darauf folgenden Quartale.2Das Spenden- Das Spenden-Siegel gilt ab dem Zeitpunkt der Siegel gibt das Quartal und die Jahreszahl an, erstmaligen Erteilung und für die vier darauf an dem seine Gültigkeit endet. folgenden Quartale. 2Bei Verlängerungsanträ- gen wird die Gültigkeit im Fall erneuter Zuer- kennung daran anschließend jeweils um ein Jahr verlängert. 3Die Zuerkennung des Spen- den-Siegels und dessen Geltungsdauer bestä- tigt das DZI mit einer Urkunde. 4Erstreckt sich die Bearbeitung eines Verlängerungsantrags in Ausnahmefällen über die beurkundete Gel- tungsdauer des Siegels hinaus, so bleibt das Siegel bis zur Entscheidung über den Antrag weiterhin gültig. 6.Siegel-Einsatz. Mit der Zuerkennung des 7. Siegel-Einsatz 1 Spenden-Siegels erhält die Organisation das Mit der Zuerkennung des Spenden-Siegels Recht, es während der Geltungsdauer werbe- erhält die Organisation das Recht, das Siegel- wirksam zu verwenden. 2Form und Inhalt des Emblem in seiner geschützten Form während Spenden-Siegels dürfen dabei nicht verändert der Geltungsdauer werbewirksam zu verwen- werden. 3Die Größe der Siegeldarstellung den. 2Dabei sind die diesbezüglichen Vorga- kann durch die Organisation selbst bestimmt ben des DZI zu beachten. 3Sobald die Gültig- werden. keit des Siegels erloschen ist, darf es nicht mehr verwendet werden. 4In diesem Fall wer- 12.Siegel-Verwendung. Das Spenden-Siegel den jegliche Werbe- und Informationsmedien, wird von der Organisation nur in der ge- die auf das vormals zuerkannte Siegel Bezug schützten Form und nur während der zuer- nehmen, mit sofortiger Wirkung nicht mehr kannten Geltungsdauer werbend eingesetzt. verbreitet. 4.Siegel-Ablehnung. Ist die Vergabe des 8. Siegel-Ablehnung 1 Spenden-Siegels nach Feststellung des DZI zu Ist die Vergabe des Spenden-Siegels nach versagen, werden der antragstellenden Orga- Feststellung des DZI zu versagen, werden der nisation die Gründe der Ablehnung erläutert. Antrag stellenden Organisation die Gründe 2In diesem Fall kann der Berufungsausschuss der Ablehnung erläutert. 2Eine erneute An- angerufen werden. 3Eine erneute Antragstel- tragstellung ist erst nach Ablauf von zwei Jah- 24
  25. 25. Status quo Entwurf lung ist erst nach Ablauf eines vollständigen ren nach der Ablehnung möglich. 3Im Fall ei- Geschäftsjahres nach der Ablehnung möglich. ner Ablehnung kann der Berufungsausschuss angerufen werden. 4Die Einleitung des Beru- fungsverfahrens hat für den Fall, dass die Ab- lehnung einen Verlängerungsantrag betrifft und der Berufungsausschuss seine Entschei- dung erst nach Ablauf der Gültigkeit des Sie- gels fällt, keine aufschiebende Wirkung. 8.Siegel-Entzug. Das DZI ist berechtigt, das 9. Siegel-Entzug 1 Spenden-Siegel vor Ablauf der Geltungsdauer Das DZI ist berechtigt, das Spenden-Siegel zu entziehen, falls Umstände bekannt werden, vor Ablauf der Geltungsdauer zu entziehen, die einer Zuerkennung entgegenstanden oder falls Umstände bekannt werden, die einer Zu- entgegenstehen.2In diesem Fall gelten analog erkennung entgegenstanden oder entgegen- die Regelungen von C.II.4., wobei im Falle ei- stehen. 2In diesem Fall gilt analog die Verfah- nes Siegel-Entzugs eine Anrufung des Beru- rensregelung Nr. 8. fungsausschusses jedoch keine aufschiebende Wirkung hat. 10. Siegel-Erneuerung 1 9.Siegel-Erneuerung. Die Prüfung auf Erneue- Die Verlängerung der Gültigkeit kann bis zu rung der Siegel-Zuerkennung kann bis zu ei- einer Frist von drei Monaten vor Ablauf der ner Frist von drei Monaten vor Ablauf der Gel- Geltungsdauer des Spenden-Siegels beim DZI tungsdauer des Spenden-Siegels beim DZI be- beantragt werden. 2Dem Verlängerungsantrag antragt werden. 2Dem Antrag auf Erneue- sind die aktuellen Unterlagen und Dokumente rungsprüfung sind die Unterlagen und Doku- gemäß den Verfahrensregelungen Nr. 2 und 3 mente gemäß den oben genannten Darle- beigefügt. 3Etwaige Fristverlängerungen wer- gungspflichten beizufügen, soweit entspre- den rechtzeitig vorher mit dem DZI schriftlich chende, dem DZI bereits vorgelegte Unterla- abgestimmt. gen und Dokumente aktualisierungsbedürftig sind. 3Etwaige Fristverlängerungen sind 11. Vertraulichkeit 1 rechtzeitig vorher mit dem DZI schriftlich ab- Das DZI behandelt die ihm im Rahmen der zustimmen. Antragstellung überlassenen, organisationsin- ternen Unterlagen oder Auszüge aus diesen 5.Vertraulichkeit. Das DZI ist nicht berechtigt, vertraulich. 2Erkenntnisse, die sich aus der die im Rahmen der Antragstellung dem DZI Auswertung der Unterlagen ergeben, kann es überlassenen Unterlagen oder Auszüge hier- jedoch bei seiner Auskunftstätigkeit verwen- von Dritten zur Verfügung zu stellen. 2Er- den. 3Das DZI ist nicht berechtigt, Dritte über kenntnisse, die sich aus der Auswertung der den Eingang oder die Ablehnung eines Erstan- Unterlagen ergeben, kann das DZI jedoch bei trags auf Zuerkennung des Spenden-Siegels seiner Auskunftstätigkeit verwenden. 3Das zu informieren. 4Die Namen der Organisatio- DZI ist aber nicht berechtigt, Dritte über den nen, deren Spenden-Siegel aufgrund eines Eingang oder die Ablehnung eines Spenden- nicht gestellten Verlängerungsantrags, der Siegel-Antrags zu informieren. Ablehnung eines Verlängerungsantrags oder des Entzugs des Spenden-Siegels seine Gül- 13.Auswertung. Das DZI kann seine durch die tigkeit verloren hat, veröffentlicht das DZI ü- Prüfverfahren erlangten Kenntnisse in anony- ber einen Zeitraum von zwölf Monaten nach misierter Form den Spenden-Siegel- Ablauf der Gültigkeit. 5Im Fall der Ablehnung Organisationen zur Verbesserung ihrer Ent- von Verlängerungsanträgen oder eines Siegel- scheidungsfindung und bei berechtigtem Inte- Entzugs erläutert das DZI in angemessener resse auch anderen fachlich Interessierten zur Weise öffentlich die Gründe seiner Entschei- Verfügung stellen. dung. 25

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