Steigerung der E-Mail Effizienz
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• Richtiger Empfänger
• Aufgabe erkennbar
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Enabling und Sensibilisierung der
Mitarbeiter für effiziente
Kommunikation. Etablierung der
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Ermittlung Effizienzpotentiale zur Steigerung der E-Mail-Effizienz
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1 Reduzierung störender Antworten an Alle
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MailScout Evaluierung – 40 Arbeitstage
Phase 1 – ohne MailScout
Zeitraum: 03.03.-28.03.2014 (20 AT)
Phase 1
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Ergebnisse MailScout Evaluierungsbetrieb
Guideline/Policy/Messung Phase 1 Phase 2
Ø Anzahl E-Mails pro Tag (Messu...
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Anwenderbefragung – Einfluss Efficiency Panel
Frage 1:
Die in MailScout angezeigten Kennzahlen
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Anwenderbefragung – Einfluss Hinweisbereich
Frage 3:
Das Einblenden von Hinweisen hat mir
geholfen, mich an die h...
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Anwenderbefragung – Wirksamkeit und Mengenvolumen
Frage 5:
Aufgrund der MailScout-Empfehlungen habe
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Anwenderbefragung – User-Akzeptanz
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Hatte MailScout einen Einfluss auf die
Performance Ihres Rechners / I...
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2015 MailScout - Auszug Beispielergebnis Evaluierung

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MailScout integriert Ihren E-Mail Knigge in Microsoft Outlook®!

MailScout ist eine neuartige Schulungslösung zur dauerhaften Verbesserung der E-Mail-Effizienz in Unternehmen. Der Einsatz des Outlook Add-Ins zielt auf die dauerhafte Verankerung von Schulungsinhalten und Richtlinien für den effizienten Umgang mit E-Mails („Email Efficiency Policies/Guidelines“) in Organisationen.

MailScout integriert Ihren E-Mail-Knigge in Microsoft Outlook® mit dem Ziel, die Entstehung ineffizienter E-Mails zu reduzieren. Durch die fortlaufende Analyse der E-Mail-Inhalte erhält der Verfasser beim Schreiben kontextabhängige Empfehlung zur Optimierung der E-Mail-Inhalte auf Grundlage der hinterlegten Richtlinien.

Diese Präsentation zeigt beispielhaft Auszüge aus Ergebnissen einer MailScout-Pilotierung in Unternehmen.

Weitere Informationen finden Sie unter www.mailscout-app.com.
Kontakt: contact@mailscout-app.com

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Keine Notizen für die Folie
  • Folie bei Workshop gemeinsam mit Arbeitsgruppe füllen. Fragestellung:Was sind die größten „Effizienzräuber“? (Folie mit Bild „Räuber“)„Welche E-Mails rauben am meisten Zeit und Nerven?“(mit Medienkoffer und Karten sammeln und priorisieren)„Wie oft erhaltet Ihr/erhalten Sie solche E-Mails (X von 100)?“Mit „Aufwand“ ist hier auch gemeint, ob diese E-Mails Stress verursachen, da der Inhalt nicht verstanden werden kann (z.B. CCs an Führungskraft) oder E-Mails, die ohnehin nie gelesen werden, da sie keinen Mehrwert haben. Beispiele:Danke, OK, Great (gewünscht/nicht gewünscht?)  Kompromiss: Wenn, dann in Subject + EOM!CC/Weiterleiten ohne Erläuterung (nur FYI) – d.h. ursprünglicher Inhalt ist eigentlich nicht an den Adressaten gerichtet und deshalb ggf. erklärungsbedürftig.Allen Antworten: Begrenzen auf max. 1x pro Thema, ansonsten Meeting/Telefon etc.Dringendes per E-Mail  Reaktionszeit beachten
  • 2015 MailScout - Auszug Beispielergebnis Evaluierung

    1. 1. Steigerung der E-Mail Effizienz Ergebnispräsentation zur MailScout Evaluation Kunde GmbH/AG… Zeitraum: XX.-XX.XX.2014 20 Teilnehmer / Rücklauf von 20 Fragebögen
    2. 2. Seite 3 Projekt & Zielsetzung Teilnehmer Kunde  Michael Müller, Klaus Fischer, … Qlago GmbH  Stefan Meier, … Rahmenbedingungen Evaluierung der Wirksamkeit von MailScout im Rahmen einer Untersuchung vom 03.03.- 25.04.2014. Teilnehmer sind 20 Mitarbeiter aus Vertrieb, Marketing und Service. Inhalt & Ziele Erhöhung der E-Mail-Effizienz durch die Identifizierung von Maßnahmen zur:  Reduzierung störender Antworten an Alle  Sicherstellung der einheitlichen Verwendung von CC im Unternehmen  Sicherstellung einer Kommentierung beim Weiterleiteten komplexer Nachrichten  Förderung der Verwendung von Alternativ- medien (Telefon, Social, Messenger etc.)  Reduzierung der Belastung durch den Wunsch nach permanenter Erreichbarkeit per E-Mail Evaluierung der Wirksamkeit von MailScout zur Unterstützung der Ziele.
    3. 3. Seite 6 MailScout Ineffiziente E-Mails • Guter Inhalt • Richtiger Empfänger • Aufgabe erkennbar • Sinnvolle Verwendung von E-Mail • … MailScout integriert E- Mail-Guidelines in Microsoft Outlook… …zur Reduzierung unerwünschter E-Mails! Email Guidelines ~~~~~~~~ ~~~~~~~~ ~~~~~~~~ ~~~~~~~~ ~~~~~~~~
    4. 4. Seite 12 Check: Mitarbeiter Enabling und Sensibilisierung der Mitarbeiter für effiziente Kommunikation. Etablierung der Richtlinien im Unternehmen.  Zeitmanagement für effiziente Eingangsbearbeitung  Informationen/Schulungen zu Unternehmensrichtlinien  Etablierung durch Wiederholung Check: Organisation Definition organisatorischer Maßnahmen zur effizienten Kommunikation auf Grundlage von Rahmenbedingungen entsprechend Geschäftszweck, Branche, Mitarbeiterrolle etc.  Management Commitment und Vorbildfunktion Kommunikationsanforderungen der Mitarbeiter  Festlegung erforderlicher Reaktionszeiten  Redaktionsplan für regelmäßige Top-Down-Kommunikation  E-Mail-freier Tag Check: Richtlinien Beschreibung der Unternehmens- richtlinien zur effizienten Nutzung von Kommunikationsmedien.  Welches Kommunikations- medium für welchen Zweck  Der richtige Adressat (CC, Forward, Reply All etc.)  Betreff/Aufbau/Schreibstil  Umgang mit Anhängen Reaktionszeiten pro Medium definiert Check: Infrastruktur Bereitstellung geeigneter Medien und Infrastruktur für erforderliche Kommunikationsszenarios.  Telefon  E-Mail Social Collaboration Tools Mobile Devices  Messenger ? SPAM-Filter
    5. 5. Seite 13 Ermittlung Effizienzpotentiale zur Steigerung der E-Mail-Effizienz Häufigkeit Aufwand
    6. 6. Seite 14 Effizienzpotential Maßnahmen 1 Reduzierung störender Antworten an Alle (z.B. „OK“, „Danke“ etc.) Empfehlung zur Nutzung von Allen Antworten einführen 2 Unklare/unterschiedliche Verwendung von CC im Unternehmen (CC zur Genehmigung etc.) Regelung zur Nutzung von CC einführen 3 Relevanz von unkommentiert weitergeleiteten Nachrichten schwer erkennbar (FYI) Sensibilisierung für Kommentierung bei Weiterleitung 4 Verwendung von Alternativmedien fördern (persönlich, Telefon, Social, Messenger) E-Mail-freien Tag einführen 5 Inbox muss dauernd überwacht werden, da sofortige Antwort erwartet wird Allg. gültige Reaktionszeit für verschiedene Nachrichtenkategorien einführen 6 Mobile Devices erlauben keinen Zugriff auf Social Collaboration Plattform Zugriff von Mobile Devices auf Social Collaboration Plattform ermöglichen 7 E-Mail wird als Ablagemedium missbraucht Erstellung „When-to-use-what“-Guide zur Abgrenzung Social Collaboration von E-Mail (bzw. Empfehlungen für alle Kommunikationsmedien) 8 … … Potentiale & Maßnahmen zur Steigerung der E-Mail-Effizienz
    7. 7. Seite 15 Maßnahmen: Umsetzungsplan 1/2 Maßnahme Umsetzung 1 Empfehlung zur Nutzung von Allen Antworten einführen Effekt/Potential: Mittel Entscheider: Herr Meier Methode: Guideline Rollout: Schulung & MailScout Erfolgsmessung: Anz. Empf. in E-Mail-Antw. 2 Regelung zur Nutzung von CC einführen Effekt/Potential: Hoch Entscheider: Herr Meier, Herr Schulze Methode: Guideline Rollout: Schulung & MailScout Erfolgsmessung: Anz. E-Mails mit CC-Empf. 3 Sensibilisierung für Kommentierung bei Weiterleitung Effekt/Potential: Mittel Entscheider: Herr Meier, Herr Schulze Methode: Guideline Rollout: Schulung & MailScout Erfolgsmessung: Anwenderbefragung 4 E-Mail-freien Tag einführen Effekt/Potential: Mittel Entscheider: Herr Friedrich Methode: Organisation Rollout: Info an alle Erfolgsmessung: Anwenderbefragung Fokus der MailScout-Pilotierung
    8. 8. Seite 16 Maßnahmen: Umsetzungsplan 2/2 Maßnahme Umsetzung 5 Allg. gültige Reaktionszeit für verschiedene Nachrichtenkategorien einführen Effekt/Potential: Hoch Entscheider: Herr Meier, Herr Schulze Methode: Organisation/Guideline Rollout: Schulung & MailScout Erfolgsmessung: Anwenderbefragung 6 Zugriff von Mobile Devices auf Social Collaboration Plattform ermöglichen Effekt/Potential: Hoch Entscheider: Herr Schulze Methode: Infrastruktur Rollout: Info an alle (ggf. Schulung) Erfolgsmessung: Nutzung & Feedback nach Umsetzung 7 Erstellung „When-to-use-what“-Guide zur Abgrenzung Social Collaboration von E-Mail (bzw. Empfehlungen für alle Kommunikations- medien) Effekt/Potential: Mittel Entscheider: Herr Steffens Methode: Guideline Rollout: Info an alle (ggf. Schulung) Erfolgsmessung: Review & Quality Check 8 … … Fokus der MailScout-Pilotierung
    9. 9. Seite 18 MailScout Evaluierung – 40 Arbeitstage Phase 1 – ohne MailScout Zeitraum: 03.03.-28.03.2014 (20 AT) Phase 1 Phase 2 Befragung & Auswertung (28.04.-02.05.) März April JuliJuniMai August September Phase 2 – mit MailScout Zeitraum: 31.03.-25.04.2014 (20 AT)) Teilnehmer: 20 Mitarbeiter (10 Vertrieb, 5 Marketing, 5 Service) Rücklauf 20 Fragebögen
    10. 10. Seite 19 Ergebnisse MailScout Evaluierungsbetrieb Guideline/Policy/Messung Phase 1 Phase 2 Ø Anzahl E-Mails pro Tag (Messung) 21,4 18,5 (-13,6%) Ø Anzahl Empfänger pro E-Mail (Messung) 1,74 1,55 (-10,0%) 1 Guideline: Empfehlung zur Nutzung von Allen Antworten einführen Messung: Anz. Empf. in E-Mail-Antworten 2,33 1,85 (-20,6%) 2 Guideline: Regelung zur Nutzung von CC einführen Messung: Anz. E-Mails mit CC-Empfänger 3,25 2,62 (-19,4%) 3 Guideline: Sensibilisierung für Kommentierung bei Weiterleitung Messung: Anwenderbefragung Siehe Frage 4 auf Folgeseiten 5 Guideline: Allg. gültige Reaktionszeit für verschiedene Nachrichtenkategorien einführen Messung: Anwenderbefragung Siehe Frage 4 auf Folgeseiten
    11. 11. Seite 20 Anwenderbefragung – Einfluss Efficiency Panel Frage 1: Die in MailScout angezeigten Kennzahlen sensibilisieren den E-Mail-Verfasser für Zeitaufwände und Kosten von E-Mails. Frage 2: Folgende Kennzahl(en) habe ich genutzt, um Potentiale zur Optimierung des E-Mail- Inhaltes oder des Empfängerkreises zu identifizieren. 0% 20% 40% 60% 80% 100% regelmäßig genutzt genutzt nicht genutzt 85% 10% 5% stimme zu stimme nicht zu weiß nicht
    12. 12. Seite 21 Anwenderbefragung – Einfluss Hinweisbereich Frage 3: Das Einblenden von Hinweisen hat mir geholfen, mich an die hinterlegten Richtlinien zur effizienten Gestaltung von E-Mails zu erinnern und diese ggf. anzuwenden. Frage 4: Bitte markieren Sie unten jeweils die Hinweise, die Sie bei der Gestaltung einer E- Mail berücksichtigt haben. 85% 5% 10% stimme zu stimme nicht zu weiß nicht 85 75 80 65 85 0 20 40 60 80 100 Policy "Betreff" Policy "Allen Antw." Policy "Weiterleiten" Policy "CC-Empf." Policy "Reaktionszeit" Prozent
    13. 13. Seite 22 Anwenderbefragung – Wirksamkeit und Mengenvolumen Frage 5: Aufgrund der MailScout-Empfehlungen habe ich eine der folgenden Aktivitäten beim Anlegen einer E-Mail durchgeführt. Frage 6: Falls ja: Bei wie vielen der von Ihnen verfassten E-Mail haben Sie schätzungs-weise eine der o.g. Aktivitäten durchgeführt? 65 80 55 75 80 30 0 20 40 60 80 100 Anderes Medium verwendet Empfänger angepasst (An- /CC-/BCC) Inhalte/Anhänge entf. o. angepasst Betreffzeile angepasst E-Mail im Kurznachrichtenstil Sonstiges Prozent 5 20 40 20 15 0 0 20 40 60 80 100 <=1% > 1 – 5% > 5 - 10% > 10 – 25% > 25 – 50% > 50 % Prozent
    14. 14. Seite 23 Anwenderbefragung – User-Akzeptanz Frage 7: Hatte MailScout einen Einfluss auf die Performance Ihres Rechners / Ihres Outlook Clients? Frage 8: Ich würde MailScout gerne weiterhin zur Optimierung der E-Mail-Kommunikation einsetzen. 100 0 0 20 40 60 80 100 Kein Einfluss auf die Performance Negativer Einfluss auf die Performance Prozent 85% 5% 10% stimme zu stimme nicht zu weiß nicht
    15. 15. Seite 26 Lessons Learned … … …
    16. 16. Seite 27 Empfehlungen … … …
    17. 17. Seite 28 Aktionsliste 1. … 2. … 3. …

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