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PAVONE Espresso/GBS Workflow 11 was ist neu?

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Wichtigste Neuerung ist der vollständig neue und Internet Browser basierende GBS Workflow
Modeler - Web Edition. Der alte PAVONE ProcessModeler (nun GBS Workflow Modeler Classic) ist
nach wie vor Bestandteil der Workflow Suite. Der GBS Workflow Modeler - Web Edition richtet sich
primär an Mitarbeiter aus Fachabteilungen. Der GBS Workflow Modeler - Classic wird als Experten-
Werkzeug in erster Linie von Mitarbeitern der IT-Abteilung oder speziell ausgebildeten
6 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Prozessmanagern verwendet. Im Vergleich zum GBS Workflow Modeler - Classic ist der GBS
Workflow Modeler – Web Edition als Werkzeug für Fachanwender in seinem Funktionsumfang
reduziert. Dadurch ist seine Bedienbarkeit wesentlich schneller zu erlernen und eignet sich für die
Abbildung übersichtlicher Workflows, die in ihrer Komplexität deutlich über die bereits bekannten Adhoc-
Workflows hinausgehen. GBS Workflow bietet mit dem GBS Workflow Modeler – Web Edition
zum ersten Mal eine standardisierte Prozessmodellierungsnotation an – die BPMN 2.0. Diese
Notation ist offiziell seit Anfang 2011 freigegeben worden und erfährt seitdem eine immer breitere
Unterstützung sowohl von Endanwendern als auch von Herstellern von Workflow-Lösungen. Im
Gegensatz zu vielen anderen Notationen ist dies eines der entscheidenden Voraussetzungen für eine
breite Akzeptanz einer Notation. Mit der vorliegenden Version des GBS Workflow Modeler – Web
Edition wird im Wesentlichen der Stencil Set 1 der BPMN 2.0 unterstützt. Das bedeutet, dass nicht alle
Artefakte der Notation angewendet werden können - aber die wichtigsten. In Abweichung zum Stencil
Set 1 kann das Inklusive Gateway, eine logische „Oder-Verknüpfung“ bzw. Entscheidung, genutzt
werden. Diese Ergänzung erhöht die Praxistauglichkeit des Stencil Set 1 für ausführbare Workflows.
Entsprechend der bestehenden Funktionalitäten des GBS Organization Directory, in dem sich nicht
Mitarbeiter verschiedener Organisationen verwalten lassen, ist es auch nicht möglich verschiedene
Pools zu verwenden. Die Verwendung von verschiedenen Lanes in einem Pool ist dagegen möglich.
Der GBS Workflow Modeler – Web Edition ist nur in englischer Sprache verfügbar. In der GBS
Workflow Anwendung kann der Anwender zwischen Englisch und Deutsch wählen.

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PAVONE Espresso/GBS Workflow 11 was ist neu?

  1. 1. GBS Workflow (ehemals PAVONE Espresso Workflow) Schneller ans Ziel mit optimierten Prozessen Was ist neu? Release 11September 2012
  2. 2. 2 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11© 2012 GBS PAVONE GROUPWARE GMBH, Alle Rechte vorbehalten.Die Produktbeschreibungen haben lediglich allgemeinen und beschreibenden Charakter. Sieverstehen sich weder als Zusicherung bestimmter Eigenschaften noch als Gewährleistungs- oderGarantieerklärung. Spezifikationen und Design unserer Produkte können ohne vorherige Bekanntgabejederzeit geändert werden, insbesondere, um dem technischen Fortschritt Rechnung zu tragen. Die indiesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der GBSPAVONE GROUPWARE GMBH zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da GBS PAVONEGROUPWARE GMBH auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keineVerpflichtung seitens der GBS PAVONE GROUPWARE GMBH dar und GBS PAVONEGROUPWARE GMBH kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt derVeröffentlichung nicht garantieren. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die GBSPAVONE GROUPWARE GMBH schließt für dieses Dokument jede Gewährleistung aus, sei sieausdrücklich oder konkludent. Dies umfasst auch Qualität, Ausführung, Handelsüblichkeit oderEignung für einen bestimmten Zweck. Alle in diesem Dokument aufgeführten Produkt- oderFirmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein.Teile des Internet Browser basierten GBS Workflow Modeler stehen unter der MIT Lizenz.Lediglich diese Teile des Codes sind Open Source. Alle Änderungen, die durch die GBS PAVONEGROUPWARE GMBH vorgenommen wurden, bleiben unter dem Copyright der GBS PAVONEGROUPWARE GMBH. Bitte beachten Sie die Lizenzbestimmungen der GBS PAVONEGROUPWARE GMBH und die mit der Software ausgelieferten Lizenzbestimmungen weitererLizenzgeber. GBS PAVONE GROUPWARE GMBH Technologiepark 9 D-33100 Paderborn Germany +49 5251-3102-0 +49 5251-3102-99 info@pavone.de www.pavone.de
  3. 3. Inhaltsverzeichnis 3Inhaltsverzeichnis1. Abstrakt ............................................................................................................................................ 42. Wichtigste Neuerungen .................................................................................................................... 53. GBS Workflow Modeler .................................................................................................................... 74. Weitere Änderungen ........................................................................................................................ 9 4.1. XPage - Zeilen in der Ansicht ................................................................................................... 9 4.2. Verbesserungen für kategorisierte Ansichten. ........................................................................ 10 4.3. XPage - Detaillierte Informationen in der Ansicht. .................................................................. 10 4.4. XPage - Beispiel für strukturierte Liste .................................................................................... 11 4.5. XPage - Anzeige Background Task ........................................................................................ 11 4.6. Persönliche Einstellungen - Automatische Benachrichtigung................................................. 12 4.7. Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren ..................................................................... 12 4.8. Kein DXL Import/Export bei Mail-Vorlage ............................................................................... 12 4.9. Fehler Seite ............................................................................................................................. 13 4.10. GBS Modeler und Versionsverwaltung ............................................................................... 14 4.11. Process Viewer .................................................................................................................... 15 4.12. Einstellung für Zielanwendung wurde entfernt .................................................................... 16 4.13. Vererben von Werten beim Starten eines Workflows ......................................................... 16 4.14. XPage - Fehler während der Hintergrundverarbeitung ....................................................... 17 Erstellt: 21 September 2012
  4. 4. Abstrakt 41. AbstraktDieses Dokument enthält eine Übersicht über die wichtigsten Neuerungen der Version 11 von GBSWorkflow ehemals PAVONE Espresso Workflow. Für weitere ausführlichere Informationen verweisenwir auf die Dokumente:  GBS Workflow – Änderungsnotizen  GBS Workflow – Erste Schritte  GBS Workflow – Administrationshandbuch  GBS Workflow Modeler – HilfeDieses Dokument berücksichtigt Änderungen, die bis zum folgenden Datum durchgeführt wurden:20.09.2012
  5. 5. 5 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11Abbildung 1 GBS Workflow Modeler – BPMN 2.0 Versions2. Wichtigste NeuerungenPAVONE Espresso Workflow wurde im Rahmen der konzernweiten GBS Produktstrategie umbenanntin GBS Workflow.Folgende Module wurden ebenfalls umbenannt:  PAVONE Process Engine -> GBS Workflow Engine  PAVONE ProcessModeler -> GBS Workflow Modeler – Classic und als „GBS Workflow Modeler – Classic Stand- alone“ für das Java EE Framework  PAVONE Organization Directory -> GBS Organization Directory  PAVONE Process Directory -> GBS Process Repository  PAVONE OrganizationModeler -> GBS Organization Modeler  Neu! -> GBS Workflow Modeler - Web EditionPAVONE OfficeGateway als Einzelmodul ist ab sofort fester Bestandteil von GBS Workflow und mussnicht mehr einzeln lizensiert werden. Der GBS Organization Modeler ist integraler Bestandteil desGBS Organization Directory.Wichtigste Neuerung ist der vollständig neue und Internet Browser basierende GBS WorkflowModeler - Web Edition. Der alte PAVONE ProcessModeler (nun GBS Workflow Modeler Classic) istnach wie vor Bestandteil der Workflow Suite. Der GBS Workflow Modeler - Web Edition richtet sichprimär an Mitarbeiter aus Fachabteilungen. Der GBS Workflow Modeler - Classic wird als Experten-Werkzeug in erster Linie von Mitarbeitern der IT-Abteilung oder speziell ausgebildeten Erstellt: 21 September 2012
  6. 6. 6 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11Prozessmanagern verwendet. Im Vergleich zum GBS Workflow Modeler - Classic ist der GBSWorkflow Modeler – Web Edition als Werkzeug für Fachanwender in seinem Funktionsumfangreduziert. Dadurch ist seine Bedienbarkeit wesentlich schneller zu erlernen und eignet sich für dieAbbildung übersichtlicher Workflows, die in ihrer Komplexität deutlich über die bereits bekannten Ad-hoc-Workflows hinausgehen. GBS Workflow bietet mit dem GBS Workflow Modeler – Web Editionzum ersten Mal eine standardisierte Prozessmodellierungsnotation an – die BPMN 2.0. DieseNotation ist offiziell seit Anfang 2011 freigegeben worden und erfährt seitdem eine immer breitereUnterstützung sowohl von Endanwendern als auch von Herstellern von Workflow-Lösungen. ImGegensatz zu vielen anderen Notationen ist dies eines der entscheidenden Voraussetzungen für einebreite Akzeptanz einer Notation. Mit der vorliegenden Version des GBS Workflow Modeler – WebEdition wird im Wesentlichen der Stencil Set 1 der BPMN 2.0 unterstützt. Das bedeutet, dass nicht alleArtefakte der Notation angewendet werden können - aber die wichtigsten. In Abweichung zum StencilSet 1 kann das Inklusive Gateway, eine logische „Oder-Verknüpfung“ bzw. Entscheidung, genutztwerden. Diese Ergänzung erhöht die Praxistauglichkeit des Stencil Set 1 für ausführbare Workflows.Entsprechend der bestehenden Funktionalitäten des GBS Organization Directory, in dem sich nichtMitarbeiter verschiedener Organisationen verwalten lassen, ist es auch nicht möglich verschiedenePools zu verwenden. Die Verwendung von verschiedenen Lanes in einem Pool ist dagegen möglich.Der GBS Workflow Modeler – Web Edition ist nur in englischer Sprache verfügbar. In der GBSWorkflow Anwendung kann der Anwender zwischen Englisch und Deutsch wählen.
  7. 7. 7 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 113. GBS Workflow ModelerDie Benutzung des GBS Workflow Modeler setzt zumindest grundlegende Kenntnisse von BPMN 2.0voraus. Wir empfehlen hierzu ein entsprechendes Training durch die GBS/PAVONE oderDrittanbieter.Die Modlellierung mit der BPMN unterscheidet sich grundlegend zur bisher verwendeten Notation derPAVONE. Der wichtigste Unterschied ist, dass die BPMN alle prozessrelevanten Informationen explizitmodelliert. Während bei der PAVONE Notation viele Informationen auf den Kanten und Aufgaben alsEigenschaften hinterlegt werden, wird bei der BPMN aus dem Modell sofort sichtbar wie sich derProzess verhalten soll. Gateways und Events sind in der PAVONE Notation genauso unbekannt wiePools, Lanes und Data Objects. Für einige Symbole kennt die PAVONE Notation zwar alternativeModellierungmöglichkeiten, funktional haben sie aber nicht die gleiche Auswirkung.Auch die Verwendung von Subprocesses ist nicht identisch. Verwendet der Prozessmodellierer einenSub-Workflow in der PAVONE Notation so instanziiert die GBS Workflow Engine einen Teilprozessauf einem neuen Dokument, das am Ende des Teilprozesses nicht mit dem Hauptprozesszusammengeführt wird. Lediglich ein Status wird nach Beendigung dem Hauptprozess übergeben.Des Weiteren wird neben dem Sub-Workflow auch die Aufgabe gestartet, die in der Prozessdefinitiondem Sub-Prozess direkt folgt.Die BPMN sieht die Verwendung von Sub-Workflows für eine bessere grafische Übersichtlichkeit undWiederverwendbarkeit vor. Der Subproccess wird sequentiell nach der Aufgabe aus dem Hauprozessgestartet und arbeitet auf dem gleichem Dokument oder Business Object wie der Hauptprozess. In derVersion 1 muss jeder Subprocess genau ein Start- und ein Ende-Event besitzen!In der folgenden Tabelle sind die verwendeten Symbole kurz erläutert. Zur Verfügung stehende Symbole und Erklärungen Aufgabe im Rahmen des Prozesses Sub-Prozess (Möglichkeit der Optimierung der Übersichtlichkeit) Exklusivauswahl (nur ein Ausgang wird gewählt) Parallelisierung einer Instanz (mehrere Ausgänge zeitgleich) Entweder-Oder-Auswahl (eine oder mehrere Ausgänge) Organisation und ihre Mitglieder Abteilungen, Gruppen, Rollen oder Ressourcen Beschriftung (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine) Erstellt: 21 September 2012
  8. 8. 8 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11 Datenobjekt zur Beschreibung einer Aufgabe (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine) Allgemeines Ereignis löst Prozessinstanz aus Per Email auszulösende Prozessinstanz Durch zeitlich abhängiges Ereignis zu startende Prozessinstanz Allgemeines Ende einer Prozessinstanz Auslösen einer E-Mail bei Beendigung einer Prozessinstanz Instanz-Abbruch mit allen vorhandenen Unterinstanzen Standardfluss (gibt Reihenfolge an) Ungerichtete Verbindung von verschiedenen Objekten Verbindung zwischen einem Data Object und einer Aufgabe. Alle Objekte sind mit einander verbunden. Der Pfeil zeigt eine Zuordnung an. (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine)Weitere Informationen stehen in der Hilfe des GBS Workflow Modeler – Web Edition zur Verfügung.
  9. 9. 9 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 114. Weitere Änderungen 4.1. XPage - Zeilen in der AnsichtIn den XPage Ansichten kann der Benutzer einstellen, wie viele Zeilen pro Seite angezeigt werden.Die Auswahlwerte können in den XPage Einstellungen vorgegeben werden. Der Vorgabewert proSitzung gibt an, wie viele Zeilen beim Starten einer Sitzung angezeigt werden. Die Auswahl bleibt alsonur pro Sitzung erhalten.Wird nur ein Auswahlwert angegeben, so wird in der Ansicht keine Auswahl angeboten.XPage - Kategorisierte Ansichten Erstellt: 21 September 2012
  10. 10. 10 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11 4.2. Verbesserungen für kategorisierte Ansichten.a) Eine Kategorie lässt sich mit einem Plus-Zeichen aufklappen und einem Minus-Zeichen zuklappen.b) Über der Ansicht gibt es Plus-Plus-Zeichen und Minus-Minus-Zeichen, um alle Kategorien auf- odereinzuklappen. 4.3. XPage - Detaillierte Informationen in der Ansicht.In der Ansicht Historie - Zuletzt bearbeitet kann jeder Anwender sich zu jedem Eintrag in der Ansichtdetaillierte Informationen anzeigen lassen. Durch das Klicken auf das Icon in der letzten Spalte wirddas Erstelldatum, der Ersteller und das Workflow-Protokoll angezeigt. .
  11. 11. 11 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11 4.4. XPage - Beispiel für strukturierte ListeIn der Vorlagen-XPage (Default Maske, wenn bei der Modellierung keine Maske für eine Aufgabeangegeben wurde) gibt es ein Beispiel für eine strukturierte Liste. Die Liste enthält 3 Einträge: Text,Nummer und Datum. Das Nummernfeld wird am Ende aufsummiert dargestellt. Es handelt sich hierbeium ein Code-Snipet zur weiteren Anpassung. 4.5. XPage - Anzeige Background TaskWenn sich eine Aufgabe in der Hintergrundverarbeitung befindet, so wird dies jetzt angezeigt. Solltedie nächste Aufgabe eine Hintergrundaufgabe sein, so wird nicht mehr gefragt, ob diese Aufgabebearbeiten werden soll.Hinweis: Im Rahmen eines mit BPMN modellierten Workflows ist die letzte Aufgabe immer eineautomatische Aufgabe, die durch einen Hintergrund-Agenten bearbeitet bzw. beendet wird. Erstellt: 21 September 2012
  12. 12. 12 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11 4.6. Persönliche Einstellungen - Automatische BenachrichtigungDie Hilfe-Box im Reiter „Automatische Benachrichtigung“/“Automatic Notification“ zeigt an, ob Agentenaktiviert wurden, mit welcher ID sie laufen und auf welchem Server. 4.7. Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisierenDie Aktion in den persönlichen Aufgaben Alle Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren war seitder Umstellung auf das neue Design nicht mehr vorhanden und steht jetzt wieder zur Verfügung. 4.8. Kein DXL Import/Export bei Mail-VorlageIn einer Mail-Vorlage ermöglicht die Einstellung Rich Text nicht über DXL Import/Export erzeugen,dass Variablen nicht via DXL Import/Export aufgelöst werden, sondern dass einNotesRichTextNavigator verwendet wird.
  13. 13. 13 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11Dies hat folgende Vorteile:  Es wird keine temporäre Datenbank angelegt, ein Vorgehen, das sich in der Vergangenheit als fehleranfällig erwiesen hat.  Die Vorlage kann nun auch Anhänge enthalten. (Beim DXL Import Export ist dieses abgeschaltet, da es fehleranfällig ist und Performance kostet) 4.9. Fehler SeiteEin Fehler wird jetzt in einer neuen, separaten Seite bzw. in einem separaten Reiter angezeigt. Erstellt: 21 September 2012
  14. 14. 14 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11 4.10. GBS Modeler und VersionsverwaltungIn den XPage Einstellungen gibt es im Reiter Workflows den Abschnitt GBS Workflow Modeler.Hier kann eingestellt werden, ob der GBS Workflow Modeler zur Verfügung steht (Option GBSWorkflow Modeler verwenden) und wo er installiert ist.Wenn die von PAVONE empfohlene Installation durchgeführt wurde, so können die Vorgabewerteunter Host und Pfad beibehalten werden.Das Profil bestimmt den anzuwendenden Stencil-Set. Aktuell wird nur „gbswf“ angeboten. Diesentspricht dem Stencil Set 1 der BPMN 2.0. In Zukunft lassen sich hierüber auch andere Setseinstellen.Im XPage Interface kann unter AdministrationWorkflows der Administrator die Prozessdefinitionenverwalten. Die Funktionalität ist gleich mit dem Dialog „Prozessdefinitionen verwalten“ im Notes Client.
  15. 15. 15 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11Über die Schaltfläche „Erstelle neuen Prozess mit dem GBS Modeler...“ / „Create new Process withGBS Workflow Modeler…“ wird der GBS Workflow Modeler zum Erstellen einer neuenProzessdefinition geöffnet.Über die Schaltfläche „Bearbeite ausgewählte Version mit dem GBS Modeler“ / „Edit Selected Versionwith GBS Workflow Modeler …“ und „Bearbeite ausgewählte aktivierte Version mit dem GBS WorkflowModeler“ / „Edit Selected Released Version with GBS Workflow Modeler …“ wird der jeweilige Prozessin den GBS Workflow Modeler geladen. (Anzeige der Buttons in Abhängigkeit der Auswahl bzw.vorhandenen Prozessdefinitionen)Falls der Prozess nicht mit dem GBS Workflow Modeler - Web Edition (sondern mit dem GBSWorkflow Modeler – Classic) erstellt wurde, kommt folgende Meldung.Der GBS Workflow Modeler wird dann nicht gestartet. 4.11. Process ViewerJeder Anwender kann sich zu instanziierten Workflows den zugehörigen Prozess ansehen.Dabei wird unterschieden, mit welchem Werkzeug die Prozessdefinition erstellt wurde.A) Für Prozesse, die mit dem GBS Workflow Modeler Classic erstellt wurden:In diesem Fall ist in einem geöffneten Dokument die Schaltfläche „Prozess anzeigen…“ / „ViewProcess…“ sichtbar.Voraussetzung ist, dass der GBS Process Viewer korrekt installiert ist und in den XPage Einstellungenaktiviert wurde. Erstellt: 21 September 2012
  16. 16. 16 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11B) Für Prozesse, die mit dem GBS Workflow Modeler - Web Edition erstellt wurden:In diesem Fall ist in einem geöffneten Dokument die Schaltfläche „Prozess sichtbar.Auch für diesen Fall muss der GBS Workflow Modeler korrekt installiert sein und in den XPageEinstellungen aktiviert werden. 4.12. Einstellung für Zielanwendung wurde entferntDie Einstellung für die Zielanwendung in den XPage Settings wurde entfernt. Gestaltung und Datensind jetzt immer zusammen in einer Anwendung. (Bei Bedarf kann die alte Einstellung wieder aktiviertwerden.) 4.13. Vererben von Werten beim Starten eines WorkflowsDie SSJS Klasse PavoneUIWorkflowDoc hat jetzt eine zusätzliche Methode StartNewJobself.startNewJob = function( strProcessName:string, strStartTask:string,strJobTitle:string )Nutzt man diese Methode zum Starten eines Workflows, so wird das aktuell geöffnete Dokument andie LS Events übergeben. Die Lotus Script Workflow Events zum Starten eines Workflows habenentsprechend einen neuen Parameter p_ndParent. Dieses ist das Dokument, das zum Startzeitpunktgeöffnet ist.
  17. 17. 17 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11Public Sub PWDQueryStartNewJob( p_nd As NotesDocument, p_ndParent As NotesDocument,p_strProcessName As String, p_strStartTask As String, p_strJobTitle As String, p_strPriorityAs String, p_vntDueDate As Variant, p_blnNotifyNextEditor As Boolean, p_blnNotifyInitiator AsBoolean, p_ndReply As NotesDocument ) If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))End SubPublic Sub PWDPostStartNewJobBeforeSave( p_pwd As PavoneWorkflowDocument, p_ndParent AsNotesDocument, p_ndReply As NotesDocument) If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))End SubPublic Sub PWDPostStartNewJobAfterSave( p_pwd As PavoneWorkflowDocument, p_ndParent AsNotesDocument, p_ndReply As NotesDocument) If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))End Sub 4.14. XPage - Fehler während der HintergrundverarbeitungKam es bei der Hintergrundverarbeitung zu Fehlern, so werden diese jetzt auch im Dokumentangezeigt. Erstellt: 21 September 2012
  18. 18. 18 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11

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