Die QSC AG, ein Anbieter von ITK-Services, suchte nach einer professionellen BI- und Planungslösung, um manuelle Excel-Prozesse zu ersetzen und die Effizienz im Controlling zu steigern. Nach einer Evaluierungsphase entschied sich QSC für die Softwarelösung Infor BI von Codec, die eine automatisierte Integration von Daten und benutzerfreundliche Funktionen bietet. Die Implementierung erfolgte eng mit dem Controlling-Team und verbessert nun das Reporting, Forecasting und die Kostenstellenplanung.

1. Das passende Controlling Werkzeug
– gesucht, gefunden!

2. Der Kunde
Als mehrfach ausgezeichneter Komplettanbieter umfassender ITK-
Services bietet die QSC AG Unternehmen Telekommunikationsdienste,
IT-Outsourcing, IT-Consulting sowie Cloud Services aus einer Hand
und in einzigartiger End-to-End Qualität an. Die QSC eigenen TÜV
und ISO zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und ein eigenes
Breitbandnetz sorgt dabei für höchstmögliche Datensicherheit.
Darüber hinaus investiert das Unternehmen mit Hauptsitz in Köln
auch in die Entwicklung neuer Software, die es ihren Kunden
ermöglicht, in Zukunft von der zunehmenden Industrialisierung der IT
profitieren zu können. Am TecDAX gelistet beschäftigt QSC rund 1.800
Mitarbeiter an 12 Standorten in Deutschland.
Die Ausgangssituation
Im Januar 2011 begann QSC mit der Sondierung einer BI- und
Planungslösung für das Controlling. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden
Kennzahlen und planungsrelevante Daten manuell als Excel Export
aus den Vorsystemen gezogen und auf dieser Basis weiterbearbeitet.
Die sich daraus ergebenden Zeitaufwände bei der Datenaggregation,
als auch die Fehleranfälligkeit bei der Pflege der Excel Dateiversionen
und Formeln, veranlassten das Controlling Team eine professionelle,
softwaregestützte Lösung auf dem Markt zu sondieren.
Evaluierungsphase
Neben dem direkten Kontakt zu Herstellern wie MIK, Jedox und BOARD,
wurde die Codec GmbH, als lokales System- und Beratungshaus für
Controlling Lösungen, angesprochen. Codec überraschte mit der
Vorstellung von gleich 2 Optionen zu einer möglichen Planungslösung.
In einem ersten Termin wurden Lösungen auf Basis von „SAP Business
Planning & Consolidation“, sowie „Infor BI“ von Codec vorgestellt.
Know-How aus über 30 Jahren Projekterfahrung für BI, Planungs
- und Konsolidierungssysteme sowie das professionelle
Produktportfolio überzeugte QSC, den weiteren Projektverlauf
mit Codec zu bestreiten.
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„Funktionalität, Preis-Leistungsverhältnis,
Planungssicherheit... das waren natürlich
entscheidende Kriterien bei der Auswahl unserer
Controlling Anwendung. Positiv überrascht hat uns dann
die tatsächlich intuitive Handhabung des Tools
im laufenden Betrieb - wenn es darauf ankommt!“
Stefan Winkelmann
Controlling QSC AG

3. 3
Projektziel
Im Anschluss an diese Vorentscheidung wurde ein Kick-Off Workshop
zur konkreteren Definition der Anforderungen, des Projektziels
sowie einer Stärken/Schwächen Analyse des bestehenden
Planungsprozesses durchgeführt.
Die wesentlichen Schwachstellen der bisherigen Planungsanwendung
waren hauptsächlich:
• Keine automatisierte Integration der Vorsysteme
• Hoher manueller Aufwand bei der Erstellung von Berichten
• Datenhaltung in Excel und nicht in einer abgesicherten
und strukturierten Umgebung
• Schwer zu pflegende, fehleranfällige Excel-Dateien, Versionen
und Formeln
Neben der Eliminierung der vorgenannten Defizite, sollte in der neuen
Lösung sowohl die Planung als auch das Reporting ganzheitlich
abgebildet werden können. Die Anwendung sollte insgesamt
die Prozesse des Controllings vereinfachen, beschleunigen
und den hohen manuellen Aufwand bei der Erstellung der Planung
und des Reportings reduzieren.
Ein weiterer Punkt der erfüllt werden sollte, bezog sich
auf die Anwenderfreundlichkeit in Bezug auf die Erweiterbarkeit
und Administration der Anwendung. Sich ständig ändernde
Anforderungen an die Planung und die Analyse von Kennzahlen
erfordern ein hohes Maß an fachlichem Verständnis und Flexibilität
bereits in der Aufbereitung der Zahlen. Ad-hoc Anpassungen
der Dimensionen und Strukturen in Verbindung mit den Quelldaten
sollten soweit als möglich innerhalb des Controllings erfolgen können,
ohne dafür extra ein Ticket aufmachen zu müssen oder gleich einen
Berater einzukaufen.
Das Werkzeug
Auf Basis der gewonnen Informationen über die kurz
- und langfristigen Anforderungen von QSC wurden beide von Codec
vorgestellten Lösungsoptionen (SAP BPC und Infor BI) dahingehend
bewertet. Die Empfehlung viel auf die Softwarelösung Infor BI.
Diese ganzheitliche Controlling Plattform liefert alle Funktionen
und Vorteile, um die genannten Anforderungen und Ziele in einem
Budget-freundlichen Zeit- und Kostenaufwand realisieren zu können.
Gleichzeitig wurde hiermit die nötige Planungssicherheit
für langfristige Ziele des Controllings gewährleistet.
Die gewünschte Lösung
Codec implementierte nun die Infor BI Lösung unter Einbeziehung
einer zertifizierten SAP Schnittstelle, die die Daten direkt aus den
relevanten Tabellen des ERP Systems (SAP) täglich und automatisiert
in die Infor eigene In-Memory OLAP Datenbank lädt. Die Einführung
der Anwendung erfolgte dabei im Coaching Ansatz. Das bedeutete,
Key User aus dem Controlling Team waren bei dem Aufbau
der benötigten Würfel und Strukturen der OLAP Datenbank
von Anfang an miteinbezogen worden. Diese enge Zusammenarbeit
ermöglichte zum einen eine zeitnahe Systemeinführung, die schnell
die gewünschten Verbesserungen und Ergebnisse liefern konnte,
auf der anderen Seite wurde das Controlling Team mit dem nötigen
Know-how in Bezug auf die Handhabung der Software trainiert.
Der klassische Schulungsaufwand reduzierte sich entsprechend.
QSC nutzt die Lösung heute für ihr aktuelles Reporting, ad-Hoc
Analysen, das Forecasting und die Kostenstellenplanung.
Mittelfristig stehen der Zugriff auf Dashboards für ein dynamisches
Reporting sowie Funktionalitäten zur Anbindung an moderne Tablets
auf der Agenda.
empowering business

4. Codec GmbH
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