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MYSERVICEPORTAL.DOKUMENTE
FUNKTIONEN UND FEATURES
STAND NOVEMBER 2016
Menschen machen den Erfolg.
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 2
MYSERVICEPORTAL
Grundfunktionalitäten
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 3
ANMELDEMASKE
 Anmeldemaske mit
FAQ/Hilfe Funktion
 Kennwort- Vergessen
Funktion
 3 – Faktor -
Authentifizierung als
Identitätsnachweis eines
Nutzers*
 SSL Verschlüsselung
 Von überall auf der Welt
24/7 über einen Web-
Browser erreichbar
* Kombination dreier verschiedener und insbesondere
unabhängiger Komponenten (Faktoren), die der Nutzer kennt.
Sichere Authentifizierung und einfacher Login
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 4
KENNWORT ÄNDERN
 Mitarbeiter/innen können
jederzeit ihr Kennwort
selbst ändern
 Überprüfung der
Kennwortstärke und
Übereinstimmung
 Die Bestätigung erhalten
Sie an die hinterlegte E-
Mail-Adresse
Kennwort jederzeit selbst änderbar
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 5
PROFIL
 Im Standard
(Auslieferung) sind nur
die Felder Name und E-
Mail-Adresse gefüllt
 Mitarbeiter/innen
entscheiden selbst,
welche Zusatzdaten sie
angezeigt bekommen
wollen (Konfiguration)
 Fotos können durch
Mitarbeiter/innen
hochgeladen/gelöscht
werden
 „Kennwort ändern“-
Funktion
Mitarbeiter/innen gestalten Ihre Ansicht
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 6
ERSTE-HILFE BOX
 Von allen Masken aus zugänglich
 Auf der Login-Maske auch ohne erfolgreiches Login
nutzbar
 Jederzeit Fragen stellen, Probleme melden oder
Verbesserungsvorschläge machen
Schneller und direkter Zugang zum Benutzerservice
Erste-Hilfe Box
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 7
LOGOUT
 Autom. Abmeldung aus
Sicherheitsgründen nach
15min
 Manuelle Abmeldung aus dem
Portal
Einfache und sichere Abmeldung
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 8
MYSERVICEPORTAL.DOKUMENTE
Funktionalitäten des Moduls
.dokumente
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 9
DOKUMENTENÜBERSICHT
Übersichtliche Darstellung mit vielen Such- und Filterfunktionen
 Die gesuchten
Dokumenten alle
im Blick
 Nach vielen
Kriterien (z.B.
Dokumenten,
Personen und
Zeiträumen)
suchen/filtern und
ordnen
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 10
DARSTELLUNG ANPASSEN
Darstellung der Dokumenteninformationen beliebig anpassbar
 Dokumenteninformationen (in Spalten) können
sichtbar oder unsichtbar geschaltet werden
 Reihenfolge der Dokumenteninformationen (in
Spalten) kann beliebig verändert werden
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 11
MENÜFÜHRUNG UND DOKUMENTENSUCHE
Übersichtliche Menüführung und intuitive Dokumenten-Suche
Suchkriterien:
 Mandant (Abrechnungskreis)
 Name
 Personalnummer
 Kategorie (Dokument)
 Bezeichnung (Dokument)
 Jahr des Dokuments
 Monat des Dokuments
 Belegdatum
Suchanfrage mit einer Suchbedingung
 Eigene Suchanfragen intuitiv, schnell und flexibel anlegen
 Intelligente Menüs zeigen nur verfügbare Auswahlmöglichkeiten (Kriterien und
Werte) an
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FLEXIBLE SUCHE
Volle Flexibilität durch Kombination von Suchbedingungen und Suchboxen
Suchanfrage mit mehreren Suchbedingungen
„UND“-Operation (Suchbedingungen/Suchboxen werden verknüpft)
„ODER“-Operation (Ergänzende Suchbedingungen/Suchboxen)
Suchbedingung wird gelöscht
Steuerungsbuttons:
Suchanfrage mit mehreren Suchboxen
UND (zugleich)
-> beide Bedingungen müssen zutreffen
ODER (ergänzend)
-> eine der beiden Bedingungen muss zutreffen
!
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 13
EINSCHRÄNKUNG NACH DATUM
Suche nach Belegdatum
Tages-Ansicht
 Dokumentenauswahl durch die Suche nach einem Zeitpunkt oder Zeitraum
(von – bis) weiter einschränken
 Komfortabler Online- Kalender zur Auswahl eines Datums
 Detaillierungsgrad der Suche selbst bestimmbar (Tag, Monat, Jahr)
Monats-Ansicht Jahres-Ansicht
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EINSCHRÄNKUNG NACH DOKUMENTENART
Suche nach Dokumentenarten
Dokumentenarten:
 Personenbezogene
 Stammdaten und Statistiken
 Bank und Zahlungsverkehr
 Kosten und Konten
 SV-Träger
 Meldeverfahren
 Internes Kontrollsystem
 Dokumente ohne Kategorie
 Dokumentenauswahl durch die Suche nach einer übergeordneten
Dokumentenart weiter einschränken
 Intelligente Menüs zeigen nur verfügbare Auswahlmöglichkeiten an
Jeder Dokumententyp ist einer
übergeordneten Dokumentenart
zugeordnet.
!
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EINSCHRÄNKUNG NACH DOKUMENTENTYP
Suche nach Dokumententypen
Verfügbare Dokumententypen:
Hängt von der verwendeten HR-/Abrechnungs- Software ab
 Dokumentenauswahl durch die Suche nach einem speziellen Dokumententyp
weiter einschränken
 Intelligente Menüs zeigen nur verfügbare Auswahlmöglichkeiten an
Dokumentenart Dokumententyp
Personenbezogene
Verdienstabrechnung
DEÜV-Meldung
Lohnsteuerbescheinigung
Zeitnachweise
Beispiel: Personenbezogene Dokumententypen
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 16
SUCHFAVORITEN
Suchfavoriten speichern und per Knopfdruck abrufen
 Häufige Suchanfragen ganz einfach als Favoriten abspeichern
 Favoriten sparen Zeit
Speicherung eines Suchfavoriten
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 17
DARSTELLUNGSFORMEN
Wahl der Darstellungsform
Darstellung der Dokumentenübersicht in Listen-
oder Kachelform
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 18
SPEICHERN UND DRUCKEN
Mehrfachauswahl bei Speichern und Druck
 Mehrfachauswahl von
Dokumenten erleichtert
Speichern und lokalen
Druck
 Herunterladen der
ausgewählten
Dokumente als ZIP-
Archiv
 Anzeige von mehreren
ausgewählten
Dokumenten als eine
zusammenhängende
pdf- Datei (für lokalen
Druck und Speicherung)
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 19
DOKUMENTE ANZEIGEN
in neuem Tab/Fenster (Auge) im PDF-Reader (Papier)
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 20
MYSERVICEPORTAL
Technische Anbindung
und Einrichtung
© 2014 VRG HR. All rights reserved. 21
ANBINDUNG SAP HCM ONPREMISE/EXTERN
Nutzung des MyServicePortal auch als Standalone Produkt
Go-live in wenigen Schritten
 Einspielung des durch VRG
HR bereitgestellten „Export
Programms“ in SAP HCM
 Erstellung eines Export
Skripts auf dem SAP HCM
Server gem. Anleitung
 Gesicherte Anbindung des
Rechenzentrums
 Fertig - den Rest übernimmt
der MyServicePortal Service

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MyServicePortal.dokumente - Digitales Abrechnungsarchiv für die Personalabteilung

  • 1. MYSERVICEPORTAL.DOKUMENTE FUNKTIONEN UND FEATURES STAND NOVEMBER 2016 Menschen machen den Erfolg.
  • 2. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 2 MYSERVICEPORTAL Grundfunktionalitäten
  • 3. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 3 ANMELDEMASKE  Anmeldemaske mit FAQ/Hilfe Funktion  Kennwort- Vergessen Funktion  3 – Faktor - Authentifizierung als Identitätsnachweis eines Nutzers*  SSL Verschlüsselung  Von überall auf der Welt 24/7 über einen Web- Browser erreichbar * Kombination dreier verschiedener und insbesondere unabhängiger Komponenten (Faktoren), die der Nutzer kennt. Sichere Authentifizierung und einfacher Login
  • 4. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 4 KENNWORT ÄNDERN  Mitarbeiter/innen können jederzeit ihr Kennwort selbst ändern  Überprüfung der Kennwortstärke und Übereinstimmung  Die Bestätigung erhalten Sie an die hinterlegte E- Mail-Adresse Kennwort jederzeit selbst änderbar
  • 5. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 5 PROFIL  Im Standard (Auslieferung) sind nur die Felder Name und E- Mail-Adresse gefüllt  Mitarbeiter/innen entscheiden selbst, welche Zusatzdaten sie angezeigt bekommen wollen (Konfiguration)  Fotos können durch Mitarbeiter/innen hochgeladen/gelöscht werden  „Kennwort ändern“- Funktion Mitarbeiter/innen gestalten Ihre Ansicht
  • 6. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 6 ERSTE-HILFE BOX  Von allen Masken aus zugänglich  Auf der Login-Maske auch ohne erfolgreiches Login nutzbar  Jederzeit Fragen stellen, Probleme melden oder Verbesserungsvorschläge machen Schneller und direkter Zugang zum Benutzerservice Erste-Hilfe Box
  • 7. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 7 LOGOUT  Autom. Abmeldung aus Sicherheitsgründen nach 15min  Manuelle Abmeldung aus dem Portal Einfache und sichere Abmeldung
  • 8. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 8 MYSERVICEPORTAL.DOKUMENTE Funktionalitäten des Moduls .dokumente
  • 9. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 9 DOKUMENTENÜBERSICHT Übersichtliche Darstellung mit vielen Such- und Filterfunktionen  Die gesuchten Dokumenten alle im Blick  Nach vielen Kriterien (z.B. Dokumenten, Personen und Zeiträumen) suchen/filtern und ordnen
  • 10. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 10 DARSTELLUNG ANPASSEN Darstellung der Dokumenteninformationen beliebig anpassbar  Dokumenteninformationen (in Spalten) können sichtbar oder unsichtbar geschaltet werden  Reihenfolge der Dokumenteninformationen (in Spalten) kann beliebig verändert werden
  • 11. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 11 MENÜFÜHRUNG UND DOKUMENTENSUCHE Übersichtliche Menüführung und intuitive Dokumenten-Suche Suchkriterien:  Mandant (Abrechnungskreis)  Name  Personalnummer  Kategorie (Dokument)  Bezeichnung (Dokument)  Jahr des Dokuments  Monat des Dokuments  Belegdatum Suchanfrage mit einer Suchbedingung  Eigene Suchanfragen intuitiv, schnell und flexibel anlegen  Intelligente Menüs zeigen nur verfügbare Auswahlmöglichkeiten (Kriterien und Werte) an
  • 12. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 12 FLEXIBLE SUCHE Volle Flexibilität durch Kombination von Suchbedingungen und Suchboxen Suchanfrage mit mehreren Suchbedingungen „UND“-Operation (Suchbedingungen/Suchboxen werden verknüpft) „ODER“-Operation (Ergänzende Suchbedingungen/Suchboxen) Suchbedingung wird gelöscht Steuerungsbuttons: Suchanfrage mit mehreren Suchboxen UND (zugleich) -> beide Bedingungen müssen zutreffen ODER (ergänzend) -> eine der beiden Bedingungen muss zutreffen !
  • 13. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 13 EINSCHRÄNKUNG NACH DATUM Suche nach Belegdatum Tages-Ansicht  Dokumentenauswahl durch die Suche nach einem Zeitpunkt oder Zeitraum (von – bis) weiter einschränken  Komfortabler Online- Kalender zur Auswahl eines Datums  Detaillierungsgrad der Suche selbst bestimmbar (Tag, Monat, Jahr) Monats-Ansicht Jahres-Ansicht
  • 14. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 14 EINSCHRÄNKUNG NACH DOKUMENTENART Suche nach Dokumentenarten Dokumentenarten:  Personenbezogene  Stammdaten und Statistiken  Bank und Zahlungsverkehr  Kosten und Konten  SV-Träger  Meldeverfahren  Internes Kontrollsystem  Dokumente ohne Kategorie  Dokumentenauswahl durch die Suche nach einer übergeordneten Dokumentenart weiter einschränken  Intelligente Menüs zeigen nur verfügbare Auswahlmöglichkeiten an Jeder Dokumententyp ist einer übergeordneten Dokumentenart zugeordnet. !
  • 15. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 15 EINSCHRÄNKUNG NACH DOKUMENTENTYP Suche nach Dokumententypen Verfügbare Dokumententypen: Hängt von der verwendeten HR-/Abrechnungs- Software ab  Dokumentenauswahl durch die Suche nach einem speziellen Dokumententyp weiter einschränken  Intelligente Menüs zeigen nur verfügbare Auswahlmöglichkeiten an Dokumentenart Dokumententyp Personenbezogene Verdienstabrechnung DEÜV-Meldung Lohnsteuerbescheinigung Zeitnachweise Beispiel: Personenbezogene Dokumententypen
  • 16. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 16 SUCHFAVORITEN Suchfavoriten speichern und per Knopfdruck abrufen  Häufige Suchanfragen ganz einfach als Favoriten abspeichern  Favoriten sparen Zeit Speicherung eines Suchfavoriten
  • 17. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 17 DARSTELLUNGSFORMEN Wahl der Darstellungsform Darstellung der Dokumentenübersicht in Listen- oder Kachelform
  • 18. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 18 SPEICHERN UND DRUCKEN Mehrfachauswahl bei Speichern und Druck  Mehrfachauswahl von Dokumenten erleichtert Speichern und lokalen Druck  Herunterladen der ausgewählten Dokumente als ZIP- Archiv  Anzeige von mehreren ausgewählten Dokumenten als eine zusammenhängende pdf- Datei (für lokalen Druck und Speicherung)
  • 19. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 19 DOKUMENTE ANZEIGEN in neuem Tab/Fenster (Auge) im PDF-Reader (Papier)
  • 20. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 20 MYSERVICEPORTAL Technische Anbindung und Einrichtung
  • 21. © 2014 VRG HR. All rights reserved. 21 ANBINDUNG SAP HCM ONPREMISE/EXTERN Nutzung des MyServicePortal auch als Standalone Produkt Go-live in wenigen Schritten  Einspielung des durch VRG HR bereitgestellten „Export Programms“ in SAP HCM  Erstellung eines Export Skripts auf dem SAP HCM Server gem. Anleitung  Gesicherte Anbindung des Rechenzentrums  Fertig - den Rest übernimmt der MyServicePortal Service