[DE] DMS: Ist-Analyse und Auswertung von Analysen | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Hamburg 1998

Ist-Analyse und Auswertung von
Analysen
für die Einführung von Dokumenten-
Management-Systemen
Beratung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Barbara Merkel
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 1998

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
für die Einführung von Dokumenten-Management-
Systemen
für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Und Barbara Merkel
Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.
Inhalt
Bedeutung von Ist-Analysen
Zweck von Ist-Analysen
Durchführung von Analysen
Aufwände für die Durchführung von Analysen
Vorgehen
Erfassungslisten
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Dokument-Analyse (Dok_A)
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Archiv-Analyse (Arc_A)
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Organisations-Analyse (Org_A)
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Technik-Analyse (Tec_A)
Auswertung der Listen
Zählwerte
Skalierungen oder Wertebereiche
Ja/Nein-Fragen
„Document-Life-Cycle“-Analyse
Besondere Ergebnistypen
Übergreifende Auswertungen
Auswertungsbereiche
Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Zeitverhalten
Mengengerüste
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Speicherformate
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Organisationsstruktur
Nutzungskomfort
Auslegung der Infrastruktur
Einbindung vorhandener Systeme
Kunde: Intern Projekt: Autor: Kff/BM
Thema: DMS-Einführung Topic: Ist-Analyse Status: Fertig
Datei: dmsist-
analyseulrichkampffmeyer199801
12-160819092253.doc
Datum: 12.01.1998 Version: 2.1
© PROJECT CONSULT GmbH 1998 Seite 2 von 50

Systemen
Sonstiges
Ergebnis
Ausblick
Nutzung von Tools
Strategien
Anlagen „Erfassungslisten“
Bedeutung von Ist-Analysen
Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprägung ist
aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung
verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine
unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits
im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden.
Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zukünftigen Dokumenten-
Management-Systems müssen die in einem Unternehmen verwendeten
Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive
untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und
ausgewerteten Daten können Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das
zukünftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung
bestimmt werden.
Zweck von Ist-Analysen
Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und
Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können:
• Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen,
• Mengengerüste für Lösungen,
• Erschließung der Information,
• Planung der organisatorischen Veränderungen,
• Abschätzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines
geeigneten Systems,
• Maßstab für den Projekterfolg,
• Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft,
• Vergleichsdaten für Ist und Soll,
• Planung der Durchführung von Projekten.
Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche
Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten.
Durchführung von Analysen
Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements
in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise:
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• Welche Informationen und Dokumente entstehen?
• Wer bearbeitet sie?
• Wann und wo werden sie erstellt?
• Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen?
• Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, geändert, vernichtet?
• Wer darf Dokumente vernichten?
• Wann wird eine Information benötigt und woher kommt sie?
• Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt?
• Welche Ablagen und Archive sind vorhanden?
Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die
Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und
Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien,
erforderliche Organisationsanpassungen u.a. bestimmen. Auch die
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen
bezüglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet
werden:
• Dokument-Analysen,
• Ordnungsmittel-Analysen,
• Archiv-Analysen,
• Nutzungs-Analysen,
• Organisations-Analysen,
• Vorgangs-Analysen und
• Technik-Analysen.
Bei jeder Detailanalyse können alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit
Hilfe von Fragebögen oder Erfassungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der
Ist-Bestandsaufnahme durchzuführenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten
sind und die Analysebereiche Überschneidungen aufweisen, werden Informationen
in unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten.
Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes,
kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archiv-Analyse,
beschränkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise
Vorgangs-Analysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch
Interviewtechniken zu ergänzen.
Aufwände für die Durchführung von Analysen
Der Aufwand für die Durchführung von Analysen mit entsprechender
Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung
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sind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder
Tabellenkalkulation derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden
können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für
das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem
Zusatzaufwand beschafft werden können und damit Implementierungszeitpläne
verzögern. Der Aufwand für die Durchführung einer Ist-Analyse ist von
verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Folgende Faktoren
sind bei der Aufwandsabschätzung zu berücksichtigen:
• Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung,
• Umfang des zu untersuchenden Bereiches,
• Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise Übersichten über die
Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen,
• Umfang der durchzuführenden Detailanalysen,
• Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung,
• Höhe des Budgets,
• gewünschtes Ergebnis und
• Kenntnisstand der Projektmitarbeiter.
Aufwand und zu erreichendes Ziel müssen dabei in einem gesunden und
wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben. Die Aufwände für die Durchführung
der Analysen steigen mit der Komplexität des Systems.
Schalenmodell
Workflow
Retrieval
und Recherche
Archiv
Nutzen
Integrationsgrad Komplexität
Daten-
sicherung
Kosten
Dokumenten-
Management
Synergien mit
anderen
Anwendungen
Groupware
Abb. 1: Schalenmodell
Die Auswertungen der Detailanalysen ermöglichen die Abschätzung der Komplexität
der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich für unterschiedliche Strategien
entscheiden wie z.B.
Datei: dmsist-
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• einfachere technische Lösung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher
Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere
Nutzenpotentiale, oder z.B.
• umfassende technische Lösung - hoher Implementierungsaufwand - geringer
organisatorischer Aufwand für den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz -
höhere Nutzenpotentiale.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufwände der verschiedenen
Analysen für unterschiedliche Systemkategorien.
Analysen Gesamt-
Dokumen
t
Ordn.
mittel
Nutzung Archiv Org. Vorgang Technik Aufwand
Daten-
sicherung
ssystem
+ + sehr
gering
COLD-
Archiv
+ + + + gering
Image-
Archiv
+++ ++ ++ +++ + + ++ mittel
Gemischt
es Archiv
+++ +++ ++ +++ + + ++ mittel
Dynam-
isches
Dokumen
-ten-
Manage
ment
+++ + ++ ++ ++ ++ ++ hoch
Group-
ware
ohne
Archiv
+ + ++ ++ ++ + mittel
Group-
ware mit
Archiv
++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ hoch
Ad hoc
Workflow
++ ++ ++ + + + ++ mittel
Productio
n
Workflow
+++ +++ +++ ++ +++ +++ ++ sehr hoch
Integriert
e
Lösungen
aus
Workflow,
Archiv
etc.
+++ +++ +++ +++ +++ +++ +++ sehr hoch
Abb. 2: Aufwände für die Durchführung von Analysen nach Systemkategorien
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Vorgehen
Bei der Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt
sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:
• Grobanalyse
• Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen
Lösung
• Ermittlung der Dimension des Projektes
• Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware,
elektronisches Archiv
• Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen
• Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt
• Ressourcenbindung
• Detailanalysen
• Durchführung der benötigten Analysen
• Auswertung und Bewertung
• Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung
• Betriebskonzept
• Qualifizierungskonzept
• Projektplan
• Soll-Konzept, Pflichtenheft
• Ausschreibung, Auswahl
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der
durchgeführten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen
Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und
Archiv-Analyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei
komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Für
Vorgangs-Analysen können entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt
werden. Es sollte jedoch nach Möglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik
gewählt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der
Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.
Die grundsätzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten
zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept
bildet die Grundlage für die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes für eine
anschließende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundsätzlich gilt bei einer
Ausschreibung, daß der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die
Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen
Verhältnis zum Gesamtumfang des Projektes stehen müssen. Man kann davon
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ausgehen, daß sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden
Entscheidungsfreiraum bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch
durch KO-Kriterien erfolgen.
Die auftragsgemäße Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter
Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe gewährleistet
sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr,
daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als
Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird
und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.
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Erfassungslisten
Die hinsichtlich des Ist-Zustandes des Dokumenten-Managements zu
untersuchenden Fragestellungen werden mittels verschiedener Detailanalysen
beantwortet:
• Dokument-Analyse (Dok_A),
• Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A),
• Archiv-Analyse (Arc_A),
• Nutzungs-Analyse (Nutz_A),
• Organisations-Analyse (Org_A),
• Vorgangs-Analyse (Vorg_A) und
• Technik-Analyse (Tec_A).
Im folgenden werden die verschiedenen Erfassungslisten für die Detailanalysen
beschrieben. Diese stehen als Excel-Dateien zur Verfügung, so daß sie für jede
Anforderung angepaßt werden können (siehe Kapitel 7 Anlagen „Erfassungslisten“).
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Alle Erfassungslisten sind einheitlich aufgebaut. Der Aufbau bildet einen
einheitlichen, formalen Rahmen für die inhaltlich unterschiedlichen Erfassungslisten
der einzelnen Analysen und vereinfacht die Zusammenführung und Auswertung der
Listen. Alle Erfassungslisten sind in
• einen allgemeinen Kopfteil,
• einen listenspezifischen Kopfteil, der die gesamte Liste betrifft und
• einen listenspezifischen Hauptteil
gegliedert.
Der allgemeine Kopfteil ist folgendermaßen aufgebaut:
PC-
Kunde
Ist-Analyse
Projekt Fachber
eich
Thema Ist-
Analyse
Datum
Projekt-
Nr.
Abteilung Listentyp Version
Autor Listennr.
Stellen-
zeich.
Telefon
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In das Feld „Listentyp“ ist die jeweilige Detailanalyse (Dokument-Analyse,
Ordnungsmittel-Analyse, Archiv-Analyse, Nutzungs-Analyse, Organisations-Analyse,
Vorgangs-Analyse oder Technik-Analyse) einzutragen. Gibt es zu einer
Detailanalyse mehrere Listen, ist auch das Feld „Listennr.“ auszufüllen (lfd. Nummer
der Listen). Das Feld Version enthält die unterschiedlichen Überarbeitungsstände der
Liste, z.B. „Ersterhebung“ oder „Konsolidiert“.
In dem listenspezifischen Kopfteil werden Angaben zur Identifizierung der jeweiligen
Erfassungsliste gemacht. Für die Dokument-Analyse sieht dieser Teil der Liste
beispielsweise folgendermaßen aus:
Sachgebiet
Ordnungsmittel
Der Hauptteil der Erfassungslisten enthält die auszuwertenden Felder, wobei
prinzipiell drei Möglichkeiten für die Auswertungen und Zusammenfassungen der
einzelnen Spalten bestehen (siehe auch Kapitel 3 „Auswertung der Listen“):
Beispiel Auswertungsmöglichkeiten
Zählwert oder Meßwert Anzahl Dokumente in einem
Ordnungsmittel
Bildung von Summen
Skalierung oder Wertebereiche Scanbarkeit von Dokumenten
von 1 bis 9 (1 bedeutet gute
Scanbarkeit, 9 bedeutet nicht
scanbar)
Qualitative Aussagen Bildung
von Mittelwerten
Ja/Nein-Fragen Einseitiges oder mehrseitiges
Dokument:
0 bedeutet einseitiges Dokument
1 bedeutet mehrseitiges
Dokument
Prozentwerte
Dokument-Analyse (Dok_A)
Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien,
Papier, Fax, Mikrofilm etc.) für Dokumente vorliegen, welche Merkmale und
Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen
vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von
Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu
ermöglichen.
In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente können bei der
Dokument-Analyse
• formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,
• inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende
Merkmale und
• rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,
unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind außerdem qualitative Aspekte
wie Papierstärken, Farben, Opazität, Beschriftung oder Formate, bei Dateien
dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu
erheben.
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Dokumentanalyse
Abspeicherung
Formalanalyse
Datenträger
Bestand
Zuwachs
Aktualisierung
Erstellung
Layout-Struktur
Inhaltsanalyse
Logische Struktur
Datenträger
Bestand
Zuwachs
Aktualisierung
Erstellung
Art
Volumen
Qualitätsanalyse
Beschaffenheit
Lesbarkeit
Scannbarkeit
Rechtsanalyse
Aufbewahrungs-
pflicht
Aufbewahrungs-
frist
Art der
Aufzeichnung
Wiederfinden
Abb. 3: Dokument-Analyse
Ziele der Dokument-Analyse
Die Dokument-Analyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den
Informationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der
Informationen im Hinblick auf das zukünftige Dokumenten-Management-System
vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung
können Dokumente in verschiedene Typen zusammengefaßt werden. Es kann
festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente überhaupt
archivierungswürdig sind. Schwierige Dokumenttypen bezüglich der elektronischen
Archivierung werden frühzeitig erkannt. Weiterhin resultieren aus der Dokument-
Analyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an
die Indizierung für den Zugriff auf Dokumente.
Erfassungsliste Dok_A
Bei der Dokument-Analyse ist eine Mustersammlung für alle Dokumente 1 bis n
anzulegen, die auch für die späteren Tests verwendet wird.
PC-Kunde Dok_A Dokument-Analyse
Projekt Fachbereich Thema Ist-Analyse Datum
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Dokument-Analyse (Dok_A) Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Sachgebiet
Ordnungsmittel
Lfd. Bezeichnung Dok_A01 Dok_A02 Dok_A03 Dok_A04 Dok_A05 Dok_A06 Dok_A07 Dok_A08 Dok_A09 Dok_A10
Nr. Name Typ Form Klasse Merkmale Format Beidseitig Rückseite Eine Seite Vordruck
Datei DOK_A.XLS
Datei: dmsist-
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Anleitung zur Erfassungsliste Dok_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Dok_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen.
Teil 2
Feld Ausfüllen
Sachgebiet Zugehöriges Sachgebiet
Ordnungsmittel Zugehöriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A
Teil 3
Spalte Ausfüllen
Lfd. Nr. Laufende Nummer
Bezeichnung Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n
Dok_A01Nam
e
Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Dok_A02Typ Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A03Form Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dok_A04Klass
e
Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
Dok_A05Merk
male
Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur
Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dok_A06Form
at
Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dok_A07Beids
eitig
0: einseitig1: beidseitig
Dok_A08Rück
seite
0: Rückseite wird nicht benötigt1: Rückseite wird benötigt
Dok_A09Eine
Seite
0: mehrere Seiten1: eine Seite
Dok_A10Vordr
uck
0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck
Dok_A11Vordr
ucknr.
0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar
Dok_A12Hinte
rgrund
0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch
oder beim Scannen abziehbar
Dok_A13Scan
bar
Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, daß ein Dokument sehr gut
scanbar ist,9 bedeutet, daß ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner
Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der
entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale
auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B.
Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weißer, dichter Papierqualität
bedeutet mittlere Scanbarkeit von „4“
Papierqualität
Datei: dmsist-
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Spalte Ausfüllen
Beschriftung weiß, dicht Durchschlagdu
rchsichtig,
dünn
helle
Farben(gelb,
grün, rosa u.ä.)
Dunkle
Farben(rot,
grau u.ä.)
Hand, Bleistift 4 8 5 8
Hand,
Kugelschreiber
oder Filzstift
3 7 4 7
Hand,
Durchschlag,
blaß
6 9 9 9
Hand, farbige
Eintragungen
hell (gelb, rosa
u.ä.)
5 7 9 8
Hand, farbige
Eintragungen
dunkel (rot,
grau u.ä.)
2 3 4 8
Computereindr
uck Laser,
sauber oder
Schreibmasch.
gut
1 - 2 6
Computereindr
uck Matrix,
blaß
3 5 7 9
Schreibmaschi
ne sauber
1 4 4 6
gute Kopie 1 - 2 9
schlechte
Kopie
4 - 6 9
Schrift > 10
Pkt.
1 2 4 6
Schrift < 10
Pkt.
2 5 6 8
Dok_A14Ränd
er
0: ausgefranste Ränder 1: glatte Ränder
Dok_A15Farb
en
0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare
Stempel oder Unterschriften
Dok_A16OCR/
ICR
0: OCR/ICR nicht möglich (Scanqualität schlechter „5“)1: OCR/ICR möglich
(Scanqualität mindestens „7“ und Maschinenschrift)
Dok_A17Zuor
dnung
0: keine Zuordnung zu Kunde o.ä.1: Zuordnung zu Kunde, o.ä.
Dok_A18Schla
gworte
0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1:
Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor
Dok_A19Kopi
e
0: Original1: Kopie
Dok_A20Origi
nal
0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original
erforderlich
Datei: dmsist-
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Spalte Ausfüllen
Dok_A21Aufb
ew.frist
Aufbewahrungsfrist in Jahren
Dok_A22Arch.
würd.
0: nicht archivierungswürdig1: archivierungswürdig
Dok_A23Sign
atur
0: keine elektronische Unterschrift möglich1: elektronische Unterschrift möglich
Dok_A24Anno
tation
0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf
Papier vorhanden
Dok_A25Statu
s
0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung
Dok_A26Redu
ndanz
0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und
Kopie etc.
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der Dokument-
Analyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:
• Ordnungskriterien,
• Zugriffskriterien,
• Laschen und Deckblätter,
• Reihenfolge des Inhalts,
• Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.
Ordnungssystem
Fallbeispiel
Inhaltlich
(Schlagworte,
Thesaurus)
Verwaltungs-
bezogen
("Aktenplan")
formal
(alphabetisch,
chronologisch,
numerisch)
Abb. 4: Ordnungssystem, Fallbeispiel
Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale,
-dimensionen und -klassen im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet
Datei: dmsist-
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Systemen
werden. Anhand dieser Informationen können verschiedene Kategorien gebildet
werden, die für eine Klassifikation innerhalb des künftigen DMS notwendig sind.
Weiterhin werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehört der Anteil
redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in
Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezüglich der Nutzung der Akten
sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu
machen, der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu
archivieren ist.
Ziele der Ordnungsmittel-Analyse
Aus der Ordnungsmittel-Analyse ergeben sich Ordnungskriterien für die
Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der
verschiedenen Dokumenttypen, die in der Nutzungs-Analyse zu konkretisieren sind.
Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf
mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Ordnungsmittel-Analyse
bildet außerdem die Grundlage für die Visualisierung der Dokumente im
elektronischen System und beeinflußt die Durchführung des Scannens. Daneben
bildet sie die Basis für die Ermittlung der Mengengerüste.
Erfassungsliste Ord_A
Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde++++Ord_A Ordnungsmittel-Analyse
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Archivbezeichnung (AA)
Sachgebiet(e)
Lfd. Ordnungsmittel- Ord_A01 Ord_A02 Ord_A03 Ord_A04 Ord_A05 Ord_A06 Ord_A07 Ord_A08 Ord_A09 Ord_A10
Nr. bezeichnung Typ Beschriftung Klassen Organisation Aufteilung Deckblatt Inhaltsverz. Aktenplan Sortiert Reihenfolge
Datei ORD_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Ord_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Ord_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Teil 2
Feld Ausfüllen
Archivbezeichnung Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Sachgebiet(e) Sachgebiet(e) des Archivs
Teil 3
Spalte Ausfüllen
Ordnungsmittelbezeichnung Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B.
Datei: dmsist-
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Systemen
Spalte Ausfüllen
Kreditordner
Ord_A01Typ Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner,
Hängeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine
Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Ord_A02Beschriftung Rückenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur
Ord_A03Klassen Liste zugeordneter
Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht
zur statistischen Auswertung)
Ord_A04Organisation Grundsätzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2:
thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5:
sonstige
Ord_A05Aufteilung Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2:
Register3: Zwischenblätter4: Einhängemappen5:
Papierstreifen6: sonstige
Ord_A06Deckblatt 0: kein Deckblatt1: Deckblatt
Ord_A07Inhaltsverz. 0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis
Ord_A08Aktenplan 0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan
vorhanden (beilegen)
Ord_A09Sortiert 0: enthaltene Dokumente nicht in
Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in
Sortierreihenfolge
Ord_A10Reihenfolge 0: Sortierreihenfolge muß nicht elektronisch
abgebildet werden1: Sortierreihenfolge muß
elektronisch abgebildet werden
Ord_A11Aufbau 0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend
Ord_A12Min. Seiten minimale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
Ord_A13Max. Seiten maximale Seitenanzahl des jeweiligen
Ord_A14Seiten durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen
Ord_A15Redundanz 0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in
anderer Akte
Ord_A16Original 0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser
Akte
Ord_A17Heftung 0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen
entfernt werden muß
Archiv-Analyse (Arc_A)
Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen
und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv
organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale
Archive zu berücksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf
Redundanz, Vollständigkeit, Sicherheit und Aktualität zu analysieren. Weiterhin sind
die gegenwärtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und
Rücksortierung von Dokumenten aufzunehmen.
Datei: dmsist-
12-160819092253.doc

Systemen
Ziele der Archiv-Analyse
Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs
festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einführung eines Dokumenten-
Management-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge
der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein,
Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhängend
Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfügbarkeit eines elektronischen
Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier
mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die
Aktenverfolgung und die Anzahl der Negativsuchen herauszufinden, um neben dem
rechenbaren Nutzen auch den qualitativen Nutzen des DMS darstellen zu können.
Dokumenten-Management-Systeme bieten auch Vorteile hinsichtlich
Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der archivierten Informationen, da keine
physikalische Entnahme stattfindet und die richtige Wiedereinsortierung entfällt (nur
Reproduktion am Bildschirm). Zusammen mit den Ergebnissen der Dokument-
Analyse soll anschließend die Aufbewahrungswürdigkeit der Information festgestellt
werden (Zusammenspiel Bedeutung der Information, Zugriffshäufigkeit).
Erfassungsliste Arc_A
Handablagen usw.) ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde Arc_A Archiv-Analyse
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Archiv-Analyse (Arc_A) Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Archivbezeichnung
Archivart
Archivtyp
Standort
Größe
Organisation
Zuständigkeit
Aufbewahrungstypen
Lfd. Ordnungsmittel Arc_A01 Ars_A02 Arc_A03 Arc_A04 Arc_A05 Arc_A06 Arc_A07 Arc_A08 Arc_A09 Arc_A10
Nr. Anzahl Meter Zuwachs Entsorgung Vorgang Aktenkz Temporär Abschluß Zugriff 1T Zugriff 1W
Datei ARC_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Arc_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Arc_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Teil 2
Feld Ausfüllen
Archivbezeichnung Bezeichnung des Archivs
Archivart Fachliche Kennzeichnung
Archivtyp CI, NCI, Microfilm, Papier etc.
Standort Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc.
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Größe qm oder Räume
Organisation zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung
Zuständigkeit Abteilung, Person, Stelle, Tel.
Aufbewahrungstypen Regale, Schränke, Hängeregister etc.
Teil 3
Spalte Ausfüllen
Ordnungsmittel Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel
(Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl.
Zusammensetzung
Arc_A01Anzahl Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Arc_A02Meter Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Arc_A03Zuwachs Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln
Arc_A04Entsorgung Entsorgung nach wieviel Jahren
Arc_A05Vorgang 0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel
pro Vorgang
Arc_A06Aktenkennzeichen 0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden
Arc_A07Temporär 0: tote/fertige Akte1: lebende/temporäre Akte
Arc_A08Abschluß 0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1:
Ordnungsmittel kommt erst nach Abschluß Vorgang in das
Archiv
Arc_A09Zugriff 1T Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten
Tag
Arc_A10Zugriff 1W Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten
Woche
Arc_A11Zugriff 1M Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Monat
Arc_A12Zugriff 6M Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
halben Jahr
Arc_A13Zugriff 1J Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Jahr
Arc_A14Zugriff 7J Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten
7Jahren
Arc_A15Rücksort. 0: Heraussuchen und Rücksortierungen durch
Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rücksortierungen
durch Sachbearbeiter
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich
• Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und
• Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)
unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen
Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei großen Altbeständen und/oder einem
großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der
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Archivierungswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die
Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist.
Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heißt es wird
festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehört, ob
beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird.
Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heißt, ob sie überwiegend
auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf
Zentralarchive. Auch Zugriffshäufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der
Erfolg von Suchvorgängen müssen untersucht werden.
Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mögliche Effizienzpotentiale
schließen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das
oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ältere Version oder
ein Dokument mit ähnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mühsam,
so daß erst gar nicht gesucht wird. Schließlich sind im Rahmen der Nutzungs-
Analyse auch die bestehenden Verfahren zur Rücksortierung von Dokumenten und
zur Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen aufzunehmen.
Ziele der Nutzungs-Analyse
Ziele der Nutzungs-Analyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen für
verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit
Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Übersichtlichkeit des Suchergebnisses,
sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von
Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshäufigkeiten
können außerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden.
Erfassungsliste Nutz_A
Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen.
PC-Kunde Nutz_A Nutzungs-Analyse
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Archivbezeichnung (Arc_A)
Lfd. Dokument Nutz_A01 Nutz_A02 Nutz_A03 Nutz_A04 Nutz_A05 Nutz_A06 Nutz_A07 Nutz_A08 Nutz_A09 Nutz_A10 Nutz_A11
Nr. Sicht Referenzen Suchkriterien Zugriffsart Zugriffshäuf. Benutzer
Arb.schritt Dokumente Eindeutig Namen Sachgebiet Jahrgang Sonstige
Datei NUTZ_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Nutz_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Nutz_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Teil 2
Feld Ausfüllen
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Archivbezeichnung Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Teil 3
Spalte Ausfüllen
Dokument Dokument aus Dokument-Analyse
Nutz_A01Sicht Verschiedene Sichten der Nutzung von
Dokumenten (mehrere Angaben möglich): E:
ErfasserQ: QualitätskontrolleA: AnwenderK:
KontrolleP: PrüfenV: Verwalten/AdministratorF:
Fremdanwender (andere Abteilung etc.)
Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03) allgemeine Angaben, nicht zur statistischen
Auswertung
Nutz_A02Arbeitsschritt Zugehöriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse
(Vorg_A)
Nutz_A03Dokumente Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente
der Dokument-Analyse (Dok_A)
Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08)
Nutz_A04Eindeutig 0: Zugriff auf Dokument nicht über eindeutige
Kennzeichnung1: Zugriff auf Dokument über
eindeutige Kennzeichnung
Nutz_A05Namen 0: Zugriff auf Dokument nicht über Namen1:
Zugriff auf Dokument über Namen, z.B. Kunde
Nutz_A06Sachgebiet 0: Zugriff auf Dokument nicht über Sachgebiet1:
Zugriff auf Dokument über Sachgebiet
Nutz_A07Jahrgang 0: kein jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument1:
jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument
Nutz_A08Sonstige 0: Zugriff auf Dokument nur über genannte
Kriterien (Nutz_A04-07)1: Zugriff auf Dokument
über sonstige Kriterien
Nutz_A09Zugriffsart 1: Zugriff auf komplette Akte2: Zugriff auf
Einzeldokument3: Zugriff auf Einzelseiten (Auszug
des Dokumentes)
Nutz_A10Zugriffshäuf. Zugriffshäufigkeit innerhalb des Arbeitsschrittes
Nutz_A11Benutzer 0: Zugriff eines Benutzers auf das Dokument1:
Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf das
Dokument
Nutz_A12Alternative 0: Zugriff auf das Dokument zwingend1:
alternativer Zugriff auf andere Dokumente
Nutz_A13Status 0: Statisches Dokument1: Dokument in
Bearbeitung
Nutz_A14Zeitpunkt Häufige Zugriffszeitpunkte1: Zugriff vor 8.00 Uhr2:
Zugriff von 8.00 bis 10.00 Uhr3: Zugriff von 10.00
bis 12.00 Uhr4: Zugriff von 12.00 bis 14.00 Uhr5:
Zugriff von 14.00 bis 16.00 Uhr6: Zugriff nach
16.00 Uhr7: nicht spezifiziert
Nutz_A15Suchzeit Heutige Suchzeit für das Dokument in Minuten
Nutz_A16Transportzeit Heutige Transportzeit für das Dokument in
Minuten
Nutz_A17Liegezeit Liegezeiten, in denen das Dokument nicht
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bearbeitet wird, in Minuten (z.B. durch
Informationsanforderung von einem Dritten)
Nutz_A18Bearb.zeit Zeit für die eigentliche Bearbeitung des
Dokumentes in Minuten
Nutz_A19Ablagezeit Zeit für die Ablage des Dokumentes in Minuten
Nutz_A20Abl.zeitpkt. 1: Ablage des Dokumentes zu Beginn des
Arbeitsschrittes2: Ablage des Dokumentes
während des Arbeitsschrittes3: Ablage des
Dokumentes nach Abschluß des Arbeitsschrittes4:
Ablage des Dokumentes nach Abschluß des
Vorgangs5: keine Ablage des Dokumentes
Nutz_A21Versionen 0: eine Version des Dokumentes1: Ablage
verschiedener Versionen des Dokumentes
Nutz_A22Wiedervorlage 0: keine Wiedervorlage1: Wiedervorlage
Bearbeitung(Nutz_A23-Nutz_A30)
Nutz_A23Lesen 0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1:
Dokument wird nur gelesen / angezeigt
Nutz_A24Annotation 0: keine Annotationen1: Anbringen von
Annotationen
Nutz_A25Ändern 0: Dokument wird nicht geändert1: Dokument wird
geändert
Nutz_A26Erstellen 0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1:
Dokument wird neu erstellt / erzeugt
Nutz_A27Abzeichnen 0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument
wird abgezeichnet
Nutz_A28Löschen 0: Dokument wird nicht gelöscht / vernichtet1:
Dokument wird gelöscht / vernichtet
Nutz_A29Kopieren 0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1
mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3:
Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4
Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7
Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert
Nutz_A30Sonstiges 0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1:
sonstige Bearbeitung des Dokumentes
Nutz_A31Hilfsmittel Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1:
dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: Host-
Anwendungen4: manuell (Schreibmaschine
u.ä.)5: Sonstige6: keine
Nutz_A32Weiterleit. Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim
Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung
Organisations-Analyse (Org_A)
Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu
untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die
Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens,
insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien für den Austausch von
Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu
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externen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im
fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben.
Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einführung kann
festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten
für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen
der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter
sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt
werden. Zu diesem Zweck können Organigramme erstellt werden, die Auskunft über
die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.
Ziele der Organisations-Analyse
Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschließlich der durch
ein DMS neu entstehenden Profile für zusätzliche Funktionen wie Scannen,
Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue
Organisationsanweisungen festzuhalten. Außerdem werden die Auswirkungen eines
DMS auf Hierarchien, Arbeitsverträge u.ä. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der
Organisations-Analyse können bei der DMS-Einführung auch die Rechte- und
Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der
Organisations-Analyse kann weiterhin für jeden involvierten Mitarbeiter der
Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten
Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon
während der Systemeinführung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen
werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung
die sofortige Nutzung gewährleistet ist.
Erfassungsliste Org_A
Für jede Abteilung, die in das System involviert ist, ist folgende Erfassungsliste
auszufüllen.
PC-Kunde : Org_A Organisations-Analyse
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Organisations-Analyse (OrgA)Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Abteilung
Lfd. Funktion Org_A01 Org_A02 Org_A03 Org_A04 Org_A05 Org_A06 Org_A07 Org_A08 Org_A09 Org_A10 Org_A11
Nr. Vorges. Nach Neben Archiv Rechte A. Zugriff DV Rechte DV Fax Ablage Suchen Ext.Empf.
Datei ORG_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Org_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Org_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Teil 2
Feld Ausfüllen
Abteilung Bezeichnung der Abteilung
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Systemen
Teil 3
Spalte Ausfüllen
Funktion Funktion/Rolle
Org_A01Vorges. Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur
Org_A02Nach Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Org_A03Neben Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe,
Org_A04Archiv Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die
zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse
Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Org_A05Rechte A. Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff
nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3:
Lesen und Ändern von Informationen4: Lesen und
Erstellen von Informationen 5: Lesen, Ändern und
Erstellen von Informationen6: Lesen, Ändern,
Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7:
Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsmöglichkeiten
Org_A06Zugriff DV Zugriff auf elektronische Informationen0: kein
Zugriff auf elektronische Informationen1:
überwiegend auf dem Großrechner2:
überwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler
PC, PC-Netz)3: überwiegend E-Mail4:
überwiegend CD-ROM
Org_A07Rechte DV Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0:
kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur
Lesen2: Lesen und Ändern von Informationen3:
Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen,
Ändern und Erstellen von Informationen5: Lesen,
Ändern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6:
zusätzlich Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsrechten
Org_A08Fax 0: kein Zugriff auf Informationen über Fax1:
direkter Zugriff auf Informationen über Fax2: Fax-
Zugriff über Hauspost
Org_A09Ablage durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
für Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung
Ordnungsmittel, Sortieren, Rücksortieren, Ablegen
usw.)
Org_A10Suchen durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
für die Suche nach Informationen
Org_A11Ext. Empf. Informationsempfang von externen Stellen0: keine
Informationen von externen Stellen1: überwiegend
Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend
elektronisch
Org_A12Int. Empf. Informationsempfang von anderen
Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen
von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1:
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Systemen
Spalte Ausfüllen
überwiegend Papier2: überwiegend Fax3:
überwiegend elektronisch
Org_A13Ext. Weiterg. Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine
Informationsweitergabe an externe Stellen1:
überwiegend Papier2: überwiegend Fax3:
überwiegend elektronisch
Org_A14Int. Weiterg. Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen0: keine
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen1: überwiegend Papier2:
überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden
Vorgänge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, geändert,
gelesen oder gelöscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Tätigkeiten, die
aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich
aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und
eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangs-Analyse soll die
notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner
Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die
einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen
Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen
und Beziehungen zwischen den Vorgängen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer
der jeweiligen Geschäftsprozesse und die Nutzung von internen und externen
Ressourcen zu dokumentieren.
Vorgangsanalyse und Informationsbedarf
Arbeitspakete
- Name, Bezeichnung
- Häufigkeit
- Einzelmodul mit Wiederholung oder
- Einzelbestandteil Arbeitsfluß
Wer
Bearbeitungs-
zeit
interne
Lieferzeit
Vorgang
Ausgang
Wegezeit Art des
Ergebnisses
Wege Weitergabe
entsprechend Ergebnis
Richtlinien
- Formell
Hilfe?
- Kollege
- Muster
- Erfahrung
Hierarchische
Position
- Qualifikation
- Rolle
- Kompetenz
Vorgang
Eingang
Dokumente
z.B. - Eingang
- Hinzuziehung
- Ausgang
Dateneingabe
Datenausgabe
Dateneingabe
Datenausgabe
Sonstige Werkzeuge
Anstoß Weitergabe
- wenn fertig
- wenn abgefordert
Welche
Anwendungen?
Kommunikation
z.B. - muß
- nach Erfordernis
- zufällig
Host
Lokal
Abb. 5: Vorgangs-Analyse und Informationsbedarf
Ziele der Vorgangs-Analyse
Ziel der Vorgangs-Analyse ist eine Beschreibung der für das Archivsystem
relevanten Geschäftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und
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künftiger Effizienzpotentiale. Weiterhin dient die Vorgangs-Analyse zur
Aufwandsabschätzung für die Integration vorhandener Anwendungen. Aus den
Ergebnissen der Vorgangs-Analyse können auch Erfassungs- und
Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile sowie der erforderliche
Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden.
Erfassungsliste Vorg_A
Für jeden Vorgang, bei dem Informationen und Dokumente erstellt, geändert,
gelesen oder gelöscht werden, ist folgende Liste auszufüllen.
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PC-Kunde : Vorg_A Vorgangs-Analyse
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Vorgangsbezeichnung
Vorgangsbeschreibung
Lfd. Arbeitsschritt Vorg_A01 Vorg_A02 Vorg_A03 Vorg_A04 Vorg_A05 Vorg_A06 Vorg_A07 Vorg_A08 Vorg_A09 Vorg_A10
Nr. Beschr. Vorgänger Nachfolger Dokumente Kommuni. Hilfsmittel
Programme Abfragen Vordruck Textbaust. Mitarbeiter
Datei VORG_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Vorg_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Vorg_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner
Teil 2
Feld Ausfüllen
Vorgangsbezeichnung Bezeichnung des Vorgangs
Vorgangsbeschreib. kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs
Teil 3
Spalte Ausfüllen
Arbeitsschritt Arbeitsschrittbezeichnung
Vorg_A01Beschr. kurze inhaltliche Beschreibung des
Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur
Vorg_A02Vorgänger Bezeichnung des/der Vorgängerarbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Vorg_A03Nachfolger Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Vorg_A04Dokumente Liste der benutzten Dokumente aus der
Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe,
Vorg_A05Kommunikation Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen
Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe,
Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10)
Vorg_A06Programme 0: keine unterstützenden Programme zur
Ausführung des Arbeitsschrittes1: unterstützende
Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes
Vorg_A07Abfragen 0: keine Abfragen an Datenbanken und andere
Informationssysteme1: Abfragen an Datenbanken
und andere Informationssysteme
Vorg_A08Vordruck 0: kein Vordruck1: Papiervordruck2:
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Spalte Ausfüllen
elektronischer Vordruck
Vorg_A09Textbaust. 0: keine Textbausteine1: Textbausteine
Vorg_A10Mitarbeiter 0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen
Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13)
Vorg_A11Inf.Anzeige 0: keine Anwendungen für die Anzeige von
Dokumenten1: Anwendung 1 für die Anzeige von
Dokumenten
Vorg_A12Inf.Erstellen 0: keine Anwendungen für die Erstellung von
Dokumenten1: Anwendung 1 für die Erstellung
von Dokumenten2: Anwendung 2 für die
Erstellung von Dokumenten3: Anwendung 3 für
die Erstellung von Dokumenten
Vorg_A13Dateneingabe 0: keine Anwendungen für die Dateneingabe1:
Anwendung 1 für die Dateneingabe2: Anwendung
2 für die Dateneingabe3: Anwendung 3 für die
Dateneingabe
Vorg_A14Richtlinien 0: keine Richtlinien für die Ausführung des
Arbeitsschrittes1: Richtlinien in Papier2:
Richtlinien in elektronischer Form
Technik-Analyse (Tec_A)
Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden
Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einführung eines
Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur
aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden können. Die
frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle
Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die
bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden.
Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den
folgenden Gegebenheiten:
• IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),
• vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),
• vorhandene Software (Datenbanken, Büroautomatisierungsanwendungen,
fachspezifische Anwendungen),
• Arbeitsplätze (Ausstattung und Aufteilung),
• Sicherungssysteme (Software, Hardware, Räume).
Ziele der Technik-Analyse
Ziel der Technik-Analyse ist die Untersuchung von Integrationsmöglichkeiten
vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der
Anforderungen an neue Arbeitsplätze wie Scannen oder Großbildschirme. Auch
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erforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen werden aus der Technik-
Analyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Technik-Analyse bilden weiterhin die
Grundlage für die technischen Pflichtenhefte.
Erfassungslisten Tec_A
Die vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten werden unter Verwendung
verschiedener Listen erfaßt.
Erfassungsliste Tec_A für Arbeitsplatzrechner
Für die Erfassung vorhandener Arbeitsplätze ist folgende Liste auszufüllen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Arbeitsplatzrechner)
Projekt-Nr. Abteilung Listentyp Technik-Analyse (Tec_A) Version
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Arbeitsplatzrechner
Lfd. PC Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10
Nr. Masch.nr. Standort Prozessor RAM SCSI Netzanschl. HD Gesamt HD Frei Monitor Farbe
Datei TEC_A_AP.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen:
Spalte Ausfüllen
PC Bezeichnung
Tec_A01Masch.nr. Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe,
Tec_A02Standort Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur
Tec_A03Prozessor Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium
Tec_A04RAM RAM ausbaubar bis (MB)0:  32 MB1: > 32 MB
Tec_A05SCSI 0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden
Tec_A06Netzanschluß 0: kein Netzanschluß1: Netzanschluß
Tec_A07HD Gesamt Gesamtkapazität der Festplatte
Tec_A08HD Frei freier Festplattenspeicher
Tec_A09Monitor Größe Bildschirmgröße in Zoll0: 15“1: 17“2: 19“3: 21“
Tec_A10Farbe 0: Schwarzweißmonitor1: Farbmonitor
Tec_A11Auflösung Monitorauflösung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682:
1.600 * 1.200
Tec_A12Tastatur 0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur
Tec_A13Maus 0: keine Maus1: Maus vorhanden
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Erfassungsliste Tec_A für Drucker
In die folgende Liste sind nur vorhandene Laserdrucker aufzunehmen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Drucker)
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Drucker
Lfd. Drucker Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10
Nr. Masch.nr. Standort Video-Int. Auflösung Skalierbar Geschwind. Netzanschl. Speicher Aufrüst
Datei TEC_A_DR.XLS
Spalte Ausfüllen
Drucker Druckerbezeichnung
Tec_A01Masch.nr. Inventar-Nummer des Laserdruckers
Tec_A02Standort Standort des Laserdruckers
Tec_A03Video-Int. 0: kein Video-Interface / Image-
Beschleunigerkarte 1: Video-Interface / Image-
Beschleunigerkarte vorhanden2: Video-Interface /
Image-Beschleunigerkarte nachrüstbar
Tec_A04Auflösung Auflösungsstufen0: 300 dpi1: 600 dpi2: 1200 dpi
Tec_A05Skalierbar 0: Auflösung nicht frei skalierbar1: Auflösung frei
skalierbar
Tec_A06Geschwindigkeit Druckgeschwindigkeit in Seiten pro Minute
Tec_A07Netzanschluß Netzwerkanschluß Typ0: keiner1: Ethernet2:
TokenRing
Tec_A08Speicher Interner Speicher vorhanden (MB)
Tec_A09Aufrüst. Interner Speicher aufrüstbar (MB)
Netzwerke
Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden
Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Server- und Host-Systeme
Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist mit der
entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
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Erfassungsliste Tec_A für Software
Die installierte Software wird mit Hilfe der folgenden Liste erfaßt.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Software)
Autor Listennr.
Stellenzeich.
Telefon
Software
Lfd. Installierte Software Tec_A01 Tec_A02 Tec_A03 Tec_A04 Tec_A05 Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Tec_A09 Tec_A10
Nr. Installat. Speichern Sichern Sp.bedarf
Datei TEC_A_SW.XLS
Spalte Ausfüllen
Installierte Software Bezeichnung der Software
Tec_A01Installat. Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A02Speichern Verzeichnisse für Datenspeicherung:0: lokal1:
dezentral2: zentral
Tec_A03Sichern Datensicherung0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A04Sp.bedarf Speicherbedarf der Programme auf Festplatte
(MB)
Auswertung der Listen
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der
durchgeführten Detailanalysen. Für die Auswertung und Zusammenfassung der
einzelnen Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten sind je nach Merkmalsart der
Spalte
• Zähl- oder Meßwert,
• Skalierung oder Wertebereich,
• Ja-/Nein-Frage
verschiedene Auswertungsmöglichkeiten gegeben, die in den folgenden Abschnitten
kurz erläutert werden.
Zählwerte
Bei Zähl- oder Meßwerten in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können
Summen, minimale und maximale Werte sowie Durchschnittswerte einer Spalte
gebildet werden.
Muster einer Auswertung von Zählwerten
Lfd. Nr Bezeichnung Merkmal 1 Merkmal 2 Merkmal 3 ... Merkmal n
1 Bezeichnung
1
100 800 0 ... 1.000
2 Bezeichnung 10 20 4 ... 10
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Systemen
2
3 Bezeichnung
3
100 10.000 11 ... 1.000
...
X Bezeichnung
x
20 16 1 ... 7
Summe 407 100.560 108 ... 16.031
Min. 10 16 0 ... 10
Max. 100 10.000 11 ... 1.000
∅ 20 4732 5 ... 780
Erläuterung zur Auswertung von Zählwerten
• Spalten
Spalte Erläuterung
Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden
Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel,
Arbeitsschritt )
Merkmal 1 bis n Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
• Auswertungszeilen
Zeile Erläuterung
Summe Summe der entsprechenden Spalten
Min. minimaler Wert der verschiedenen Spalten
Max. maximaler Wert der verschiedenen Spalten
∅ (Durchschnitt) jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
• Beispiel
Archiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv
Lfd. Nr Ordnungsmittel Arc_A01
Anzahl
1 Ordner Kredit 50
2 Handakte Kredit 100
3 xxx 50
4 xxx 10
5 xxx 40
Summe 250
Min. 10
Max. 100
∅ 50
Skalierungen oder Wertebereiche
Bei Skalierungen oder Wertebereichen in den Spalten im Hauptteil der
Erfassungslisten können Durchschnittswerte und Häufigkeiten eines Merkmals
ermittelt werden.
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Systemen
Muster einer Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen
1 Bezeichnung
1
1 8 2 ... 1
2 Bezeichnung
2
5 9 4 ... 2
3 Bezeichnung
3
7 9 5 ... 5
...
x Bezeichnung
x
9 9 4 ... 2
∅ 4 3,5 4 ... 3,1
Ausprägung „1“ 20 30 0 ... 1
Ausprägung „2“ 10 20 10 ... 30
Ausprägung „3“ 10 5 20 ... 30
Ausprägung „4“ 10 5 30 ... 11
Ausprägung „5“ 5 5 10 ... 1
Ausprägung „6“ 10 5 5 ... 2
Ausprägung „7“ 5 5 1 ... 4
Ausprägung „8“ 5 0 2 ... 1
Ausprägung „9“ 5 10 2 ... 0
Erläuterung zur Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen
• Spalten
Spalte Erläuterung
Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Zeile Erläuterung
∅ (Durchschnitt) jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
Ausprägung „0“ bis „9“ jeweilige Häufigkeit Ausprägung „0“ bis „9“
Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13:
Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar)
Lfd
.
Nr
Bezeichnung Dok_A13
Scanbar
1 Lieferschein Vordruck 1 2
3 Rechnung 1 7
4 Rechnung 2 8
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Systemen
5 Mahnung 1 2
 4,4
Ausprägung „1“ 0
Ja/Nein-Fragen
Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können
Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Ja/Nein-Fragen
1 Bezeichnung
1
1 0 1 ... 1
2 Bezeichnung
2
0 0 0 ... 1
3 Bezeichnung
3
0 1 0 ... 1
...
x Bezeichnung
x
1 0 0 ... 1
Prozent 50% 25% 10% ... 80%
Erläuterung zur Auswertung von Ja/Nein-Fragen
• Spalten
Spalte Erläuterung
Bezeichnung Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Zeile Erläuterung
Prozent Prozentwert der entsprechenden Spalten
• Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Ränder (ausgefranst: 0, glatt: 1)
Lfd. Nr Ordnungsmittel Dok_A14
Ränder
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Systemen
3 Rechnung 1 1
4 Rechnung 2 0
5 Mahnung 1 1
Prozent 80%
80% der Dokumente des Ordnungsmittels haben glatte Ränder.
„Document-Life-Cycle“-Analyse
Die Nutzungsprofile von Dokumenten pro Tag spiegeln die Zugriffshäufigkeit der
Anwender auf Dokumente wider. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist die
Zugriffshäufigkeit über den Tag gesehen sehr unregelmäßig. Erfahrungswerte und
Statistiken belegen, daß sich die Zugriffe in den Zeiten von 09.00 bis 11.00 Uhr und
zwischen 13.30 und 15.30 Uhr häufen. Hohe Zugriffshäufigkeiten bedeuten
gleichzeitig auch eine erhöhte Belastung des Netzwerkes, die bei den technischen
Vorgaben zu berücksichtigen ist.
Der Kurvenverlauf zeigt die typische Arbeitsweise der Anwender. Mit Beginn des
Arbeitstages werden abgelegte Dokumente zur Bearbeitung von Vorgängen benötigt,
bis zur Mittagszeit erfolgt die restliche Abarbeitung, und die Anforderung weiterer
Dokumente reduziert sich. Dies wiederholt sich nach der Mittagspause.
Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung
8.00 Uhr 10.00 Uhr 12.00 Uhr 14.00 Uhr 16.00 UIhr
Zugriffshäufigkeit
5
10
Zugriffe
Abb. 6: Zugriffsprofile pro Tag
Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine
Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfügbarkeit im System wird auf ein
Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmäßig zugegriffen. Danach
verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu
verzeichnen. Die Nutzungsprofile bestimmen zusammen mit den
Dokumentenmengen die Speicherkapazität der Ablage-Ebene (Festplatten zur
Zwischenspeicherung) für den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg über
optische Speicher, auf denen die archivierungswürdigen Dokumente abgelegt sind.
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Systemen
Zugriffe
1 Tag 10 Tage 1 Monat 6 Monate 5 Jahre
Zugriffshäufigkeit
10
Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer
Abb. 7: Zugriffsprofile über die Lebensdauer eines Dokumentes
Besondere Ergebnistypen
Für die anschließenden übergreifenden Auswertungen sind verschiedene
Übersichten zu bilden:
• Dokumentenklassen,
• Ordnungskriterien,
• Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende),
• Zugriffs- und Rechteprofile.
Übergreifende Auswertungen
Die übergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhänge der Erfassungslisten
untereinander. Für die übergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der
Detailanalysen ist Voraussetzung, daß alle wichtigen Informationen vollständig,
konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad
vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen muß bereits erfolgt sein. Bei den
übergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen,
sondern das Ergebnis in Form von Übersichten und Kategorien (Informationstypen,
Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) berücksichtigt.
Auswertungsbereiche
Auswertungen können nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein.
Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen können folgenden elf
Auswertungsbereichen zugeordnet werden:
• Kosten / Wirtschaftlichkeit,
• Zeitverhalten,
• Mengengerüste,
• Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation,
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• Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit,
• Speicherformate,
• rechtliche Absicherung,
• Organisationsstruktur,
• Nutzungskomfort,
• Auslegung der Infrastruktur und
• Einbindung vorhandener Systeme.
Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung
Für jeden Auswertungsbereich werden im folgenden die wichtigsten Ergebnisse der
Analysen in Form von Checklisten mit potentiellen Schwachstellen aufgezeigt. Diese
ergeben sich sowohl aus der übergreifenden Auswertung der Einzelanalysen als
auch aus grundsätzlichen, zum Teil bereits bekannten Problemfeldern. Die
Bewertung der Schwachstellen erfolgt unabhängig voneinander durch die
betroffenen Fachabteilungen, die Organisation und die Geschäftsführung. Aus dem
Vergleich der unterschiedlichen Einschätzungen wird der Bedarf für ein
elektronisches Archivsystem und dessen Auslegung ermittelt, es werden
Schwerpunkte bei der Einführung gelegt und Entscheidungen vorbereitet bzw.
getroffen.
Die Checklisten sind folgendermaßen aufgebaut:
• die erste Spalte enthält die Beschreibung der Schwachstelle;
• in der zweiten Spalte wird die Ist-Situation dargestellt (Vorhandensein mit 5
Werten von niedrig bis hoch; Auszufüllen vom Projektteam, das die Analysen
durchgeführt hat);
• die dritte Spalte dient der Bewertung der Schwachstelle (Bewertung mit 5 Werten
von unwichtig bis sehr wichtig; Auszufüllen unabhängig voneinander durch die
betroffene Fachabteilung/en, die Organisation und die Geschäftsführung).
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Durch den Auswertungsbereich Kosten/Wirtschaftlichkeit werden die Kostenaspekte
des bisherigen Ablage-/Archivierungsverfahrens für eine spätere Auswertung im
Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt. Dabei handelt es sich um die
Kostenaspekte des Ist-Zustands, die dann den erwarteten Kosten des Soll-
Zustandes bei Nutzung eines elektronischen Archivsystems gegenübergestellt
werden.
Schwachstellen vorhanden
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
Zeit- und Kostenaufwand durch Suche nach Unterlagen und
Papierkopien
         
Raumkosten durch Papierablage          
Erstellung von Kopien vom Mikrofilm- aufwendig- teuer-              
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Systemen
langwierig      

    
Lizenzkosten          
Ressourcenbedarf (Sachmittel und Personal)          
Zeitverhalten
Unter Zeitverhalten werden die Aufwände für das Ablegen, Wiederfinden,
Bereitstellen, Rücksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden.
Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und
zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und
entgegennimmt. Diese Zeiten können erheblich voneinander abweichen, da
Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu berücksichtigen sind.
Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einführung
eines Archivsystems behoben werden.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv     
    
  
      
     
Anteil der Ablage- und Suchzeiten an der Tagesarbeitszeit          
Liegezeiten verlängern die Bearbeitungszeit          
Wartezeiten auf ein angefordertes Dokument verlängern die
Bearbeitungszeit
         
Aus dem Archiv angeforderte Unterlagen sind nicht am gleichen
Tag verfügbar
         
Archiv nicht ständig während der Arbeitszeit zugänglich          
Informationen gelangen zu spät in das allen zugängliche Archiv
(z. B. erst nach abgeschlossener Bearbeitung)
         
Das Archiv ist nicht in der Lage, zeitgerecht Akten bereitzustellen          
Keine Regelung für zeitgerechte Ablage          
Lange Suchzeiten, wenn der Ablageort nicht mehr ’in Erinnerung’
ist
         
Nichtverfügbarkeit aufgrund von ‘Benutzung’          
Mengengerüste
Die Mengengerüste einschließlich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend für die
Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler
Lösungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie für Art und Wege der
Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen
für die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufähigkeit
sowie Abschätzungen bezüglich der Lebenszeit des Archivs möglich.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse
1- Informationsklasse 2
     
     
    
      
     
   
Doppelablage / doppelte Speicherung (Original und Kopien, Fax          
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Systemen
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
und Brief mit unterschiedl. Annotationen)
Unterlagen werden mehrfach kopiert, um sie gleichzeitig
mehreren Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können
         
Hilfsmittel und Richtlinien liegen mehrfach in Papierform vor          
Anteil von in Papier aufzubewahrenden Urkunden, für die eine
elektronische Archivierung keinen Sinn macht
         
Informationen haben einen geringen Informationsgehalt          
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Für das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig.
In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein
elektronisches System überführen, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des
übergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein
wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation
bestehender Papierarchive muß aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine
geeignete Systematik für ein elektronisches Archiv überführt werden.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
Unterschiedliche Systematiken der Ablage          
Zugriffshäufigkeit auf Informationen          
Monostrukturierte Ablagesystematik (es kann nur nach einem
einzigen Ordnungsbegriff gesucht werden)
         
Individuelle Ablagestrategien (z. B. personenabhängig)          
Unterschiedliche Retrievalsysteme am Arbeitsplatz (z.B.
Mikrofilm, Datenbank, Karteikasten)
         
Fehlende inhaltliche Erschließung          
Unterschiedliche Ablagekriterien / Suchbegriffe          
Ordnung im Archiv unzureichend (z. B. Ablageplan nicht
eingehalten)
         
Unzureichender Aktenplan (jeder legt ab, wie er will)          
Ablage der Informationen- dezentral- zentral- individuell     
    
  
       
    
Konkurrierende Zugriffe          
Parallelzugriffe          
Anteil erfolgloser Recherchen          
Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu
spät gefunden)
         
Fehlerhafte Rücksortierung          
Akten sind nicht vollständig (es wird z.B. anhand
unvollständiger Aktenlage entschieden)
         
Unzureichende Aktenverfolgung          
Bei Rückgabe von Akten erfolgt keine Prüfung auf
Vollständigkeit und ordnungsgemäße Ergänzung mit neuen
Dokumenten
         
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Systemen
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder
mündliche Anforderung durch andere Mitarbeiter
         
Unvollständige Suchergebnisse          
Trennung von formalen und inhaltlichen Kriterien          
Rückfragen / Recherchen bei anderen Mitarbeitern notwendig          
Kein übergreifender Zugriff auf Informationen aus
verschiedenen Ablagen / Archiven
         
Vermengung von temporären und endgültigen Informationen          
ungeeignete Ordnungsmittel          
Kein Zugriff auf eine gesuchte Einzelinformation (immer nur auf
ein Ordnungsmittel)
         
Unterschiedliche Versionen von Informationen sind vorhanden          
Mehrfachablage mit unterschiedlicher Vollständigkeit und
Originalität
         
Probleme beim Feststellen, wer eine Information erstellt hat          
Probleme beim Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen
Quellen oder unterschiedlicher Art, die zusammengehörig
bearbeitet werden sollen
         
Zuordnungsprobleme, insbesondere wenn Mehrfachablage
unter verschiedenen Gesichtspunkten erforderlich ist
         
Unzusammenhängende Ablagen / Archive          
Weit entfernte Archivstandorte          
Ungleichmäßige Auslastung der vorhandenen Ablagen /
Archive
         
Kopien werden abgelegt, wo Originale erforderlich sind          
Kopien werden durch manuelle Ergänzungen zu Originalen          
Generationswechsel, Versionswechsel          
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme müssen daraufhin geprüft werden, ob sie
um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergänzt werden können
oder ob eine eigene Benutzerverwaltung für das Archivsystem erforderlich ist. Die
Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf
personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Für
eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die
Protokollierung von Aktionen und Veränderungen erforderlich.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Unzureichende Berechtigungsprofile          
Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile          
Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig          
Keine Berechtigung auf die erforderlichen- Anwendungen-
Informationen
     
  
      
 
Datei: dmsist-
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Systemen
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen
Informationszugriff
         
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht möglich          
Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv          
Aus dem bestehenden Archiv können unkontrolliert Dokumente
und Akten entnommen werden
         
Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen
erforderlich
         
Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht
gewährleistet
         
Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten
Person abhängig
         
Kopien werden nicht als Kopie gekennzeichnet          
Vertretungsregelung nicht eindeutig          
Sicherungen erfolgen in langen Zeitabständen          
Speicherformate
Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch
vorliegenden Informationen sowie deren mögliche Umsetzung in digitale Formate für
das auszuwählende Archivsystem. In Abhängigkeit des Informationseingangs aus
verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind
unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu berücksichtigen. Diese
beeinflussen z.B. Mengengerüste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und
Migration.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten
Datenträgern
         
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Für die rechtliche Absicherung eines elektronischen Archivsystems ist zu klären, für
welche Informationen die Papierform vorgeschrieben ist und für welche eine
elektronische Aufbewahrung ausreicht. Maßgeblich hierfür sind gesetzliche
Bestimmungen und hausinterne Richtlinien, die auf einzelne Informationen und
gesamte Akten angewendet werden müssen. Dies beeinflußt ebenfalls
Mengengerüste und Zugriffskriterien. Die rechtlichen Anforderungen haben
insbesondere auf die Speicherung von Informationen als Brutto- oder Nettobild, auf
die Behandlung des Löschens personenbezogener Daten und die Kennzeichnung
von Originalen bei der Erfassung Auswirkungen. In der Auswertung bezüglich der
rechtlichen Absicherung werden alle Informationen zusammengeführt, die hierfür von
Bedeutung sind.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Revisionssichere Archivierung (bestehendes Papierarchiv nicht
abgesichert - Zugang, Ergänzung, Verlust)
         
Datei: dmsist-
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Systemen
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Aufbewahrungszeitraum ist höher als die Lebensdauer der
Speichermedien
         
Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten gemäß § 5
BDSG fehlen
         
Verfahrensbeschreibung bezüglich Datensicherheit nicht
vorhanden
         
Fehlende hausinterne Regelungen zum Aufbewahren und
Vernichten von Akten
         
Organisationsstruktur
Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen berücksichtigt, die
Rückschlüsse auf Veränderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der
Organisationsstruktur betreffen insbesondere den übergreifenden Zugriff auf
Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch Änderungen der
Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie
Scannen, Qualitätssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und
Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang
oder Datenerfassung) oder zusätzliches Personal durchzuführen sind.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Unzureichende Regelungen für die Ablage / Archivierung          
Doppelarbeiten werden durchgeführt          
Mangelnde Transparenz bei Arbeitsabläufen          
Individuelles Arbeiten          
Mitarbeiter beschäftigen sich mit Aufgaben (Suchen,
Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich
gehören
         
Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z.
B. vom hausinternen Postweg abhängig)
         
Posteingangs- / Postausgangsübersicht (nicht vorhanden oder
mühsam zu erstellen)
         
Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder
Laufzettel verloren
         
Postlaufzeit (dauert zu lange)          
Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig)          
Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle)          
Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten)          
Mangelnde Unterstützung von Standardaufgaben (z.B. Briefe
werden jedes Mal individuell neu geschrieben)
         
Prüfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. Vier-
Augen-Prinzip)
         
Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar          
Herkömmliche, papiergestützte Arbeitstechniken          
Verteilungs- und Zuordnungsprobleme          
Keine Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten zur          
Datei: dmsist-
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Systemen
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Arbeitsplanung
Nur wenige Abläufe sind standardisierbar          
Überlastung der Mitarbeiter          
Häufige Abwesenheit von Entscheidern          
Unzureichende Regelung für ‘Entsorgung’ alter Archivbestände          
Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten          
Nutzungskomfort
Zum Thema Nutzungskomfort werden alle Informationen zu Restriktionen
gesammelt, die derzeit eine effektive, zeitnahe, benutzerfreundliche und
aufgabengerechte Bearbeitung behindern. Für den Nutzungskomfort des geplanten
Systems sind Informationen über die Informationsbereitstellung, das Zusammenspiel
heute genutzter Softwareanwendungen sowie sich hieraus ergebende
Schwachstellen festzustellen.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Erfüllungsgrad der ergonomischen Anforderungen an
Arbeitsplätze
         
Anwender muß in unterschiedlichen DV-Anwendungen mit
verschiedenen Oberflächen und Retrievalmöglichkeiten arbeiten
         
Benutzungs-Ergonomie (keine einheitliche, übergreifende
Benutzungsoberfläche)
         
Auslegung der Infrastruktur
Die Beschreibung der Infrastruktur ist besonders dann von Bedeutung, wenn
vorhandene Komponenten in dem künftigen Archivsystem weiterverwendet werden
sollen. Hier ist entsprechend den Anforderungen an die Bereitstellung von
Informationen zu unterscheiden, welche Komponenten weiterbenutzt, welche
erweitert und welche neu beschafft werden müssen. Diese Angaben sind im Rahmen
einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Bemessung der Investitionssummen
notwendig.
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
Heterogene Hardware-Umgebung          
Heterogene Software-Umgebung          
Einsatz von ähnlichen Softwareprodukten (z. B. mehrere
Textverarbeitungsprogramme)
         
Pflege von Layout-Versionen          
EDV-Unterstützung bei der Ablage- / Archivierung          
Fehlende Speicherplatzkapazität          
Unzureichende Performance          
Archivraumproblem (Räume nicht ausreichend oder zu teuer)          
Archivräume in verschiedenen Stockwerken oder Gebäudeteilen          
Lange Wege zwischen Arbeitsplatz und Archiv          
Datei: dmsist-
12-160819092253.doc

Systemen
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
Unzureichende Räume und Raumausstattung, um Archivsystem-
PC-Arbeitsplätze aufzunehmen
         
Parallelbetrieb von Speichermedien          
Einbindung vorhandener Systeme
Die Einbindung vorhandener Systeme bezieht sich im wesentlichen auf die direkte
Integration bestehender Anwendungen in das geplante Archivsystem. Eine genaue
Definition der Anforderungen und Schnittstellen ist insbesondere erforderlich, wenn
neben dem Archiv auch andere Systeme eingeführt werden sollen (z.B. SAP,
Groupware, Workflow, Mail).
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme          
Eigenständige Archivsysteme sind vorhanden          
Die Einführung einer DV-Anwendung ist geplant, die in jedem Fall
eine digitale Ablage benötigt
         
Ein vorhandenes älteres Mikrofilm-Archiv muß kurz- oder
mittelfristig durch eine Ersatzbeschaffung erneuert werden
         
Unzureichender direkter Zugang an ein Faxgerät          
Unzureichende termingerechte Bereitstellung von
Faxmitteilungen
         
Faxkopien im Archiv sind nach längerer Lagerung nicht mehr
lesbar
         
Sonstiges
niedrig-hoch
bewertetunwichtig
-sehr wichtig
Qualität- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilder-
der Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen
    
    
    
    
    
      
     
      
    
Verwendung kleiner Schriftarten          
Geringe Auflösung von Bildern          
Bearbeitungsvermerke auf Informationen          
Belege werden separat von anderen Informationen gehalten          
Umfangreiche Kommunikation mit externen Gremien          
Qualifikation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form
zu bearbeiten
         
Motivation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu
bearbeiten
         
Ergebnis
Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben
sich die eigentlichen Anforderungen an das künftige Archivsystem, die die Grundlage
Datei: dmsist-
12-160819092253.doc

Systemen
für das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein Soll-
Archiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschließung,
Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien für übergreifenden
Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte
Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung).
Die Auswertungen dienen zudem als notwendige Planungsgrundlage für
verschiedene Bereiche wie:
• Budget für Systemrealisierung,
• Entscheidungsvorlage für die gewünschte Systemkategorie
• Ressourcen,
• Termine,
• Erfassung von Altbeständen,
• aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen,
• Qualifikationsmaßnahmen,
• Integration vorhandener und künftiger Anwendungen.
Entsprechend aufbereitete Auswertungen werden zur Beurteilung und
Kenntnisnahme an verschiedene Stabsstellen (Personalabteilung, Revision u.a.) und
zur Entscheidung und Genehmigung an den oder die Entscheidungsträger
weitergegeben. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen
für Anbieter und Produkte.
Ein Beispiel veranschaulicht eine mögliche Auswertung. Für die Schwerpunkte bei der Einführung des
Archivsystems wird ein Entscheidungsfaktor bestimmt, der sich aus Multiplikation und Addition der
Spalten berechnet. Die Bewertung kann je nach Bedarf durch unterschiedliche Gewichtungen sowohl
auf Zeilen- als auch auf Spaltenebene erweitert werden.
Schwachstellen Abteilung 1 Abteilung 2 Entsch.
vorhanden
niedrig-hoch
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
bewertetunwichtig-
sehr wichtig
faktor
Retrieval/ Wiederfinden/
Klassifikation
Unterschiedliche
Systematiken der Ablage
    5
Punkte
    5 Punkte     3
Punkte
40 Punkte
Speicherformate
Unterschiedliche
Speicherformate auf
unterschiedlichsten
Datenträgern
    5
Punkte
    4 Punkte     2
Punkte
30 Punkte
Einbindung vorhandener
Systeme
Medienbruch durch
Einsatz unterschiedlicher
Systeme
    3
Punkte
    4 Punkte     2
Punkte
18 Punkte
Datei: dmsist-
12-160819092253.doc

[DE] DMS: Ist-Analyse und Auswertung von Analysen | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Hamburg 1998

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