Security in der Speditionsbranche - Anforderungen und Aufgaben aus Sicht eines mittelständischen Dienstleisters

1. Integriertes Sicherheitskonzept
eines mittelständischen
Logistikdienstleisters
von Patrick Andres | Hanau
Kooperationsforum Logistik | 22.05.2012 | IHK Hanau-Gelnhausen-Schlüchtern

2. Agenda
1. Spedition Andres | Hanau 3
2. Sicherheitsanforderungen früher / heute 5
3. Ganzheitliches Sicherheitsmanagement beim Umgang mit: 6
3.1 Mitarbeiter 7
3.2 Behörden / Institutionen 9
3.3 Lieferanten 11
3.4 Kunden 13
4. Ausblick 15
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3. 1. Spedition Andres | Hanau
IN SACHEN FRACHT – EIN STARKER PARTNER
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4. 1. Spedition Andres | Hanau
• Firmengründung: 1. April 1969
• Mitarbeiter: 20
• Zertifizierung: TÜV SÜD nach DIN EN ISO 9001
• Umweltmanagement: gemäß ISO 14001
• Assessment nach SQAS Road / CEFIC
für die chemische Industrie
• Fahrzeuge:
Sattelzugmaschinen der EURO 5 Norm, CODE XL Sattelauflieger 13,60 m überwiegend Tautliner, offene Fahrzeuge, Lkw
mit Hebebühne, Kleintransporter, Spezialfahrzeuge
• Kommunikationssysteme:
GPS Fahrzeugortung, IT gestützte Steuerung der Transportkette, Telematik
• Lager:
2.000 qm innen, 3.000 qm außen, Umschlaglager, geheizt, bis 5t Stapler,
Möglichkeiten zur Kranbe- und entladung bis 20t
• Erreichbarkeit: 24 Stunden-Service
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5. 2. Sicherheitsanforderungen früher / heute
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6. 2. Sicherheitsanforderungen früher / heute
Fallbeispiel aus der Praxis
- Kurz: Das Geschäft ist vielseitiger und herausfordernder geworden
- Anforderungen sind exorbitant gewachsen
- Zug um Zug haben wir Sicherheit in unser ganzes Tun intelligent eingebaut
Sicherheit ernst zu nehmen, heißt:
1. Vom Handschlag zum revisionssicheren Vertrag zu kommen
2. Durchgängig für Transparenz und Klarheit zu sorgen
3. Kontrolle dort vorsehen, wo Vertrauen nicht ausreicht
Denn: Bei Sicherheit geht es um nachprüfbare Verlässlichkeit !
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7. 3. Ganzheitliches Sicherheitsmanagement
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8. 3.1 Sicherheit beim Umgang mit Mitarbeitern
- Schriftlicher Arbeitsvertrag
- Regelmäßige Führerscheinkontrolle
- Ärztliche Untersuchungen (ab 50 Jahre Pflicht alle 5 Jahre)
- Riesterberatung durchführen
- Fachkraft für Arbeitssicherheit , Betriebsarzt bestellen
- Fahrerhandbuch
- Schulungsbedarfsplan erstellen und aktuell halten: Bsp. BKrFQG, ADR,
LASI, LBA, Stapler, Ortungssystem
- Einweisung/Unterweisungen in alle Gerätschaften und Anlagen Tankberichte
auswerten, Wartung und Pflege der Fahrzeuge regeln.
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9. 3.1 Sicherheit beim Umgang mit Mitarbeitern
- Datensicherheit regeln
- Formulare und Vordrucke bringen Sicherheit
- Einweisung in das System der digitalen Auftragsübermittlung
- Einweisung in das Dokumentenmanagementsystem
- Über den Notfallplan informieren
- Über das Qualitätsmanagement System informieren
- Überwachung der Arbeitszeiten, Lenk- und Ruhezeiten
- Interne Fehlerliste führen, deckt Fehler schnell auf
- KVP: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch regelmäßige
Besprechungen.
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10. 3.2 Sicherheit beim Umgang mit dem Kunden
- Speditionsauftrag oder Frachtvertrag? Haftungsregelung bekannt?
- Auf genaue Firmierung der Kunden achten und neue Kunden auf Bonität
prüfen
- Ust-Id-Nr. des Kunden prüfen
- Ansprechpartner des Kunden namentlich dokumentieren
- Auftragsnummern, Besonderheiten, alles muss sauber erfasst und vereinbart
sein! Änderungen sofort schriftlich fixieren und bestätigen
- Mit Kunden feste Ladezeiten/Zeitfenster vereinbaren
- Sind Zusatzdienstleistungen klar definiert und vereinbart?
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11. 3.2 Sicherheit beim Umgang mit dem Kunden
- Frachtpreise und Vergütung sollten klar festgelegt sein!
- Notfallnummer bekannt geben
- Wartezeitenregelung und Standgelder sollten vorab klar vereinbart sein
- Kunden über Versicherung dokumentiert aufklären
- Kunden über Verantwortlichkeiten der Ladungssicherung aufklären
- Kunden über Zollangelegenheiten aufklären und evtl. Hilfe leisten
- Abliefernachweise und Begleitpapiere müssen immer griffbereit sein
(am besten digitale Archivierung mittels Barcode)
- Mit Kunden Audits vereinbaren, um so Klarheit sicherzustellen.
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12. 3.3 Sicherheit beim Umgang mit Behörden/
Institutionen
- BAG: Einhaltung Lenk- und Ruhezeiten, Archivierung digitaler Tacho-Daten
- Untere Wasserbehörde
- Versicherungen (klare Methode der Schadensachbearbeitung erstellen)
- Darlegungen gegenüber Banken und Leasinggesellschaften (Controlling,
zeitnahe BWA / Bilanz – 2013 Basel III)
- Finanzamt
- Regierungspräsidium – Verlängerung der EU-Lizenz
- Toll Collect
- Berufsgenossenschaft, TÜV, Luftfrachtbundesamt
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13. 3.3 Sicherheit beim Umgang mit Behörden/
Institutionen
- Zertifizierungen helfen (DIN ISO 9001, ISO 14001, SQAS, SCC/SCP etc.)
- Zertifizierungen im Bereich Sicherheit: ISO 31000 Risikomanagement und
ISO 28000 Sicherheitsmanagement der Lieferkette
- Gefahrgutbeauftragten stellen
- Notfallmanagement aufbauen und durchspielen
- Evtl. Nachfolgeregelung muss klar bekannt sein
- Unternehmensbewertung/Ziele und Planung der nächsten Jahre sollten
dokumentiert vorliegen
- Umsetzung des EU Road Package – Verantwortlichkeiten delegieren.
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14. 3.4 Sicherheit beim Umgang mit Lieferanten
- Qualität prüfen und Abhängigkeiten vermeiden
- Lieferanten auf Bonität prüfen
- Zertifizierungen prüfen (Abfall/Altöl/ölverschmutzte Betriebsmittel etc.)
- Gemeinsame Vereinbarungen treffen und Anforderungen dokumentiert
festlegen
- Pünktliche Zahlungen des Lieferanten
- Fehler dokumentieren, Lieferantenaudits durchführen
- Verträge regelmäßig prüfen und anpassen
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15. 3.4 Sicherheit beim Umgang mit Lieferanten
- Wartungsverträge sichern ab: Rolltor, Ölabscheider, Reifen, E-Geräte Check,
UVV-Prüfungen, Feuerlöscherprüfungen, Kompressor, LKW-Waschgerät
- Kommunikation mit den Lieferanten sollte stimmen!
- Neuigkeiten/Newsletter?
- Gegenseitige Empfehlungen
- Wenn möglich immer langfristige Zusammenarbeit mit festen Lieferanten
suchen!
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16. 4. Ausblick
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17. 4. Ausblick
1. Um in Zukunft am Markt bestehen zu können, müssen sich
Logistikdienstleister für eine intelligente und deshalb nachhaltige Sicherheit
entscheiden!
2. Dies kann nur mit einer ganzheitlich geprägten Sicherheit erfolgen!
3. denn das bindet Kunden, die uns stets aufs Neue mit neuen Aufgaben
herausfordern!
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18. Vielen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit!
Fragen ???