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Einfach & komplett - OS|ECM Best Practice Lösungen

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E-Mail- und Vertragsmanagement als Sprungbrett in die ECM-Welt

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Einfach & komplett - OS|ECM Best Practice Lösungen

  1. 1. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen. E-Mail- und Vertragsmanagement als Sprungbrett in die ECM-Welt Christian Weisz ECM-Produktmanager Marketing & Markenstrategie
  2. 2. Ursachenforschung Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Agree or disagree? “ Only those projects that can demonstrate positive hard dollar returns THIS YEAR are being approved.” 69 % agree (AIIM; 2009)
  3. 3. Ursachenforschung Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen * “What are the top THREE reasons why your organization has NOT implemented Document management and scanning/capture technologies to date? “, ECM International Trends, AIIM 2009 „ Warum hat Ihre Organisation noch keine DMS-Technologie implementiert?“*
  4. 4. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
  5. 5. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
  6. 6. Was sind Best Practice-Lösungen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Think big. Start small. Eine Softwarelösung – exakt auf eine Aufgabenstellung zugeschnitten Dienstleistungen, wie Installation, Basisadministration und Systemeinweisung Lösungsspezifischer Support und eine umfangreiche Dokumentation Kompletter, ausbaufähiger ECM-Motor
  7. 7. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
  8. 8. Wobei hilft Vertragsmanagement? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen „ Mussten wir nicht kündigen?“ Beispiel 1 Ein mittelständisches Unternehm-en stattet 30 Mitarbeiter mit PDA-Geräten/Mobiltelefonen aus und verfügt darüber hinaus über einen Pool von UMTS-Karten. Die monatlichen Kosten aus dem Rahmenvertrag belaufen sich auf ca. 4.000 EUR und damit auf 48.000 EUR /Jahr. Beispiel 2 Sollte auch „nur“ ein Wettbewerbs-angebot durch die verpasste Kündigung nicht in Anspruch genommen werden können, das 10 % günstiger ist, gehen fast 5.000 EUR verloren. Beispiel 3 Im Falle eines mehrjährig laufenden Mietvertrages für eine Bürofläche mit Jahresmiete von 120.000 EUR , die sich um 5 Jahre verlängert, kann dieser Fehler existenzbedrohend sein.
  9. 9. „ wartungsvertrag_xxx.docx “ Bei der Anlage eines Vertrages für den Kunden „Müller“ wird dieser Vertrag kopiert und „Meyer“ mit „Müller“ überschrieben. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen ? Sie verwalten Verträge bislang im Filesystem unter wartungsvertrag_meyer_final_final_ geändert_neu.docx Risiken: Peinlichkeiten und fehlerhafte Inhalte! !
  10. 10. Wobei hilft Vertragsmanagement? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vorteil 1 Die Vereinfachung in Erstellung und Verwaltung und Nutzung von Verträgen leistet einen wichtigen Beitrag zur Senkung von Bearbeitungskosten. Vorteil 2 Ein verbessertes Risikomanage-ment ist laut Aberdeen der Top-Treiber für das Vertragsmanage-ment: Vertragsinhalte werden transparent, Termine können auto-matisiert beachtet und eingehalten werden und Vertragsmanagement wird Teil des Finanz-und Liquiditätsmanagements. Vorteil 3 Die strukturierte Abbildung von Vertragspartnern und der Aufbau von Vertragshistorien ermöglicht eine erhöhte Reaktionsschnellig-keit und Auskunftsfähigkeit sowie eine verbesserte Vorbereitung bei Vertragsverhandlungen.
  11. 11. Wobei hilft E-Mail-Management? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35 %. </li></ul><ul><li>Nur 23 % der Unternehmen sind in der Lage, Geschäftsvorfälle lückenlos zu </li></ul><ul><li>dokumentieren.* </li></ul><ul><li>87 % der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E-Mail </li></ul><ul><li>82 % Angebote, Bestellungen (60 %), Rechnungen (43 %), Verträge (43 %), Projektabwicklung (87 %) </li></ul><ul><ul><li>*Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management 2008“, BearingPoint </li></ul></ul>Sicherheit: E-Mails revisionssicher archivieren Produktivität: E-Mail-Server spürbar entlasten Intelligenz: Unternehmensweite Zusammenarbeit verbessern
  12. 12. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
  13. 13. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Geschäftspartnerverwaltung Steuerung & Controlling Vertragsverwaltung Vertragserstellung Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot;
  14. 14. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Vertragserstellung: Vorlagen, Workflow (Z. B. Freigabeprozesse), strukturierte Akten, Scannen inkl. Volltext-OCR
  15. 15. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Verwaltung: Finden, Zugriff, zentrale Ablage, Indexierung, Volltext, Preview, Archivierung & Revisionssicherheit, Objektverwaltung, Vertragsbezüge, Versionsmanagement
  16. 16. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Geschäftspartner- Verwaltung: Kontaktmanagement- Datenbank, Personen, Unternehmen, Kontakhistorien
  17. 17. Im Detail: OS|&quot;Contract&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Vertragsmanagement mit OS|&quot;Contract&quot; Steuerung & Controlling: Fristen-Management, Auswertungen, Reports
  18. 18. Unterstützung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen
  19. 19. Im Detail: OS|&quot;Mail-Management&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>Automatisiert Archivieren (E-Mails werden in vordefinierte Strukturen abgelegt, Anhänge ausgelagert und der Exchange-Server entlastet – auch rückwirkend) </li></ul><ul><li>Manuell oder automatisiert Zuordnen (Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails können regelbasiert oder per Drag & Drop direkt in Outlook einem konkreten Vorgang zugeordnet werden) </li></ul><ul><li>Einfach Suchen, Finden und Wiederherstellen (Zahlreiche Suchfunktionen wie z. B. Voll- text – auch in Anhängen; Wiederherstell- ung archivierter Daten per Drag & Drop ) </li></ul>
  20. 20. Im Detail: OS|&quot;Mail-Management&quot; Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>Komfortabel administrieren (Profile und Regeln administrieren, die das Archivierungsverhalten steuern - ohne Unterbrechung des Serverbetriebes; leistungsstarkes Monitoring) </li></ul><ul><li>Einfach zu bedienen (Völlig in Outlook integriert und daher intui- tiv zu benutzen; keine langen Eingewöhn- ungszeiten bzw. aufwändige Schulungen) </li></ul><ul><li>Rechte verwalten (Kontrollierter Zugang zu sensiblen Informationen; Zuweisung und Verwaltung von Userrechten; Verwalten von Benutzergruppen) </li></ul><ul><li>eDiscovery (eDiscovery-Zugriffe nach dem Vier-Augen-Prinzip, um für juristische Auseinandersetzungen elektronische Beweismittel zu sichern) </li></ul>
  21. 21. Sicher - Produktiv - Intelligent Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen
  22. 22. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
  23. 23. Wie profitiert mein Unternehmen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Schematischer Verlauf herkömmliches ECM-Projekt Zeit
  24. 24. Wie profitiert mein Unternehmen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Schematischer Verlauf Best Practice-Projekt Zeit ECM-Projekt, weitere Szenarien
  25. 25. Wie profitiert mein Unternehmen? Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen OS|&quot;Contract &quot; ECM-Motor <ul><li>E-Mail-Management </li></ul><ul><li>Revisionssichere Langzeitsicherung </li></ul><ul><li>Verbesserte Performance und Entlastung des Exchange Servers </li></ul><ul><li>Automatisierte und manuelle vorgangsbezogene Ablage </li></ul><ul><li>Digitale Projektakte </li></ul><ul><li>Gemeinschaftliches Arbeiten und Nutzung von Syn-ergien </li></ul><ul><li>Standortunabhängige Verwaltung aller Informationen </li></ul><ul><li>Abbildung von Prozessen mit Workflows </li></ul><ul><li>ERP-Integration </li></ul><ul><li>Enge Integration ERP/Fibu </li></ul><ul><li>Automatisierter Rechnungseingang einschließlich Erfassung und Klassifizierung </li></ul><ul><li>Automatisierter Datenabgleich & autom. Buchen </li></ul><ul><li>Digitale Personalakte </li></ul><ul><li>Workflows (Z. B. Bedarfsmeldungen, Bewerbermanagement, Einstellung oder Kündigung) </li></ul><ul><li>Vertragsmanagement </li></ul><ul><li>Enge Anbindung an HR-Systeme </li></ul><ul><li>Einbindung von MS Office und Groupware </li></ul><ul><li>Freigabeprozesse einschl. elektronischer Signaturen </li></ul><ul><li>Revisionssichere Archivierung & Skill Management </li></ul><ul><li>Customer-Relationship-Management </li></ul><ul><li>Pflege von Kundenbeziehungen </li></ul><ul><li>Management aller Kunden-Informationen </li></ul><ul><li>Zielgruppengerechte Ausrichtung der Prozesse </li></ul><ul><li>Individuelle Ansprache von Kunden </li></ul>
  26. 26. Einfach komplett. Komplett einfach. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen <ul><li>Schnelle Einführung. </li></ul><ul><li>Exakt planbare Einführung. </li></ul><ul><li>Sofortiger Nutzen für Fachabteilungen und Endanwender. </li></ul><ul><li>Ausbaufähigkeit: „Motor ECM“ für unternehmensweites Informationsmanagement. </li></ul>
  27. 27. Roadmap Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen 1 2 3 Was sind Best Practice-Lösungen? Wobei helfen sie? Lösungen im Detail 4 Wie profitiert mein Unternehmen? 5 OPTIMAL SYSTEMS GmbH
  28. 28. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 250 Umsatz (2009): 21,8 Mio. Kunden: >1.100 Partner: > 40 Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Konstanz Hannover München Bielefeld Berlin Stuttgart
  29. 29. Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen Portfolio OPTIMAL SYSTEMS <ul><li>Enterprise Content Management </li></ul><ul><li>Digitale Archivierung </li></ul><ul><li>Dokumenten-Management </li></ul><ul><li>Business Process Management </li></ul><ul><li>ECM Best Practice-Lösungen </li></ul><ul><li>Platz 1 bei Kundenzufriedenheit PENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2008 und 2009 </li></ul>
  30. 30. Referenzen - Übersicht Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen
  31. 31. <ul><li>Christian Weisz </li></ul><ul><li>ECM-Produktmanager Marketing & Markenstrategie </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>OPTIMAL SYSTEMS GmbH Unternehmenszentrale </li></ul><ul><li>Cicerostraße 26 10709 Berlin Telefon: +49 30 895708-0 </li></ul>Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Antworten, Einblicke: IT & Business: Halle 3, D75 DMS Expo: Halle 7, D42

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