1. Checkliste Medienkonferenz
Termin und Einladung
– Festlegen des Termins, Lokalität, Themen, Referenten und Moderator. Bestellen der
Lokalität mit Angabe der Installationsbedürfnisse (Lautsprecher, Beamer,
Hellraumprojektor, Mineralwasser auf den Tischen usw.).
– Eventuell vorgängig Kaffee und Gipfeli anbieten oder nachher kurzen Apéro
durchführen.
– Verfassen der Medieneinladung mit Termin, Ort und Lokalität, Kurzbeschrieb der
Themen (muss Leser gluschtig machen), Referenten, Anfahrtsweg (Auto/ÖV, kann mit
Link auf mapserch.ch gemacht werden), Rubrik, wo man sich anmelden kann, sollte
und bis wann (am besten eine E-mail-Adresse angeben). Auch einen Satz einfügen,
wenn man nur die Mediendokumentation anfordern möchte.
– Medieneinladung per e-mail und/oder Post verschicken; nach Möglichkeit auch ein
Online-Anmeldeformular auf Website generieren (oder mindestens Hinweis auf
Medienkonferenz und wo man sich anmelden kann). Versand ca. 3 Wochen vor MK.
– Avis für die Medienkonferenz über das Netz der Sportinformation Zürich verbreiten (ist
im Normalfall gratis).
Unterlagen für und vor der Medienkonferenz
– Herstellen einer Powerpoint-Präsentation und davon entsprechend für die MK auch
Handouts produzieren.
– Herstellen der Mediendokumentation, die abgegeben werden soll. Factsheet ADS,
Zusammenfassung der Referate usw. Dazu gehört die Ausarbeitung eines
Medientextes, der zur freien Verfügung gestellt wird (Umfang max. 100 Zeilen à 30
Anschläge).
– Herstellen der Liste mit den Angemeldeten; nach Anmeldeschluss (cirka 1 Woche vor
MK) telefonische Nachfrage oder noch einmal e-mail-Versand bei den wichtigen
Medien, die fehlen.
– Herstellen der Namensschilder, die auf das Pult der Referenten gestellt werden
können.
An und nach der Medienkonferenz
– Abgabe der Mediendokumentation beim Eintreffen der Medienleute
– Abhalten der Medienkonferenz
– Generelle Frage-/Antwortrunde am Ende der Referate
– Bilaterale Interviews in der Reihenfolge elektronische Medien (zuerst TV, dann Radio)
und anschliessend Printmedien
– Unmittelbar nach der MK Versand des Medientextes per e-mail an die abwesenden
wichtigen Medienerzeugnisse und an die, die Doku bestellt haben. Auf dem Blatt
unbedingt Namen und Tel.-Nummern angeben, wo und von wann bis wann Rückfragen
gestellt werden können.
16.10.2008/kh