NSI AutoStore Verteiltes Erfassen von Dokumenten im  Filesystem am Beispiel VHP
Themen <ul><li>Themen </li></ul><ul><li>Was ist NSI Autostore? </li></ul><ul><li>Aufbau und Funktion verteiltes Scannen </...
HP Autostore <ul><li>Was ist NSI Autostore? </li></ul><ul><li>Middleware </li></ul><ul><ul><li>Erfassen von Dokumenten übe...
<ul><li>Verteiltes Scannen mit NSI AutoStore </li></ul>Aufbau verteiltes Scannen? Anwender können Dokumente bei Bedarf sca...
AutoStore – the platform for distributed capture Document  Management  Knowledge  Management Databases Fileserver Groupwar...
Szenario VHP <ul><li>Szenario VHP </li></ul><ul><li>Briefe, Bescheide und andere Dokumente  scannen  und im Filesystem  ar...
<ul><li>Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators </li></ul>Aufbau und Funktion Mandantenzuordnung ABCAB...
<ul><li>Nutzen für VHP </li></ul>Vorteile für den Anwender <ul><li>Einfache Bedienung der schon bekannten Geräte („ kopier...
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Topix 2006 HP Autostore VHP

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Vortrag auf einer TOPIX Veranstaltung von Bechtle

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    1. 1. NSI AutoStore Verteiltes Erfassen von Dokumenten im Filesystem am Beispiel VHP
    2. 2. Themen <ul><li>Themen </li></ul><ul><li>Was ist NSI Autostore? </li></ul><ul><li>Aufbau und Funktion verteiltes Scannen </li></ul><ul><li>Modulübersicht HP Autostore </li></ul><ul><li>Szenario bei VHP </li></ul><ul><li>Darstellung des Workflows </li></ul><ul><li>Nutzendarstellung </li></ul>
    3. 3. HP Autostore <ul><li>Was ist NSI Autostore? </li></ul><ul><li>Middleware </li></ul><ul><ul><li>Erfassen von Dokumenten über verschiedene Devices (Capture) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>HP MFP´s </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>HP Digital Sender </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Xerox MFP´s (über SDK Erweiterung) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Kyocera MFP´s (über SDK Erweiterung) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Direkt über den Windows Explorer (Autocapture) </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Konvertieren, Auslesen und Verändern der Dokumente (Prozess) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Konvertierung nach PDF, DOC, RTF, XLS (inkl. OCR) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Auslesen der Barcodeinformationen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Überarbeiten und entfernen von farbigen Hintergründen…… </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Speichern der Dokumente in versch. Systemen (Route) </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Speichern in Filesystemen, E-Mail, FTP (Strukturierte Ablage beliebig möglich) </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Links erzeugen in Datenbanken </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Speichern in DM und Archiv Systeme </li></ul></ul></ul><ul><li>Capture >>> Prozess >>> Route </li></ul>
    4. 4. <ul><li>Verteiltes Scannen mit NSI AutoStore </li></ul>Aufbau verteiltes Scannen? Anwender können Dokumente bei Bedarf scannen und verschlagworten Die Dokumente werden über das Netzwerk übertragen Automatische Verarbeitung über Speicherung in beliebige Systeme. Alle erkannten und eingegebenen Informationen werden mit den Dokumenten gespeichert Vorteile: - hohe Flexibilität durch Nutzung von MFPs mit Menüs - Erfassung nicht an einen Ort gebunden - einfache Bedienbarkeit für die Anwender - einfache Gestaltung der Prozesse und zentrale Administration - sehr attraktiv aus Sicht der Kosten Nachteile: - Scanqualität und Papierhandling an Geräte gebunden - geringe Interaktion nach dem Scannen mit den Anwendern / Rescannen bzw. QS
    5. 5. AutoStore – the platform for distributed capture Document Management Knowledge Management Databases Fileserver Groupware Mailserver User Desktops Capture Process Route
    6. 6. Szenario VHP <ul><li>Szenario VHP </li></ul><ul><li>Briefe, Bescheide und andere Dokumente scannen und im Filesystem archivieren . </li></ul><ul><li>Ausschließlich mit Eingabe der Mandantennummer </li></ul><ul><li>Prüfmechanismus Ablagepfad / Mandantennummer </li></ul><ul><li>Volltextsuche ( OCR/PDF ) </li></ul><ul><li>Ablage in der vorhandenen mandantenorientierten Ablagestruktur </li></ul>
    7. 7. <ul><li>Ein Beispiel aus Sicht des Anwenders und des Administrators </li></ul>Aufbau und Funktion Mandantenzuordnung ABCABC 1. 2. 3. Der Anwender legt das Papier in den Scanner und indiziert das Dokument Die gescannten Dokumente werden über das Netzwerk übertragen Der MFP holt sein Konfiguration vom AutoStore Server Der Administrator erstellt die Menüs-Strukturen für die Maschinen und definiert die Prozesse für die Verarbeitung Nach der Verarbeitung werden die Dokumente im File System gespeichert. AutoStore weist die gescannten Dokumente einem Prozess zu und verarbeitet sie.
    8. 8. <ul><li>Nutzen für VHP </li></ul>Vorteile für den Anwender <ul><li>Einfache Bedienung der schon bekannten Geräte („ kopieren kann jeder“) - Scannen und verarbeiten von Dokumenten ohne Kenntnis von entspr. Programmen - Informationen können bei Bedarf schnell Bereitgestellt werden - Integration der vorhandenen Arbeitsplatzscanner </li></ul>Vorteile für das Team / Firma <ul><li>Bessere Nutzung von Papier- Dokumenten - Höhere Akzeptanz von digitalen Papierlosen Systemen „alltägliches Papier“ ist für alle Verfügbar – d.h. geschlossene Prozesse - höhere Datensicherheit, durch zusätzliche elektronische Ablage - Mobiler Zugriff auf aktuelle Papierinformationen </li></ul>Vorteile für die Administratoren <ul><li>Schnelle Implementierung und Anpassung an bestehende Prozesse - Zentrale Administration der Geräte und Software - Reine Serverinstallation, dadurch einfache Überwachung der Prozesse </li></ul>Nutzen für VHP
    9. 9. Kontakt Kontaktinfo: Thomas Moser E-Mail: [email_address] Tel: +49 176 3766 1462 Sollten Sie Fragen oder Anregungen zu diesen Folien haben, können Sie jederzeit mit mir in Kontakt treten.

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