PAVONE KnowledgeGateway®




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 Mailmanagement

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 Mailmanagement mit PAVONE KnowledgeGateway®

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                 1994 Gründung als GmbH



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Wir sind:       ...
Unsere Kernkompetenz:
Integriertes Prozess- & Projektmanagement




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PAVONE in Deutschland

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Mailmanagement ist in aller Munde
  Unstrukturierte Mail-Boxen, in denen oft nicht einmal
  der Anwender selbst etwas find...
Typen




        Welcher Mail-Typ
        sind Sie?
Mailmuffel

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und bearbeitet sie manuell.
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…leitet Mails samt Anhang an
alle weiter, die evtl. auch nur im
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sein könnten.
Jäger & Sammler

…behält alle Eingangspost bei sich, um
jederzeit seine Infos suchen zu können.
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Archiv

IBM Commonstore
IBM Filenet
IBM Content Manager
PAM-Storage
SAP PLM DMS
Oracle
Ihr Archivsystem?
Mail Manager

Unterscheidet zwischen
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Legt Mails zu den Vorgängen,
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   Mail-Richtlinie (Mail Policy)
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Was leistet PAVONE KnowledgeGateway®?
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 Mail-Anwendung klein halten
   Attachments komprimieren
   Attachments entfernen / archivieren
   Mails ...
Wissen unternehmensweit verteilen
Zu beachten…

 Mailformate (z. B. Mime/HTML)   Ablagestruktur (Aktenplan)
 Mail-Typen                      Ablage in ein e...
Beispiel: Ablagevarianten in einem CRM-System
Mailmanagement: mit unterschiedlichen
Zielsystemen

   Mail allgemein




     Persönlich
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PAVONE KnowledgeGateway® ist innovativ…

Unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft
und Technologie ...
Mehr Flexibilität über die Ablage von Microsoft
Outlook E-Mails…
       Microsoft Outlook gesendete oder empfangene E-
   ...
… und über die Add-Ins für Microsoft Office

       Beliebige Dateien können über die 'Senden'-Funktionen
      in Microso...
… und dem Windows Explorer
Erfahrung zahlt sich aus …

  1998/09   Produktidee „MailConnector“
  1999/02   Interner Einsatz bei PAVONE
  1999/07   „C...
Highlights

 Wichtige Funktionen
 Transferieren von Mail-Dokumenten
 auf Knopfdruck oder per Drag & Drop

 Mehrfachablage ...
Lohnt sich PAVONE KnowledgeGateway® erst
bei 100.000 Anwendern?
  Also Mailmanagement nur bei einer Konzern AG? Nein.

  E...
Fragen Sie sich!

  Würde die Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren, statt sie
  über Mail-Datenbanken zu zerstreue...
TCO-Zusammensetzung

 PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.579,01 €
 (5.265,86 € inkl. Upgrade)
 Ab dem 2. Jahr 686,...
TCO-Zusammensetzung
 Schulung und Aufklärung: 0,25 – 0,5 Stunde
    Share statt send
    Verantwortung liegt beim Absender...
Rechenbeispiel (Minimalansatz)


   Ausgangssituation: 100 Mitarbeiter mit
   Schulungsbedarf

         5.265,86 € (Lizenz...
Rechenbeispiel (erweiterter Ansatz)

  Bei einem Team von 15 Mitarbeitern werden ca. 17
  Stunden gespart (mit monatlichen...
Schnelle Einführung über ein E-Mail Roll-Out

Reduzierter Aufwand für Anwender und Administratoren

  Mail mit den benötig...
Keine Designänderung erforderlich!

  PAVONE KnowledgeGateway® kann direkt in die Mail-
  Anwendung integriert werden. Daz...
Die Lösung kann also nur sein:

PAVONE KnowledgeGateway®, die Anwendung, die Benutzern u
Gruppen, unternehmensweit und wel...
Vielen Dank
                für Ihre
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PAVONE AG                  PAVONE GmbH
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Knowledge Management with IBM Lotus Notes

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Knowledge Management with IBM Lotus Notes

  1. 1. PAVONE KnowledgeGateway® Minimierung von Suchzeiten Erhöhte Transparenz in Vorgängen Aktives Wissensmanagement
  2. 2. Agenda Vorstellung PAVONE AG Mailmanagement Mail-Typen Mailmanagement mit PAVONE KnowledgeGateway® TCO/ROI Q&A
  3. 3. PAVONE AG 1994 Gründung als GmbH PAVONE Ltd. PAVONE Inc. PAVONE GmbH Wir sind: Uns qualifizieren: Hersteller Langjährige und Dienstleister erfolgreiche Beziehungen zu unseren Kunden und Ausbildungsunternehmen Partnern Deutschlandweit und Geringe Fluktuationen international tätig Aktuelle Forschungsaufträge
  4. 4. Unsere Kernkompetenz: Integriertes Prozess- & Projektmanagement Lösungen zur Optimierung betrieblicher Abläufe im kollaborativen, dokumentenbasierten Umfeld
  5. 5. PAVONE in Deutschland Hauptsitz Projektbüro Vertriebsbüro Projektbüro Vertriebsbüro Projekt- / Vertriebsbüro Projektbüro
  6. 6. Mailmanagement ist in aller Munde Unstrukturierte Mail-Boxen, in denen oft nicht einmal der Anwender selbst etwas findet Überfüllte Mail-Boxen Spamproblematik Hohes Aufkommen von unerwünschten Mails Hoher Speicherbedarf Welche Mails sind tatsächlich relevant?
  7. 7. Typen Welcher Mail-Typ sind Sie?
  8. 8. Mailmuffel …lässt seine Mails ausdrucken und bearbeitet sie manuell.
  9. 9. Spammer …leitet Mails samt Anhang an alle weiter, die evtl. auch nur im Entferntesten davon betroffen sein könnten.
  10. 10. Jäger & Sammler …behält alle Eingangspost bei sich, um jederzeit seine Infos suchen zu können. ..benutzt allenfalls ein Archiv.
  11. 11. Archiv IBM Commonstore IBM Filenet IBM Content Manager PAM-Storage SAP PLM DMS Oracle Ihr Archivsystem?
  12. 12. Mail Manager Unterscheidet zwischen persönlichen und unternehmensrelevanten Mails Legt Mails zu den Vorgängen, Projekten etc. ab, zu denen sie gehören, also zu CRM- Systemen, Projekt- Management-Lösungen, Diskussions-Anwendungen, Teamrooms, selbst erstellte Anwendungen, …. Mehrfachablage durch Verlinkung
  13. 13. Erfolgreiches Mailmanagement mit Mail-Richtlinie (Mail Policy) In welche Kategorien können Mails unterteilt werden? Wo und wie sind diese jeweils abzulegen? Welche Regeln gelten für diese jeweils (Aufbewahrungsfristen, Zugriffsregelungen, …) … Mögliche Typen sind zum Beispiel Betriebsinfos (sollten an ein schwarzes Brett) Projekte Kommunikation mit Kunden Andere Vorgänge Persönlich (das heißt nicht „privat“!!!) …
  14. 14. Was leistet PAVONE KnowledgeGateway®?
  15. 15. Mailmanagement Mail-Anwendung klein halten Attachments komprimieren Attachments entfernen / archivieren Mails löschen / archivieren Mails anderen zur Verfügung stellen Mails in anderen beliebigen (teamfähigen) Datenbanken ablegen Doppelter Nutzen: Mail-Datenbanken bleiben klein Wissen wird geteilt
  16. 16. Wissen unternehmensweit verteilen
  17. 17. Zu beachten… Mailformate (z. B. Mime/HTML) Ablagestruktur (Aktenplan) Mail-Typen Ablage in ein existierendes Verschlüsselung Dokument Attachments Mehrfachablage Formate Flexibilität der Zielsysteme Zugriffsberechtigungen
  18. 18. Beispiel: Ablagevarianten in einem CRM-System
  19. 19. Mailmanagement: mit unterschiedlichen Zielsystemen Mail allgemein Persönlich z. B., IBM Commonstore IBM Filenet IBM Content Manager KnowledgePool Documentum Enterprise Ihre individuelle Termin Diskussion Office Sales Project Ziel-Anwendung Komprimierung
  20. 20. PAVONE KnowledgeGateway® ist innovativ… Unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie erfolgt jährlich die Auszeichnung der innovativsten IT-Lösungen für den Mittelstand.
  21. 21. Mehr Flexibilität über die Ablage von Microsoft Outlook E-Mails… Microsoft Outlook gesendete oder empfangene E- Mail-Dokumente können in beliebige Lotus Notes- Anwendungen abgelegt werden
  22. 22. … und über die Add-Ins für Microsoft Office Beliebige Dateien können über die 'Senden'-Funktionen in Microsoft Office Anwendungen und über den Windows Explorer an PAVONE KnowledgeGateway® gesendet werden
  23. 23. … und dem Windows Explorer
  24. 24. Erfahrung zahlt sich aus … 1998/09 Produktidee „MailConnector“ 1999/02 Interner Einsatz bei PAVONE 1999/07 „Cinderella“ 1.2 (Beta) 1999/09 KnowledgeGateway® 1.3 2001/09 KnowledgeGateway® V5 2003/04 KnowledgeGateway® V6 2005/02 KnowledgeGateway® V7 2007/03 KnowledgeGateway® V8.5 2008/07 KnowledgeGateway® V9 (Outlook Integration, Microsoft Office und Windows Explorer Add-In) 2009 KnowledgeGateway® V9.5 (Symphony Integration)
  25. 25. Highlights Wichtige Funktionen Transferieren von Mail-Dokumenten auf Knopfdruck oder per Drag & Drop Mehrfachablage von Mails Versenden von Lesezeichen – statt Weiterleiten an Automatisierte Vorschlagsliste zur geordneten Ablage von Mails Dynamisch lernende Anwendung mit Ablagevorschlägen zu wiederkehrenden Korrespondenzpartnern Einfache Installation und Nutzung
  26. 26. Lohnt sich PAVONE KnowledgeGateway® erst bei 100.000 Anwendern? Also Mailmanagement nur bei einer Konzern AG? Nein. Es geht auch bereits bei 2 oder 3 Anwendern los...
  27. 27. Fragen Sie sich! Würde die Möglichkeit, Informationen zu zentralisieren, statt sie über Mail-Datenbanken zu zerstreuen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern? Möchten Sie E-Mails mit anderen Systemen und Prozessen integrieren/zusammenbringen? Haben Sie Interesse an teambasierter Zusammenarbeit? Ist Ihnen die reine Komprimierung von 1 Gbyte auf 600 Mbyte zu wenig? Wenn 80% des Mailvolumens Attachments sind. Wenn E-Mails und ihre Anhänge bspw. aus 100 Instanzen einer Agenda- Diskussion sind. Ist es dann nicht Zeit über „Sharing“ nachzudenken? Und was ist mit den wertvollen Informationen und dem versteckten Wissen, das ungenutzt in den Mail-Anwendungen schlummert?
  28. 28. TCO-Zusammensetzung PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.579,01 € (5.265,86 € inkl. Upgrade) Ab dem 2. Jahr 686,85 € pro Jahr Upgrade Ersteinrichtung, Rollout, für PAVONE KnowledgePool, IBM Lotus Teamroom, IBM Lotus Discussion oder auch weitere PAVONE Lösungen (Enterprise Office, Sales, Project Management): 0,5 Tage (vernachlässigbar – sagen uns die Kunden) Anbindung/Integration an andere IBM Lotus Notes/Domino Anwendungen: 1-3 Tage (kommt in den meisten Fällen nicht sofort zum Zuge)
  29. 29. TCO-Zusammensetzung Schulung und Aufklärung: 0,25 – 0,5 Stunde Share statt send Verantwortung liegt beim Absender “Satzung" für die Abteilung -> Commitment der Abteilungsmitglieder Policies (Subject Policies, Verwendung von Tabellen, Outline) Information Mapping ("Netiquette") Entwicklung von Checklisten, an die sich die Menschen halten müssen
  30. 30. Rechenbeispiel (Minimalansatz) Ausgangssituation: 100 Mitarbeiter mit Schulungsbedarf 5.265,86 € (Lizenzen inkl. Upgrade) + 300,00 € (Ersteinrichtung 0,5 Tage) Keine Reisekosten + 2.500,00 € (Einarbeitung: 100 MA * 50 € * 0,5 Stunde) ------------------------- 8.065,86 € gesamt Die Amortisationsdauer ist bei ungefähr 4 Monaten.
  31. 31. Rechenbeispiel (erweiterter Ansatz) Bei einem Team von 15 Mitarbeitern werden ca. 17 Stunden gespart (mit monatlichen Diskussionen, Agendaplanung etc.) Teameinsparung/Jahr: 10.200,00 €. Anwendereinsparung (100 Anwender)/Jahr: ca. 68.000,00 €. Die Amortisationsdauer wäre dann bei ca.1,5 Monaten.
  32. 32. Schnelle Einführung über ein E-Mail Roll-Out Reduzierter Aufwand für Anwender und Administratoren Mail mit den benötigten Schaltflächen für die Integration von PAVONE KnowledgeGateway® wird an Anwender versendet Protokollierung der Integration in Mail-Anwendungen: Ansicht Installations-Protokoll in der PAVONE KnowledgeGateway® Anwendung listet alle Protokoll- Dokumente Dort kann jederzeit nachvollzogen werden, wer diese Aktion bereits ausgeführt hat, und ob die Integration erfolgreich war oder nicht.
  33. 33. Keine Designänderung erforderlich! PAVONE KnowledgeGateway® kann direkt in die Mail- Anwendung integriert werden. Dazu muss die Gestaltung der Mail-Anwendung ergänzt werden. Sollte eine Änderung des Designs der Mail-Anwendung nicht erlaubt sein, kann PAVONE KnowledgeGateway® alternativ in einer Symbolleiste bereitgestellt und aufgerufen werden.
  34. 34. Die Lösung kann also nur sein: PAVONE KnowledgeGateway®, die Anwendung, die Benutzern u Gruppen, unternehmensweit und weltweit Wissen zugänglich macht.
  35. 35. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit PAVONE AG PAVONE GmbH Technologiepark 9 Schickardstraße 60 33100 Paderborn 71034 Böblingen Tel.: +49 5251 3102-0 Tel.: +49 7031 4997-10 Fax: +49 5251 3102-99 Fax: +49 7031 4997-97 E-Mail: info@pavone.de E-Mail: info@pavone.de Weitere Informationen erhalten unter: http://www.pavone.de http://www.pavonelive.de http://www.pavonelive.de http://www.pavonelive.com

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