[DE] Enterprise Content Management | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Euroforum, Köln 12.-13.12.2001

Euroforum: Dokumenten- und
Workflow-Management
Dr. Ulrich Kampffmeyer
ECM - Markt, Auswahl und
Einführung
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Oderfelder Strasse 17
20149 Hamburg
www.project-consult.com
© PROJECT CONSULT 2001
1
Enterprise Content Management
Euroforum
2-Tage-Intensiv-Workshop
Köln, 12. – 13.12.2001
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Workflow-Management
Einführung
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Dokumentation der Flipcharts

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Was erwarten Sie vom Workshop ?
• Informationen zu Archivierung und Workflow (1)
• Informationen zu DMS (2)
• Positionierung Workflow (3)
• Veränderungen Rechtssituation (3)
• Abgrenzung Knowledge Management, Enterprise
Content Management, Web Content Management (2)
• Intranet-Lösungen (1)
• Entwicklung und Trends Informationsmanagement (1)
• Mehr Wissen zu Enterprise Content Management (2)
Anzahl Nennungen in Klammern

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Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung
i1 Image
ca. 65% aller WebSites im Internet
i2 Information
ca. 20% aller WebSites im Internet
i3 Interaktion
(z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet
i4 Integration
(zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet-
Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1% aller
WebSites im Internet

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0110011304
• Verwaltung der Dokumente
während des Lebenszyklus
in Notes
• Nur für Langzeitarchivierung Import
aus und Re-Import zurück in Notes
• Notes- und diverse Attachment-
Formate
• Nutzung Archiv nur eingeschränkt
außerhalb von Notes möglich
Notes-Client
DMS
Enabling
Schnittstelle
DB
Index Archiv
DB
Notes
Anwendungs-
funktionen
DB-Verwaltung
Dynamisches
Dokumenten-
Management
Notes/Domino und Archivierung
Flache Integration

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0110011304
• Frühe Auslagerung von Daten und
Dokumenten aus Notes
• Nutzung eines DMS mit
Indexdatenbank für Ablage und
Archivierung
• Import aus und Re-Import zurück in
Notes
• Konvertierung in neutrale Formate
• Nutzung des Archives auch
außerhalb von Notes
Notes-Client
DMS
Enabling
Interface/Konverter
DB
Index
Archiv
Ablage
DB
Notes
Anwendungs-
funktionen
temporäres
Caching
Notes/Domino und Archivierung
Tiefe Integration

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Rapid Prototyping versus Standard-
Vorgehen
Rapid Prototyping Standard-Vorgehen
Kriterien überschaubares Fachliche, technische und
Umfeld organisatorische Vorbereitung
nötig
Risiken Fehlschlag durch Aufwendiges und zeitinten-
falsche Produktauswahl sives Vorgehen, geringe
und mangelnde organi- Risiken
satorische Vorbereitung
Vorgehen 1. Anforderungsdefinition 1. Zielsetzung
2. Vorbereitungsphase
3. Fachliche Definition
2. Produktauswahl 4. Produktauswahl
5. Vertragsmanagement
3. Prototyping 6. Pilotierung
4. Vertragsmanagement
5. Optimierung 7. Produktivversion
6. Rollout 8. Rollout

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Websites
• Erwähnte WebSites mit Inhalten zum Thema:
http://www.doq.de
http://www.contentmanager.de
http://www.knowledgemarkt.de
• PROJECT CONSULT Website
http://www.project-consult.com
Rubrik „Wissen“, Unterrubrik “Archiv“
Passwort und Kennung für den geschützten Bereich:
Kennung: PCA10901
Passwort: Austern
Weitere Informationen in den Unterrubriken von „Wissen“:
„Was ist ...“
„Glossar“
„Artikel“
„Download“

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
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Benutzte Folien des vorbereiteten
Vortrages

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
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PROJECT CONSULT
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
Geschäftsführer
PROJECT CONSULT International Ltd., London
Managing Partner
AIIM Association of Information and Image Management International
AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board
AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of
Directors
Europäische Kommission, DLM, Brüssel
Member of the DLM-Monitoring Committee
Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group
BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und Management
Mitglied des Vorstands

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Agenda – 1. Seminartag
09:00 Begrüßung
09:15 Enterprise Content Management
Markttrends
13:00 Mittagessen
14:00 Auswahl, Einführung und Betrieb
17:30 Ende des 1. Seminartages

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09:00 Veränderungen der Rechtssituation
Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
13:00 Mittagessen
14:00 Grundsätzliche Migrations- und
Anwendungsszenarien
Typische Anwendungsszenarien
(Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung)
Abschlussdiskussion

Workflow-Management
Einführung
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Eingrenzung & Definition
Content Management (ECM, WCM)
Document Related Technologies
Architektur von ECM-Lösungen

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WEB CONTENT MGT.DOCUMENT MGT.IMAGING
EAI
E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGE
MOBILE APPLIANCE
CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT.
ENTERPRISE
CONTENT
MANAGMENT
ORDER
PROCESSING
WAREHOUSE
MANAGEMENT
ERP
SHIPPING
SYSTEMS
ELECTRONIC BILL
PRES./PAYMENT
FULFILLMENT
(BACK-OFFICE
APPLICATIONS
DATABASES STORAGE NETWORK
INFRASTRUCTURE
E-COMMERCEE-COMMERCE
SALES
AUTOMATION
SALES
AUTOMATION
CRMCRM
SUPPLY-CHAIN
MGT.
SUPPLY-CHAIN
MGT.
MARKETING
CAMPAIGN MGT.
MARKETING
CAMPAIGN MGT.
COMMERCE
(FRONT-END
APPLICATIONS
PORTALS
B2E
B2C
B2B
BROWSERS
Von DM zu ECM
Komponenten-Architektur

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Von DM zu ECM
ECM Architektur
Create Manage
Deliver
Capture
-email
-paper
-feeds
Office
apps
Web
apps
Kunde
Unternehmen
PersonalisierterContent
Mobil
Properties
Meta data
Datenbanke
n
Federated
repository
AutomatiseirteProzesse
EDMServices
Intranet/extranet
Infrastruktur
CM Products
Templates&styles
Design&devices
Regierung
Quelle Strategy Partners
Firmen
Anwend.
Document
bases

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Von DM zu ECM
ECM Architektur
Create Manage
Deliver
Capture
-email
-paper
-feeds
Office
apps
Web
apps
Kunde
Unternehmen
PersonalisierterContent
Mobil
Properties
Meta data
Datenbanke
n
Gemeinsamer
Speicher
AutomatiseirteProzesse
EDMServices
Intranet/extranet
Infrastruktur
CM Products
Vorlagen&Stile
Design&devices
Regierung
Quelle Strategy Partners
Firmen
Anwend.
Dokumenten
Grundlage
Eine
zukünftige Basis-
Technologie
XML

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Alles nur eine Frage der Definition ?
• von Groupware zum Knowledge Management
• vom Dokumenten-Management zum Content
Management
• vom elektronischen Archiv zum Document
Warehouse
• von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation
• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship
Management und SCM Supply Chain Management
• von Intranet-Document-Management zum
Enterprise Portal
• von Enterprise-Document-Management-Solutions
(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content
Management

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“The technologies used to create, capture, customize,
deliver, and manage enterprise content to support
business processes.”
Von DM zu ECM
AIIM’s Definition von ECM

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Unstructured
Content
AIIM’s Definition of ECM
DataBusiness
Processes
CUSTOMIZE
CAPTURE
DELIVER
MANAGE
CREATE

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Was ist der Unterschied?
DM KM ECM
Archival Collaboration Federated Repository
Groupware Groupware Collaboration
Workflow Workflow eProcess
Document ManagementDocument ManagementContent Management
Intranet Intranet Intranet
Scanning Capture Capture
Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization
Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines
Document Warehouse Data Mining Document Warehouse
Records Management Personalisation Web-Content-Managemen
Portal Portal

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Knowledge Management
DM KM ECM
Portal Portal

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DM KM ECM
Portal Portal

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DM, KM & ECM
DM KM ECM
Document Warehouse Data Mining Information Warehouse
Portal Portal

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Definitionen
Was ist Content ?
• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter,
schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in
elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-
Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die
Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
• Strukturierter Content sind Daten, die in einem
standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen
bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer
Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und
Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich
tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B.
Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte,
deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die
nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten
besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)

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Definitionen
Was ist Content Management ?
• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn
unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)
• die Verwaltung von Content (Content Management im engeren
Sinn)
• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)
• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)
• die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten)
• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich
die programmgestützte Verwaltung von Inhalten
(Datenbanken, Archive etc.)
• Content Management ist die Weiterführung von
Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet-
Technologien
• Die Begriffe Content Management und CMS werden von den
Anbietern undifferenziert benutzt

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Definitionen
Was ist Web-Content-Management ?
• Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von
Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen
• Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS)
lassen sich funktional wie folgt gruppieren:
• Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung
von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.)
• Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit
bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank-
basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen)
• Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der
Funktionalität eine WebSite
• Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung
• Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content
für offene Benutzergemeinschaften im Internet.

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Definitionen
Was ist Enterprise-Content-Management?
• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus,
alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen
Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern
(„Unified-Global-Repository“-Ansatz,
Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie
Dokumentenmanagement, Knowledge Management,
Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und
Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-
Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu
vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff
einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung
beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen
Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur
Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung
der Prozesse

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Definitionen
Was ist eBusiness ?
• eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die
Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet-
Technologien
• eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer
zusammenzuführen:
• intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge
Management für die Mitarbeiter der NORD/LB),
• im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in
der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.)
• im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B.
Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für
Kunden)
• eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die
Integration unterschiedlichster Technologien und die
Anpassung organisatorischer Prozesse voraus
• eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement,
Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM,
SCM etc. ein

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ECM Technologien: Applikationen mit
Infrastruktur verbinden
Source: AIIM 2001 Industry Study

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Basis Idee Nr. 1
als
integrative Middleware

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Basis Idee Nr. 2
als
unabhängige Dienste
für alle Anwendungen

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Basis Idee Nr. 3
als
ein einheitliches, übergreifendes
Enterprise Repository
für jeden Informationstyp

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• Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien
• Aus den Beispielen werden die geeigneten
Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet
• Es gibt keine grüne Wiese!
Anwendungsszenarien bestimmen
den Lösungsansatz

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Elektronische Archivierung
• Records Management
• Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem
„Records Management“ im englischen Sprachgebrauch
• Langzeitarchivierung
• Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die
Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum
von mindestens 10 Jahren
• Revisionssichere Archivierung
• Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man
Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen
Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und
Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß,
verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar
verwalten

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• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit
von Daten und Dokumenten ausgelegt
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein
elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte
Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit,
Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen
unabhängig von der erzeugenden Anwendung
• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline
(Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit
Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten
• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen
Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und
Information übergreifend erschließbar machen
• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-
Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die
Migration von Beständen zu unterstützen
• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und
Schutzmechanismen verfügen

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Anwendungsbereiche
• Traditionelle Archivsysteme
• „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von
Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt
• „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme
• Spezielle Archive
• „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme
nur für eine Anwendung
• „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur
Entlastung von Domino, Exchange und andere
Standardsoftwarepaketen
• „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale
und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen
• Universelle Archive
• „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite,
einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content-
Management-Systeme

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Fehleinschätzung ?!
• Große digitale Informationsbestände sind heute
bereits nicht mehr erschließbar oder verloren
• Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der
Markt für elektronische Archivierung zu 80%
gesättigt sei...
• Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20%
• Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme
• Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht
mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete
Architekturen, etc.)
• E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere
Archivierungsformen stehen erst am Anfang

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Anforderungen an elektronische
Archivierung im eCommerce
• Transaktionsarchivierung
• Eingang
• Ausgang
• Verarbeitung
• Zeitstempel / Zeitzonenproblematik
• Authentifizierung
• Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten
• Angebote auf Websites
• Informationsnutzung entsprechend Copyright und
Urheberrecht
• Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit
operativen Systemen

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39
Anforderungen an elektronische
Archivierung im eBusiness
• Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E...
• Harmonisierung elektronischer Signaturen im
internen und externen Gebrauch
• Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein
• Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position
und Rolle
• Medienbrüche zwischen internem und externem
Content
• Durchgehende Berechtigungen über alle
betroffenen Systeme
• Unified, federated Repositories als Enterprise-
Content-Management-Infrastruktur

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40
• Transaktionsarchivierung
• Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale
sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren
• Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu
• Recherchierfähigkeit
• Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten
recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF
kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage
• Objektbildung
• Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran
• Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B.
elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen
unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben)
Generelle Anforderungen an die
Archivierung

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41
• Elektronische Signaturen
• Die elektronische Signatur ist rechtskräftig
• Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert
werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion
geeignet sind
• Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist
gegeben sein
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu
gewährleistet sein
• Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen
• Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch
Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank
und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden
• Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht
steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG)
sicherstellen
Generelle Anforderungen an die
Archivierung

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42
Standards
• Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder
nicht durchgesetzt:
• veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ...
• ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ...
• Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an:
• alt: TIFF, JPEG, HTML
• neu: XML, JPEG2000, PDF
• Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie:
• ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML-
Dialekte, Metadatenstandards
elektronische Signatur ...
• branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...

Workflow-Management
Einführung
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43
Vom Dokumenten-Management
zum Enterprise-Content-Management

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Also, wo ist der Unterschied zwischen
Enterprise-Content-Management
und
Web-Content-Management ?
Von DM zu ECM

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Nur ein
Marketing & Positionierungs-Problem
oder
eine komplett neue Entwicklung ?
Von DM zu ECM

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Was ist DRT ?
• Internet, Intranet & Extranet
• Document, Workflow & Knowledge Management
• eCommerce & Electronic Signature
• Document Input, Distribution & Storage
• OCR, ICR & Pattern Recognition
• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval
• Imaging & Multimedia
• Archival & Records Management
• Secure Communication & Unified Messaging
• Groupware & Office Automation Solutions
• Forms & Output Management
• Middleware & Componentware
• Content Management, Syndication & Distribution

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DRT
• Internet, Intranet & Extranet
• Document, Workflow & Knowledge Management
• eCommerce & Electronic Signature
• Document Input, Distribution & Storage
• OCR, ICR & Pattern Recognition
• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval
• Imaging & Multimedia
• Archival & Records Management
• Secure Communication & Unified Messaging
• Groupware & Office Automation Solutions
• Forms & Output Management
• Middleware & Componentware
• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung
un- oder schwachstrukturierter
Information („Dokumente“) spezialisiert
sind
b) Dokumenten-orientierte Funktionen,
die in beliebige Anwendungen und
IT-Infrastrukturen integriert werden

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DRT „Abgrenzungen“
• Dokumenten-Management (im weiteren Sinn)
• Elektronische Archivierung, COLD
• Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management
• Workflow, Groupware
• Capture, Scannen
• Knowledge Management
• 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz,
DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme,
Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning
• Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents,
classification, profiling, skill-management, data mining etc.
• Enterprise Content Management
• Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn
• Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge
Management, ASP/DMCO etc.
• Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management,
Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.

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DRT-Trends
• Integration von Dokumenten-Management und Archivierung
als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in
vorhandene IT-Landschaften
• Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen
• Rezentralisierung, ASP und Document Management
Complete Outsourcing
• Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet
• Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und
Dokumenten
• Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge
Management
• Directory Services
• Elektronische Signatur
• Web Content Management und Enterprise Content
Management

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DRT-Trends
... einige Erklärungen
Was verbirgt sich hinter Automatischer
Klassifikation ?
• Automatisierte Posteingangserfassung mit
maschineller Indizierung zur Überwindung des
Flaschenhalses der Erfassung
• Automatische Indizierung von Email und
anderen elektronischen Dokumenten
• Intelligente Unterstützung der Recherche
• Auswertung von Datenbasen im Sinne von
DataMining
• Sichere und personenunabhängige
Klassifikation

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter Content Management
mit XML ?
• Verwaltung von Daten- und Dokumenten-
beständen auf Web-Servern
• Standardisierte, Internet-gerechte
Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und
Austauschformate
• Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von
Informationen
• Grundlage vieler Web-Content-Management-
Lösungen

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter
Integration in Bürokommunikation und EAI ?
• Einheitlicher Posteingangskorb für alle
Formen von Nachrichten und Dokumenten
• Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen
mehr, sondern Nutzung aus Exchange,
Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP)
• Speichern, Finden und Bearbeiten mit
der Funktionalität der Standard-Anwendung
• Zusammenführung von untershciedlichsten
Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller
Dokumente in einem Speichersystem

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ?
• Keine aufwendigen individuellen
Entwicklungen mehr
• Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen
• Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte
Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter ASP und
Dokumentenmanagement-Outsourcing ?
• Nutzung der Software und der Speicher eines
Application Service Providers
• Outsourcing von Erfassung und Betrieb
• Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal,
keine Migrationen ...
• „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“
• Nutzung mit Internet-Mitteln

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter Security ?
• Kryptographie für die sichere Übertragung
• Elektronische Signaturen für authentische
Dokumente
• Rollenbasierte Authorisierungskonzepte
• Firewalls und „Viren-Killer“

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter Directory Services
und LDAP ?
• Single-Logon in allen Systemen
• Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme
• Konsistente und nicht-redundante Adressbestände
• Standardisierte Verwaltung von Ressourcen-
Daten
• Ersparnis bei den Pflegekosten

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter
Knowledge Management ?
• Verbesserte inhaltliche Erschließung von
Informationen
• Abbildung des expliziten, impliziten (mit
starken Einschränkungen) und kollektiven
Wissens einer Organisation
• Situationsgerechte Kombination und
Verdichtung relevanter Information
• „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management
und Enterprise-Content-Management ?
• WCM dient zur
• Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von
Redaktionsprozessen und Verwaltung von
• externen Websites (Internet) und internen Intranets
• ECM folgt der Idee, dass
• Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs-
und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden
• Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur
Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und
datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet
• Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen

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DRT-Trends
Was verbirgt sich hinter E-Business ?
• Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des
Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln
• aber auch
z.B. Beteiligung des Bürgers an
elektronischen Mitbestimmungs- und
Verwaltungsprozessen

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Anforderungen an unternehmensweites
Content Management
• Speicherung aller Arten von Informationen
• Speicherung dynamischer und unveränderlicher
Informationen
• Dienstekonzept
• Große und kleine Lösungen
• Eigener Recherche-Client oder Einbindung in
vorhandene Anwendungen
• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken
• Konsistente Langzeitspeicherung
• Modular ausbaubar
• Verteilte Archive
• Integration in vorhandene Systeme

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ECM Anwendung
Aktuelle Themen
• Verlinkung von Technologien mit Anwendungen --
e-Business Automation
• Effektives Management von Web Content -Intranet,
Extranet Content Aufgaben
• Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und
Migration von Daten
• Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen
zu ASP-Lösungen
• Implementierungsfragen

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• Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von
Daten existieren?
• Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden
und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus?
• Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie
sind sie gemeinsam zu speichern?
• Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht
es um einheitliche Archive und inhaltliche
Erschließung
ECM Anwendung
Intranet, Extranet und Content-Fragen

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ECM Anwendung
ASP-Problematik
• Sicherheit
• Bandbreite
• Langfristige Informationsverfügbarkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Implementation und Integration
• Die Risiken...
• Sind Sie bereit, Risiken zu teilen?
• Wie steht es um die Sicherheit?
• Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen
garantiert?
• Was passiert, wenn es nicht funktioniert?
• Wird das ASP-Unternehmen überleben?

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ECM Anwendung
Implementationsfragen
• Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren
• Import, Konvertierung, Migration
• Plattformen, Datenbanken, Browser, Client
• Desktop Integration, Integration von Anwendungen,
Back Office Integration
• Prozess und Workflow Modellierung
• Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit
• Wie werden die Komponenten vernetzt?
(EAI Enterprise Application Integration)

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CM als reines Redaktionssystem
Firewall
Web
Server
Präsentation
Redaktions-
Applikation
Inhalte
Layout
Publikationsprozess
Content
Repository

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CM als Content Management System
Firewall
Redaktions-
Applikation
Nutzungs-
Applikation
Content
Management
Workflow
Engine
Intranet
Server
Application
Server
(eBusiness)
Legacy
Systems
Content Repository
Web
Server
Präsentation

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CM als Enterprise Content-Management-
System
Firewall
Portal
Interface
Redaktions-
Applikation
Capture
Fachan-
wendung
Groupware-
Kommuni-
kation
ERP
Application
Portal
Intranet
Server
Content
Management
Classification
Knowledge
Management
Application
Server
Groupware
Server
ERP
Content
Repository
Legacy
Groupware
Repository
ERP
Repository
Enterprise Records Management
(Archivierung)
DMS
Workflow
EAI
Web
Server
Präsentation
eBusiness-
Transaktionen
Content
enabled
Content
enabled

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Internet
Information
Aggregation
&Publishing
Knowledge
Management
Retrieval
Groupware
ERP
Dokumenten-
Management
Business
Intelligence
Excalibur
PC DOCS
FULCRUM
Dataware
grapeVine
Hyperwave
Intraspect
Meta Systems Guild
Semia
Verity
Autonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
Datachannel
Sagemaker
Giyphica
Powerize.com
Coextant
USU
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImage
Gorechange
SAP (mySAP)
PeopleSoft
J.D.Edwards
Oracle
Ariba
Yahoo!
AOL/Netscape
Infoseek
Inktomi
Portera
Epicentric
Intranet
Solutions
OpenText
Documentum
CE AG
Viador
Hummingbird
Sqribe
Information
Advantage
Top Tiar
SER
Quelle: Delphi Group
Der Portal-Stern

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Bedeutung von e-Business
Zwei Architekturen im Wettbewerb

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Bedeutung von e-Business
DREI Architekturen im Wettbewerb

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Traditionelle
monolithische
Anwendungen
Modulare
C/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
ECM-Architekturen

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Modulare
C/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Client
Applikation
DMS
Alle benötigten Anwendungen
müssen in den Clienten und
die ECM-Applikation einge-
bunden werden
Kein Dienste-Konzept
Häufig fehlende Modularität
Traditionelle
monolithische
Anwendungen
ECM-Architekturen

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Traditionelle
monolithische
Anwendungen
Web-ServerEngines
Jukebox
Workflow
DMS
Anwendungen
Workflow
DMS
Anwendungen
Client
Server
Dienste
DMS-
Repositories
Benutzeroberfläche
Index-
DB
ECM als
Master-
Anwendung
Modulare
C/S-
Anwendungen
ECM-Architekturen

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Traditionelle
monolithische
Anwendungen
Modulare
C/S-
Anwendungen
Web-Server
Anwendung
Jukebox
Anwendung
Client
Server
Dienste
DMS-
Repositories
ECM
Workflow
Workflow
DMS
Engine
DB
ECM
Enabling
Anwendung
Engines
• Keine eigenen Clienten
• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen
• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen
ECM-Architekturen

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Traditionelle
monolithische
Anwendungen
Modulare
C/S-
Anwendungen
Engines
Server
Dienste
DMS-
Repositories
Browser
Applet
Jukebox
DMS-
Service
Web-
Server
Web-Server
ECM-Architekturen

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Ablage-
Ebene
Client
Oberfläche
Recherche-Client
Lokales
Dokumen -
ten -Mana -
gement
Viewer
Anzeige-
komponente
Zugriff
“Enabling”
Anwendung
Lokales
Dokumen -
ten -Mana -
gement
Viewer-
Anzeige-
komponente
Zugriff
Daten-
bank
Cache
Lokali -
sierer
Unique
Identifier
Konverter
. . .
Versions -
Management
Archiv-
Ebene
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
Benutzer-
verwal -
tung
WorkflowNotesFAX . . .
Autori -
sierung -
Interface
Workflow
Group -
ware -
Interface
Fax-
Interface
Three Tier C/S Architektur

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Ablage-
Ebene
Client
Oberfläche
Recherche-Client
Lokales
Dokumen -
ten -Mana -
gement
Viewer
Anzeige-
komponente
Zugriff
“Enabling”
Anwendung
Lokales
Dokumen -
ten -Mana -
gement
Viewer-
Anzeige-
komponente
Zugriff
Daten-
bank
Cache
Lokali -
sierer
Unique
Identifier
Konverter
. . .
Versions -
Management
Archiv-
Ebene
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
IRS
Speicher-
system -
verwaltung
Benutzer-
verwal -
tung
WorkflowNotesFAX . . .
Autori -
sierung -
Interface
Workflow
Group -
ware -
Interface
Fax-
Interface
Eine Archivsystemschnittstelle
Verschiedene Schnittstellen
Three Tier C/S Architektur

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
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Markttrends
Marktkonsolidierung und Anbieterverlässlichkeit
Produktangebot nach Kategorien

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
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Trends 2001
Trends aus Marktsicht
Trends aus Marketingsicht
Trends aus Anbietersicht
Trends aus Produktsicht
Trends aus Beratungssicht

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Markt
• Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für
die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen
zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren
• Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI,
Betriebssystemplattformen oder Web-Content-
Management – nicht das traditionelle
Dokumentenmanagement
• Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content-
Management, ERP und Datenbanken dringen immer
mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein
• DRT Document Related Technologies wird immer mehr
als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit
aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus
• Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich
angesichts der Rezession nicht bewahrheitet

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Marketing
• Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU
• Web-Enabling und Portale
• Knowledge Management
• Integration in bestehende Softwareumgebungen
• Enterprise-Content-Management
• E-Mail-Archive
• Branchenlösungen für vertikale Märkte
• Zertifizierung
• Digital Preservation und Langzeitarchivierung
• Wirtschaftlichkeit
• Document Warehouses
• ASP

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Anbieter
• Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und
Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen
• Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft
das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die
Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern
• Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen
sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs-
wettbewerb zu bestehen
• Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer
mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im
Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in
gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen
• Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der
DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum
Angebotsmarkt

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Produkte
• Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien.
Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten.
• Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte:
• Automatische Klassifikation
• Hochleistungserfassungssysteme
• Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen
• Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte
• Personalisierung
• Output-Management
• Web-Content-Management
• Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration
• Portale
• Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive
• Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services
• Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe
• Multilingualität
• Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)

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Beratung
• Unterschiede zwischen Unternehmens- und
Systemberatung verschwimmen:
• DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das
Consulting-Marktsegment ein
• Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration
und produktbezogene Beratungsleistungen an
• Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf
Projektmanagement, Managementberatung und
Organisationsberatung
• „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten
durch DRT-Anbieter und große Consulting-
Unternehmen unter Druck
• Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung
werden größer, da das Allgemeinwissen um
Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet
ist

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Entwicklung
Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf:
• wenige führende Unternehmen
• USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a.
• Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a.
• das Mittelfeld fällt zurück
• Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna,
Staffware, Win!DMS u.a.
• Viele kleine laufen hinterher ...
Aus vielen Produktanbietern werden
Systemintegratoren
Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern
werden ASP-Anbieter

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
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Kosten, Nutzen-Potenziale und
Wirtschaftlichkeit
Rechenbare und qualitative Nutzenargumente
Effizienter Einsatz von DRT bei HEINGAS

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Rund 90 % der Ablagekosten sind
Personalkosten
Zeit- / Personalkosten
85 - 97 %
Raumkosten 1 - 2 %
Einrichtungskosten
2 - 14 %
• größtes Rationalisierungspotential
• Ablagemittel und -technik richten sich
nach den Personalanforderungen
• DRT erleichtert die Arbeit
und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten

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Relevante Kostenarten
• Arbeitskosten für Archivierungs- und
Retrievalfunktionen
• Dokumenteneingang und –ersterfassung,
Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport,
Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung
• Sachkosten
• Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung,
Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten
• Einführungskosten
• Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung,
interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten,
Schulung, Qualifizierung
• (gegebenenfalls externer Scanservice)
• Kapitalkosten

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Rechenbarer Nutzen
• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit
und Ort
• Vollständigkeit von Unterlagen
• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten
• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen
• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten
• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche
• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen
• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung
• Geringerer Raumbedarf für Archive
• Sicherung vor Verlust und Verfälschung
• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten

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Rechenbarer Nutzen
• Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit
und Ort
• Vollständigkeit von Unterlagen
• Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und
Sichten
• Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen
• Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten
• Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen
Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche
• Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen
• Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung
• Geringerer Raumbedarf für Archive
• Sicherung vor Verlust und Verfälschung
• Überwindung Medienbruch zwischen Papier und
elektronischen Daten
Zeit
Infrastruktur
Vollständigkeit

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Qualitativer Nutzen
• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von
Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige
Informationsbereitstellung
• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst,
über das Internet, für Heimarbeit)
• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von
Informationen
• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung
modernerer Technologien als bisher
• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher
Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
• Reduzierung geistiger Rüstzeiten
• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen

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Qualitativer Nutzen
• Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von
Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige
Informationsbereitstellung
• Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst,
über das Internet, für Heimarbeit)
• Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von
Informationen
• Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung
modernerer Technologien als bisher
• Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff
• Verringerung der Informationsflut (Information Overload)
• Entlastung von Routinetätigkeiten
• Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher
Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation)
• Reduzierung geistiger Rüstzeiten
• Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
Qualität
Dienstleistung
Markt
Sicherheit

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Nutzenkategorien von DRT-Lösungen
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• direkter Informationszugriff mit unter-
schiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis
• höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit
• mehr Transparenz, bessere Steuerung
• keine Fehlablagen
• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht
weitestgehend dem Original) auch bei
Langzeitspeicherung

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verbesserungen
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- Telefonate / Fax
- Rückstellzeiten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
Zugriffskriterien
Informationsnutzung
Rückgriffe
mehrere Benutzer
Langzeitspeicherung
Eher gering

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verbesserungen
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- Telefonate / Fax
- Rückstellzeiten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
Zugriffskriterien
Informationsnutzung
Rückgriffe
mehrere Benutzer
Langzeitspeicherung
Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial

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Ganzheitliche Nutzenermittlung,
Basis für die Wirtschaftlichkeit
Kosten-
abbau
- Infrastucktur
- Extern
- Raum etc.
Tiefere Kosten
Kürzere
Durchlaufzeiten
Bessere
Servicequalität
Kürzere Produkt-
entwicklung
Neue
Marktleistung
mehr
Ertrag
Σ
?
?
?
?
Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit
bessere
Effizienz
- Bearb.-Zeit
- Transportzeit
- Zugriff
höhere
Qualität
- Tranzparenz
- Verfügbarkeit
- Sicherheit

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Nutzenpotenziale
verbesserte
Prozesse
Informations-
verfügbarkeit
Informationsschutz
Qualität der
Arbeitsergebnisse
Kundenzufriedenheit
Mitarbeitermotivation
neue Services/Produkte
verbesserte
Organisationsstruktur
Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition
Raumkosten
Personalkosten
techn. Ausstattung
z.B.:
Papierlogistik
Mikroverfilmung
administrativer Aufwand

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
98
Mittagspause bis 14:00

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
99
Auswahl, Einführung und Betrieb
Neue Ansätze für Auswahlverfahren
Grundlagen der Vertragsgestaltung
Vorgehen bei Tests und Abnahmen
Einführungskonzepte
Betriebskonzepte

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T 2001
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Strategie
Ziele und Rahmenbedingungen
Organisation
Vorgehensweisen und Reihenfolgen
vor
Technik
Einzusetzende (technische) Mittel
vor
ECM-Projekte

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T 2001
101
Projekt-
team
Entscheider
Qualitäts-
sicherung
Sponsor
Lenkungs-
ausschuß Fachberater
Projektmanagement

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T 2001
102
Projekt-Struktur-Plan erstellen
Vorgänge und deren
Anordnungsbeziehung darstellen
Dauer, Zeitpunkte ermitteln und
Termine berechnen
Personal-Kapazitäten und Einsatz-
Mittel ermitteln und berechnen
Kosten ermitteln und berechnen
Zusammensetzung des
Projektteams
Aufgaben
StrukturplanungStrukturplanung
AblaufplanungAblaufplanung
TerminplanungTerminplanung
EinsatzmittelplanungEinsatzmittelplanung
KostenplanungKostenplanung
Leiter
Assistent Dokumentator
Teilprojekt-
leiter 1
Mitarbeiter
1
Mitarbeiter
2
Mitarbeiter
'n'
Teilprojekt-
leiter 'n'
Teilprojekt-
leiter 2
Assistent
Projektmanagement

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103
"Buy experience instead of reinventing the wheel"
Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines
Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen
"Just do it, then fix it"
Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von
Gesamtkonzepten
"Flexibility versus predefined structure"
Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle
aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow
"Pull is easier than Push"
Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder
Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in
Workflow oder Groupware
Strategien

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PROJECT
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T 2001
104
• Fachkonzept
• Kriterienkatalog
• Ausschreibung
• Auswertung
• Vertragliche Regelungen
Vorgehen bei der Produktauswahl

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105
• Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen
und technologischen Lösungsansätzen
• Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen
Das Nutzungsmodell als Voraussetzung
für eine Lösungsauswahl

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T 2001
106
• Definitionen und Abgrenzungen
• IT-Infrastruktur
• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem
• DMS-Architektur
• Lösungsszenarien
• Formate und Standards
• DMS-Komponenten
• DMS-Integration
• Datenbanken
• Berechtigungssystem
• Datensicherheit und Datenschutz
• Risikobewertung und Empfehlung
Gliederung Fachkonzept

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T 2001
107
• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden
• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als
alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung
• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die
Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden
immer bedeutender
• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer
effizienten Anbieterauswahl
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?

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T 2001
108
• Technische Voraussetzungen
• Software Voraussetzungen
• Datenschutz
• Datensicherheit
• Utilities und Tools
• Installation, Wartung und Support
• Unternehmen
Gliederung Kriterienkatalog

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T 2001
109
Erstellung
• Tool-gestützt
• Nicht nur Ja/Nein-Fragen
• Gezielte Redundanzen
• Fangfragen
Auswertung
• Basis: Preis- / Leistungsverhältnis,
Personalressourcen des Anbieters, Garantien für
die Lebensdauer, Wartung, Migration
• K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren
• Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern
• Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot
Erstellung und Auswertung
Kriterienkatalog

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T 2001
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• Ausbaufähigkeit eines Systems
Speichervolumen, Anwendungsspektrum, ...
• Support
bei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des
Systems
• Schulung
der Anwender, der Administratoren
• Standort des Anbieters
Entfernung zum Einsatzort
• Referenzinstallationen
Anzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den
vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender
• Preis ....
Allgemeine Auswahlkriterien (1)

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111
Funktionale Erfordernisse
• Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich
mit einem System die funktionalen
Anforderungen erfüllen
Standards
• Nationale bzw. internationale Normen für
Betriebs-, Netzwerk- und
Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu
Anwendungsprogrammen, Speichermedien
• Hausinterne Standards und Konventionen für
Dateiformate und Kompressionsalgorithmen,
Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen
Allgemeine Auswahlkriterien (2)

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T 2001
112
Bestandteile einer Ausschreibung
Fachkonzept
• = Basiskonzept der Archivlösung
auf der Grundlage der IST-Analysen
und den Anforderungen der Fachabteilungen
Kriterienkatalog
• Basiert auf fachlichem Sollkonzept
• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein
elektronisches Archivsystem
• Anbieter liefert Feindesign
• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und
Fehlerverantwortung beim Anwender

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113
Vorgehen (1)
Selbst erstellen oder
Unterstützung durch Berater/Tools
Beispiel 4ap
• Datenbank-basierte Verwaltung von
Auswahlkriterien
• Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in
Projekten
• Automatische Generierung des
Kriterienkatalogs
• Unterstützung der Auswertung

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T 2001
114
Vorgehen (2)
Auswahlverfahren
Konventionelle Ausschreibung
• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung
• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis
• Aufwendiges, langwieriges Verfahren
Verkürztes Verfahren
• Vorselektion der Anbieter mit Berater
Kritische Punkte bei Auswahl
• Vertrag
• Personal

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CONSUL
T 2001
115
Vertragliche Regelungen
• Rahmenvertrag und Einzelvertäge

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PROJECT
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T 2001
116
Vorgehen bei Test und Abnahme
• Definition von Szenarien
• Eindeutige Fehlerklassifikation

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T 2001
117
Ist-
Analyse
Personal für
das Archivsystem Schu-
lungen
Abnahme-
verfahren
Verfahrens-
beschreibungDatenschutz/
Datensicherheit
Migration
Test-
verfahren
Stufenplan
Elemente der Einführungsstrategie

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PROJECT
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T 2001
118
Planung und Vorbereitung
• Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne
Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft
Strukturierte Einführung

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T 2001
119
Einführung und Betrieb
• Realisierung, Einführung, Erhaltung,
Personaleinsatz

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T 2001
120
Einführung und Betrieb
• Realisierung, Einführung, Erhaltung,
Personaleinsatz
Qualität und Erfolg
• Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation,
Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren

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T 2001
121
Betriebskonzepte
• Fachbereich
• Intranet
• Rechenzentrum
• ASP

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PROJECT
CONSUL
T 2001
122
09:00 Veränderungen der Rechtssituation
Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
13:00 Mittagessen
14:00 Grundsätzliche Migrations- und
Anwendungsszenarien
Typische Anwendungsszenarien
(Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung)
Abschlussdiskussion

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
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Veränderungen der Rechtssituation
HGB, GoBS, GDPdU
Spezielle Anforderungen für Personalakten
Digitale Signatur
Verfahrensdokumentation

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T 2001
124
Rechtsgrundlagen (1)
BGB - Bürgerliches Gesetzbuch
• § 126 BGB
• Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung
HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung
• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977
• Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 (GoBS)
GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter
Buchführungssysteme
• auch bei Dokumenten-Management- und
elektronischen Archivsystemen anzuwenden

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T 2001
125
ZPO - Zivilprozeßordnung
• keine Urkundenqualität
• Objekt des Augenscheins
BDSG - Bundesdatenschutzgesetz
• Datenschutz
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
IuKDG - Informations- und
Kommunikationsdienstegesetz
• Daten- und Dokumentenaustausch
• Digitale Signatur
Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz
• Unterweisungsrecht
• Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates

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126
• Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für
Sozialversicherungsträger
• besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und
Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in
Krankenhäusern
• Regeln für Forschungs-, Produktions- und
Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen
Industrie
• DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld
• Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen
Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und
Giroverbandes für Institute der
Sparkassenorganisation

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127
Grundsätze der elektronischen
Archivierung
• Dokumenten-Management und elektronische
Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die
Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen
die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-
Management- und elektronischen Archivsystemen
verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale
künftig besser genutzt werden können.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“
berücksichtigen die besonderen rechtlichen
Bedingungen in Deutschland.
• Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des
VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und
ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.

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T 2001
128
1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert
werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im
Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muß mit geeigneten
Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein.
4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden,
das gesucht worden ist.
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen
Lebenszeit zerstört werden können.
6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie
es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden
können.
Sonstige Vorgaben und Empfehlungen
Zehn Merksätze des VOI

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PROJECT
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T 2001
129
7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden
können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der
Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu
protokollieren, daß die Wiederherstellung des
ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine
Migration auf neue Plattformen, Medien,
Softwareversionen und Komponenten ohne
Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit
bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG,
HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen
des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und
Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs
sicherzustellen.
Sonstige Vorgaben und Empfehlungen
Zehn Merksätze des VOI

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130
Änderungen im HGB AO
Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)
• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten
jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar
gemacht werden und maschinell ausgewertet
werden können
• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem
erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht,
Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung
zu nutzen
• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und
auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung
gestellt werden

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131
GDPdU und andere Gesetze
Was heißt GDPdU ?
„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“
• Umfeld
• Buchhaltungsdaten
• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und
Dokumente
• Gültigkeit
• Brief vom BMF 16.07.2001
• Umzusetzen ab 01.01.2002
• Übergangsregelungen
• Herkunft
• Steuerreform (StSenkG)
• HGB AO

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Wichtige Aussagen der GDPdU
I. Datenzugriff
• Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
• Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit
Recherchemöglichkeit
• Drei Formen des Zugriffs:
a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit
Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen
(Unmittelbarer Zugriff)
b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den
Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers
(Mittelbarer Zugriff)
c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten
für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)

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II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
• Elektronische Unterlagen sind:
• Elektronische Abrechnungen
• Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der
elektronischen Abrechnung
• Elektronisch signierte Dokumente
• Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs.
1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt
werden
• Aufbewahrungsfristen
• Speicherung von Zertifikaten
• Protokollierung
• Konvertierung
• Verarbeitung
• Indexänderungen
• Transformationen

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III. Archivierung digitaler Unterlagen
• Maschinelle Auswertbarkeit
• COM-Verfilung nicht mehr ausreichend
• PDF, TIFF und andere Image-Formate für
auswertbare Dateien nicht zulässig
• Nur einmal beschreibbare digitale Speicher
(WORM-Verfahren: write once read many)

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Digitale Signatur
• Elektr. Signatur:
• einfache gescannte Unterschriften
• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren
• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“
• Fortgeschrittene elektr. Signatur
• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den
"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die
die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem
angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden
• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer
Qualität
• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den
rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und
verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die
Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen
Signaturgesetzes.

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• Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten
elektronischen Signatur
• Auswirkungen des geänderten SigG:
• Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab-
Genehmigung für den Betrieb durch die
Regulierungsbehörde
• Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte
Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB)
• Protokollierung der Zertifikatserstellung
• Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters
• In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das
Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen
zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle
archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß
Die elektronische Signatur
Deutsches Signatur Gesetz (SigG)

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137
Teletrust
• Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat
den Teletrust e.V. beauftragt:
• Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische
Signaturen zu erarbeiten
• Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den
internationalen Standardisierungsprozess einzubringen
• Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln
• Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS-
MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt.
• Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland:
• Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG
Trustcenter e.V. i.G.
• MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V..
• Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust
e.V. beseitigt.

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138
Probleme der Archivierung der
elektronischen Signatur
• Zeitlich begrenzte Gültigkeit
• Speicherung
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat
• Persönliche Signatur nicht für automatische
Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet
• Mehrfach-Signaturen, z.B.:
• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner
• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener
Reihenfolge
• Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt
automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie
• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr
angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der
Signatur)
• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-
Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei
Reorganisation und Migration
• usw.

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139
Zeichnungsvarianten
einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur
Hierarchische Signatur Gemischte Signatur
Signatur Schröder
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1
Dokument
Signatur Abteilungsleiter
Signatur Sachbearbeiter
Dokument
Dokument
Signatur Bereichsleiter
Integration der digitalen Signatur

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140
Digital signierte Dokumente müssen entsprechend
ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem
Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können !
Integration der digitalen Signatur

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• Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen
Kryptografie
• Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das
Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben
• Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst
bewertet
• Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der
Vorzug gegeben
• Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der
Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität
• Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen
Signatur“
• In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann
alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet
machen
USA - Digitale Signatur & Kryptographie

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142
Grundlagen für die
• „Code of Practice“: Grundsätze der
Fassung vom 14.12.1995
• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des
VOI Verband Optische Informationssyteme e.V.,
1996

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143
• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle
elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und
Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU)
fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der
Verfahrensdokumentation liegt in der
Verantwortung des Betreibers, im Sinne der
GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige
Unternehmen
• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig,
nachvollziehbar und prüfbar sein
Verfahrensdokumentation nach GoBS

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144
• Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation
sind nicht vorgeschrieben
• Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf
die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-
Management- und elektronischen Archivsystems
anzupassen ist
• Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren
verfügen über Musterverfahrensdokumentationen,
die die individuelle Anpassung und Ergänzung
erleichtern
• Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens-
dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben
• Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML-
Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT
Verfahrensdokumentation nach GoBS
Umfang und Struktur

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145
Bestandteile einer
Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11. Ausfallsicherheit des Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb
15. Wartung
16. Migration

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146
Struktur von Verfahrensdokumentationen
• organisatorische Teile des Betreibers
• Technik einschließlich Subsysteme Dritter
• Software - Grundmodule des Herstellers
• individuelle Anpassungen das Systemintegrators
• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender
• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration
• Qualitätssicherung
Abnahme und Testdokumentation
• Testmaterial und Szenarien
• Abnahmendokument
Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit

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Signaturfragen -
• Elektronische Signatur – seit Mai 2001 in
Deutschland rechtskräftig
Authentizität & Berechtigung
• Wer hat die Nachricht wirklich gesendet?
• Wer kann ein Unternehmen zu einer Investition von
1Mio. Euro verpflichten?
Integrität von Dokumenten
• Wurde das Dokument unterwegs verändert oder ist
es vollständig und unverändert?
• Wie wurde Versendung, Eingang, Verarbeitung und
Speicherung nachgewiesen?
ECM Anwendung
Rechtsfragen (1)

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148
ECM Anwendung
Rechtsfragen (2)
Bewahrung und Archivierung von Dokumenten und
Aufzeichnungen
In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:
• Was kann weggeworfen werden?
• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...
• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette
ohne Papier.” (Unbekannt)
In der neuen digitalen Welt folgende:
• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor
es für immer verloren ist?
• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher
dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden
und die Verarbeitung dokumentiert?
• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen
komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht
nur von verschiedenen Quellen stammen sondern auch an

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
149
Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen
an ECM-Lösungen
Restart, Recovery, Sicherheit
Benutzer und Directory Services
Eindeutige Indizierung
Transaktionsarchivierung
ASP-Anforderungen
Migration

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Datenschutz und Datensicherheit
Benutzer-
profile
Benutzer-
profile
datenschutz-
rechtliche
Vorschriften
datenschutz-
rechtliche
Vorschriften
MigrationMigrationorganisatorische
Planungen
organisatorische
Planungen
Software-
komponenten
Software-
komponenten
Hardware-
komponenten

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Restart - Wiederanlauf
• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen
• Verlust der Netzwerkverbindung
• Störungen der Indexdatenbank
• Störungen des IRS
• Störungen der optischen Speichereinheit
• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher
• Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme
kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne
Dokumentenverlust weiterarbeiten können
• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig,
um die Konsistenz im System wieder herzustellen

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Verfahren zum Wiederanlauf
• Redundante Systeme
• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.
innerhalb eines Systems
• z.B. Sicherheitsrechenzentren
• Problem:
hohe Kosten, aufwendiger Betrieb
• Einspielen von Sicherungen
• z.B. Bandsicherungen
Problem:
Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände
fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich

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Teil-Recovery
• Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht
mehr verfügbar
• Teil-Recovery, z.B.
• Recovery über einen bestimmten Zeitraum
• Recovery eines Mediums
• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe
oder eines bestimmten Dokumentenortes
• Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery
und Wiederanlauf wird das System nach Störungen
konsistent wieder bereitgestellt

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Voll-Recovery
• Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist
ausgefallen
• Voll-Recovery
• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des
gesamten Systems von den optischen
Speichermedien
• Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit
Wiederanlauf wird das System nach Störungen
konsistent wieder bereitgestellt

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Herkömmlich
• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert
• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst
(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr
zulässig)
Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher
• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim
Dokument gespeichert
• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der
optischen Platte geschrieben
• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die
im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen
(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten
geeignet)
Verfahren der Absicherung
für den Recovery-Fall

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Eindeutige Indizierung
• Widerspruch
Automatische Klassifikation / herkömmliche
Indizierung
• Stabilität
• Volltext versus Struktur

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Transaktionsarchivierung
• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs
• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente
anderer Qualität
• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen
Informationen zu archivieren
• Zukünftig werden Informationen in ihrem
sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang
reproduziert werden müssen

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Migration
Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen
von 10 oder mehr Jahren
• Informationen sollen langfristig verfügbar sein
Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter:
jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue
Standards ...

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159
Migration
Entscheidung
Realisierung Produktions-
betrieb
Geänderte
Anforderungen
Migration

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Migration
Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein,
über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,
• Informationsverfügbarkeit,
• Ausbaufähigkeit und
• Systemwechsel
sicherzustellen.
Das Migrationskonzept sollte bei jeder
Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein
und in den Vertrag übernommen werden.

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• Kontinuierlicher Ausbau mit dem
Lokalisiererkonzept
• Entfernung nicht mehr benötigter Medien,
bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird
• Umkopieren von Informationen auf neue Medien,
Konvertierung älterer Formate
Migration

Workflow-Management
Einführung
PROJECT CONSULT
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Grundsätzliche Migrations- und
Anwendungsszenarien

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163
PZW
Technische
Archive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host
„classic“
BK-Appl.
Web-
Server
Firewall
BrowserAppletsBK-Client
Lotus Notes
Terminal
Emulation
Smalltalk-Appl.
DB
Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-
DMS-Client
Scan, Index,
Recherche
IBM
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
FileNet ...
DB
Index
DB
Index
Aktiver
IndexArchiv-APIs
ODBC Konverter
Produktflexible Zwischenschicht
mit temporärer Datenhaltung

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164
mit redundanter Datenhaltung
PZW
Technische
Archive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host
„classic“
BK-Appl.
Web-
Server
Firewall
Lotus Notes
Terminal
Emulation
Smalltalk-Appl.
DB
Index
C/S-Appl.
DMS-Client
Scan, Index,
Recherche
IBM
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
FileNet ...
DB
Index
DB
Index
Master
-
index
Archiv-APIs Replikation
ODBC
Caching
PZW -Schnittstelle
Konverter

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mit ausschließlicher Datenhaltung
PZW
Technische
Archive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host
„classic“
BK-Appl.
Web-
Server
Firewall
Lotus Notes
Terminal
Emulation
Smalltalk-Appl.
C/S-Appl.
DMS-Client
Scan, Index,
Recherche
IBM
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
FileNet ...
DB-
Index
DB -
Index
Archiv-APIs
CachingPZW-Schnittstelle
Archivfunktionalität
DB-
Index
DB-
Index
Konverter

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ohne Datenhaltung
PZW
Technische
Archive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host
„classic“
BK-Appl.
Web-
Server
Firewall
Lotus Notes
Terminal
Emulation
Smalltalk-Appl.
DB
Index
C/S-Appl.
DMS-Client
Scan, Index,
Recherche
IBM
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
DMS-
Enabling
FileNet ...
DB
Index
DB
Index
Index-
SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle

Workflow-Management
Einführung
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Anforderungen aus Anwendersicht
Automatisierung der Informationserfassung
„Der einheitliche Postkorb"
Integrationsaspekte
Erschließung von Wissen
Sicherheit
Einfacher Betrieb
Rechtssichere Archivierung

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168
Integration in kommerzielle
Anwendungen als Dienste
• Client
• Keine eigenen Clienten
• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen
• Server
• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen
integriert

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