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[DE] Enterprise Content Management | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Euroforum, Köln 12.-13.12.2001

Agenda:
Enterprise Content Management Markttrends
Auswahl, Einführung und Betrieb
Veränderungen der Rechtssituation Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen
Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
Typische Anwendungsszenarien (Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung)

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[DE] Enterprise Content Management | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Euroforum, Köln 12.-13.12.2001

  1. 1. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 1 Enterprise Content Management Dr. Ulrich Kampffmeyer Euroforum 2-Tage-Intensiv-Workshop Köln, 12. – 13.12.2001 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
  2. 2. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 2 Dokumentation der Flipcharts
  3. 3. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 3 Was erwarten Sie vom Workshop ? • Informationen zu Archivierung und Workflow (1) • Informationen zu DMS (2) • Positionierung Workflow (3) • Veränderungen Rechtssituation (3) • Abgrenzung Knowledge Management, Enterprise Content Management, Web Content Management (2) • Intranet-Lösungen (1) • Entwicklung und Trends Informationsmanagement (1) • Mehr Wissen zu Enterprise Content Management (2) Anzahl Nennungen in Klammern
  4. 4. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 4 Die vier „i“ der WebSite-Entwicklung i1 Image ca. 65% aller WebSites im Internet i2 Information ca. 20% aller WebSites im Internet i3 Interaktion (z.B. auch B2C ...) ca. 10% aller WebSites im Internet i4 Integration (zusammengeführte Internet-, Extranet- und Intranet- Lösungen mit Backoffice&Legacy-Integration) < 1% aller WebSites im Internet
  5. 5. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 5 0110011304 • Verwaltung der Dokumente während des Lebenszyklus in Notes • Nur für Langzeitarchivierung Import aus und Re-Import zurück in Notes • Notes- und diverse Attachment- Formate • Nutzung Archiv nur eingeschränkt außerhalb von Notes möglich Notes-Client DMS Enabling Schnittstelle DB Index Archiv DB Notes Anwendungs- funktionen DB-Verwaltung Dynamisches Dokumenten- Management Notes/Domino und Archivierung Flache Integration
  6. 6. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 6 0110011304 • Frühe Auslagerung von Daten und Dokumenten aus Notes • Nutzung eines DMS mit Indexdatenbank für Ablage und Archivierung • Import aus und Re-Import zurück in Notes • Konvertierung in neutrale Formate • Nutzung des Archives auch außerhalb von Notes Notes-Client DMS Enabling Interface/Konverter DB Index Archiv Ablage DB Notes Anwendungs- funktionen temporäres Caching Notes/Domino und Archivierung Tiefe Integration
  7. 7. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 7 Rapid Prototyping versus Standard- Vorgehen Rapid Prototyping Standard-Vorgehen Kriterien überschaubares Fachliche, technische und Umfeld organisatorische Vorbereitung nötig Risiken Fehlschlag durch Aufwendiges und zeitinten- falsche Produktauswahl sives Vorgehen, geringe und mangelnde organi- Risiken satorische Vorbereitung Vorgehen 1. Anforderungsdefinition 1. Zielsetzung 2. Vorbereitungsphase 3. Fachliche Definition 2. Produktauswahl 4. Produktauswahl 5. Vertragsmanagement 3. Prototyping 6. Pilotierung 4. Vertragsmanagement 5. Optimierung 7. Produktivversion 6. Rollout 8. Rollout
  8. 8. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 8 Websites • Erwähnte WebSites mit Inhalten zum Thema: http://www.doq.de http://www.contentmanager.de http://www.knowledgemarkt.de • PROJECT CONSULT Website http://www.project-consult.com Rubrik „Wissen“, Unterrubrik “Archiv“ Passwort und Kennung für den geschützten Bereich: Kennung: PCA10901 Passwort: Austern Weitere Informationen in den Unterrubriken von „Wissen“: „Was ist ...“ „Glossar“ „Artikel“ „Download“
  9. 9. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 9 Benutzte Folien des vorbereiteten Vortrages
  10. 10. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 10 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Geschäftsführer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs Member of the International Advisory Board AIIM Europe, London-Datchett Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors Europäische Kommission, DLM, Brüssel Member of the DLM-Monitoring Committee Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und Management Mitglied des Vorstands
  11. 11. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 11 Agenda – 1. Seminartag 09:00 Begrüßung 09:15 Enterprise Content Management Markttrends 13:00 Mittagessen 14:00 Auswahl, Einführung und Betrieb 17:30 Ende des 1. Seminartages
  12. 12. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 12 Agenda – 2. Seminartag 09:00 Veränderungen der Rechtssituation Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen 13:00 Mittagessen 14:00 Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien Typische Anwendungsszenarien (Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung) Abschlussdiskussion 16:30 Ende des 2. Seminartages
  13. 13. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 13 Enterprise Content Management Eingrenzung & Definition Content Management (ECM, WCM) Document Related Technologies Architektur von ECM-Lösungen
  14. 14. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 14 WEB CONTENT MGT.DOCUMENT MGT.IMAGING EAI E-PROCESS MGT. DATA MINING PORTALSSTORAGE MOBILE APPLIANCE CONTENT MGT. COLLABORATION KNOWLEDGE MGT. ENTERPRISE CONTENT MANAGMENT ORDER PROCESSING WAREHOUSE MANAGEMENT ERP SHIPPING SYSTEMS ELECTRONIC BILL PRES./PAYMENT FULFILLMENT (BACK-OFFICE APPLICATIONS DATABASES STORAGE NETWORK INFRASTRUCTURE E-COMMERCEE-COMMERCE SALES AUTOMATION SALES AUTOMATION CRMCRM SUPPLY-CHAIN MGT. SUPPLY-CHAIN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. MARKETING CAMPAIGN MGT. COMMERCE (FRONT-END APPLICATIONS PORTALS B2E B2C B2B BROWSERS Von DM zu ECM Komponenten-Architektur
  15. 15. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 15 Von DM zu ECM ECM Architektur Create Manage Deliver Capture -email -paper -feeds Office apps Web apps Kunde Unternehmen PersonalisierterContent Mobil Properties Meta data Datenbanke n Federated repository AutomatiseirteProzesse EDMServices Intranet/extranet Infrastruktur CM Products Templates&styles Design&devices Regierung Quelle Strategy Partners Firmen Anwend. Document bases
  16. 16. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 16 Von DM zu ECM ECM Architektur Create Manage Deliver Capture -email -paper -feeds Office apps Web apps Kunde Unternehmen PersonalisierterContent Mobil Properties Meta data Datenbanke n Gemeinsamer Speicher AutomatiseirteProzesse EDMServices Intranet/extranet Infrastruktur CM Products Vorlagen&Stile Design&devices Regierung Quelle Strategy Partners Firmen Anwend. Dokumenten Grundlage Eine zukünftige Basis- Technologie XML
  17. 17. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 17 Alles nur eine Frage der Definition ? • von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content Management • vom elektronischen Archiv zum Document Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation • vom Workflow zu CRM Costumer Relationship Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum Enterprise Portal • von Enterprise-Document-Management-Solutions (EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management
  18. 18. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 18 Enterprise Content Management “The technologies used to create, capture, customize, deliver, and manage enterprise content to support business processes.” Von DM zu ECM AIIM’s Definition von ECM
  19. 19. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 19 Unstructured Content AIIM’s Definition of ECM DataBusiness Processes CUSTOMIZE CAPTURE DELIVER MANAGE CREATE
  20. 20. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 20 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupware Groupware Collaboration Workflow Workflow eProcess Document ManagementDocument ManagementContent Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Managemen Portal Portal
  21. 21. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 21 Was ist der Unterschied? Knowledge Management DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupware Groupware Collaboration Workflow Workflow eProcess Document ManagementDocument ManagementContent Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Managemen Portal Portal
  22. 22. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 22 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupware Groupware Collaboration Workflow Workflow eProcess Document ManagementDocument ManagementContent Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Managemen Portal Portal
  23. 23. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 23 Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupware Groupware Collaboration Workflow Workflow eProcess Document ManagementDocument ManagementContent Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Information Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Managemen Portal Portal
  24. 24. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 24 Definitionen Was ist Content ? • Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden • Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument- Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen • Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank) • Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien) • Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
  25. 25. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 25 Definitionen Was ist Content Management ? • Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen • die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung) • die Verwaltung von Content (Content Management im engeren Sinn) • die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution) • die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung) • die Individualisierung von Content (Personalisierung, Sichten) • Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.) • Content Management ist die Weiterführung von Dokumentenmanagement mit Nutzung von Internet- Technologien • Die Begriffe Content Management und CMS werden von den Anbietern undifferenziert benutzt
  26. 26. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 26 Definitionen Was ist Web-Content-Management ? • Web-Content-Management umfasst die Verwaltung von Content auf internet-basierten Web-Sites und Portalen • Web-Content-Management-Systeme (WCMS, WebCMS) lassen sich funktional wie folgt gruppieren: • Redaktionssysteme zur Erstellung, Verwaltung und Beschickung von Web-Sites (Web-Editoren, Web-eProcess u.a.) • Web-Site-Operating-Systeme, die den Content zur Laufzeit bereitstellen. Diese Systeme sind zunehmend Datenbank- basiert (Ablösung von HTML-hierarchischen Verzeichnissen) • Web-Design-Werkzeuge zum Entwurf und Aufbau der Funktionalität eine WebSite • Web-Publishing-Lösungen mit aktiver Informationsverteilung • Web-CMS konzentriert sich auf die Bereitstellung von Content für offene Benutzergemeinschaften im Internet.
  27. 27. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 27 Definitionen Was ist Enterprise-Content-Management? • Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse) • ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet- Technologien • Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen • ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
  28. 28. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 28 Definitionen Was ist eBusiness ? • eBusiness ist mehr als eCommerce. eCommerce ist die Umsetzung herkömmlicher Geschäftstätigkeit mit Internet- Technologien • eBusiness hat den Anspruch, interne und externe Nutzer zusammenzuführen: • intern (Intranet, B2E Business to Employee, z.B. als Knowledge Management für die Mitarbeiter der NORD/LB), • im Partnerverbund (Extranet, B2B Business to Business, z.B. in der Zusammenarbeit mit NSGV, LBS u.a.) • im Außenverhältnis (Internet, B2C Business to Consumer, z.B. Bereitstellung von Informationen und Geschäftstransaktionen für Kunden) • eBusiness ist inhalts- und prozessgetrieben. Es setzt die Integration unterschiedlichster Technologien und die Anpassung organisatorischer Prozesse voraus • eBusiness schließt heute Lösungen wie eProcurement, Marktplätze, Collaborative Commerce, eCommunity, CRM, SCM etc. ein
  29. 29. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 29 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Source: AIIM 2001 Industry Study
  30. 30. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 30 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 1 Enterprise Content Management als integrative Middleware
  31. 31. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 31 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 2 Enterprise Content Management als unabhängige Dienste für alle Anwendungen
  32. 32. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 32 ECM Technologien: Applikationen mit Infrastruktur verbinden Basis Idee Nr. 3 Enterprise Content Management als ein einheitliches, übergreifendes Enterprise Repository für jeden Informationstyp
  33. 33. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 33 • Aktuellen Integrations- und Lösungsszenarien • Aus den Beispielen werden die geeigneten Produkt- und Lösungsansätze abgeleitet • Es gibt keine grüne Wiese! Anwendungsszenarien bestimmen den Lösungsansatz
  34. 34. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 34 Elektronische Archivierung • Records Management • Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch • Langzeitarchivierung • Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren • Revisionssichere Archivierung • Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
  35. 35. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 35 Elektronische Archivierung • Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt • Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente • Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung • Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten • Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen • Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard- Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen • Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen
  36. 36. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 36 Elektronische Archivierung Anwendungsbereiche • Traditionelle Archivsysteme • „Imaging-Archive“ – spezielle Systeme mit Scannen von Dokumenten, inzwischen um Fax, Office-Dokumente etc. ergänzt • „COLD-Archive“ – Listen- und Druck-Output-Archivierungssysteme • Spezielle Archive • „Hierarchisches Speichermanagement“ – nachgeordnete Systeme nur für eine Anwendung • „E-Mail-“ oder „Groupware-Archive“ – spezialisierte Systeme zur Entlastung von Domino, Exchange und andere Standardsoftwarepaketen • „Transaktionsarchivierung“ – nachgeordnete Systeme für Portale und WebSites zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen • Universelle Archive • „Federated Unified Repositories“ – unternehmensweite, einheitliche, von Anwendungen unabhängige Enterprise-Content- Management-Systeme
  37. 37. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 37 Fehleinschätzung ?! • Große digitale Informationsbestände sind heute bereits nicht mehr erschließbar oder verloren • Analysten veröffentlichen Einschätzungen, dass der Markt für elektronische Archivierung zu 80% gesättigt sei... • Falsch, der Abdeckungsgrad ist eher bei 20% • Viele singuläre Insellösungen, keine Enterprise-Systeme • Ca. 50% der Systeme stehen zur Migration an (nicht mehr vorhandene Produkte oder Anbieter, veraltete Architekturen, etc.) • E-Mail-, Transaktions- , Web-, Content- und andere Archivierungsformen stehen erst am Anfang
  38. 38. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 38 Anforderungen an elektronische Archivierung im eCommerce • Transaktionsarchivierung • Eingang • Ausgang • Verarbeitung • Zeitstempel / Zeitzonenproblematik • Authentifizierung • Sprachabhängigkeiten bei virtuellen Dokumenten • Angebote auf Websites • Informationsnutzung entsprechend Copyright und Urheberrecht • Kommunikation, Konsolidierung und Integration mit operativen Systemen
  39. 39. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 39 Anforderungen an elektronische Archivierung im eBusiness • Übergreifende Lösungen für B2C, B2B, B2E... • Harmonisierung elektronischer Signaturen im internen und externen Gebrauch • Mitarbeiter kann gleichzeitig Kunde sein • Zeichnungsberechtigung in Abhängigkeit von Position und Rolle • Medienbrüche zwischen internem und externem Content • Durchgehende Berechtigungen über alle betroffenen Systeme • Unified, federated Repositories als Enterprise- Content-Management-Infrastruktur
  40. 40. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 40 • Transaktionsarchivierung • Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren • Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu • Recherchierfähigkeit • Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage • Objektbildung • Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran • Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B. elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerläßlich (bei SKO-Informationsobjekten gegeben) Generelle Anforderungen an die Archivierung
  41. 41. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 41 • Elektronische Signaturen • Die elektronische Signatur ist rechtskräftig • Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind • Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein • Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat mu gewährleistet sein • Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen • Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden • Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen Generelle Anforderungen an die Archivierung
  42. 42. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 42 Standards • Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich überlebt oder nicht durchgesetzt: • veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ... • ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ... • Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an: • alt: TIFF, JPEG, HTML • neu: XML, JPEG2000, PDF • Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie: • ISO/IETF/OASIS: 15489, WebDAV, XML- Dialekte, Metadatenstandards elektronische Signatur ... • branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...
  43. 43. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 43 Vom Dokumenten-Management zum Enterprise-Content-Management Document Related Technologies
  44. 44. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 44 Also, wo ist der Unterschied zwischen Enterprise-Content-Management und Web-Content-Management ? Von DM zu ECM
  45. 45. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 45 Nur ein Marketing & Positionierungs-Problem oder eine komplett neue Entwicklung ? Von DM zu ECM
  46. 46. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 46 Was ist DRT ? Document Related Technologies • Internet, Intranet & Extranet • Document, Workflow & Knowledge Management • eCommerce & Electronic Signature • Document Input, Distribution & Storage • OCR, ICR & Pattern Recognition • Datenbases, DataWarehouses & Retrieval • Imaging & Multimedia • Archival & Records Management • Secure Communication & Unified Messaging • Groupware & Office Automation Solutions • Forms & Output Management • Middleware & Componentware • Content Management, Syndication & Distribution
  47. 47. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 47 DRT Document Related Technologies • Internet, Intranet & Extranet • Document, Workflow & Knowledge Management • eCommerce & Electronic Signature • Document Input, Distribution & Storage • OCR, ICR & Pattern Recognition • Datenbases, DataWarehouses & Retrieval • Imaging & Multimedia • Archival & Records Management • Secure Communication & Unified Messaging • Groupware & Office Automation Solutions • Forms & Output Management • Middleware & Componentware • Content Management, Syndication & Distribution DRT sind a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind b) Dokumenten-orientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden
  48. 48. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 48 DRT „Abgrenzungen“ • Dokumenten-Management (im weiteren Sinn) • Elektronische Archivierung, COLD • Dynamisches oder klassisches Dokumenten-Management • Workflow, Groupware • Capture, Scannen • Knowledge Management • 8 Quellen: Groupware, Dokumentenmanagement, Künstliche Intelligenz, DataWarehouse/DataMining, Management-Informationssysteme, Automatische Klassifikation, multimediale Datenbanken, E-Learning • Eigene Merkmale: auto-categorisation, personalisation, agents, classification, profiling, skill-management, data mining etc. • Enterprise Content Management • Umfaßt Dokumenten-Management im weiteren Sinn • Zusätzlich: Portale, Internet-basierte Technologien, Knowledge Management, ASP/DMCO etc. • Plattform für Anwendungen: E-Business, Supply Chain Management, Costumer Relationsship Management, Collaborative Commerce etc.
  49. 49. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 49 DRT-Trends • Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste; Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften • Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen • Rezentralisierung, ASP und Document Management Complete Outsourcing • Nutzung mit Internet-Technologien über Browser und Applet • Der einheitliche Postkorb für alle Arten von Eingängen und Dokumenten • Automatische Klassifikation als Basis für Knowledge Management • Directory Services • Elektronische Signatur • Web Content Management und Enterprise Content Management
  50. 50. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 50 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Automatischer Klassifikation ? • Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur Überwindung des Flaschenhalses der Erfassung • Automatische Indizierung von Email und anderen elektronischen Dokumenten • Intelligente Unterstützung der Recherche • Auswertung von Datenbasen im Sinne von DataMining • Sichere und personenunabhängige Klassifikation
  51. 51. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 51 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Content Management mit XML ? • Verwaltung von Daten- und Dokumenten- beständen auf Web-Servern • Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen, Meta-Daten und Austauschformate • Einheitliche Verwaltung beliebiger Formen von Informationen • Grundlage vieler Web-Content-Management- Lösungen
  52. 52. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 52 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Integration in Bürokommunikation und EAI ? • Einheitlicher Posteingangskorb für alle Formen von Nachrichten und Dokumenten • Keine eigenständigen Clienten-Oberflächen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) • Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalität der Standard-Anwendung • Zusammenführung von untershciedlichsten Anwendungen mit einheitlicher Speicherung aller Dokumente in einem Speichersystem
  53. 53. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 53 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Ready-to-Work ? • Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr • Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlösungen • Für die öffentliche Verwaltung z.B. vorkonfigurierte Lösungen auf Basis des DOMEA-Konzeptes
  54. 54. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 54 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter ASP und Dokumentenmanagement-Outsourcing ? • Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers • Outsourcing von Erfassung und Betrieb • Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen ... • „Pay-per-View“, „Pay-per-Volume“, „Pay-per-...“ • Nutzung mit Internet-Mitteln
  55. 55. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 55 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Security ? • Kryptographie für die sichere Übertragung • Elektronische Signaturen für authentische Dokumente • Rollenbasierte Authorisierungskonzepte • Firewalls und „Viren-Killer“
  56. 56. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 56 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Directory Services und LDAP ? • Single-Logon in allen Systemen • Einheitliche Berechtigungen für alle Systeme • Konsistente und nicht-redundante Adressbestände • Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten • Ersparnis bei den Pflegekosten
  57. 57. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 57 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Knowledge Management ? • Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen • Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation • Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information • „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“
  58. 58. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 58 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter Web-Content-Management und Enterprise-Content-Management ? • WCM dient zur • Gestaltung auf Auftritten, Durchführung von Redaktionsprozessen und Verwaltung von • externen Websites (Internet) und internen Intranets • ECM folgt der Idee, dass • Alle Informationen für die verschiedenen Bearbeitungs- und Anzeigezwecke nur einmal gespeichert werden • Content-Management eine integrative Zwischenschicht zur Verwaltung, Verteilung, Kontrolle, Speicherung und datenbankgestützten Bereitstellung aller Dokumente bildet • Alle Anwendungen einheitlich die Dienste von ECM nutzen
  59. 59. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 59 DRT-Trends ... einige Erklärungen Was verbirgt sich hinter E-Business ? • Kombinierte interne Lösung und Abwicklung des Geschäftsverkehrs mit Internet-Mitteln • aber auch z.B. Beteiligung des Bürgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen
  60. 60. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 60 Anforderungen an unternehmensweites Content Management • Speicherung aller Arten von Informationen • Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen • Dienstekonzept • Große und kleine Lösungen • Eigener Recherche-Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen • Zentrale und verteilte Indexdatenbanken • Konsistente Langzeitspeicherung • Modular ausbaubar • Verteilte Archive • Integration in vorhandene Systeme
  61. 61. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 61 ECM Anwendung Aktuelle Themen • Verlinkung von Technologien mit Anwendungen -- e-Business Automation • Effektives Management von Web Content -Intranet, Extranet Content Aufgaben • Rechtssituation, Langzeitverfügbarkeit und Migration von Daten • Beschleunigung der time-to-market - Überlegungen zu ASP-Lösungen • Implementierungsfragen
  62. 62. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 62 • Welche Typen und Klassifikationsmöglichkeiten von Daten existieren? • Wieviele Typen sind es, wieviele können es werden und wie sieht es mit dem Lebenszyklus aus? • Einzelseiten, Container, Vorgänge, Journale ...wie sind sie gemeinsam zu speichern? • Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wie steht es um einheitliche Archive und inhaltliche Erschließung ECM Anwendung Intranet, Extranet und Content-Fragen
  63. 63. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 63 ECM Anwendung ASP-Problematik • Sicherheit • Bandbreite • Langfristige Informationsverfügbarkeit • Anpassungsfähigkeit • Implementation und Integration • Die Risiken... • Sind Sie bereit, Risiken zu teilen? • Wie steht es um die Sicherheit? • Ist die ständige Verfügbarkeit der Informationen garantiert? • Was passiert, wenn es nicht funktioniert? • Wird das ASP-Unternehmen überleben?
  64. 64. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 64 ECM Anwendung Implementationsfragen • Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren • Import, Konvertierung, Migration • Plattformen, Datenbanken, Browser, Client • Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration • Prozess und Workflow Modellierung • Kulturelle Grenzen bei Online vs. Offline Arbeit • Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration)
  65. 65. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 65 CM als reines Redaktionssystem Firewall Web Server Präsentation Redaktions- Applikation Inhalte Layout Publikationsprozess Content Repository
  66. 66. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 66 CM als Content Management System Firewall Redaktions- Applikation Nutzungs- Applikation Content Management Workflow Engine Intranet Server Application Server (eBusiness) Legacy Systems Content Repository Web Server Präsentation
  67. 67. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 67 CM als Enterprise Content-Management- System Firewall Portal Interface Redaktions- Applikation Capture Fachan- wendung Groupware- Kommuni- kation ERP Application Portal Intranet Server Content Management Classification Knowledge Management Application Server Groupware Server ERP Content Repository Legacy Groupware Repository ERP Repository Enterprise Records Management (Archivierung) DMS Workflow EAI Web Server Präsentation eBusiness- Transaktionen Content enabled Content enabled
  68. 68. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 68 Internet Information Aggregation &Publishing Knowledge Management Retrieval Groupware ERP Dokumenten- Management Business Intelligence Excalibur PC DOCS FULCRUM Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Meta Systems Guild Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant USU Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage Gorechange SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum CE AG Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar SER Quelle: Delphi Group Der Portal-Stern
  69. 69. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 69 Bedeutung von e-Business Zwei Architekturen im Wettbewerb
  70. 70. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 70 Bedeutung von e-Business DREI Architekturen im Wettbewerb
  71. 71. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 71 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Web-ServerEngines ECM-Architekturen
  72. 72. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 72 Modulare C/S- Anwendungen Web-ServerEngines Geschlossene "Insel"-Anwendungen Client Applikation DMS Alle benötigten Anwendungen müssen in den Clienten und die ECM-Applikation einge- bunden werden Kein Dienste-Konzept Häufig fehlende Modularität Traditionelle monolithische Anwendungen ECM-Architekturen
  73. 73. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 73 Traditionelle monolithische Anwendungen Web-ServerEngines Jukebox Workflow DMS Anwendungen Workflow DMS Anwendungen Client Server Dienste DMS- Repositories Benutzeroberfläche Index- DB ECM als Master- Anwendung Modulare C/S- Anwendungen ECM-Architekturen
  74. 74. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 74 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Web-Server Anwendung Jukebox Anwendung Client Server Dienste DMS- Repositories ECM Workflow Workflow DMS Engine DB ECM Enabling Anwendung Engines • Keine eigenen Clienten • Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen • Workflow- und Document-Management-Service- Engines werden in kommerzielle Anwendungen ECM-Architekturen
  75. 75. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 75 Traditionelle monolithische Anwendungen Modulare C/S- Anwendungen Engines Server Dienste DMS- Repositories Browser Applet Jukebox DMS- Service Web- Server Web-Server ECM-Architekturen
  76. 76. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 76 Ablage- Ebene Client Oberfläche Recherche-Client Lokales Dokumen - ten -Mana - gement Viewer Anzeige- komponente Zugriff “Enabling” Anwendung Lokales Dokumen - ten -Mana - gement Viewer- Anzeige- komponente Zugriff Daten- bank Cache Lokali - sierer Unique Identifier Konverter . . . Versions - Management Archiv- Ebene IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung Benutzer- verwal - tung WorkflowNotesFAX . . . Autori - sierung - Interface Workflow Group - ware - Interface Fax- Interface Three Tier C/S Architektur
  77. 77. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 77 Ablage- Ebene Client Oberfläche Recherche-Client Lokales Dokumen - ten -Mana - gement Viewer Anzeige- komponente Zugriff “Enabling” Anwendung Lokales Dokumen - ten -Mana - gement Viewer- Anzeige- komponente Zugriff Daten- bank Cache Lokali - sierer Unique Identifier Konverter . . . Versions - Management Archiv- Ebene IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung IRS Speicher- system - verwaltung Benutzer- verwal - tung WorkflowNotesFAX . . . Autori - sierung - Interface Workflow Group - ware - Interface Fax- Interface Eine Archivsystemschnittstelle Verschiedene Schnittstellen Three Tier C/S Architektur
  78. 78. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 78 Markttrends Marktkonsolidierung und Anbieterverlässlichkeit Produktangebot nach Kategorien
  79. 79. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 79 Trends 2001 Trends aus Marktsicht Trends aus Marketingsicht Trends aus Anbietersicht Trends aus Produktsicht Trends aus Beratungssicht
  80. 80. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 80 Markt • Anwender zurückhaltend mit Kaufentscheidungen für die Produkte „kleiner“ Anbieter. Das Geschäft machen zunehmend die „großen“ Anbieter und die Integratoren • Im Fokus liegen Themen wie EURO, CRM, EAI, Betriebssystemplattformen oder Web-Content- Management – nicht das traditionelle Dokumentenmanagement • Aus dem Umfeld von Groupware, Web-Content- Management, ERP und Datenbanken dringen immer mehr Anbieter in den traditionellen DMS-Markt ein • DRT Document Related Technologies wird immer mehr als Infrastruktur-Komponente begriffen und rückt damit aus der Wahrnehmung der Endanwender heraus • Die Marktabschätzungen der Analysten haben sich angesichts der Rezession nicht bewahrheitet
  81. 81. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 81 Marketing • Rechtsfragen wie AO, elektronische Signatur, GDPdU • Web-Enabling und Portale • Knowledge Management • Integration in bestehende Softwareumgebungen • Enterprise-Content-Management • E-Mail-Archive • Branchenlösungen für vertikale Märkte • Zertifizierung • Digital Preservation und Langzeitarchivierung • Wirtschaftlichkeit • Document Warehouses • ASP
  82. 82. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 82 Anbieter • Die Anbieter versuchen sich durch Restrukturierung und Neuaufstellung dem verändernden Markt anzupassen • Die meisten Anbieter benötigen neben dem Produktgeschäft das Projekt-, Lösungs- und Integrationsgeschäft, da die Lizenzverkäufe das Überleben nicht sichern • Kooperationen, Firmenzusammenschlüsse und Akquisitionen sollen das nötige Gewicht verleihen, um im Verdrängungs- wettbewerb zu bestehen • Es steht ein „Shake-out“ der DMS-Branche bevor. Immer mehr Unternehmen haben nicht mehr die finanzielle Kraft im Markt zu expandieren und neue, umfassendere Produkte in gebotener Qualität und zeitgerecht zur Verfügung zu stellen • Noch nie war so viel qualifiziertes Personal am Markt. Der DRT-Personalmarkt wandelt sich vom Nachfrage- zum Angebotsmarkt
  83. 83. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 83 Produkte • Neue Produkte als Ergänzung vorhandener Produktlinien. Konsolidierung bisher inkompatibler Komponenten. • Schwerpunkte der Entwicklung neuer Produkte: • Automatische Klassifikation • Hochleistungserfassungssysteme • Speziallösungen für CRM, E-Mail-Archiv und Fachanwendungen • Anbindung an ERP- und andere Standardprodukte • Personalisierung • Output-Management • Web-Content-Management • Schnittstellen und Konverter für eine vereinfachte Integration • Portale • Universell einsetzbare Repositories für Unternehmensarchive • Integration von Sicherheitskomponenten und Directory-Services • Adhoc-Workflow-Funktionalität und Postkörbe • Multilingualität • Wechsel auf neue Entwicklungsplattformen (Java, XML)
  84. 84. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 84 Beratung • Unterschiede zwischen Unternehmens- und Systemberatung verschwimmen: • DRT-Anbieter und Integratoren dringen in das Consulting-Marktsegment ein • Consulting-Firmen bieten zunehmend Systemintegration und produktbezogene Beratungsleistungen an • Produktunabhängige Berater spezialisieren sich auf Projektmanagement, Managementberatung und Organisationsberatung • „Einzelkämpfer“ und kleinere Beratungshäuser geraten durch DRT-Anbieter und große Consulting- Unternehmen unter Druck • Die Anforderungen an die fachliche Tiefe der Beratung werden größer, da das Allgemeinwissen um Dokumentenmanagement inzwischen weiter verbreitet ist
  85. 85. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 85 Entwicklung Das Produkt-Anbieterfeld teilt sich auf: • wenige führende Unternehmen • USA: IBM, FileNet, Tibco, Oracle, Xerox u.a. • Europa: SER, CE, EASY, iXOS, FileNet, IBM u.a. • das Mittelfeld fällt zurück • Europa: A.I.S., ACS, COI, Docunet, Fabasoft, Materna, Staffware, Win!DMS u.a. • Viele kleine laufen hinterher ... Aus vielen Produktanbietern werden Systemintegratoren Aus vielen traditionellen Anbietern und Dienstleistern werden ASP-Anbieter
  86. 86. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 86 Kosten, Nutzen-Potenziale und Wirtschaftlichkeit Rechenbare und qualitative Nutzenargumente Effizienter Einsatz von DRT bei HEINGAS
  87. 87. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 87 Rund 90 % der Ablagekosten sind Personalkosten Zeit- / Personalkosten 85 - 97 % Raumkosten 1 - 2 % Einrichtungskosten 2 - 14 % • größtes Rationalisierungspotential • Ablagemittel und -technik richten sich nach den Personalanforderungen • DRT erleichtert die Arbeit und erlaubt, in der gleichen Zeit mehr zu leisten
  88. 88. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 88 Relevante Kostenarten • Arbeitskosten für Archivierungs- und Retrievalfunktionen • Dokumenteneingang und –ersterfassung, Indexierung/Erschließung, Ablage, Retrieval, Transport, Kopierzeiten, Systempflege und –wartung, Benutzerbetreuung • Sachkosten • Hardware und Software, Mobiliar, Sicherheitsausstattung, Raumkosten, Wartungskosten, Kommunikationskosten • Einführungskosten • Externe Beratungskosten, Anpassung und Programmierung, interne Projektkosten, organisatorische Umstellungskosten, Schulung, Qualifizierung • (gegebenenfalls externer Scanservice) • Kapitalkosten
  89. 89. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 89 Rechenbarer Nutzen • Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort • Vollständigkeit von Unterlagen • Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten • Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen • Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten • Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche • Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen • Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung • Geringerer Raumbedarf für Archive • Sicherung vor Verlust und Verfälschung • Überwindung Medienbruch zwischen Papier und elektronischen Daten
  90. 90. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 90 Rechenbarer Nutzen • Verfügbarkeit unabhängig von Erzeuger der Information, Zeit und Ort • Vollständigkeit von Unterlagen • Retrievalfähigkeit nach verschiedenen Anforderungen und Sichten • Schnellerer Transport und Bereitstellung von Informationen • Zeitersparnis durch elektronisch unterstütztes Arbeiten • Zusammenführung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen unter einer Bearbeitungsoberfläche • Kontrollierbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Prozessen • Elektronisch gestützte Wiedervorlage und Vertretung • Geringerer Raumbedarf für Archive • Sicherung vor Verlust und Verfälschung • Überwindung Medienbruch zwischen Papier und elektronischen Daten Zeit Infrastruktur Vollständigkeit
  91. 91. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 91 Qualitativer Nutzen • Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung • Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit) • Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen • Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher • Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff • Verringerung der Informationsflut (Information Overload) • Entlastung von Routinetätigkeiten • Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) • Reduzierung geistiger Rüstzeiten • Kein „Verschwinden“ von Unterlagen
  92. 92. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 92 Qualitativer Nutzen • Optimierung von Arbeitsprozessen durch Überbrückung von Medienbrüchen und Arbeitsplatz- unabhängige Informationsbereitstellung • Neue Arbeitsformen (Bereitstellung Informationen für Außendienst, über das Internet, für Heimarbeit) • Vermeidung von Redundanz und Förderung der Eindeutigkeit von Informationen • Anpassung auf die Veränderung des Marktes und Nutzung modernerer Technologien als bisher • Zusammenführung von Informationen mit übergreifendem Zugriff • Verringerung der Informationsflut (Information Overload) • Entlastung von Routinetätigkeiten • Erweiterung der Qualifikation (mehr leisten mit gleicher Mitarbeiterzahl bei höherer Qualifikation) • Reduzierung geistiger Rüstzeiten • Kein „Verschwinden“ von Unterlagen Qualität Dienstleistung Markt Sicherheit
  93. 93. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 93 Nutzenkategorien von DRT-Lösungen Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen • Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten • kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
  94. 94. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 94 Nutzenkategorien von DRT-Lösungen Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen • Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten • kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Eher gering
  95. 95. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 95 Nutzenkategorien von DRT-Lösungen Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts- verbesserungen • Reduktion Personalkosten - Ablegen - Suchzeiten - Ausgeben - Kopieren - Transportzeiten - Archivunterhalt - keine Mehrfachablagen - Telefonate / Fax - Bearbeitungszeiten - Rückstellzeiten • Reduktion Infrastrukturkosten - Archivsysteme - Bürohilfsmittel • Reduktion externe Kosten - Mikroverfilmung - Kopierkosten - Porti / Transport • Reduktion Raumkosten • kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten • direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien • mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung • breitere Informationsbasis • höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe • hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer • höhere Sicherheit • mehr Transparenz, bessere Steuerung • keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung • Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung Eher gering das weitaus höhere Potenzial
  96. 96. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 96 Ganzheitliche Nutzenermittlung, Basis für die Wirtschaftlichkeit Kosten- abbau - Infrastucktur - Extern - Raum etc. Tiefere Kosten Kürzere Durchlaufzeiten Bessere Servicequalität Kürzere Produkt- entwicklung Neue Marktleistung mehr Ertrag Σ ? ? ? ? Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit bessere Effizienz - Bearb.-Zeit - Transportzeit - Zugriff höhere Qualität - Tranzparenz - Verfügbarkeit - Sicherheit
  97. 97. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 97 Nutzenpotenziale verbesserte Prozesse Informations- verfügbarkeit Informationsschutz Qualität der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation neue Services/Produkte verbesserte Organisationsstruktur Bewerteter Nutzen Produktivitätssteigerung Gestärkte Wettbewerbsposition Raumkosten Personalkosten techn. Ausstattung z.B.: Papierlogistik Mikroverfilmung administrativer Aufwand
  98. 98. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 98 Mittagspause bis 14:00
  99. 99. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 99 Auswahl, Einführung und Betrieb Neue Ansätze für Auswahlverfahren Grundlagen der Vertragsgestaltung Vorgehen bei Tests und Abnahmen Einführungskonzepte Betriebskonzepte
  100. 100. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 100 Strategie Ziele und Rahmenbedingungen Organisation Vorgehensweisen und Reihenfolgen vor Technik Einzusetzende (technische) Mittel vor ECM-Projekte
  101. 101. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 101 Projekt- team Entscheider Qualitäts- sicherung Sponsor Lenkungs- ausschuß Fachberater Projektmanagement
  102. 102. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 102 Projekt-Struktur-Plan erstellen Vorgänge und deren Anordnungsbeziehung darstellen Dauer, Zeitpunkte ermitteln und Termine berechnen Personal-Kapazitäten und Einsatz- Mittel ermitteln und berechnen Kosten ermitteln und berechnen Zusammensetzung des Projektteams Aufgaben StrukturplanungStrukturplanung AblaufplanungAblaufplanung TerminplanungTerminplanung EinsatzmittelplanungEinsatzmittelplanung KostenplanungKostenplanung Leiter Assistent Dokumentator Teilprojekt- leiter 1 Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 'n' Teilprojekt- leiter 'n' Teilprojekt- leiter 2 Assistent Projektmanagement
  103. 103. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 103 "Buy experience instead of reinventing the wheel" Einbeziehung erfahrener Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters anstelle der Nutzung eigener Ressourcen "Just do it, then fix it" Beginn mit Prototyping anstelle der sofortigen Entwicklung von Gesamtkonzepten "Flexibility versus predefined structure" Ad hoc Workflow für weniger strukturierte Vorgänge anstelle aufwendiges Prozessdesign und Production Workflow "Pull is easier than Push" Aktive Suche in Dokumenten-Management- oder Archivsystemen anstelle automatisierte Bereitstellung in Workflow oder Groupware Strategien
  104. 104. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 104 • Fachkonzept • Kriterienkatalog • Ausschreibung • Auswertung • Vertragliche Regelungen Vorgehen bei der Produktauswahl
  105. 105. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 105 • Vergleichbarer Erfolg bei unterschiedlichen Wegen und technologischen Lösungsansätzen • Konkrete Definition der fachlichen Anforderungen Das Nutzungsmodell als Voraussetzung für eine Lösungsauswahl
  106. 106. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 106 • Definitionen und Abgrenzungen • IT-Infrastruktur • Anforderungen an das DMS-/Archivsystem • DMS-Architektur • Lösungsszenarien • Formate und Standards • DMS-Komponenten • DMS-Integration • Datenbanken • Berechtigungssystem • Datensicherheit und Datenschutz • Risikobewertung und Empfehlung Gliederung Fachkonzept
  107. 107. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 107 • Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden • Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung • Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender • Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
  108. 108. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 108 • Technische Voraussetzungen • Software Voraussetzungen • Datenschutz • Datensicherheit • Utilities und Tools • Installation, Wartung und Support • Unternehmen Gliederung Kriterienkatalog
  109. 109. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 109 Erstellung • Tool-gestützt • Nicht nur Ja/Nein-Fragen • Gezielte Redundanzen • Fangfragen Auswertung • Basis: Preis- / Leistungsverhältnis, Personalressourcen des Anbieters, Garantien für die Lebensdauer, Wartung, Migration • K. O.-Kriterien definieren, Anbieterkreis reduzieren • Nachrecherche bei verbliebenen Anbietern • Bei Bedarf: neues konkretisiertes Angebot Erstellung und Auswertung Kriterienkatalog
  110. 110. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 110 • Ausbaufähigkeit eines Systems Speichervolumen, Anwendungsspektrum, ... • Support bei der Systempflege, beim Ausbau und bei der Wartung des Systems • Schulung der Anwender, der Administratoren • Standort des Anbieters Entfernung zum Einsatzort • Referenzinstallationen Anzahl der Installationen, Vergleichbarkeit mit den vorliegenden Anforderungen, Zufriedenheit der Anwender • Preis .... Allgemeine Auswahlkriterien (1)
  111. 111. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 111 Funktionale Erfordernisse • Zu welchem Grad in welcher Qualität lassen sich mit einem System die funktionalen Anforderungen erfüllen Standards • Nationale bzw. internationale Normen für Betriebs-, Netzwerk- und Softwaresystemarchitekturen, Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen, Speichermedien • Hausinterne Standards und Konventionen für Dateiformate und Kompressionsalgorithmen, Datenbanksysteme, Benutzeroberflächen Allgemeine Auswahlkriterien (2)
  112. 112. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 112 Bestandteile einer Ausschreibung Fachkonzept • = Basiskonzept der Archivlösung auf der Grundlage der IST-Analysen und den Anforderungen der Fachabteilungen Kriterienkatalog • Basiert auf fachlichem Sollkonzept • Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem • Anbieter liefert Feindesign • Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender
  113. 113. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 113 Vorgehen (1) Selbst erstellen oder Unterstützung durch Berater/Tools Beispiel 4ap • Datenbank-basierte Verwaltung von Auswahlkriterien • Ständige Aktualisierung durch aktiven Einsatz in Projekten • Automatische Generierung des Kriterienkatalogs • Unterstützung der Auswertung
  114. 114. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 114 Vorgehen (2) Auswahlverfahren Konventionelle Ausschreibung • Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung • Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis • Aufwendiges, langwieriges Verfahren Verkürztes Verfahren • Vorselektion der Anbieter mit Berater Kritische Punkte bei Auswahl • Vertrag • Personal
  115. 115. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 115 Vertragliche Regelungen • Rahmenvertrag und Einzelvertäge
  116. 116. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 116 Vorgehen bei Test und Abnahme • Definition von Szenarien • Eindeutige Fehlerklassifikation
  117. 117. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 117 Ist- Analyse Personal für das Archivsystem Schu- lungen Abnahme- verfahren Verfahrens- beschreibungDatenschutz/ Datensicherheit Migration Test- verfahren Stufenplan Elemente der Einführungsstrategie
  118. 118. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 118 Planung und Vorbereitung • Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Strukturierte Einführung
  119. 119. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 119 Planung und Vorbereitung • Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb • Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Strukturierte Einführung
  120. 120. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 120 Planung und Vorbereitung • Strategie, Stufenplan, Soll-Konzept, interne Maßnahmen, Design, Lasten-/Pflichtenheft Einführung und Betrieb • Realisierung, Einführung, Erhaltung, Personaleinsatz Qualität und Erfolg • Abnahmeverfahren, Verfahrensdokumentation, Testbetrieb, Risiken und Erfolgsfaktoren Strukturierte Einführung
  121. 121. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 121 Betriebskonzepte • Fachbereich • Intranet • Rechenzentrum • ASP
  122. 122. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 122 Agenda – 2. Seminartag 09:00 Veränderungen der Rechtssituation Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen 13:00 Mittagessen 14:00 Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien Typische Anwendungsszenarien (Banken, Versicherung, Pharma, Öffentliche Verwaltung) Abschlussdiskussion 16:30 Ende des 2. Seminartages
  123. 123. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 123 Veränderungen der Rechtssituation HGB, GoBS, GDPdU Spezielle Anforderungen für Personalakten Digitale Signatur Verfahrensdokumentation
  124. 124. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 124 Rechtsgrundlagen (1) BGB - Bürgerliches Gesetzbuch • § 126 BGB • Rechtliche Grenzen bei der digitalen Erklärung HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung • Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 • Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995 (GoBS) GoBS - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme • auch bei Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen anzuwenden
  125. 125. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 125 Rechtsgrundlagen (2) ZPO - Zivilprozeßordnung • keine Urkundenqualität • Objekt des Augenscheins BDSG - Bundesdatenschutzgesetz • Datenschutz • Recht auf Löschung personenbezogener Daten IuKDG - Informations- und Kommunikationsdienstegesetz • Daten- und Dokumentenaustausch • Digitale Signatur Betr.VG - Betriebsverfassungsgesetz • Unterweisungsrecht • Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates
  126. 126. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 126 Rechtsgrundlagen (3) • Bestimmungen des Sozialgesetzbuches für Sozialversicherungsträger • besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorschriften für Patientenakten in Krankenhäusern • Regeln für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen in der pharmazeutischen Industrie • DoD/CALS-Standards im militärischen Umfeld • Richtlinien des für Revisionsfragen zuständigen Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes für Institute der Sparkassenorganisation
  127. 127. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 127 Grundsätze der elektronischen Archivierung • Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. • Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können. • Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland. • Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.
  128. 128. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 128 1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder-auffindbar sein. 4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI
  129. 129. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 129 7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. Sonstige Vorgaben und Empfehlungen Zehn Merksätze des VOI
  130. 130. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 130 Änderungen im HGB AO Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000) • Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können • Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen • Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
  131. 131. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 131 GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld • Buchhaltungsdaten • Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente • Gültigkeit • Brief vom BMF 16.07.2001 • Umzusetzen ab 01.01.2002 • Übergangsregelungen • Herkunft • Steuerreform (StSenkG) • HGB AO
  132. 132. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 132 Wichtige Aussagen der GDPdU I. Datenzugriff • Prüfungsgegenstand sind wie bisher nur die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen • Recht auf direkten Zugriff auf Buchhaltungssysteme mit Recherchemöglichkeit • Drei Formen des Zugriffs: a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff) b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff) c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
  133. 133. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 133 Wichtige Aussagen der GDPdU II. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen • Elektronische Unterlagen sind: • Elektronische Abrechnungen • Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung • Elektronisch signierte Dokumente • Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen i.S.d. §147 Abs. 1 AO, die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden • Aufbewahrungsfristen • Speicherung von Zertifikaten • Protokollierung • Konvertierung • Verarbeitung • Indexänderungen • Transformationen
  134. 134. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 134 Wichtige Aussagen der GDPdU III. Archivierung digitaler Unterlagen • Maschinelle Auswertbarkeit • COM-Verfilung nicht mehr ausreichend • PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbare Dateien nicht zulässig • Nur einmal beschreibbare digitale Speicher (WORM-Verfahren: write once read many)
  135. 135. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 135 Digitale Signatur • Elektr. Signatur: • einfache gescannte Unterschriften • in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren • Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“ • Fortgeschrittene elektr. Signatur • Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den "fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden • Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität • Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit • Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes.
  136. 136. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 136 • Prinzipielle Übereinstimmung mit der qualifizierten elektronischen Signatur • Auswirkungen des geänderten SigG: • Freiwillige Akkreditierung für Trustcenter. Keine Vorab- Genehmigung für den Betrieb durch die Regulierungsbehörde • Einordnung der rechtlichen Relevanz für definierte Geschäftsvorgänge (Änderungen im HGB und BGB) • Protokollierung der Zertifikatserstellung • Eindeutige Haftungsregelungen des Trustcenters • In der Schwebe sind derzeit Überlegungen, ob das Trustcenter die abgeschlossenen Transaktionen zwischen den Kunden als neutrale dritte Stelle archivieren und bei Rechtsstreitigkeiten vorlegen muß Die elektronische Signatur Deutsches Signatur Gesetz (SigG)
  137. 137. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 137 Die elektronische Signatur Teletrust • Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat den Teletrust e.V. beauftragt: • Einen einheitlichen Interoperabilitätsstandard für elektronische Signaturen zu erarbeiten • Eine harmonisierte Spezifikation zu entwickeln und in den internationalen Standardisierungsprozess einzubringen • Eine Spezifikation für Kompatibilitätstests zu entwickeln • Eine erste Fassung der Interoperabilitäts-Spezifikation ISIS- MTT wird bis zum 30. September 2001 erstellt. • Derzeit existieren zwei Standards in Deutschland: • Industrial Signature Interoperability Specification (ISIS) der AG Trustcenter e.V. i.G. • MailTrusT (MTT) des TeleTrust e.V.. • Diese Inkompabilität wird nun durch den Auftrag an Teletrust e.V. beseitigt.
  138. 138. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 138 Probleme der Archivierung der elektronischen Signatur • Zeitlich begrenzte Gültigkeit • Speicherung • Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat • Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet • Mehrfach-Signaturen, z.B.: • Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner • Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge • Abruf elektronisch signierten Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie • Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) • Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration • usw.
  139. 139. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 139 Zeichnungsvarianten einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur Hierarchische Signatur Gemischte Signatur Signatur Schröder Dokument Signatur Sachbearbeiter 1 Signatur Sachbearbeiter 2 Dokument Signatur Abteilungsleiter Signatur Sachbearbeiter Dokument Signatur Sachbearbeiter 1 Signatur Sachbearbeiter 2 Dokument Signatur Bereichsleiter Integration der digitalen Signatur
  140. 140. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 140 Digital signierte Dokumente müssen entsprechend ihrer Aufbewahrungsfristen nach Jahren in ihrem Kontext widerspruchsfrei dargestellt werden können ! Integration der digitalen Signatur
  141. 141. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 141 • Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie • Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben • Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet • Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben • Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität • Damit verfolgen die USA primär den Weg der „Einfachen Signatur“ • In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Die elektronische Signatur USA - Digitale Signatur & Kryptographie
  142. 142. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 142 Grundlagen für die Verfahrensdokumentation • „Code of Practice“: Grundsätze der Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995 • Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996
  143. 143. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 143 • Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht • Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen • Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation nach GoBS
  144. 144. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 144 • Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben • Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest, der auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystems anzupassen ist • Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern • Der VOI hat die „Grundsätze der Verfahrens- dokumentation“ als Richtlinie herausgegeben • Diese Richtlinie ist Grundlage für das PK-DML- Zertifizierungsverfahren von VOI/TüVIT Verfahrensdokumentation nach GoBS Umfang und Struktur
  145. 145. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 145 Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung 1. Allgemeines Verfahren 2. Organisation 3. Rechtsgrundlagen 4. Datenschutz 5. Vorgangsdefinition 6. Scannen 7. Transport im System 8. Datenbank 9. Archivsystemkomponenten 10. Drucken 11. Ausfallsicherheit des Systems 12. Formate 13. Qualität 14. Betrieb 15. Wartung 16. Migration
  146. 146. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 146 Struktur von Verfahrensdokumentationen Verfahrensdokumentation • organisatorische Teile des Betreibers • Technik einschließlich Subsysteme Dritter • Software - Grundmodule des Herstellers • individuelle Anpassungen das Systemintegrators • Betriebsvoraussetzungen für den Anwender • Sicherheit, Wiederherstellung und Migration • Qualitätssicherung Abnahme und Testdokumentation • Testmaterial und Szenarien • Abnahmendokument Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit
  147. 147. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 147 Signaturfragen - • Elektronische Signatur – seit Mai 2001 in Deutschland rechtskräftig Authentizität & Berechtigung • Wer hat die Nachricht wirklich gesendet? • Wer kann ein Unternehmen zu einer Investition von 1Mio. Euro verpflichten? Integrität von Dokumenten • Wurde das Dokument unterwegs verändert oder ist es vollständig und unverändert? • Wie wurde Versendung, Eingang, Verarbeitung und Speicherung nachgewiesen? ECM Anwendung Rechtsfragen (1)
  148. 148. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 148 ECM Anwendung Rechtsfragen (2) Bewahrung und Archivierung von Dokumenten und Aufzeichnungen In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: • Was kann weggeworfen werden? • Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... • “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: • Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? • Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? • In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen sondern auch an
  149. 149. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 149 Grundsätzliche Sicherheitsanforderungen an ECM-Lösungen Restart, Recovery, Sicherheit Benutzer und Directory Services Eindeutige Indizierung Transaktionsarchivierung ASP-Anforderungen Migration
  150. 150. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 150 Datenschutz und Datensicherheit Benutzer- profile Benutzer- profile datenschutz- rechtliche Vorschriften datenschutz- rechtliche Vorschriften MigrationMigrationorganisatorische Planungen organisatorische Planungen Software- komponenten Software- komponenten Hardware- komponenten
  151. 151. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 151 Restart - Wiederanlauf • Wiederanlauf nach Betriebsstörungen • Verlust der Netzwerkverbindung • Störungen der Indexdatenbank • Störungen des IRS • Störungen der optischen Speichereinheit • Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher • Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können • Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen
  152. 152. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 152 Verfahren zum Wiederanlauf • Redundante Systeme • z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren • Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb • Einspielen von Sicherungen • z.B. Bandsicherungen Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich
  153. 153. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 153 Teil-Recovery • Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar • Teil-Recovery, z.B. • Recovery über einen bestimmten Zeitraum • Recovery eines Mediums • Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes • Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
  154. 154. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 154 Voll-Recovery • Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen • Voll-Recovery • Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien • Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
  155. 155. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 155 Herkömmlich • Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert • Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst (in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr zulässig) Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher • Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert • Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben • Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
  156. 156. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 156 Eindeutige Indizierung • Widerspruch Automatische Klassifikation / herkömmliche Indizierung • Stabilität • Volltext versus Struktur
  157. 157. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 157 Transaktionsarchivierung • Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs • Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität • Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren • Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen
  158. 158. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 158 Migration Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: • Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren • Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...
  159. 159. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 159 Migration Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration
  160. 160. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 160 Migration Strategie eines Migrationskonzeptes muß sein, über die erste Realisierungsphase hinaus • Betrieb, • Informationsverfügbarkeit, • Ausbaufähigkeit und • Systemwechsel sicherzustellen. Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden.
  161. 161. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 161 • Kontinuierlicher Ausbau mit dem Lokalisiererkonzept • Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird • Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate Migration
  162. 162. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 162 Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
  163. 163. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 163 PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserAppletsBK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client „Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet ... DB Index DB Index Aktiver IndexArchiv-APIs ODBC Konverter Produktflexible Zwischenschicht mit temporärer Datenhaltung
  164. 164. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 164 Produktflexible Zwischenschicht mit redundanter Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserAppletsBK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client „Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet ... DB Index DB Index Master - index Archiv-APIs Replikation ODBC Caching PZW -Schnittstelle Konverter
  165. 165. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 165 Produktflexible Zwischenschicht mit ausschließlicher Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserAppletsBK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. C/S-Appl. C/S-Client „Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet ... DB- Index DB - Index Archiv-APIs CachingPZW-Schnittstelle Archivfunktionalität DB- Index DB- Index Konverter
  166. 166. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 166 Produktflexible Zwischenschicht ohne Datenhaltung PZW Technische Archive Anwendungen Client-Ebene IBM Host „classic“ BK-Appl. Web- Server Firewall BrowserAppletsBK-Client Lotus Notes Terminal Emulation Smalltalk-Appl. DB Index C/S-Appl. C/S-Client „Master“- DMS-Client Scan, Index, Recherche IBM DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling DMS- Enabling FileNet ... DB Index DB Index Index- SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle
  167. 167. Euroforum: Dokumenten- und Workflow-Management Dr. Ulrich Kampffmeyer ECM - Markt, Auswahl und Einführung PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 167 Anforderungen aus Anwendersicht Automatisierung der Informationserfassung „Der einheitliche Postkorb" Integrationsaspekte Erschließung von Wissen Sicherheit Einfacher Betrieb Rechtssichere Archivierung
  168. 168. mensberat ung Dr. Ulrich Kampffme yer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.proj ect- consult.co m © PROJECT CONSUL T 2001 168 Integration in kommerzielle Anwendungen als Dienste • Client • Keine eigenen Clienten • Image- und Document-Management-Enabling von kommerziellen Anwendungen • Server • Workflow- und Document-Management-Service- Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert

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