Das Dokument bietet eine umfassende Übersicht über produktive Funktionen von Google Mail, einschließlich der Einrichtung und Verwendung von Labels, Suchoptionen und Filtern zur automatischen Verarbeitung von Nachrichten. Es erläutert außerdem die Verwaltung von Kontakten, die Nutzung von Chats, Terminen und To-Do-Listen, sowie Tipps zur Kontosicherheit und zum Versand von E-Mails an mehrere Empfänger. Der Referent Martin Schön stellt verschiedene organisatorische Strategien vor, um die Effizienz bei der Nutzung von Google Mail zu maximieren.

1. Googlemail – Produktive Features: Übersicht der Themen A) Labels – zweckmäßig einrichten, einfärben B) Suchoptionen für die interne Suchmaschine C) Verwendung von Filtern für automatische Verarbeitung von Nachrichten D) Kontakte einrichten, importieren, exportieren – in Gruppen verwalten E) Chats einrichten F) Termine im E-Mail-Account einblenden G) TO-DO-Liste / Aufgabenplaner einblenden H) weitere Details: Signatur, Passwort ändern, Zugang überwachen, Namenskonventionen, Gruppen nur einzeln sichtbar anschreiben Seminarreihe Internettmäuse der Meisterfrauen Südostoberbayern Thema: Google-Mail: Spezielle Features - 11.3.09 TS Referent: Martin Schön www.bims.com / mrtnschn@googlemail.com

2. A) Labels statt Ordner Damit man archivierte Nachrichten schnell findet, werden Sie bei Google nicht in Ordner gelegt, sondern mit einer Kennung, einem Label versehen. Vorteil: Eine Nachricht kann mehrere Zuordnungen erhalten. Sie markieren eingegangene Mails und können dann bei „weiteren Aktionen“ ein „Neues Label“ zuordnen, oder die markierten Mails den im Beispiel schon vorhanden Labels „anmeldungen“, „bewertungen“ oder „mf“ zuordnen. Es kann sein, dass beim Aufruf „Neues Label“ kein Popup-Fenster aufgeht, sondern oben in der Titelzeile ein Hinweis steht, dass man draufklicken soll, dann erscheint die Frage, ob man auf dieser Site Popups erlaubt. Geben Sie da ein und rufen nochmal „Neues Label“ auf, dann erst erscheint das kleine Popupfenster zur Eingabe des neuen Labelnamens

3. Labels anwenden Man markiert Mails, ruft dann weitere Aktionen auf und dann das gewünschte Label Sie sehen auch, dass die Labels in der Übersichtsliste sichtbar werden (deshalb kurze Labels verfassen) und dass man mehrere Labels für eine einzige Mail verwenden kann! Nun verschiebt man alle ins Archiv!!! Halten Sie Übersicht im Eingang!

4. Labels als Organisationshilfe Für eine vernünftige Organisation ist eine wichtige Regel, dass Sie Ablagegut schnell wiederfinden – aber auch, dass Sie nicht zu viel Zeit verwenden, Ablagegut abzulegen – also schnell entscheiden, wo es hinkommt. Das gilt auch für den Posteingang des E-Mail-Kontos. Was schnell (<2 min) erledigt werden kann, sofort erledigen. Hier einige Tipps für Labelkategorien: Mein Vorschlag: ++dringend/wichtig +bald +delegiert +irgendwann +TODO Q-Kritik-Lob-Vorsch Projekt A ... „ Verein“ „ Gutachter“ „ Sonstiges“ http://www.drweb.de/magazin/googlemail-das-postfach-im-griff/ 2x „+“ also ++dringend/wichtig bringt diesen Namen in der alphabetischen Liste nach oben also vor +bald – evtl. kürzen ++uvzgl oder so !

5. Einrichten mehrerer Labels Wenn Sie mehrere Labels einrichten wollen, wählen Sie in der Auflistung der Labels den Punkt Label bearbeiten. Sie können auch oben rechts auf Einstellungen klicken und dann die Registerkarte Labels und kommen so auf die gleiche Maske zur Änderung vorhandener und Eingabe neuer Labelnamen

6. Einfärben der Labels - 1 Momentan ist das noch ein provisorische Anwendung (LAB) und nur im englischen Menü zu erreichen, folgende Schritte: Einstellungen aufklicken, Sprache auf Englisch stellen, dann Änderungen speichern – nun Aufruf von Einstellungen auf Englisch: Settings, anschließend Labs und im folgenden Bildschirm gehen Sie (etwa in der Mitte) auf diese Einstellung: Hier können Sie auch anwählen, dass die Labelliste rechts erscheint: Unten auf Save und Aufruf von Settings zum Rückstellen auf Deutsch!

7. Einfärben der Labels - 2 Sie sehen, nun stehen die Labels rechts, an jedem Labelnamen sehen Sie am Ende ein kleines grünes Dreieck, fühlen Sie mit der Maus drauf und wählen dann die Farbe:

8. B) Wiederfinden von Nachrichten/Mails Ganz oben können Sie Suchworte eingeben... Klick auf Markiert bringt alle mit Stern markierte Schriftstücke aufgelistet – Anklicken einer Labelbezeichnung bringt die entsprechenden Mails, Klick auf eine weiteren findet jede, auf die beide Labels zutreffen ...

9. Suche intern/ in Nachrichten mit Google Hier gelten ähnliche Regeln wie in der Suchmaschine Mehrere Worte stehen als UND -Verbindung – alle kommen in der Nachricht vor. Ein Minus bedeutet, dieses Wort soll nicht vorkommen: Bernauer –chat (das Wort chat darf in der Nachricht/E-Mail nicht enthalten sein). Man kann Begriffe auch mit oder bzw. OR (großgeschrieben) verknüpfen. after:2003/12/22 before:2009/3/9 grenzt den Bereich des Absendedatums der Nachrichten ein Filename:fuenf.pdf bringt alle Nachrichten, mit der Datei fuenf.pdf als Anhang – weiteres:

10. C) Filter - Vormerkungen aus dem Terminkalender Rufen Sie den Terminkalender auf. Geben Sie einen Termin ein, in dem Sie auf das Datum klicken und Termindetails bearbeiten aufrufen: Wenn Sie daran erinnert werden wollen, dass Sie gegen Monatsende prüfen, ob Anton zum Ende des nächsten Monats gekündigt werden muss, machen Sie am 24. einen Vermerk (gehen auf Termindetails bearbeiten) und wählen E-Mail

11. Filter für Vormerkungen aus dem Terminkalender Sie erhalten dann ein Mail mit dem Absender „Google Kalender“: Wenn Sie das Mail öffnen finden Sie oben rechts das Angebot zu filtern – Klick – Sie erhalten nun folgende Filterbedingung gezeigt, dann

12. Filter für Vormerkungen aus dem Terminkalender Jetzt können sie wählen, dass diese Nachricht mit dem Label versehen wird, also zwangsläufig von Ihnen fristgerecht bearbeitet wird, wenn Sie regelmäßig den Label ++dringend/wichtig abfragen!

13. Filter allgem. Wählen Sie Filter erstellen Definieren Sie nun Mails – die ausgewählt (gefiltert) werden sollen: Nun können Sie definieren, was mit Mails, die in das Filterschema passen, geschehen soll: z.B. dass sie automatisch (bei Eingang) mit einem bestimmten Label versehen werden...

14. D) Kontakte: Adressen aus Kontakten generieren Wenn Sie einmal jemand ein Mail schicken, kommt die Adresse in Ihre Kontaktliste und beim Tippen eines Buchstabens werden Ihnen passende Kontakte (Einzelpersonen oder Gruppen) vorgeschlagen. Hier können Sie Kontakte bearbeiten (anlegen, ändern, löschen)

15. EXPORT von Kontakten Wählen Sie im Bereich Kontakte oben rechts Exportieren: Die Datei wird auf Ihren Rechner heruntergeladen- in das Verzeichnis, das in Ihrem Browser als Download-Verzeichnis eingestellt ist. Sie können diese Datei im Anhang eines Mails an ein anderes Google-Konto schicken, dort speichern und dann importieren. Sie können diese gespeicherte Textdatei auch mit einem Texteditor bearbeiten – auch mit EXCEL – Datei öffnen als .csv, Komma als Trennzeichen angeben – Achtung Telefonnummern verlieren manchmal die 0!  Typische Einstellungen für Download

16. Eingabe von Kontakten in Excel und Import Sie können Kontakte manuell eingeben, es empfiehlt sich jedoch folgende Vorgehensweise (aus der Google-Hilfe entnommen): Im ersten Blatt oben links (Zelle A1) mit Vorname ... beginnen!

17. Gruppen Nach dem Markieren einzelner Kontakte können Sie diese einer Gruppe zuordnen, ggf. auch eine neue Gruppe anlegen. Links können Sie einen Gruppennamen klicken und die Zugehörigen auflisten lassen Neue Kontakte:

18. E) Chats Sie können zunächst unten links bei Chat für sich Ihren Status wählen – wenn Sie hier nicht verfügbar einstellen, kann niemand kontrollieren, wann Sie am Computer sind .... Darunter können Sie jemand zum Chat einladen, ggf. auch einen neuen Kontakt dazufügen: So verläuft der Chat, Sie schreiben etwas in die Zeile – Abschluss mit Eingabetaste

19. Chat im Google-Talk Mit Google-Talk können Sie komfortabler Chatten oder Gruppenchats organisieren: Rufen Sie oben auf: Mehr und noch mehr : Dann wählen Sie:

20. Google – Talk einrichten Sie können sich nun Google-Talk fest herunterladen und installieren, damit stehen Sie immer zum Chatten bereit – Starten Sie hier mal unten das Gadget (=Dingsbums)

21. Chats mit Google-Talk organisieren Sie sehen nun eine Liste möglicher Chat-Partner (grün) – Sonja Egg ist gerade am Clo ... (einstellen am schwarzen Dreieck) – ggf. neue E-Mails einladen Wählen / Klicken Sie nun auf den möglichen Partner karlegg

22. Chats organisieren Nun erscheint bei beiden Arbeitsplätzen ein eigenes Chatfenster (neben Registerkarte Kontakte) und ein akustisches Signal. Unten können Sie nun schreiben. Wollen Sie weitere einladen? Klicken Sie auf Gruppenchat und wählen die gewünschten Chatpartner dazu – Ende mit x im Register oder Fenster

23. iG – indiv. Google mit Chat Rufen Sie, wenn Sie angemeldet sind, Ihr indiv. Google auf: google.de/ig – wählen Sie rechts Geben dann als Suchwort Chat ein. und wählen dann einen Chat aus: (jetzt hinzufügen) Zurück auf google.de/ig finden Sie das bekannte Feature von Talk auf der Startseite!

24. F) Termine im E-Mail-Account einblenden Momentan ist das noch ein provisorische Anwendung (LAB) und nur im englischen Menü zu erreichen, folgende Schritte: Einstellungen aufklicken, Sprache auf Englisch stellen, dann Änderungen speichern – nun Aufruf von Einstellungen auf Englisch: settings, anschließend Labs und im folgenden Bildschirm gehen Sie auf diese Einstellung: Unten auf Save und Aufruf von Settings zum Rückstellen auf Deutsch! Dann wieder auf Deutsch einstellen! Der Kalender erscheint dann unten links.

25. G) TO-DO Liste einblenden Momentan ist das noch ein provisorische Anwendung (LAB) und nur im englischen Menü zu erreichen, folgende Schritte: Einstellungen aufklicken, Sprache auf Englisch stellen, dann Änderungen speichern – nun Aufruf von Einstellungen auf Englisch: settings, anschließend Labs und im folgenden Bildschirm gehen Sie auf diese Einstellung: Unten auf Save und Aufruf von Settings zum Rückstellen auf Deutsch! Dann wieder auf Deutsch einstellen! Der Kalender erscheint dann unten links.

26. Aufgabenplaner, TO-DO Liste bearbeiten links, unter Kontakte, können Sie den Aufgabenplaner nun aufrufen: Sie können nun mehrere Listen/Projekte verwalten – bzw.über Aktionen Termine in den Kalender eintragen lassen u.v.m.

27. H) Tipps und Tricks - Einzelfragen usw.

28. Signatur Die Signatur enthält einen Standardtext als Absender Ihrer Mails. Sie erreichen diese Einstellung oben rechts: Die ----, zwischen Text und Signatur automatisch eingefügt, könnten in Labs (s. Einfärben der Labels) geändert werden. Eine pfiffige Alternative als Erweiterung (Extension) für den Browser Firefox finden Sie auf www.wisestamp.com/

29. Passwort ändern – wer greift noch zu? Rufen Sie Einstellungen /Konten auf – um auf der Folgeseite das Passwort zu ändern Ganz unten am Mail-Bildschirm können Sie kontrollieren, wann zuletzt auf Ihr Konto zugegriffen wurde – haben Sie Verdacht, dass andere mitarbeiten , dann wechseln Sie mal das Passwort!

30. Namenskonventionen Gr0ß-Klein ohne Bedeutung (bei allen Mail-Servern) Punkte: m.schnuller identisch mit mschnuller und m.s.chnuller – Sie können sich so mit verschiedenen Namen anmelden, bekommen die Antwort-Nachrichten immer auf mschnuller@googlemail.com @gmail statt @googlemail (ist gegenüber anderen Servern ein Unterschied, also bei Anmeldungen z.B. bei einem Onlineverkäufer sind das 3 verschiedene Kunden – Google intern ist es derselbe Account: mschnuller@gmail.com m.schnuller@gmail.com [email_address] kommt bald: @googlemail.com ganz weglassen – aber nur Google intern

31. E-Mail an viele aber einzeln verschicken Sie wollen vielleicht mal eine Mail an viele Personen verschicken, aber nicht offenbaren, an welche Personen die Nachricht gegangen ist: Schicken Sie das Mail An: (sich selbst) Rufen BCC: auf und geben da die Liste / Kontakte / Empfänger ein – Jeder einzelne bekommt nun das Mail ohne in den Details zu sehen, welche anderen es gekriegt haben.

32. Alkoblocker Laufen Sie Gefahr, mal nächtens ein Mail wegzuschicken, dass Sie anderntags bereuen? Dann stellen Sie in Labs diese Option ein: Sie müssen nun schnell einige Rechenaufgaben lösen, bevor Sie es verschicken können – in der Annahme, in affektgeladenen Um- und Zuständen gelänge das nicht....

33. Nicht vergessen: Abmelden Wenn Sie Ihre Arbeiten abgeschlossen haben, dann vergessen Sie nie, sich abzumelden! – Andernfalls: Wenn nach Ihnen jemand den Rechner einschaltet und mit demselben Benutzername sich anmeldet, kommt er nach Aufruf von Google-Mail direkt auf Ihr Konto!

34. Anhang – Bearbeitung von Online-Dokumenten Wenn Sie ein solches Dokument erhalten, es öffnen, dann erscheint im Mail folgender Link: Beim Ersten Aufruf müssen Sie zu dieser Anwendung nochmals den Nutzernamen eingeben, Sie erhalten dann Einblick ins Dokument und können rechts oben sich anmelden zur Bearbeitung. In der Kalkulationstabelle sehen Sie mit dem blauen Cursor Ihre Position, der grüne Cursor und weitere) zeigt die Arbeitsposition einer anderen Person, die gleichzeitig arbeitet