Das Dokument beschreibt die Nutzung von Facebook als Kommunikations- und Informationsmanagement-Tool für Archive, um mit Nutzern und anderen kulturellen Einrichtungen zu interagieren. Es legt Richtlinien und Anwendungsbereiche fest, die sich auf die Bürgerkommunikation, Informationsverbreitung und die Pflege eines aktiven Dialogs konzentrieren. Zudem betont es die Notwendigkeit von Schulungen für Mitarbeiter sowie die Beachtung von Datenschutz- und Urheberrechtsbestimmungen.

1. 2013
Information – Kommunikation – Vernetzung.
Archive im sozialen Netzwerk Facebook.
Bastian Gillner:
Fortbildung „Web 2.0 und Kommunalarchive“ (LWL-Archivamt für Westfalen, 01. Oktober 2013)

2. Musterseite ohne Animation
Facebook: Was ist das überhaupt?
Archive auf Facebook: Was machen die da?
Archive auf Facebook: Wie mache ich mit?
Tipps und Tricks:
Wie werde ich zum „information superhero“?

3. Der Spiegel, 07.05.12
Die Zeit, 09.08.12

4. Aus: Klaus Graf, Wissenschaftsbloggen in Archivalia&Co, 08.03.12, http://redaktionsblog.hypotheses.org/392

5. Facebook ist ein Instrument zum
Informationsmanagement!
Überall im Internet entstehen jederzeit große Mengen an
Informationen.
Ein eigenständiges „Ersurfen“ aller subjektiv interessanten
Informationen ist praktisch unmöglich.
Facebook ermöglicht seinen Nutzern die Vernetzung mit den
Produzenten potentiell interessanter Informationen …
… und leitet deren Informationen direkt auf die eigene
Nutzeroberfläche.
Informationsproduzenten (z.B. Archive) können ihre Informationen
direkt den Interessenten (z.B. Nutzern) zukommen lassen.

6. Beispiele für Facebook-Auftritte von Archiven
Landesarchiv Nordrhein-Westfalen
Stadtarchiv und Landesgeschichtliche Bibliothek Bielefeld
Stadtarchiv Speyer
Stadtarchiv Linz am Rhein
US National Archives
Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA)
Archivliste
Archivfragen

7. Wofür können Archive Facebook nutzen?
(gezielte) Verbreitung von Informationen
Veröffentlichung von Kurzbeiträgen in Bild- und Textform
Vernetzung mit Nutzern und verwandten Kultureinrichtungen
Aufbau und Pflege eines Markenkerns und einer Kundenbindung
thematisches Monitoring („auf dem Laufenden bleiben“)
Kommunikation mit Nutzern und Fachpublikum
kollaboratives Arbeiten
Kultur-/Wissenschaftsmarketing

8. Social Media Guideline im LAV NRW
§ 1 Begriffsbestimmung, Ziele und Einsatzfelder
(2) Facebook kann als ein Mittel der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, zur Beantwortung
von Bürgeranfragen und zur internen und externen Mitarbeiterkommunikation dienen.
Facebook ist in erster Line ein Dialogkanal und nicht ein weiterer Informationskanal. Ziel ist eine
bürgerorientierte Kommunikation, die insbesondere Ideen und Anregungen von Bürgerinnen und
Bürgern aufnimmt und darüber in einen Austausch eintritt. Facebook kann nicht für
personenbezogene Sachbearbeitung von Verwaltungsvorgängen genutzt werden.
(4) Der Einsatz von Facebook im LAV ist am öffentlichen Auftrag des LAV sowie am Gemeinwohl
auszurichten und ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Befugnisse, Zuständigkeiten
und Kompetenzen zulässig. Bei der Nutzung von Facebook sind die allgemeinen beamten- und
arbeitsrechtlichen Grundsätze zu beachten; dies gilt insbesondere für die
Verschwiegenheitspflicht, die Pflicht zu berufserforderlicher Achtung und zu vertrauensgerechtem
Verhalten, das allgemeine Loyalitätsgebot sowie das Gebot der Mäßigung und Zurückhaltung bei
politischen Äußerungen. Richtlinien für die allgemeine Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, wie sie
in der Geschäftsordnung des LAV festgelegt sind, finden auch sinngemäß bei der Nutzung von
Facebook im LAV Anwendung.

9. Social Media Guideline im LAV NRW
§ 2 Anwendungsbereich
(2) Die Nutzung von Facebook beinhaltet das Hochladen von Fotos und Filmen, die
Veröffentlichung von Meldungen (Posts) und Kommentaren. Zur dieser Form der Nutzung
sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LAV berechtigt. […]
(4) Welche Daten, Informationen, Meinungen und Medien im Rahmen der dienstlichen
Kommunikation mittels Facebook geeignet für eine Veröffentlichung sind, muss unter
Berücksichtigung der Besonderheiten dieser Kommunikationsform durch das Dezernat für
Öffentlichkeitsarbeit (F2) festgelegt werden. Nach gegenwärtigem Stand sind folgende Themen
für eine Veröffentlichung in Facebook geeignet:
– organisatorische Hinweise (zu Öffnungszeiten, Lesesaalschließungen bzw. anderen
Einschränkungen der Benutzung)
– Hinweise auf öffentliche Veranstaltungen und
– neue Publikationen des LAV
– Hinweise auf neue und vor allem neu erschlossene Bestände sowie
– interessante Funde bei der Erschließung von Beständen
Dieser Katalog ist beispielhaft und kann durch das Dezernat F2 weiter entwickelt und angepasst
werden.

10. Social Media Guideline im LAV NRW
§ 4 Zeitnahe und angemessene Reaktion auf Beiträge Dritter
(1) Das LAV muss ein ständiges Monitoring des Facebook-Accounts sicherstellen. Zunächst
erfolgt dies zentral im Dezernat für Öffentlichkeitsarbeit (F2); später können auch andere
Organisationseinheiten diese Aufgabe arbeitsteilig wahrnehmen.
(2) Fragen sind zeitnah – möglichst innerhalb von 24 Stunden – zu beantworten.
(3) Werden Kolleginnen und Kollegen mit Fragen konfrontiert, die den eigenen
Zuständigkeitsbereich oder generell den Zuständigkeitsbereich des LAV überschreiten, so ist F2
darüber zu informieren. F2 wird in diesen Fällen die Beantwortung der Frage unter Einbeziehung
der zuständigen Stellen koordinieren.
(4) Zur Angemessenheit der Reaktion gehört neben kompetenter Auskunft auch eine
bürgernahe Sprache, die durchaus humorvoll sein kann. Hierbei sollte man sich immer an der
Zielgruppe und dem Stil der bisherigen Diskussion auf der Plattform – im positiven Sinne –
orientieren. Zu beachten ist, dass einmal veröffentliche Beiträge in der Regel nicht mehr gelöscht
werden können.
(5) Beiträge von Kritikern sollten nicht zensiert oder gelöscht werden. Das gilt nicht für Beiträge
von Nutzern mit rechts- oder sittenwidrigen Inhalten, die im Sinne des Strafgesetzbuches zur
Volksverhetzung aufrufen, Gewalt verherrlichen oder verharmlosen oder pornografisch sind oder
Beiträge, die das Persönlichkeitsrecht des Einzelnen verletzen. Die Bestimmungen des
Jugendmedienschutz-Staatsvertrages sind zu beachten.

11. Social Media Guideline im LAV NRW
§ 6 Schulungen und Hinweise für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
(1) Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die an der Nutzung von Facebook im LAV interessiert sind
und selbst für das LAV auf dieser Plattform aktiv werden möchten, sind entsprechende
Schulungsangebote (insbesondere eine Auftaktschulung) zu ermöglichen.
(2) Folgende Grundzüge (Netiquette) schaffen Vertrauen und sollten offensiv im LAV
kommuniziert werden:
– Das Netz vergisst nie und nichts.
– Schützen Sie Ihre Privatsphäre.
– Trennen Sie zwischen privat und dienstlich.
– Kommunizieren Sie verantwortungsvoll.
– Seien Sie authentisch.
– Beachten Sie das Urheberrecht.
– Wahren Sie unbedingt das Amtsgeheimnis und den Datenschutz.
– Respektieren Sie die Marke des LAV.
– Reagieren Sie rasch, sachlich und respektvoll auf Kritik.
– Stellen Sie ein laufendes Monitoring sicher.

12. Anlegen einer archivischen Fanpage auf Facebook
Fanpage anlegen bedingt eigenes (privates) Profil
obligatorische Basisinformationen angeben
Impressumspflicht (gemäß § 5 TMG) beachten
mit verwandten Einrichtungen vernetzen („liken“)
interessante Inhalte („Content“) anbieten
in Kommunikation mit Nutzern treten

13. Tipps und Tricks
Denken Sie stets an Ihre Fans/Freunde/Follower!
Schaffen Sie Blickfänge!
Teilen Sie interessantes Material!
Erstellen Sie kein Hochglanzmagazin!
Strukturieren Sie Ihren Auftritt
Langweilen Sie nicht!
Reagieren Sie auf Beiträge!
Nehmen Sie an der Kommunikation teil!
Beachten Sie die Rechtslage!

14. Ausblick

15. Fazit
Facebook ist ein Kommunikationsmedium neben anderen mit
spezifischen Eigenschaften, die auch Archive für ihre Arbeit
verwenden können: unkomplizierte Präsentation von Archiv und
Archivgut, Aufbau eines direkt ansprechbaren Kreises von
Interessenten, Interaktion und Kommunikation mit den Nutzern.
Mit Facebook können Archive ihre Nutzer gezielt mit Informationen
versorgen und Nutzungsinteressen begleiten und mitgestalten; sie
erhalten einen strukturierten Überblick über die Aktivitäten
verwandter Einrichtungen und stehen in einem regen Austausch
von Fachinformationen.
Bei all dem ist die Nutzung von Facebook weder eine
technologische Herausforderung noch eine ressourcenintensive
Tätigkeit, über ihren Erfolg entscheidet allein die Bereitschaft, das
Archiv aktiv, offen, nutzerorientiert und kommunikationsfreudig zu
präsentieren.