Der exsoflow-server ist eine Java-basierte Integrationsplattform mit einem integrierten Content Management System zur Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten und Unternehmensdaten. Sie ermöglicht die Automatisierung von Geschäftsprozessen, indem sie verschiedene Datenquellen und Formate über einen einheitlichen Workflow verbindet. Exsoflow richtet sich vor allem an den Mittelstand und unterstützt die Optimierung von Arbeitsabläufen, beispielsweise bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

1. Daten verknüpfen,
Geschäftsprozesse
organisieren
Der ExsoFlow-Server von innen
17.08.2012 - Thomas Sporbeck

2. Architektur
Der ExsoFlow-Server ist eine in Java
realisierte Integrationsplattform mit
integriertem Content Management-System
und einem Statistik-Modul.
Okay – geht das auch auf Deutsch?

3. Architektur
Java ist die weltweit wohl am häufigsten
verwendete Programmiersprache.
Eine Integrationsplattform nennt man eine
Software, die verschiedene Datenquellen, Dienste
und Anwendungen im Unternehmen über ein
einheitliches System miteinander verbindet.

4. Architektur
Ein Content-Management-System, auch
Enterprise-Content-Management, dient der
Erfassung, Verwaltung, Speicherung,
Aufbewahrung und Ausgabe von (elektronischen)
Informationen.
Die Verwaltungs-Komponente umfasst als
Unterkomponenten das Dokumenten-Management,
Groupware, Schriftgutverwaltung sowie
Workflow/Business-Process-Management.

5. Architektur
Unter Groupware versteht man Software zur
Unterstützung der Gruppenarbeit im Unternehmen.
Software für Workflow bzw. Business-
Process-Management beschäftigt sich mit der
Abbildung von Unternehmensabläufen bzw. der
Abarbeitung von Vorgängen nach bestimmten
Regeln.

6. Architektur
Klingt kompliziert.
Vielleicht macht es ein Beispiel einfacher:
ein klassischer Anwendungsfall für Content-
Management-Systemen ist die
Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Auch ExsoFlow wird dazu oft verwendet.

7. Architektur
Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen
in Papierform als Brief oder als eMail im PDF-Format
oder (zusätzlich) als XML-Datei.
Wenn man darauf einen Arbeitsablauf aufbauen will,
muss man zunächst alle Rechnungen in ein ähnliches
Format bringen.

8. Architektur
Früher hat man die eMails und Anhänge ausgedruckt
und zu den Papierrechnungen in eine Postmappe
gelegt.
Heute werden die Papierrechnungen eingescannt und
zusammen mit den eMails und Anhängen in einem
Content-Management-System gespeichert.

9. Architektur
Hier fängt das an, was Softwareleute als Connector
bezeichnen. Denn selbstverständlich will niemand mehr
die eMails oder Scan-Dateien von Hand irgendwo
speichern sondern erwartet, dass die Software das
automatisch tut. Also muss die Software eMail-
Postfächer lesen und Verzeichnisse auf neue Scan-
Dateien überwachen und die Dateien dann verarbeiten.

10. Architektur
Da wird es spannend: was kann die Software noch?
Bildet sie die Postmappe einfach im Computer ab?
Verknüpft sie die Rechnungs-Dateien mit Daten aus
der Unternehmenssoftware?
Fügt Sie die Rechnungen automatisch in das
Buchhaltungssystem ein?

11. Architektur
Hier ist die Architektur der eingesetzten Lösung
entscheidend.
Herkömmliche Lösungen wurden oft nur zur
Digitalisierung von Papierdokumenten entwickelt und
erst später um Workflow, Datenverknüpfung und
Integrationskomponenten erweitert.

12. Architektur
Für ExsoForm waren Integration und Workflow die
maßgeblichen Entwicklungsziele.
Ich will jetzt Bilder sehen.

13. Architektur
Gern.
Fangen wir mit der Integrationskomponente an, die wir
ExsoFlow.Transport nennen und die auch ohne
Content-Management eingesetzt werden kann.

14. Architektur
XML, ASCII JDBC (Datenbank)
ExsoFlow
JDBC (Datenbank) XML, ASCII
Transport
konvertiert
EMail (POP3, IMAP, Exch.) Daten PDF etc.
PDF etc. EMail (POP3, IMAP, Exch.)

15. Architektur
ExsoFlow.Transport
• Liest Dateien in XML oder ASCII
• Liest JDBC-Datenbanken
• Liest eMails und Anhänge
• Liest Dateien in verschiedenen Formaten (z.B. pdf)

16. Architektur
ExsoFlow.Transport konvertiert Daten und
• schreibt in XML oder ASCII
• schreibt in JDBC-Datenbanken
• versendet eMails und Anhänge
• Schreibt Dateien in verschiedenen Formaten

17. Architektur
Beispiel: Ein Unternehmen verwaltet Preiskonditionen
nach Kunden- und Artikelgruppenkonditionen.
Für eine Preisinformation im Internet werden
diese Informationen je Kunde aufgelöst und als
Einzelpositionen je Kunde, Artikel und Mengenstaffel ins
Internet übertragen (2x täglich rund 600.000 Sätze).

18. Architektur
Diagramm zum Beispiel:
ExsoFlow
Gruppenpreise Transport Einzelpreise an
aus ERP- konvertiert Web-Datenbank
Datenbank Daten

19. Architektur
Die Verarbeitung erfolgt in JobBundles.
Das sind Abfolgen verschiedener Konvertierungsaufträge
oder „Jobs“.

20. Architektur
Für das Beispiel wurden folgende Jobs erstellt:
1. Gruppenpreise lesen (SQL)
2. Aufgelöste Gruppenpreise lokal speichern (SQL)
3. Aufgelöste Gruppenpreise lesen (SQL)
4. Aufgelöste Gruppenpreise senden (WebService/XML)

21. Architektur
Der ExsoFlow-Scheduler führt dieses Job-Bundle
zeitgesteuert aus, protokolliert den Status und meldet
sich beim Administrator per eMail, wenn etwas nicht
funktioniert hat.

22. Architektur
Zusätzlich zum Transport-Dienst enthält ExsoFlow die
Content-Management-Komponente.
ExsoFlow ECM
Transport verwaltet
konvertiert Vorgänge
Daten und
Dokumente

23. Architektur
Vorgänge sind immer ExsoForm®-Vorgänge, also knapp
gesagt interaktive Formulare mit Anhängen.
ExsoFlow ECM
Transport verwaltet
konvertiert Vorgänge
Daten und
Dokumente

24. Architektur
Die Content-Management-Komponente besteht aus der
Dokumenten-Datenbank und dem Workflow-Engine
Dokumentendatenbank, Indizierung
Ordnerstruktur, Berechtigungskonzept
Abbildung der Unternehmensorganisation
Workflow
Integrations-Jobs

25. Architektur
Durch die tiefe Integration beider Komponenten
entstehen die umfangreichen Möglichkeiten in
ExsoFlow.
Da ExsoForm®-Formularinhalte aus
XML-Daten bestehen, können sie mit allen
ExsoFlow-Jobs weiterverarbeitet werden.

26. Architektur
Und was hab ich dann davon?
Das ist fast nur von Ihrer Phantasie abhängig.
Denken Sie an Techniker-Außendienstberichte,
die automatisch Ersatzteil-Abbuchungen und
Rechnungen generieren.

27. Architektur
Besuchsberichte Ihres Vertriebs-Außendienstes
lösen automatisch Versandaufträge für
Informationsmaterial oder Muster aus.
Erzeugen Sie interaktive Picklisten für die
Kommissionierung von Aufträgen.

28. Architektur
Erzeugen Sie Werkstattaufträge, interaktive
Inventur-Zähllisten, Auszahlungsbelege,
Materialentnahmescheine, Kassenbücher,
Abrechnungen für Außenstellen, …
ExsoFlow wird beispielsweise auch in der Gastronomie
eingesetzt.

29. Architektur
Für wen eignet sich ExsoFlow?
Die Zielgruppe von ExsoFlow ist der Mittelstand, den
wir vor allem dadurch identifizieren, dass er überwiegend
Standard-Software einsetzt. Wer seine Software
ausschließlich selbst entwickelt, wird möglicherweise
seine Ideen für die Integration selbst umsetzen wollen.
Zu den entsprechenden Kosten.

30. Architektur
Wie ordne ich ExsoFlow denn ein?
Ist es ein Enterprise-Service-Bus?
Diese Frage beantworten wir in einer anderen
Präsentation (was ist das denn: erst nicht wissen was ein
Content-Management-System ist und jetzt nach Enterprise-
Service-Bus fragen?)