On every wish list: a complete history of emails, assigned to the matching documents within the ERP system. This creates high transparency and traceability for project managers, sales managers and managers along the whole process. The whole thing should then be easy to use and there should be no need for manual installation efforts on the clients. Sounds great? Then the anthesis Outlook Add-in for SAP Business ByDesign is the right choice. Integrated into Microsoft Outlook your employees have the opportunity to replicate emails via self-defined rules in SAP Business ByDesign, and to keep contacts, tasks and calendar in sync – user-friendly, stable and reliable.

1. Ettlingen 26.09.2016
anthesis Outlook Add-In
für SAP Business ByDesign

2. Outlook Add-In SAP SE / anthesis GmbH
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SAP SE
Automatische E-Mail-Zuordnung
Kunden, Kontakte, Kampagnen, Leads, Opportunities, Angebote,
Kundenaufträge, Projekte
Kunden, Kontakte, Kampagnen, Leads, Opportunities
Serviceanfragen
Anlegen Anlegen, Updaten, automatische Betreffzuordnung
Synchronisationen
Kunden, Ansprechpartner, Termine, Kalender, Aufgaben Kunden, Ansprechpartner, Termine, Kalender, Aufgaben
Unterstützte Outlook Versionen
2007, 2010, 2013 2010, 2013, 2016, Office 365
anthesis GmbH
Benutzerdefiniertes Regelwerk
Upload-Queue für spezifischen Upload
Offline Verfügbarkeit
Integrierte Sidebar mit Kundeninformationen

3. Ihre Vorteile mit dieser Lösung
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 Komfortable Einbindung von E-Mails, Service-Anfragen, Terminen, Aufgaben und
Stammdaten
 Quick-View zu Kundendetails
 Konsistente Abbildung in Microsoft Outlook und SAP Business ByDesign
 Geringerer Arbeitsaufwand, sowie Minimierung der Fehlerquellen durch die
automatische Synchronisation von Informationen

4. Umsetzung anthesis – die Verknüpfung
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E-Mail Verknüpfungen werden intelligent mithilfe der E-Mail
Domain und des E-Mail-Namen ermittelt und vorgeschlagen:

5. Umsetzung anthesis – manuelle dauerhafte Verknüpfung
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 Der Benutzer entscheidet sich für einen Vorschlag
 Vorschlag wird lokal gesichert (Outlook Datenbank / Cache)
 Optional
 Bessere Performance
 Bei erhalt einer weiteren E-Mail vom selben Empfänger kann eine
Zuordnung zu dem korrekten SAP Business ByDesign
Stammdatensatz automatisch erfolgen
 Regelwerk

6. Umsetzung anthesis – SideBar
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 Übersichtliche SideBar in Ihrem Outlook
mit allen relevanten Informationen der
selektierten Mails auf einen Blick
 Daten werden direkt und ohne weitere
Verzögerung aus Ihrem SAP Business
ByDesign geladen
 Drag & Drop E-Mails direkt in die SideBar

7. Umsetzung anthesis – die Zuordnung
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Die Zuordnung erfolgt über ein Dropdown-Feld.

8. Umsetzung anthesis – Icons
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E-Mails befinden sich in
der Queue und können
hochgeladen werden
E-Mails wurden
erfolgreich
hochgeladen.

9. Umsetzung anthesis – die Queue
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Uploads werden in einer Queue gesammelt und können je
nach Wunsch in Stapelverarbeitung hochgeladen werden.
E-Mails nach Firmen sortiert
Selektives Hochladen und
Überarbeiten
Aktionsfelder

10. Umsetzung anthesis – die Regeln
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Benutzerdefinierte Einstellungen für Regeln können
jederzeit und völlig unkompliziert vorgenommen werden.

11. Umsetzung anthesis – Offline-Verfügbarkeit / Zuordnung
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 Eingang einer neuen E-Mail
 Abgleich mit der lokalen Outlook
Datenbank
 Ablage in lokalen Queue
Zuordnung möglich
Ja Nein
Zuordnung festlegen?

12. Umsetzung anthesis – Synchronisation
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Synchronisation auswählen
Countdown zur nächsten
Synchronisation oder
manuelle Synchronisation
Verzeichnisse welche mit SAP
synchron gehalten werden

13. Umsetzung anthesis – Service Integration
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 Service-Tickets können direkt
aus Outlook heraus in SAP
generiert werden
 Bestehende SAP Service-Tickets
können aus Outlook heraus
aktualisiert werden
 Bei korrekt formatierten E-Mail
Betreffs werden Ticket-
Aktualisierungen automatisch
durch das Add-In vorgenommen

14. Technische Umsetzung
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Die Umsetzung erfolgt für alle aktuellen Outlook Versionen
 Outlook 2010
 Outlook 2013
 Outlook 2016
 Office 365
Technische Details
 C# Programmierung
 Lokale Outlook Datenbank (sqlite)
Schnittstelle zu SAP erfolgt über Standard- und individuell entwickelte
WebServices (via SAP Cloud Application Studio)

15. Kundeninformationen
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Mögliche Kunden / Branchen für das Outlook Add-In:
 Alle Branchen
 Alle SAP Business ByDesign Kunden
Anforderungen auf Kundenseite:
 Benutzer benötigt eine Windows Installation
 Benutzer benötigt eine Outlook Installation
 Unterstützte Versionen: Office 2010, 2013, 2016, 365
 SAP Business ByDesign System / User

16. Kundeninformationen – Preise
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VIELEN DANK FÜR IHR INTERESSE
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Michael Kaupp
Head of Development
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