Automatisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung in SAP. Täglich bekommen Unternehmen auf den verschiedensten Wegen Rechnungen: beispielsweise per Post, per Email, per iDocs, oder auch per Fax. Die Rechnungsbearbeitung erfordert so einen hohen manuellen Aufwand. Rechnungen durchlaufen verschiedene Bearbeitungsstadien und müssen u.a. geprüft und freigegeben werden. Neben einem hohen personellen und zeitlichen Aufwand bringt eine manuelle Rechnungsbearbeitung auch eine höhere Fehleranfälligkeit mit sich. Durch das Automatisieren der Rechnungsbearbeitung werden Rechnungen in SAP frühzeitig mit wenig Aufwand abgelegt, automatisch geprüft und elektronisch freigegeben. Erreichen Sie eine schnellere, sicherere und günstigere Rechnungsbearbeitung mit inPuncto Software.

1. 1. Für die automatisierte Rech-
nungsbearbeitung werden Ein-
gangsrechnungen unterschied-
lichster Belegart (z.B. mit oder
ohne Bestellbezug, Gutschriften,
Anzahlungsanforderungen, etc.)
jeweils auf der ersten Seite mit
einem Barcode versehen. Bei
elektronischen Rechnungen ent-
fällt der Barcode.
2. Im nächsten Schritt der Rech-
nungsbearbeitung wird der
gesamte Scanstapel mit einem
Dokumentenscanner oder Multi-
funktionsgerät eingescannt und
via eMail oder Share an den
biz²ScanServer (Posteingangs-
verarbeiter) zur Massenverarbei-
tung übergeben.
3. Der Posteingangsverarbeiter
separiert den Scanstapel und
führt in diesem Szenario eine
OCR/ICR Freeform Texterken-
nung durch.
Für die Rechnungsbearbeitung
liest er rechnungsspezifische
Daten (Kopfdaten, Rechnungs-
positionen, etc.) aus. Die Werte
werden mit SAP™ Stammdaten
verglichen, um z.B. den Liefe-
ranten und damit den nächsten
Sachbearbeiter zu ermitteln.
4. Im ERP System werden für
die Rechnungsbearbeitung jeder
Eingangsrechnung die Workflows
gestartet – je nach Dokumentart
und Prozessdefinition erhalten die
Mitarbeiter ihre Aufgaben. Die
separierte Rechnung wird im
Archiv abgelegt (z.B.
biz²Archiver).
5. Der Mitarbeiter öffnet eine
Nachricht in seinem Postein-
gang (GUI, Email oder Web) und
startet somit den userfreundli-
chen biz²DocumentControl. Das
Workflow-Zusatztool bietet eine
integrierte Sicht auf Daten, z.B.
Rechnungsdaten, Positionsdaten,
Bestellungen, Kommentare,
Kontierungsinformationen, elekt-
ronische Freigabe etc.
6. Im nächsten Schritt der Rech-
nungsbearbeitung prüft der Be-
arbeiter die Eingangsrechnung.
Als erster Schritt erfolgt z.B. eine
Validierung. Nach Beendigung
seiner Arbeit wird die Rechnung
via Workflow an den oder die
nachfolgenden Bearbeiter weiter-
geleitet.
7. In weiteren Arbeitsschritten
der Rechnungsbearbeitung wird
gemäß der Charakteristik der
Rechnung und der definierten
Prozesslogik / Unterschrift-
enregelung die Eingangsrech-
nung „vervollständigt“ und frei-
gegeben.
8. Unterschiedlichste Rollen (wie
z.B. „Sachlich richtig“, „Qualität
des Materials/Arbeit“, finanzielle
Freigaben durch entsprechende
Verantwortliche) werden bei der
Rechnungsbearbeitung und –prü-
fung berücksichtigt.
9. Sind alle Freigaben / Geneh-
migungen und Prozessschritte
durchlaufen, wird via SAP Work-
flow gemäß Belegart die Transak-
tion zur Verbuchung ausgelöst.
10. Rechnungscockpit und
Workflow-Protokoll mit der Histo-
rie sind zusätzliche Features der
automatischen Rechnungsbear-
beitung von inPuncto.
ANWENDUNGSBEREICHE
Rechnungswesen:
- Rechnungen ohne Bestellbe-
zug, Kreditorengutschriften,
- Rechnungen mit Bestellbezug,
nachträgliche Belastungen,
- Rechnungen für „Vorerfasste
Belege“ in SAP handhaben,
Anzahlungsrechnungen, An-
zahlungsanforderungen,
- Anlagenbuchungen, Sach-
kontenbuchungen,
- etc.
Ihr inPuncto Team
contact@inpuncto.com
+49(0)711 661 885 00
Automatisierte Rechnungsbearbeitung beliebiger Belegarten
Exemplarische Darstellung des Prozesses:
RECHNUNGSBEARBEITUNG IN SAP™
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