Optimierung von Wirtschaftsdiensten
in Krankenhäusern

Prozessoptimierung von Wirtschaftsdiensten in
Krankenhäusern am Bei...
Über mich…
   Studium der technischen Physik in Bayreuth bis 1999
   Promotion an der FAN zum Dr.-Ing. in 2004
   Seit ...
Gliederung

       Bettenreinigung
         – Problembeschreibung
         – Lösungskonzept
         – Programmvorstellun...
Abschnitt




    Bettenreinigung
Bettenreinigung - Worum geht es?

                         Dezentrale Reinigung von Patientenbetten in den
              ...
Vorheriger Zustand


                         Bettenreinigung durch externe Firma, Bezahlung nach
                       ...
Problemstellung

                         Keine Dokumentation, wer genau was wann angefordert hat
                      ...
Lösungskonzept


                    Im Rahmen des Programms „ServiceProfi“ wurde folgendes
                     Lösungsk...
Wichtige Merkmale

                    Zentrale Übersicht über den Stand der Anforderungen
                    Berichts-...
Bestimmung der Entfernung

                    Manuelle Eingabe der Entfernungen der wichtigsten
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Kriterien der Auftragsvergabe

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Lösungskonzept




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Randbedingungen

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Kostenfunktion

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Kostenmatrix

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Lösung der Kostenmatrix


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Ablauf der Implementierung

                    Erstellung des Lösungskonzepts im Jahre 2000
                    Vertrag...
Programmvorstellung


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                           – Zentrale Datenbank
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Eingabemaske Aufträge
Programmvorstellung
Eingabemaske Aufträge

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Eingabemaske Aufträge

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Programmvorstellung
Eingabemaske Aufträge

                                      Eingabe des Zimmers
Programmvorstellung
Eingabemaske Aufträge


                                   Priorität der Anforderung
Programmvorstellung
Eingabemaske Aufträge


                                   Auftraggeber
Programmvorstellung
Eingabemaske Aufträge

                                Kommentar
Programmvorstellung
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                               Anforderung
Programmvorstellung




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Programmvorstellung




                          Letzte Anforderungen
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Eingabemaske Aufträge


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Programmvo...
Login Reinigungspersonal
Programmvorstellung
Programmvorstellung

                      Neuer Auftrag
Ansicht Administrator
Programmvorstellung
Stammdaten: Stationen
Programmvorstellung
Stammdaten: Entfernungen
Programmvorstellung
Stammdaten: Personen
Programmvorstellung
Berichtswesen
Programmvorstellung




                      Generierung der Berichte nach MS Excel
                      G...
Bericht: Abrechnung nach Personen
Programmvorstellung
Bericht: Abrechnung nach Stationen
Programmvorstellung
Bericht: Reaktionszeiten
Programmvorstellung
Einsparpotential

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                  ...
Amortisation




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Ergebnis (1)

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Ergebnis (2)


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Abschnitt




    Patiententransport
Was macht der Patiententransport?

                        Festangestelltes Personal (oder Zivis), das für den Transport ...
Stand vor der Software-Lösung

                        Die Stationen rufen die Transportpersonen auf schnurlosem
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Probleme beim alten System

                        Es ist nicht protokolliert, wer was wann angefordert hat

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Lösung

                        Einsatz von IT-Techniken wie bei der Bettenreinigung

                        Eingabe de...
Optimierungskriterien

                        Wegezeit, Alter des Auftrags und Priorität sind nur einige
               ...
Möglichkeiten bei den Zeitpunkten:

                     1.   Keine Zeit angegeben: der Patient wird so schnell wie möglic...
Patiententransport

                     Eingabemaske
Eingabemaske (groß)
Patiententransport
Inhalt der Anforderungsmaske (1)

                        Name des Patienten
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Inhalt der Anforderungsmaske (2)

                        Transportziel
                        Transportarten (gehend, ...
Abschnitt



    Andere
    Anforderungsarten
Andere Anforderungsarten (1)


                Schlussdesinfektionen
                 Bei ansteckenden Krankheiten muss na...
Andere Anforderungsarten (2)


                Haustechnik
                 Handwerkerleistungen werden über PC angeforder...
Andere Anforderungsarten (3)


                EDV Probleme
                 Leistungen der EDV-Abteilung können ebenfalls...
Andere Anforderungsarten (4)


                Medikamentenbestellung
                 Durch die Anbindung der Medikamente...
Andere Anforderungsarten (5)


                Wäschebedarf
                 Viele Vorteile des SERVICE-PROFI ergeben sich...
Andere Anforderungsarten (6)


                Büromaterial-Bestellungen
                 Die automatisierte Bestellung vo...
Andere Anforderungsarten (7)


                Hol- und Bringedienst
                 Alle Stationen und auch die Diagnost...
Authentifizierung über RFID

                   Personal identifiziert sich über Login (mit Passwort) am
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Authentifizierung über Telefon (DECT)

                   Personal hat internes Telefon dabei
                   Nach Ab...
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Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern

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Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern am Beispiel der Bettenreinigung und des Patiententransports.

Vortrag anlässlich der Vorlesung Krankenhausinformationssysteme der Universität Bayreuth

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Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern

  1. 1. Optimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern Prozessoptimierung von Wirtschaftsdiensten in Krankenhäusern am Beispiel der Bettenreinigung und des Patiententransports Vortrag im Rahmen der Vorlesung Krankenhausinformationssysteme an der Universität Bayreuth Sommersemester 2009 Dr.-Ing. Tobias Schittkowski
  2. 2. Über mich…  Studium der technischen Physik in Bayreuth bis 1999  Promotion an der FAN zum Dr.-Ing. in 2004  Seit 2004 selbständiger Softwareentwickler  Enge Kooperation mit der Firma ESF  Kontakt: www.schittkowski.de
  3. 3. Gliederung  Bettenreinigung – Problembeschreibung – Lösungskonzept – Programmvorstellung – Einsparpotential  Patiententransport – Problembeschreibung – Konzept – Programmvorstellung  Sonstige Einsatzgebiete
  4. 4. Abschnitt Bettenreinigung
  5. 5. Bettenreinigung - Worum geht es?  Dezentrale Reinigung von Patientenbetten in den Patientenzimmern Problembeschreibung  Anforderung einer Reinigung erfolgt von Pflegepersonal  Ziel: – Verwaltung der Anforderungen – Optimale Steuerung des Reinigungspersonals
  6. 6. Vorheriger Zustand  Bettenreinigung durch externe Firma, Bezahlung nach Anzahl gereinigter Betten Problembeschreibung  Durchschnittlich 130 Reinigungsanforderungen täglich, etwa 47.000 Bettenreinigungen pro Jahr  Stationen rufen in der Hauswirtschaftszentrale an und fordern eine Reinigung an  Die Zentrale gibt die Aufträge per Telefon an das Reinigungspersonal weiter  Während der Arbeitszeit (8h) also alle 3-4 Minuten ein Anruf!
  7. 7. Problemstellung  Keine Dokumentation, wer genau was wann angefordert hat  Zentrale muss ständig besetzt sein, um Anforderungen anzunehmen Problembeschreibung  Telefon oft besetzt → Frustration bei Mitarbeitern  Monatsabrechnung durch manuelles Addieren der Aufzeichnungen (ca. 4000 Positionen!)  Reinigungspersonal weiß nicht, wie viel Betten noch zu erledigen sind.  Auf der Station ist der Status der Anforderung unbekannt  Von der Anforderung bis zur Durchführung sind teilweise mehrere Stunden vergangen
  8. 8. Lösungskonzept  Im Rahmen des Programms „ServiceProfi“ wurde folgendes Lösungskonzept erarbeitet: – Anforderung erfolgt über Eingabemaske am PC – Bei der Anforderung kann eine Priorität definiert werden – Reinigungspersonal bestätigt am PC die gereinigten Betten Lösungskonzept und erhält die Information über den nächsten Auftrag – Am PC ist für das Stationspersonal jederzeit der Status der Anforderungen ersichtlich
  9. 9. Wichtige Merkmale  Zentrale Übersicht über den Stand der Anforderungen  Berichts- und Statistikmodul für monatliche Abrechnungen und diverse Auswertungen  Direkte Rechnungsübernahme nach SAP R/3  Optimierung der Auftragsvergabe durch Berücksichtigung folgender Faktoren: Lösungskonzept – Alter der Anforderung – Priorität der Anforderung – Wegezeit – Standort und Status der anderen Personen
  10. 10. Bestimmung der Entfernung  Manuelle Eingabe der Entfernungen der wichtigsten Knotenpunkte  Automatische Berechnung der Entfernungsmatrix Station X → Station Y (Floyd-Algorithmus) Lösungskonzept
  11. 11. Kriterien der Auftragsvergabe Auftragsalter Lösungskonzept Wegezeit Priorität Wichtig: individuelle Anpassung der Parameter an den jeweiligen Kunden!
  12. 12. Randbedingungen  Personal, das bereits einen Auftrag auf der Station bearbeitet, bekommt auch den nächsten Auftrag auf der gleichen Station (keine Wegezeit)  Nach einer bestimmten Zeitspanne MUSS jeder Auftrag verteilt werden (Obergrenze der Wartezeit)  Die Person, für welche die Berechnung erstellt wird, wird Lösungskonzept bevorzugt  Der Standort des anderen Personals muss berücksichtigt werden  Arbeitspausen und andere Abwesenheiten müssen berücksichtigt werden (nicht immer ist jeder verfügbar)
  13. 13. Kostenfunktion  Problemlösung durch Einführung einer Kostenfunktion bzw. Kostenmatrix  Die „Kosten“ bestimmen sich aus den genannten Faktoren  Die Gewichtung der Faktoren ist ein Kompromiss: – Wie lange muss man bis zur Erledigung der Anforderung warten? Lösungskonzept – Wie wichtig ist die Priorität der Anforderung? – Soll das Personal möglichst wenig laufen? – Sollen möglichst wenig Personal eingesetzt werden?
  14. 14. Kostenmatrix Meier Müller Schmidt Andrack Innere 25 37 24 19 Geriatrie 27 18 37 23 Kinder 29 31 31 16 Chirurgie 19 15 28 29 Lösungskonzept  Ziel: Ermittlung einer Kombination, bei der die Summe aller Kosten minimal wird  Hier z.B. beträgt die minimale Summe 19+18+24+16=77  Bei N Spalten bzw. Zeilen gibt es N! (1×2 ×3 ×… ×N) Kombinationsmöglichkeiten.  Typisch: N=20 → 2.4 × 1018 Möglichkeiten
  15. 15. Lösung der Kostenmatrix  Problemklasse: Linear Assignment Problem  Implementierung in PHP  Berechnung der optimalen Kombination in weniger als 1 Sekunde Lösungskonzept
  16. 16. Ablauf der Implementierung  Erstellung des Lösungskonzepts im Jahre 2000  Vertragsabschluss Anfang 2001  Erfassen der Stationen, Zimmer und Wegezeiten  Ab August 2001 Live-Betrieb auf 15 Stationen  In den ersten 8 Tagen intensive Betreuung und Begleitung durch ESF und Hauswirtschaftsleitung Lösungskonzept  Ab Januar 2002 Live-Betrieb der restlichen 20 Stationen  Laufende Anpassung der Betriebsparameter für optimale Verteilung der Aufträge.  Ab 2005 Einführung einer Intranet-basierten Lösung über Webbrowser
  17. 17. Programmvorstellung  Grundlagen: – Zentrale Datenbank Programmvorstellung – Oberfläche mittels HTML+PHP+JavaScript – Zugriff mittels bel. Webbrowser (auch über PDAs)  Auftragsbestätigung und Authentifizierung des Reinigungspersonals über Login am PC oder Transponder  Ausgabe des neuen Auftrags über PC oder Drucker  Testversion unter http://www.esf-software.de/spnet/index.php
  18. 18. Eingabemaske Aufträge Programmvorstellung
  19. 19. Eingabemaske Aufträge Eingabe der Anzahl der zu reinigenden Betten Programmvorstellung
  20. 20. Eingabemaske Aufträge Eingabe des Bettentyps Programmvorstellung
  21. 21. Eingabemaske Aufträge Eingabe des Zimmers Programmvorstellung
  22. 22. Eingabemaske Aufträge Priorität der Anforderung Programmvorstellung
  23. 23. Eingabemaske Aufträge Auftraggeber Programmvorstellung
  24. 24. Eingabemaske Aufträge Kommentar Programmvorstellung
  25. 25. Eingabemaske Aufträge Anforderung Programmvorstellung abschicken
  26. 26. Eingabemaske Aufträge Programmvorstellung Letzte Anforderungen mit Status der Bearbeitung
  27. 27. Eingabemaske Aufträge Abholung eines neuen Auftrags durch Programmvorstellung Reinigungspersonal
  28. 28. Login Reinigungspersonal Programmvorstellung
  29. 29. Programmvorstellung Neuer Auftrag
  30. 30. Ansicht Administrator Programmvorstellung
  31. 31. Stammdaten: Stationen Programmvorstellung
  32. 32. Stammdaten: Entfernungen Programmvorstellung
  33. 33. Stammdaten: Personen Programmvorstellung
  34. 34. Berichtswesen Programmvorstellung Generierung der Berichte nach MS Excel Gruppierung nach verschiedenen Kriterien Kundenspezifische Anpassung
  35. 35. Bericht: Abrechnung nach Personen Programmvorstellung
  36. 36. Bericht: Abrechnung nach Stationen Programmvorstellung
  37. 37. Bericht: Reaktionszeiten Programmvorstellung
  38. 38. Einsparpotential Reaktionszeit 4 3,5 3 2,5 Stunden 2 Einsparpotential 1,5 1 0,5 0 Dez 01 Jan 02 Feb 02 Mrz 02 Apr 02 Mai 02 Jun 02 Jul 02 Aug 02 Sep 02 Monat
  39. 39. Amortisation  In diesem Beispiel ergibt sich eine materielle Einsparung von 41.000 Euro jährlich Einsparpotential
  40. 40. Ergebnis (1)  Einsparung für die Zentrale, die bis jetzt die Anforderungen entgegengenommen hat (Arbeitsplatz entfällt)  Weniger Arbeitszeitverluste für Wahlwiederholungen wegen besetzter Telefone Einsparpotential  Zentraler Überblick über den Status der einzelnen Aufträge (abgeschickt, angenommen, erledigt)  Ausgewählte Stationen werden bevorzugt bedient (Priorisierung)
  41. 41. Ergebnis (2)  Verkürzung der Reaktionszeiten (Anforderungen werden schneller erledigt)  Mitarbeiter werden nicht durch Telefonanrufe oder Rufempfänger in der Arbeit unterbrochen Einsparpotential  Weniger Wegezeiten (Reinigungspersonal muss weniger laufen)  Kein Zeitaufwand mehr für monatliche Abrechnungen (Daten können z.B. direkt nach SAP übernommen werden)
  42. 42. Abschnitt Patiententransport
  43. 43. Was macht der Patiententransport?  Festangestelltes Personal (oder Zivis), das für den Transport von Patienten zwischen Stationen und Funktionseinheiten wie Röntgen, EKG, etc. zuständig ist Patiententransport  Patienten werden liegend, gehend oder im Rollstuhl transportiert – eventuell müssen sie dabei von 2 Personen begleitet werden.  Nach den Behandlungen müssen die Patienten wieder von den Funktionsabteilungen abgeholt und zur Station gebracht werden
  44. 44. Stand vor der Software-Lösung  Die Stationen rufen die Transportpersonen auf schnurlosem Telefon an und teilen mit, wer wann wohin gebracht werden muss.  Transportpersonen notieren sich die evtl. und legen dann ihre Patiententransport Route fest  Die einzelnen Personen wissen nichts voneinander
  45. 45. Probleme beim alten System  Es ist nicht protokolliert, wer was wann angefordert hat  Die Transportpersonen laufen teilweise zur gleichen Station und bewegen sich „kreuz und quer“ durch das Krankenhaus Patiententransport  Es ist nicht nachvollziehbar, wer welchen Transport durchgeführt hat.  Es kommt zu Staus vor den Funktionsabteilungen bzw. die Patienten müssen nach der Untersuchung zu lange warten, bis sie abgeholt werden.
  46. 46. Lösung  Einsatz von IT-Techniken wie bei der Bettenreinigung  Eingabe der Transportanforderungen durch Masken im Browser Patiententransport  Zuweisung der Transporte an Mitarbeiter durch PC oder durch DECT-Telefone (Sprachcomputer)  Optimierte Bestimmung der Transportreihenfolge und Auftragsvergabe durch mathematische Optimierungsalgorithmen
  47. 47. Optimierungskriterien  Wegezeit, Alter des Auftrags und Priorität sind nur einige Kriterien…  Am Wichtigsten sind die Zeitpunkte der Abholung und/oder der Ablieferung am Zielort Patiententransport  Deswegen lassen sich bei der Anforderung diese Zeiten definieren, z.B. Abholung ab 15:30 oder Ablieferung bis 17:15.  Daraus ergibt sich im Vergleich zur Bettenreinigung wesentlich komplexeres Optimierungsverhalten
  48. 48. Möglichkeiten bei den Zeitpunkten: 1. Keine Zeit angegeben: der Patient wird so schnell wie möglich abgeholt 3. Zeitpunkt der Abholung angegeben: Der Patient wird möglichst nahe an diesem Zeitpunkt abgeholt, aber wenn möglich Fall Patiententransport danach (z.B. weil Behandlung dann beendet ist) 5. Zeitpunkt der Ablieferung: Der Patient wird so abgeliefert, dass er möglichst wenig vor der Behandlung warten muss 7. Beide Zeiten sind angegeben: Es wird ein Kompromiss aus den beiden Vorgaben gebildet, aber tendenziell so, dass der Patient am Zielort möglichst wenig warten muss.
  49. 49. Patiententransport Eingabemaske
  50. 50. Eingabemaske (groß) Patiententransport
  51. 51. Inhalt der Anforderungsmaske (1)  Name des Patienten  Start-Station (standardmäßig die aktuelle Station, kann aber geändert werden)  Zimmer, in dem der Patient abgeholt werden soll Patiententransport  Priorität  Bemerkungsfeld  Zeitpunkt der Abholung  Zeitpunkt am Zielort
  52. 52. Inhalt der Anforderungsmaske (2)  Transportziel  Transportarten (gehend, Rollstuhl, im Bett,…)  evtl. Anforderungen an die durchführende Person (examiniert, nicht examiniert, …) Patiententransport  Auftraggeber  Telefon/Piepser des Auftraggebers
  53. 53. Abschnitt Andere Anforderungsarten
  54. 54. Andere Anforderungsarten (1) Schlussdesinfektionen Bei ansteckenden Krankheiten muss nach der Entlassung des Patienten das Zimmer von speziellen Fachkräften desinfiziert werden. Auch diese Anforderungen werden vom Programm SERVICE- PROFI erfasst und weitergereicht. Erweiterungen
  55. 55. Andere Anforderungsarten (2) Haustechnik Handwerkerleistungen werden über PC angefordert. Die Beschreibung des Defektes (z. B. Wasserhahn tropft im Zimmer 103) wird am PC vor Ort schriftlich erfasst. Die Wirtschaftlichkeit der ausführenden Handwerker kann mittels benötigter Zeiteinheiten Erweiterungen überwacht werden. Zusätzlich können erbrachte Leistungen auf einem Handheld bestätigt werden. Die bestätigten Leistungen können dann zur Weiterverrechnung direkt in das EDV-System eingespielt werden.
  56. 56. Andere Anforderungsarten (3) EDV Probleme Leistungen der EDV-Abteilung können ebenfalls per PC angefordert werden. Zeitverluste durch besetzte Telefone entfallen damit ebenso wie akustisch falsch verstandene Informationen. Zudem kann der anfordernde Mitarbeiter seine Information zu jeder Erweiterungen Tageszeit absenden.
  57. 57. Andere Anforderungsarten (4) Medikamentenbestellung Durch die Anbindung der Medikamentenbestellung an das Warenwirtschaftssystem der Hausapotheke entfällt die aufwendige Bestellung von benötigten Medikamenten über Telefon oder Hauspost. Dadurch kann jederzeit auf den Stationen kontrolliert werden, welche Medikamente bereits bestellt sind, welche Medikamente vorrätig sind und wie lange die Lieferzeiten bei einer Bestellung wären. Erweiterungen Durch all diese Information minimiert sich das Risiko von Fehlbestellungen und Doppelbestellungen und durch die Protokollierung aller Vorgänge lassen sich Falschbestellungen jederzeit nachverfolgen. Auch wird der Bestellvorgang merklich beschleunigt, da die aufgegebenen Bestellungen sofort in der Apotheke eintreffen.
  58. 58. Andere Anforderungsarten (5) Wäschebedarf Viele Vorteile des SERVICE-PROFI ergeben sich auch aus dem Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten, wie sich im Modul Wäschebedarf veranschaulichen lässt. Zum einen erlaubt dieses Modul eine vereinfachte Bestellung von Wäsche aus der zentralen Wäscherei, zum anderen gibt Erweiterungen es eine Kopplung zum Modul Bettenreinigung. Dies bedeutet, das nicht für jedes neu gereinigte Bett neue Wäsche bestellt werden muß, da dies automatisch geschieht, sobald eine Bettenreinigung angefordert wurde.
  59. 59. Andere Anforderungsarten (6) Büromaterial-Bestellungen Die automatisierte Bestellung von Büromaterial macht eine Lagerung von Büromaterial im Klinikum und das Personal und den Raum für die Lagerhaltung überflüssig. Dadurch spart man einerseits Platz, zum anderen wird kein Kapital gebunden. Und der Personalbedarf für die Bestellung und Materialausgabe entfällt. Erweiterungen Statt dessen kann das Stationspersonal direkt das geforderte Material über einen Katalog am Bildschirm bestellen. Die Bestellungen werden automatisch zentral gesammelt und in festgelegten Zeitabständen einem Großhändler übermittelt, der die Lieferung zusammenstellt und das bestellte Material innerhalb von 24 Stunden ausliefert. Die Lieferungen werden vom Hol- und Bringedienst oder vom Büromaterialhändler direkt auf die Stationen gebracht.
  60. 60. Andere Anforderungsarten (7) Hol- und Bringedienst Alle Stationen und auch die Diagnostikabteilungen melden die Notwendigkeit von Transporten per EDV an. Die Zentrale setzt die in diesem Bereich eingesetzten Mitarbeiter entsprechend ein. Damit werden Wegezeiten optimiert und Leerwege weitgehend ausgeschlossen. Erweiterungen
  61. 61. Authentifizierung über RFID  Personal identifiziert sich über Login (mit Passwort) am Stationsrechner oder per persönlichem Transponder-Chip.  Damit wird der aktuelle Auftrag als ausgeführt gekennzeichnet.  Der neue Auftrag wird am Bildschirm angezeigt oder per Drucker ausgegeben. Erweiterungen  Vorteile der Transponder/Drucker-Variante: – Kein Zugang zum Stationsrechner notwendig – Kein Passwort zu merken – Nur Transponder-Chip (z.B. als Schlüsselanhänger) – Schriftliche Ausgabe des Auftrags
  62. 62. Authentifizierung über Telefon (DECT)  Personal hat internes Telefon dabei  Nach Abarbeitung des neuen Auftrags: – Anwahl einer internen Nummer – Eingabe einer persönlichen PIN – Bestätigung der Eingabe über Sprachausgabe  Der neue Auftrag wird per Sprachausgabe angesagt: – Ansage der Station Erweiterungen – Ansage der Auftragsdaten  Vorteile der Telefon-Variante: – Zentraler Rechner mit Anschluss an Telefonanlage – Keine zusätzliche Hardware (Transponderleser) auf Stationen notwendig
  63. 63. Kontakt ESF Softwareentwicklung GmbH Leisau 8 D-95497 Goldkronach Tel. +49 (0)921 39068 http://www.esf-software.de Email info@esf-software.de

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