IT Risikomanagement

IT-Risikomanagement
Einführung und Methoden

Don Bosco van Hoi I 27 Januar 2011

© 2010 Mayflower GmbH

Agenda

I  Einleitung
I  Grundlagen
•  Begriffe des Risikomanagements
•  Risikomanagementprozess
  Identifikation
  Analyse
  Steuerung / Maßnahmen
  Kontrolle
I  Erfolgreiches Risikomanagement
I  Fragen und Antworten

IT-Risikomanagement I Mayflower GmbH I Januar 27, 2011 I 2

Was ist Risikomanagement?


Was ist ein Risiko?


Was wird heute
passieren?


Was ist ein Risiko?

Ein Risiko ist ein Ereignis, von dem
nicht sicher bekannt ist, ob es
eintreten und/oder in welcher
genauen Höhe es einen Schaden
verursachen wird.


Risikomanagement

I  Risikomanagement
•  Ist die bewusste und proaktive Steuerung und
Absicherung von Projektrisiken
•  bedeutet
  zu wissen, was schief laufen kann
  zu wissen was es für das Projekt bedeutet wenn
etwas schief läuft
  einen Plan zu haben wenn etwas Schief läuft
  Risiken unter Kontrolle zu halten


Risikomanagementprozess

Kontrolle Identifikation

Kontroll Identifik Kontroll Identifik Kontroll Identifik Kontroll Identifik
e ation e ation e ation e ation

Steueru Analys Steueru Analys Steueru Analys Steueru Analys
ng e ng e ng e ng e

Initialisierung Steuerung
Planung Analyse
Durchführung Abschluss


Risikokategorien

I  Technische
I  Betriebswirtschaftliche
I  Personelle
I  Projektumfeld
I  Organisatorische
I  Projektplanung


Risiken identifizieren



I  Ziel: Liste aller möglichen Projektrisiken
I  Erfahrungen aus vorherigen Projekten
I  Interviews
I  Fragebogen
I  Checklisten
I  Kreativitätstechniken
•  Brainstorming
•  Mindmapping


Risiken analysieren


Risiko

I  Eintrittswahrscheinlichkeit
I  Schadenshöhe
I  Risikofaktor = Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe


Risikobewertung

Skala der Verzögerun Kostenüberl Steigerung Einfluss auf
Risikomatri g der auf im der die
x Projektlaufz Projektbudg Folgekosten Zufriedenhe
eit in et in Euro bei Einsatz it der
Prozent von neuer Benutzer
Software
1 – sehr Bis zu 5% Bis zu 5 % 1–2% Sehr Gering
niedrig
2 - niedrig 6 – 10 % 6 – 10 % 3–4% Eher Gering

3 - mittel 11 – 30 % 11 – 30 % 5–6% Mittel

4 - hoch 31 – 80 % 31 – 80 % 7–8% Hoch
5 – sehr > 80 % > 80 % >8% Sehr Hoch
hoch


Risikobewertung am Beispiel „Anforderungsänderung“

I  Warum besteht das Risiko?
•  Veränderte Zielsetzung
•  Mangelndes Anforderungsmanagement
I  Wie wahrscheinlich ist das Risiko?
•  Eintrittswahrscheinlichkeit W (1-5) : sehr hoch (5)
•  Schadensauswirkung A (1-5): hoch (4)
I  Risikofaktor R
•  W (4) * S (4) = 20



Aufteilung in drei Gefahrenbereiche
•  Akzeptanzbereich
•  Kritischer Bereich
•  Gefahrenbereich

Fokussierung auf die wichtigen Risiken

Quelle: http://www.itseccity.de


Weitere Projektrisiken

I  Anforderungsänderung W (5) S (4) R (20)
I  Einsatz neuer Technologien W (4) S (5) R (20)
I  Starre Architektur W (3) S (5) R (15)
I  Implementierung ohne Entwurf W (4) S (4) R (16)
I  Unmotivierte Mitarbeiter W (3) S (5) R (15)
I  Mitarbeiterfluktuation W (2) S (4) R (8)
I  Unzureichende Reviews W (3) S (4) R (12)
I  Machtkämpfe W (1) S (2) R (2)
I  Programmierrichtlinien W (3) S (2) R (6)


Risikomatrix - ausgefüllt

5,0
Anforderungsänderung

Einsatz neuer
4,0 Technologien
Starre Architektur

Implementierung ohne
Schadenshöhe

3,0
Entwurf
Unmotivierte Mitarbeiter

2,0 Mitarbeiterfluktuation

Unzureichende Review
1,0
Machtkämpfe

Programmierrichtlinien
0,0
0 1 2 3 4 5
Risikowahrscheinlichkeit


Maßnahmen

I  Wie gehen wir mit den Risiken um?
•  Akzeptieren
•  Vermeiden
•  Minimieren
•  Verlagerung


Risikobeschreibung „Anforderungsänderung“

•  Aus vorherigen Projekten ist bekannt dass es zur
Änderungen von Anforderungen zur Projektlaufzeit
kommen kann die oft auf eine geänderte Zielsetzung
zurückzuführen ist und besonders stark den
Projekterfolg bedrohen.
•  Das Risiko beeinträchtigt sowohl Zeit- als auch
Budgetrahmen in vielfacher Weise.


Indikatoren „Anforderungsänderung“

I  Keine klare Zieldefinition – SMART
•  Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realisierbar,
Terminierbar
I  Der Benutzer wird nicht in die Aufnahme der funktionalen
Anforderungen eingebunden
I  Während der Laufzeit kommen neue Anspruchsgruppen
hinzu die neue Anforderungen stellen


Maßnahmen „Anforderungsänderung“

I  Changemanagement
•  Wer, Wie, Was
I  Anforderungsmanagement
•  Priorisierung des Nutzens
I  Stakeholdermanagement
•  Pflege der Beziehungen zu den Anspruchsgruppen
I  Inkrementelle und iteratives Vorgehensmodell
•  SCRUM, XP
I  Vertragsgestaltung
I  Projektplan
•  Puffer für Resourcen einplanen
I  Kommunikation


Risiken steuern


Risikosteuerung

I  Wer soll die Maßnahmen umsetzen und überwachen?
•  Das Projektteam, der Teamleiter, Projektleiter, Scrum
Master, Product Owner ...
I  Fragen
•  Treten die Indikatoren ein?
•  Werden die Maßnahmen umgesetzt?
•  Verändert sich das Risiko?
•  Löst das Risiko ein weiteres Risiko aus?


I  Maßnahmentabelle

Risiko Wahrsch. Schaden Maßnahmen Verantwortlicher

Anforderungen Sehr Hoch Agile, Change Mngmt. PL, Team
ändern sich hoch
Einsatz neuer Hoch Sehr Schulung, Management,
Technologien Hoch Expertenteam Team
Mitarbeitermotivation Gering Mittel Bier, Pizza, Gehalt+ Management

Mitarbeiterfluktuation Gering Hoch Mitarbeitermotivation Management


Risiken kontrollieren


Risikocontrolling

I  Ziel: Kontrolle der Umsetzung der Risikoplanung
I  Frühwarnsystem einrichten:
•  Feststellung aufgrund welcher Anzeichen, Symptome
und Ereignisse Gefahren und Risiken frühzeitig
erkannt werden
•  Beachtung der schwachen Signale: Drohunge,
Flurfunk, Krankheitsquote
I  Reviews
I  Feedback
I  Retrospektive


Risikomangement - Zusammenfassung

Kontrolle Identifikation

Steuerung Analyse


Risikokommunikation und Kultur

I  Risikobewusstsein und –Verantwortung verteilen
I  Fördern einer offener Risikokommunikation
I  Lernen von Anderen
I  Risikomanagementprozess anpassen – Tailoring
I  Evolutionsprinzip: Lerne aus Fehler
I  Risikomanagement handelt von Menschen
I  Risikomanagement è Kommunikation à Erfolg


5 Stufen der Unwissenheit

Quelle: Philip G. Armour


Interessen-Analyse
Stakeholdermanagement - Interessenanalyse
-  Ziel: Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen
+  Liste der vom Projekt Betroffenen erstellen
+  Analyse: Mit welchen Widerständen ist von wem zu rechnen?
+  Operative Maßnahmen festlegen
Projekt- erwartete erwartete präventive
Betroffene Unterstützung Widerstände Maßnahmen
Anwender- Interesse an
- -
gruppe 1 neuer Lösung
Anwender- kein Interesse Projektmarketing
gruppe 2 - an Umstellung Info-Veranstaltung
Herrn NN ins Projekt auf-
Fachabteilung Aufgaben von Herrn
1 - NN werden tangiert
nehmen oder andere
Einbeziehungsmöglichkeit
Einen Vertreter der Abteilung
Fachabteilung Angst vor hoher
2 - zeitlicher Belastung
in den Lenkungsaus-
schuss aufnehmen
... ... ... ...

WS 2010 Projektmanagement - Prof. Dr. Thomas Städter 92


RASCI Chart

I  Responsible – Wer ist verantwortlich
I  Approved – Wer hat es abgesegnet
I  Supports – Wer setzt es um
I  Consults – Wer hilft bei der Umsetzung „Experte“
I  Informed – Wer muss benachrichtigt werden


Vielen Dank für die Aufmerksamkeit


Diskussion

Quellen und Literaturangaben

I  W./Ruf, T./Fittkau (2007):
Ganzheitliches IT-Projektmanagement
Oldenbourg 2007, ISBN 978-3-486-58567-4

I  F./Ahrendts, A./Marton (2008):
IT-Risikomanagement leben!
Springer Verlag 2008, ISBN 978-3-540-30024-3

I  P. Mangold
IT-Projektmanagment kompakt
Spektrum Verlag 2009, ISBN 978-3-8274-1937-8


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Don Bosco van Hoi
donbosco.vanhoi@mayflower.de

Mayflower GmbH
Mannhardtstrasse 6
80538 München


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