Bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen schneller - mittels automatischer Zuordnung von Eingangsrechnungen an die FI-Belege und Archivierung. Die manuelle Suche von Eingangsrechnungen (Originale) zu den gebuchten FI-Belegen in SAP™ ist zeitaufwendig. Mit den inPuncto Produkten können Papierdokumente komfortabel und schnell den Belegen zugeordnet und im SAP™-Archiv (z.B. biz²Archiver) archiviert werden. Bei Buchung des Beleges wird über das Customizing z.B. eingestellt, dass dem zu buchenden Beleg noch ein Barcode mitgegeben wird. Dazu erfasst der FI-Bearbeiter den FI-Beleg und überträgt manuell die Daten der Eingangsrechnung in die Transaktion. Bei der Buchung wird der Benutzer automatisch zur Eingabe eines Barcodes aufgefordert. Ein Barcode-Label (z.B. fortlaufend von der Rolle) wird auf die Eingangsrechnung aufgebracht und via Barcodeleser eingescannt. Zu einem späteren Zeitpunkt scannt ein weiterer Mitarbeiter den Stapel mit den Eingangsrechnungen ein. Die weitere Verarbeitung erfolgt mit der inPuncto Software biz²ScanServer völlig automatisch. In diesem Szenario werden die Barcodes zum wartenden Beleg verknüpft und die Images der Eingangsrechnungen im Archiv (z.B. biz²Archiver) abgelegt. Wenn nach einer Original-Eingangsrechnung gesucht wird, rufen Sie diese einfach direkt aus dem jeweiligen FI-Beleg über die Anlagenliste auf. Falls Sie eine alte Eingangsrechnung suchen, finden Sie das jeweilige Original unter der Anlagenliste des Objektes (ArchiveLink-Verknüpfung).

1. 1. Der FI-Bearbeiter erfasst
den SAP-FI Beleg - wie
bisher überträgt er manuell
die Daten der Rechnung in
die Transaktion.
2. Bei der Buchung wird der
Benutzer automatisch zur
Eingabe eines Barcodes
aufgefordert. Er bringt ihn
auf die Original-Rechnung
auf (z.B. von einer Rolle)
und erfasst ihn via Barcode-
Handscanner-Pistole.
3. Zu einem späteren Zeit-
punkt scannt ein weiterer
Mitarbeiter den Stapel mit
den Rechnungen ein.
4. Die weitere Verarbeitung
erfolgt mit der inPuncto-
Software biz²ScanServer
völlig automatisch. In
diesem Szenario werden
die Barcodes der sepa-
rierten Rechnungen aus-
gelesen, Barcodewert und
Image an SAP übergeben.
Hier erfolgt die
automatische Zuordnung
des Barcodes zum „war-
tenden“ FI-Beleg und die
Archivierung des Images
der Rechnung im Archiv
(z.B. biz²Archiver).
5. Wenn nach einer
Original-Rechnung gesucht
wird, rufen Sie diese ein-
fach direkt aus dem jeweili-
gen FI-Beleg auf
(„Dienste zum Objekt -
Anlagenliste“).
6. Die Original-Rechnung
ist komfortabel am gebuch-
ten Beleg verknüpft und im
Archiv sicher abgelegt.
IHR GEWINN:
- Kein aufwendiges Su-
chen nach Originalen,
- Revisionssichere Archi-
vierung via Speicherung
auf wormfähigen Medien,
- Geringer Einarbeitungs-
aufwand.
ANWENDUNGSBEREICHE:
Rechnungswesen:
- FI-Rechnungen: Rech-
nungen ohne Bestellbe-
zug, Kreditorengutschriften,
- MM-Rechnungen: Rech-
nungen mit Bestellbezug,
nachträgliche Belastungen,
- Anzahlungsrechnungen,
Anzahlungsanforderun-
gen,
- Anlagenbuchungen, Sach-
kontenbuchungen,
- etc.
Logistik und Produktion
Engenieering
Personalwesen
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Ihr inPuncto Team
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+49(0)711 661 885 00
Zuordnen und Archivieren von Originalen an die gebuchten FI-Belege
Exemplarische Darstellung des Prozesses:
AUTOMATISCHE ZUORDNUNG
AN SAP™ BELEGE
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