In dieser Präsentation wird erklärt, wie Nutzer Emails aus ihrem persönlichen Mail-Eingang oder -Ausgang zu einer Akte, einem Projekt oder einem Kontakt in TeamUnity zuordnen können. Der Prozess umfasst das Markieren des Dokuments, die Auswahl der entsprechenden Emails und deren Verschiebung in einen speziellen Ordner, wobei die Emails automatisch den Kontakten und Projekten zugeordnet werden. Zudem wird beschrieben, wie neue Kontakte angelegt oder vorhandene Kontakte für die Zuordnung von Emails ausgewählt werden können.

1. In dieser Präsentation erfahren Sie, wie Sie im TeamUnity eine oder mehrere Email(s) aus Ihrem persönlichen Mail-Eingang oder -Ausgang übernehmen und einer Akte bzw. Projekt/Vorgang und einem Kontakt automatisch zuordnen können.

2. ANMERKUNG: Durch diese Auswahl, wird die Basis für die Zuordnungen von Lese- und Schreib-Berechtigungen geschaffen. 1.) Markieren Sie bitte das Aktendokument oder ein Projekt-/Vorgang-Dokument, dem Sie eine Email zuordnen möchten. Zeitraubende Nacharbeiten werden somit vermieden!

3. 2.) Über die Schaltfläche „Mail Aktionen“ wählen Sie bitte „Übernahme: Ausgang“, wenn Sie eine Email aus Ihrem Ausgangsordner oder „Übernahme: Eingang“, wenn Sie eine Email aus dem Maileingangsordner übernehmen möchten.

4. 3.) In dem darauffolgenden Fenster sehen Sie, je nachdem was Sie ausgewählt haben, Ihren Mail-Eingang bzw. Mail-Ausgang, aus dem Sie jetzt eine oder mehrere Email(s) auswählen können. Wenn Sie die Email(s) ausgewählt haben, klicken Sie bitte auf „OK“.

5. ANMERKUNG: Diese Mails sind im Eingang bzw. Ausgang nicht mehr zu finden. Dennoch verbleiben diese in Ihrer Maildatenbank, bis Sie aktiv aus dem Ordner „Übernahme TeamUnity“ gelöscht werden. 4.) Wählen Sie, ob die ausgewählte(n) Email(s) in den Ordner „Übernahme TeamUnity“ verschieben möchten. Bei „Ja“ wird die Email aus Ihrem Eingang bzw. Ausgang in den „Übernahme TeamUnity“-Ordner verschoben. Falls Sie in Ihrem Postfach noch keinen „Übernahme TeamUnity“-Ordner haben, wird dieser für Sie automatisch erstellt.

6. Jetzt wurden alle Emails übernommen. Durch die Projektreferenzierung vor der Übernahme sind diese Email automatisch - der Akte - dem Projekt zugeordnet. Wenn alle Absender-Adressen in den Kontakt- und Personal-Datenbanken gefunden wurden, dann sind diese sofort auch automatisch - den Kontakten zugeordnet.

7. Wurde in der Kontakt- bzw. Personal-DB die Absender-Adresse nicht gefunden, können Sie hier entscheiden, ob Sie diese in der Datenbank neu anlegen möchten, oder ob Sie die Email einem anderen Kontakt zuordnen wollen.

8. Als erstes schauen wir uns an, wie Sie den Absender in die Kontakt-DB übernehmen können. 5.) Klicken Sie auf „Ja“ 6.) Wählen Sie die gewünschte Datenbank aus und bestätigen Sie mit „OK“

9. 7.) Gibt es in der ausgewählten Datenbank bereits eine oder mehrere Firmen mit der Domain der Absender-Adresse, wird Ihnen eine Auswahl mit den entsprechenden Firmen angezeigt. Markieren Sie bitte den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf „OK“. Wenn Sie eine neue Firma erstellen möchten, klicken sie auf „Abbrechen“ ANMERKUNG: Sollte es in der gewählten Datenbank keine Übereinstimmung der Domain geben, wird Ihnen diese Auswahl nicht angezeigt. Stattdessen sehen Sie gleich die Maske, welche auf der nächsten Folie vorgestellt wird.

10. 8a.) Mit dieser Maske legen Sie eine neue Firma und die dazugehörige Person an.

11. 8b.) Haben Sie im vorherigen Auswahlfenster eine Firma ausgewählt, können Sie mit dieser Maske eine Person zu dieser Firma erstellen.

12. 9.) Nach dem Ausfüllen und Speichern der Maske sehen Sie die übernommene Email in Ihren Vorgängen.

13. Haben Sie bei dieser Meldung entschieden, dass Sie keinen neuen Kontakt anlegen, sondern die Email einem anderen, bereits vorhandenen Kontakt zuordnen oder die Email ohne Kontakt-Zuordnung übernehmen möchten, müssen Sie hier auf „Nein “ klicken. Schauen wir uns jetzt an, wie Sie die Email einem anderen Kontakt zuordnen können.

14. ANMERKUNG: Wenn Sie bei der oberen Frage auf „Nein“ klicken, wird die Email ohne Kontaktzuordnung übernommen. 6.) Wählen Sie die gewünschte Datenbank aus und bestätigen Sie mit „OK“ 5.) Klicken Sie auf „Ja“, um die Email einem anderen Kontakt zuzuordnen.

15. 7.) Hier können Sie den gewünschten Kontakt für die Zuordnung auswählen.

16. 8.) Die Email wurde einem anderen Kontakt zugeordnet und aus Ihrem Email-Eingang in den TeamUnity übernommen.