Das Dokument beleuchtet die Bedeutung der 3 C's (Collaboration, Consolidation, Compliance) für die Optimierung von Enterprise Content Management (ECM) Systemen. Es werden Herausforderungen und Vorteile in Bezug auf die Reduzierung von Systemkomplexität, Verbesserung der Prozessqualität sowie rechtliche Sicherheit durch digitale Archivierung und Workflow-Systeme thematisiert. Die Unternehmen Solitas Informatik AG und d.velop (Schweiz) AG bieten Lösungen zur effizienten Integration und Verwaltung von Informationen an.

1. 1. Oktober 2021

2. Steigerung des Nutzens und
der Sicherheit durch
Berücksichtigung der 3 C`s
Collaboration
Consolidation
Compliance
Roland Böhme
Geschäftsführer
Solitas Informatik AG
d.velop (Schweiz) AG
14. November 2007

3. 1. Oktober 2021
Die nächsten 45 Minuten
 Die zentralen Herausforderungen heute und morgen
 Consolidation
 Collaboration
 Compliance
 Wo stehen wir heute?
 Worin liegt der Nutzen- und der Sicherheitsgewinn beim
Einsatz eines ECM-Systems unter Berücksichtigung der 3
C`s?

4. 1. Oktober 2021
Die 3 C`s
 Das Reduzieren der Systemkomplexität
 Consolidation incl. System Integration
Reduzieren der Systemvielfalt und der Medienbrüche
 Das Optimieren der Prozessqualität und -kosten
 Collaboration incl. Workflow
Koordination von Teamarbeit zur Optimierung der Zusammenarbeit
 Das Einhalten von Gesetzen und Richtlinien
 Compliance
Rechtspflichten bei der digitalen Archivierung – und nicht nur dort

5. 1. Oktober 2021
Wo stehen wir heute?
Content Applications
Business Applications
DMS &
Archiv
File
Server
E-Mail
Relationale Datenbank
ERP
FI /
HRM
SCM CRM
 Kommunikation
intern/extern?
 Durchgängige
Geschäftsfallverfolgung?
 Ablage- und Suchzeiten
 Datenredundanzen
 Medienbrüche
 Rechtssicherheit und -
konformität
 Überquellende File- und
Mail-Server
 Keine Workflowprozesse
 Datenkonsistenz- und
Sicherheit

6. 1. Oktober 2021
Enterprise Content Management
File
Server
E-Mail
DMS &
Archiv
File
Server
E-Mail
Business Applications
Relationale Datenbank
ERP
FI /
HRM
SCM CRM
Consolidation
 File- und Mailserver
sind elektronische
Archive
 diese sind aber ohne
Hilfsmittel nicht
kontrollierbar
Papier

7. 1. Oktober 2021
Consolidation
 Der Einsatz eines ECM-Systems ermöglicht die Verknüpfung der
Informationen
 Elektronische Daten (e-mail, Office Dokumente, Faktura, Lieferschein,
etc.)
 Papierdokumente
 Sonstige Informations- und Datenquellen (z.B.WEB-Content)
 Nutzen
 Zusammenführung der geschäftsfallrelevanten Informationen (e-mail,
Office, Papier, Content)
 Erhöhte Auskunftsbereitschaft
 Bildung von Kunden- und Auftragsakten
 Zusatzanwendungen wie Vertragsmanagement, Pressearchiv,
Qualitätsmanagement
 Durch die intelligente Integration in die Business- aber auch
Officeapplikationen entsteht kein zusätzlicher Schulungsaufwand für die
Mitarbeiter
 Arbeitszeit für Ablage und Recherche wird dramatisch reduziert
 Kosteneinsparungen für das physikalische Archiv auf Papier

8. 1. Oktober 2021
Consolidation
 Sicherheit
 Revisionssichere Archivierung der relevanten Informationen
 Standortunabhängiger, schneller Zugriff auf die Informationen
über WEB-Technologie und Portalanwendungen auch problemlos
für Kunden, Lieferanten und Partner zugänglich zu machen
(Berechtigungssysteme)
 Vorbereitet für den sicheren elektronischen Austausch von
Dokumenten
Versand
Empfang
 Investitionssicherheit
durch standardisierte Schnittstellen können einzelne Komponenten
ausgetauscht werden

9. 1. Oktober 2021
Collaboration
Die intelligente Anwendungsintegration sowie Verknüpfung der
Informationen schafft die Ausgangslage für das Zusammenspiel der
Business- und Contentanwendungen: Workflowmanagement wird
erst dadurch sinnvoll ermöglicht!
Content Applications
Business Applications
Business Applications
ERP II
Enterprise Content Management
Workflow
DMS&
Archiv
File
Server
E-Mail
Relationale Datenbank
ERP
FI /
HRM
SCM CRM
Collaboration

10. 1. Oktober 2021
Collaboration
 Nutzen durch den Einsatz von Workflow-Systemen
 Standortunabhängige und parallele Bearbeitung von
Geschäftsfällen wird ermöglicht
 Rationalisierungspotentiale können identifiziert und
ausgeschöpft werden
 Verantwortlichkeiten und die notwendigen Bearbeitungsstati
sind klar geregelt
 Die Auskunftsbereitschaft über den Bearbeitungsstatus ist
jederzeit gegeben
 Änderungen der Arbeitsabläufe sind bei modernen
Workflowsystemen schnell implementierbar – besser noch –
konfigurierbar
 Durch die intelligente Integration in die bestehende
Infrastruktur entsteht auch hier kein grosser zusätzlicher
Schulungsaufwand (Beispiel: Workflowabarbeitung wird in den
e-mail-Eingang integriert)

11. 1. Oktober 2021
Collaboration
 Sicherheit durch den Einsatz von Workflow-Systemen
 Relevante Informationen gehen nicht verloren und sind
ehestmöglich im System verfügbar (Beispiel:
Eingangsrechnungsworkflow)
 Liegezeitüberwachung verhindert die Überschreitung der
maximal zulässigen Bearbeitungszeit
 Simulationsmöglichkeit: bei komplexen Abbildungen von
Arbeitsprozessen besteht die Möglichkeit der Simulation bereits
in der Analysephase
 Investitionsschutz
Durch zunehmende Standardisierung können Komponenten
verschiedener Hersteller kombiniert werden. (Beispiel: Graphische
Workflow-Designer für die Modellierung und Simulation liefern
bereits die Module für unterschiedliche Workflow – Engines (BPML,
XML)

12. 1. Oktober 2021
Compliance
 Nutzen und Sicherheit
 Revisionssichere Archivierung
Aufbewahrungsfristen
 Gesicherter Datenaustausch
Digitale Signatur
 Rechtssicherheit
Schutz vor Manipulation
Beim Austausch von e-mails
Beim Austausch von Dokumenten (WinWord, PDF, etc.)
 Dokumentenmanagement
Officeintegration
Versionsmanagement
Vorlagenmanagement (CI)

13. 1. Oktober 2021
Digitale
Archivierung
Dokumenten-
Management
Workflow
Die Unternehmen
 SOLITAS Informatik AG
 seit 1992 Anbieter von Software- und Serviceleistungen für
Enterprise Contentmanagement
 Eigene Produktlinie InfoStore (Serverplattform IBM iSeries)
 900 Installationen in Europa
 40 Partnerschaften mit führenden Unternehmen in Europa
 30 Mitarbeiter im Bereich Softwareentwicklung und
Beratung
 Solitas – ein Unternehmen der börsenotierten SoftM Gruppe

14. 1. Oktober 2021
Die Unternehmen
 d.velop (Schweiz) AG
 Joint Venture der SoftM AG und der d.velop AG
 Vertrieb der ECM-Plattform d.3 der d.velop AG für Windows-
und Linuxplattformen in der Schweiz, Italien, Liechtenstein
im Rahmen des d.cn (d.velop competence network)
 in Österreich: d.velop Austria mit Sitz in Wien
 Weltweit 1500 Installationen
 250 Mitarbeiter im d.cn
Digitale
Archivierung
Dokumenten-
Management
Workflow

15. 1. Oktober 2021
Herzlichen Dank
für Ihre Aufmerksamkeit
Roland Böhme
Solitas Informatik AG
d.velop (Schweiz) AG
roland.boehme@solitas.com
www.solitas.com
www.d-velop.ch
Für manche Prozesse benötigt
man auch weiterhin Papier.
Für alle anderen nicht.