[DE] Staffware Process Suite – Delivering the Process of Business | Dr. Ulrich Kampffmeyer | PROJECT CONSULT | Frankfurt 2002

1
BPM – delivering
competitive advantage
Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT CONSULT
Unternehmensberatung
Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Oderfelder Strasse 17
20149 Hamburg
www.project-consult.com
© PROJECT CONSULT 2001
BPM – Business Process Management
Staffware Process Suite –
Delivering the Process of Business
Frankfurt a.M., 19.02.2002
P R O J E C T C O N S U L T
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Agenda
• PROJECT CONSULT
• Was ist Business Process Management?
• Marktentwicklung
• Einsatzgebiete
• Nutzen von Workflow-Management-Systemen
• Trends

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
PROJECT CONSULT
PROJECT CONSULT
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg
Geschäftsführer
PROJECT CONSULT International Ltd., London
Managing Partner
AIIM Association of Information and Image Management International
AIIM International, Washington D.C., Silver Springs
Member of the International Advisory Board
AIIM Europe, London-Datchett
Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors
Europäische Kommission, DLM, Brüssel
Member of the DLM-Monitoring Committee
Chair of the DLM/ICT-Industry Working Group
BITKOM e.V., AK KEM Knowledge Engineering und Management
Mitglied des Vorstands

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Was ist Business Process Management?
Definitionen
WMS und ECM
Architekturmodelle

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
Business Process Management
Gartner
BPM ist „... eine Mischung aus Prozessmanagement/
Workflow und Technologien zur Integration von
Applikationen...um Interaktionen der Anwender und
die Verbindung von Applikationen zu unterstützen“
(Gartner Group, 03.2001)
Hewlett-Packard
Business Process Management (ist die) Planung,
Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozes-
sen. Es beinhaltet strategische, administrative und
operative Aufgaben
(Hewlett-Packard, 02.2002)

6
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
PROJECT CONSULT
„BPM kennzeichnet die Zusammenführung unter-
schiedlicher Systemkomponenten, die in ihrer
Kombination eine verbesserte unternehmensweite
Prozess- und Datensteuerung ermöglichen“
(PROJECT CONSULT, 07.2001)

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
BPM
Workflow-Management
Integration Server
Messaging
EAI

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
Workflow-Management-Systeme
Hasenkamp und Spring
„Rechnergestützte Systeme, die arbeitsteilige
Prozesse aktiv steuern. Sie koordinieren die
Arbeitsschritte der Beteiligten, ermitteln die jeweils
nächsten Bearbeiter, stellen die notwendigen
Informationen bereit und überwachen die
fristgerechte Erledigung.“
(Hasenkamp und Spring, 1993)

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
Workflow-Management-Systeme
PROJECT CONSULT
• „Der Einsatz von Workflow-Management-Systemen
bedeutet die Automatisierung von Prozessen bzw.
Vorgängen, in denen Arbeitsaufträge (Aufgaben),
Informationen und ggf. auch Dokumente unter
Berücksichtigung von Regeln oder definierten
Verfahren von einer zuständigen Stelle zur
nächsten weitergereicht werden.
• Workflow-Management-Systeme dienen nicht nur
der dokumentenorientierten Vorgangsbearbeitung
sondern vielmehr der Einbindung vorhandener
Applikationen in einen Workflow-basierten
Geschäftsprozeß.“
(PROJECT CONSULT, 1996)

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
EAI (Enterprise Application Integration)
EAI-Kompetenz-Center
bietet keine eigene Definition von EAI an
(http://www.competence-site.de/eaisysteme.nsf, 2002)
Deutsches EAI-Forum
EAI bedeutet:
• Unabhängigkeit von Zeit und Raum
• Vom Business zum E-Business
• E-Business Infrastruktur
• Ersetzt Telefon!
(http://www.eaiforum.de, 2002)

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
Jürgen Brauer
• EAI bedeutet, Softwareanwendungsinseln zu verknüpfen:
sie sollen miteinander kommunizieren, sowohl innerhalb als
auch außerhalb des Unternehmens.
• EAI verspricht, das Problem der Anwendungs- und
Datenintegration in Unternehmen konzeptionell und
programmiertechnisch in den Griff zu bekommen.
• EAI ist immer dann gefragt, wenn es darum geht, auf
unterschiedlichen IT-Plattformen realisierte Geschäftsprozesse
zusammenzuziehen (wie etwa unternehmensübergreifendes
SCM oder CRM)
• EAI (Enterprise Application Integration) oder
Anwendungsintegration wird zur Voraussetzung für effiziente
Business-to-Business-Kommunikation (B2B) zwischen den
Unternehmen
(Quelle: http://home.t-online.de/home/juergen.brauer, 2002)

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Definition
PROJECT CONSULT
„EAI“ kennzeichnet Tools und Komponenten, die
• Low level – Datenflusssteuerungen unterstützen. Diese
werden oftmals auch als Mini-Workflows oder Complex
Requests bezeichnet
• Daten unterschiedlicher Anwendungen mappen. Dies kann
sowohl dezentral in Konnektoren und Adaptern als auch
zentral im Integration Server erfolgen
• Daten unterschiedlicher Anwendungen transformieren. Dies
kann wie das Mapping ebenfalls zentral oder dezentral
erfolgen
• Anwendungsdaten intern in ein oder mehrere neutrale
Formate wandeln
(Quelle: PROJECT CONSULT, 01.2001)

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
WMS und EAI
(Enterprise Application Integration)
Workflow und Integrationserwartungen der Kunden
• 80er und frühe 90er Jahre:
WMS als Integrationskomponente heterogener System-
landschaften
• Anfang bis Mitte der 90er Jahre:
Scheitern großer Workflowprojekte mit komplexen
Integrationsanforderungen
• Seit Mitte der 90er Jahre:
Trennung der Themen Workflow und Systemintegration
• Seit Ende der 90er Jahre
Vermarktung der Integrationsthematik unter dem
Schlagwort EAI. Andere Anbieter und Produkte rücken in
den Mittelpunkt der Betrachtung
• Heute
„Wieder“-Zusammenführung beider Begrifflichkeiten
Workflow und EAI unter dem Schlagwort BPM

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
WMS und EAI
(Enterprise Application Integration)
Die Trennung der Begriffe ist auf Grund der unterschiedlichen
Produkteigenschaften nach wie vor gerechtfertigt und
notwendig
WMS
• steuern Geschäftsprozesse
• bestehen aus den Komponenten
• Buildtime (Modellierungskomponente)
• Runtime (Workflowengine)
EAI-Systeme
• steuern Datenflüsse zwischen Applikationen
• mappen und transformieren Daten
• bestehen aus Komponenten wie
• Integration Server
• Messaging-System

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow Management Coalition
Wer ist die WfMC?
Standardisierungsbemühungen der WfMC
Workflowdefinitionen der WfMC
• Ad hoc Workflow
• Collaborative / Cooperative Workflow
• Administrative Workflow
• Production Workflow

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
AIIM
“The technologies used to create, capture,
customize, deliver, and manage enterprise content
to support business processes.”
(AIIM’s Definition von ECM)
ECM (Enterprise Content Management)
Definition

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Unstructured
Content
DataBusiness
Processes
CUSTOMIZE
CAPTURE
DELIVER
MANAGE
CREATE

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Was ist Enterprise-Content-Management?
• Enterprise Content Management (ECM) geht vom Ansatz aus,
alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen
Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern
(„Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-
/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie
Dokumentenmanagement, Knowledge Management,
Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und
Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-
Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu
vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff
einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung
beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen
Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur
Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung
der Prozesse

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Technologien AIIM International
Page 15
Gartner Consulting Sponsor Briefing
Engagement #010021712—20 March 2001
Entire contents © 2001 Gartner Group, Inc. All rights reserved.
Application - Technology Relationships
ERPERPERP AP/ARAP/ARAP/AR RM/ARM/ARM/A CRMCRMCRM
EnterpriseEnterprise
ApplicationsApplications
ContentContent
ManagementManagement
WorkflowWorkflow
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
DominoDominoDomino ExchangeExchangeExchange RDMSRDMSRDMS
File
System
FileFile
SystemSystem
CollaborationCollaboration
Data WarehousingData Warehousing
MiningMining
EAIEAIEAI
E-BusinessEE--BusinessBusiness
HRMHRMHRM
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
Quelle: AIIM 2001 Industry Study

20
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Page 15
ContentContent
WorkflowWorkflow
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
File
System
FileFile
SystemSystem
MiningMining
EAIEAIEAI
HRMHRMHRM
Basis Idee Nr. 1
Enterprise Content Management
als
integrative Middleware

21
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Page 15
ContentContent
WorkflowWorkflow
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
File
System
FileFile
SystemSystem
MiningMining
EAIEAIEAI
HRMHRMHRM
Basis Idee Nr. 2
als
unabhängige Dienste
für alle Anwendungen

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Page 15
ContentContent
WorkflowWorkflow
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
File
System
FileFile
SystemSystem
MiningMining
EAIEAIEAI
HRMHRMHRM
Basis Idee Nr. 3
als
ein einheitliches, übergreifendes
Enterprise Repository
für jeden Informationstyp

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Technologien
ContentContent
W O R K F L O W
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
File
System
FileFile
SystemSystem
MiningMining
EAIEAIEAI
HRMHRMHRM

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Page 15
ContentContent
WorkflowWorkflow
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
File
System
FileFile
SystemSystem
MiningMining
EAIEAIEAI
HRMHRMHRM
E A I

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Technologien
ContentContent
WorkflowWorkflow
Web Content
Management
Web Content
Management
Doc Mgmt
Imaging
Doc Mgmt
Imaging
File
System
FileFile
SystemSystem
MiningMining
EAIEAIEAI
HRMHRMHRM
BPM

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Architektur
EAI-Engine
Integration
Broker
Adapter
ERP
Integration
Broker
Customer Care
(XML-Enabled)
Integration
Broker
Regel-
werke
Adapter
Legacy App.
Transportschicht (HTTP/HTTPS, JMS, MQSeries...)
Datenfluss-
steuerung
Integration
Backbone
Adapter
WMS-Engine
Workflow-
Management

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BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflowmodelle
Stand-alone-Modell
Präsentationsebene
Funktionsebene
Workflow-Client
Workflow-Engine
Applikation - Client
Applikation-
Services
Host-
Transaktionen
MS Back Office
DMS-
Services
Host-Emulation
MS Office-Anwendungen
Browser / Applets
Datenbankebene Workflow-
Datenbank
Applikations-
Datenbank
Host-
Datenbank

28
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflowmodelle
Geschlossenes integrierendes Modell
Präsentationsebene
Funktionsebene
Workflow-Client
Workflow-Engine
Datenbankebene Workflow-
Datenbank
Applikations-
Datenbank
Host-
Datenbank
Applikation-Services Host-Transaktionen MS Back Office

29
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflowmodelle
Integriertes Modell
Präsentationsebene
Funktionsebene
Applikation-Client
Applikation-Services
Workflow-
Engine
Datenbankebene Applikations-
Datenbank

30
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflowmodelle
Passives Modell
Präsentationsebene
Funktionsebene
Applikation-Client
Applikation-ServicesWorkflow-Engine
Datenbankebene Applikations-
Datenbank
Qeue

31
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflowmodelle
Offenes integrierendes Modell
Präsentationsebene
Funktionsebene
Datenbankebene Workflow -
Datenbank
Applikations-Client
Applikations-
Datenbank
Host-
Datenbank
Host-Emulation
MS Office-
Anwendungen
Workflow-Client
Workflow-Engine
Applikation Services
Host-Transaktionen
MS Back Office

32
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Marktentwicklung in Deutschland
Marktinformationen
Einsatzgebiete von Workflow
Kundenerwartungen an BPM

33
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
• Der Markt für EAI und Workflow wird gegenwärtig
von völlig unterschiedlichen Anbietern besetzt
• WMS und EAI sind keine grundsätzlich
konkurrierenden sondern komplementäre Systeme
• Anbieter von WMS lösen Integrationsanforderungen
durch individuelle Projektservices
• Anbieter von EAI nehmen sich zunehmend der
Workflowthematik an
• BPM versucht einen übergreifenden Ansatz zu
positionieren
• Es gibt bisher kaum Produkte unter dieser
Marktdeklaration

34
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
Workflow-Anbietermarkt
• Accelio
• COI
• DIaLOGIKa
• DocMAN
• Fabasoft
• FileNET
• IBM
• kühn & weyh
• Powerwork
• SER
• Staffware
• ...

35
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
Entwicklungen im WMS-Anbietermarkt
• Accelio steht trotz Umbenennung und veränderter
Geschäftsstrategie vor Übernahme
• Banctec zieht sich aus dem Workflow-Markt zurück
• Dignos hat Insolvenz angemeldet
• DocMan hat Insolvenz angemeldet
• Fujitsu, HP und Oracle konnten sich bisher nicht im
Markt positionieren
...
• Die Geschäftserwartungen der meisten führenden
Workflow-Anbieter im deutschsprachigem Raum
haben sich nicht erfüllt

36
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
WMS-Marktprognose
Gesamtdurchdringung (Planungsstand)
Aus: „Dokumenten-Management und Workflow 1999: Ist-
Analyse des deutschen Marktes
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
MF
DMS
Imaging
E-Archiv
Workflow
KM
Groupware
Messaging
Internet
Digi.Sig.
(C) INFOdoc ReSearch 1999

37
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
WMS-Marktprognose
Technologie 1998 1999 2000 2001 2002 2003 3J-
Kurve
5J-
Kurve
Ad hoc/Enterprise
Workflow
84 108 138 175 216 261 17% 25%
Production
Workflow
37 47 60 75 93 112 17% 25%
Vorhersage des Markts für Dokumententechnologie nach Segment – Einnahmen aus Deutschland in Millionen US-Dollar
(Quelle: Gartner Group)

38
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
Workflow-Implementierungen
Vergleichsweise hohe Installationsraten:
• Interne Verwaltungsvorgänge
• Urlaubsanträge
• Einrichtung neuer Mitarbeiter – Arbeitsplätze
• Einzelne Kerngeschäftsvorgänge
Mittlere Installationsraten:
• Automatische Posteingangsbearbeitung
• Einzelne E-Business-Vorgänge
Geringe bis kaum wahrnehmbare Installationsraten:
• Unternehmensweite Implementierungen
• Systemintegrierende Implementierungen

39
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
EAI-Anbietermarkt
(Quelle: Diebold Management Report 03.2001)

40
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
EAI-Anbietermarkt
(Quelle: Winter Green Research)

41
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
EAI-Anbieter im Workflowmarkt
• So gut wie alle alle EAI-Anbieter werben auch mit
Workflow in ihrem Portfolio
• Nur wenige haben tatsächlich ein adäquates
Produkt oder verwertbare Workflow-Features
• IBM
• Tibco
• Sun Microsystems (iPlanet)
• Bea
• Vitria (Ansätze)
• ...

42
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
EAI-Marktprognose
(Quelle: IDC, 2001)

43
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
EAI-Marktprognose
Jährliche Steigerungsraten EAI
0
20
40
60
80
100
120
140
160
2001 2002 2003 2004
Prozent
HW SW Service
(Quelle: Meta Group 07.2002)

44
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markt
Entwicklungen im EAI-Anbietermarkt
• Nur wenige Anbieter schreiben in diesem Segment
bisher schwarze Zahlen
• Der EAI-Markt wird im wesentlichen von IBM
beherrscht, gefolgt von Tibco
• „Neue“ Anbieter wie Candle, Level8, Vitria oder die
mittlerweile von IBM übernommene Cross Worlds
u.a. arbeiten zur Zeit noch defizitär

45
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Einsatzgebiete

46
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow-Nonsens
Trends und falsche Deklarationen, die sich nicht
durchgesetzt haben
• Ad hoc – Workflow
• Der Versuch Ad hoc – Workflow als eigenständige
Systemkategorie zu installieren, wurde auf Grund
fehlender geeigneter Produkte vom Markt nicht
angenommen
• Vertreter dieses Workflowtyps waren bzw. sind u.a. die
WfMC, Microsoft und die Gartner Group
• Global Community Workflow
• Die plattform- und standortunabhängige Bereitstellung
von selbstbeschreibenden Workflow-Objekten ist bisher
und auf absehbare Zukunft ein rein akademisches Thema
• Erste Ansätze wurden innerhalb der WfMC diskutiert

47
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow-Nonsens
• Workflow für den privaten Anwender
• Die Idee, sehr einfach zu handhabende, äußerst günstige
kleine Workflow-Produkte auf PC-Basis auf dem Markt zu
bringen, ist fallengelassen worden
• Im Rahmen der Internet-Euphorie sahen einige Anbieter
von „Low-Cost“-Produkten hier einen weiteren Markt.
Mittlerweile sind die Ideen und in einigen Fällen auch die
Anbieter vom Markt verschwunden.

48
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und Anwendungen
• Workflow-Engines werden ein fester Bestandteil von
Anwendungssystemen.
Beispiele sind:
• SAP mit ihrem integrierten SAP Business Workflow
• Allerdings kaum wahrnehmbare Installationen im Markt
• Thiel mit der Workflow-Engine COSA von Ley
• Gauss Enterprise mit der Workflow-Engine von Staffware
• Depfa IT-Systems GmbH mit der Workflow-Engine von
DIaLOGIKa

49
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und CRM (Customer Relationship Management)
Bei CRM-Lösungen sind zwei völlig unterschiedliche Ansätze
zu unterscheiden:
• Das Customer Relationsship Management findet aus
laufenden Prozessen heraus statt, z.B. die aktive
Nachakquise, die prozessgesteuerte Bearbeitung von
Beschwerden oder ähnliche Aufgaben. Dies ist ein typisches
Workflow-Anwendungsfeld
• In vielen Call- oder Service-Centern geht es aber häufig nur
darum, bestimmte Informationen kurzfristig zusammenziehen
zu können. Hier entscheiden sich heute die Anwender vielfach
für Dokumenten-Management-Lösungen, oder wenn es nicht
um spezielle Datentypen wie Images geht, für
DataWarehouse-Anwendungen. Der Prozeßansatz
beschränkt sich hierbei häufig auf das Weiterleiten einer E-
Mail an den zuständigen Bearbeiter

50
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und CRM (Customer Relationship Management)
• Überwiegende Nutzung von CRM-Produkten ohne
Workflow
• Keine wahrnehmbare Nutzung von CRM-eigenen
Workflowfunktionen
• Kaum Realisierungen von CRM-Lösungen mit
Standard-WMS

51
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und SCM (Supply Chain Management)
• SCM trifft man in unterschiedlichen Branchen wie
Produktionsunternehmen, Handelsunternehmen und
Transportunternehmen an.
• Während in Verbindung mit Speditionsunternehmen der
Prozeß des Transportwesens vom Verkäufer zum Kunden
betrachtet wird, kommt in Produktionsunternehmen
beispielsweise der gesamte Ablauf von der Beschaffung bis
zur Fertigung hinzu
• Allein im Bereich des Gütertransports bilden sich zur Zeit
komplexe Servicepakete, die sich sowohl auf technische
Entwicklungen der EDV und der Telekommunikation stützen
als auch auf Dienste, die sich im Umfeld der
Verkehrsüberwachung und –steuerung etablieren.

52
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und SCM (Supply Chain Management)
• Es lassen sich gegenwärtig zwei Nutzungsformen
von Workflow beobachten
• Nutzung von Standard-WMS als Zusatzprodukt,
z.B. bei der Deutschen Post
• Integration von WMS in Anwendungen,
z.B. bei der Thiel AG

53
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und Bürgerportale
• „Es zeichnet sich ab, daß immer mehr Behörden den
elektronischen Informationsaustausch mit ihren Bürgern
einführen. Neben der klassischen E-Mail-Kommunikation
werden zunehmend Portale entstehen. Über sie können
aktuelle Informationen zu Vorhaben wie auch Angaben zu
bestimmten Antrags-/ Genehmigungsverfahren abgerufen
sowie Anträge sofort elektronisch ausgefüllt und abgesendet
werden. Für diesen Bereich der aktiven Vorgangsbearbeitung
werden dann auch WMS interessant, die die Daten gemäß
ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren und den
entsprechenden Beabeitern zuleiten. Gleichzeitig können die
Bürger den Bearbeitungsstand jederzeit elektronisch abrufen
und bei Notwendigkeit den ausgewiesenen Sachbearbeiter
per E-Mail oder auch telefonisch kontaktieren.“
(PROJECT CONSULT 2000)

54
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und Busines to Business
• Der B2B-Bereich hat in mehreren Branchen einen erheblichen
Bedeutungszuwachs erlebt und in Folge auch die technische
Gestaltung und Kontrolle der Prozesse. Workflowaspekte
gewinnen in diesem Zusammenhang vor allem für die Kontrolle
und Steuerung der eigenen Prozesse in Verbindung mit
erwarteten Dateneingängen der Partner an Gewicht.
Ein Beispiel hierfür ist die Telekommunikationsbranche.
• Noch nicht durchgesetzt haben sich dagegen Services zur
Kalkulation von Geschäften, wozu der Interessent auf die
relevanten Anwendungen und Konditionen des Anbieters
zugreifen kann, über die Antragstellung bis hin zur Auftrags-
verfolgung und den direkten Datenaustausch über das Internet.

55
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Workflow und Dokumentenmanagement
• Seit ca. zwei Jahren sind folgende Schwerpunkte
bei den DMS/Archivanwendern zu beobachten
• Einführung bzw. Ausbau von DMS/Archivsystemen als
Infrastrukturlösungen
• Realisierung einheitlicher Postkorblösungen
• Realisierung automatischer Posteingangsbearbeitung
• Ausbau des Dokument-Initialroutings zur komplexeren
Prozessunterstützung
• Nutzung von Workflow als integrative Middleware-Schicht
zwischen Dokumenten-Management und anderen
Anwendungen, Beispiel ADIG

56
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Kundenerwartungen BPM
Die aufgeführten Kundenerwartungen betreffen WMS
und/oder EAI-Lösungen gleichermaßen
• Prozessorientierte Vorgangssteuerung
• Über unterschiedliche Benutzer
• Über unterschiedliche Plattformen und Applikationen
• Terminverwaltung, -steuerung und –kontrolle
• Vorgangs- und Aufgabenbezogene
Informationsbereitstellung
• Lösung der Stellvertretungsproblematiken
• Monitoring und Optimierung von Prozessen

57
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Nutzen von WMS
Nutzenbereiche
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen

58
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Nutzenbereiche
Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- keine Mehrfachablagen
- Telefonate / Fax
- Bearbeitungszeiten
- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten
• direkter Informationszugriff mit unter-
schiedlichen und kombinierbaren
Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige
Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis
• höhere Produktivität durch schnellere
Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für
mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit
• mehr Transparenz, bessere Steuerung
• keine Fehlablagen
• erhöhter Datenschutz durchkontrollierte
Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht
weitestgehend dem Original) auch bei
Langzeitspeicherung

59
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Nutzenbereiche
verbesserungen
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- Telefonate / Fax
- Rückstellzeiten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
Zugriffskriterien
Informationsnutzung
Rückgriffe
mehrere Benutzer
Langzeitspeicherung
Eher gering

60
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Nutzenbereiche
verbesserungen
- Ablegen
- Suchzeiten
- Ausgeben
- Kopieren
- Transportzeiten
- Archivunterhalt
- Telefonate / Fax
- Rückstellzeiten
- Archivsysteme
- Bürohilfsmittel
- Mikroverfilmung
- Kopierkosten
- Porti / Transport
Zugriffskriterien
Informationsnutzung
Rückgriffe
mehrere Benutzer
Langzeitspeicherung
Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial

61
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Nutzenbereiche
Kosten-
abbau
- Infrastucktur
- Extern
- Raum etc.
Tiefere Kosten
Kürzere
Durchlaufzeiten
Bessere
Servicequalität
Kürzere Produkt-
entwicklung
Neue
Marktleistung
mehr
Ertrag

?
?
?
?
Erhaltung / Verbesserung Wettbewerbsfähigkeit
bessere
Effizienz
- Bearb.-Zeit
- Transportzeit
- Zugriff
höhere
Qualität
- Tranzparenz
- Verfügbarkeit
- Sicherheit

62
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
Messbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit von
BPM-Lösungen sind schwierig
Gründe hierfür sind:
• Signifikante Preisunterschiede der Produkte
• Immer schwerer zu ermittelnde Vergleichspreise
• Seriöse Ermittlung von Zahlen zu alternativen
Lösungen
• Seriöse Rechnungsabgrenzungen, Erfolgsstories
verbuchen i.d.R. alle Erlöse z.B. eines neuen mit
WMS realisierten Geschäftsmodells für sich

63
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Trends
Markttrends
Marketingtrends
Produkttrends

64
BPM – delivering
PROJECT CONSULT
20149 Hamburg
Markttrends
• Web-basierte Lösungen
Mit der Verbreitung Web-Basierter Lösungen im
Application-Market wächst der Druck auf die
Anbieter von WMS- und EAI-Lösungen
• Beispiel Bea
Bea hat das Produkt Jflow von der Workflow Corporation
gekauft und auf Basis von EJB in seine eigene Lösung
reimplementiert
• E-Forms
• Beispiel Springer
• WF als integrative Middleware
• Beispiel ADIG
• EAI als Zwischenstufe zu Workflow (nicht selten
allerdings Endausbaustufe)
• Beispiel debitel

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Marketingtrends
• Anbieter setzen zunehmend auf spezifische
Lösungen
• Anwendungsorientiert, z.B. im Bereich SCM oder CRM
• Branchenorientiert, z.B. im Bereich Versicherungen

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Produkttrends
• Redesign von bestehenden WMS auf Basis Java
• Bea
• eiStream
• Verwendung von XML als „neutrales“ Format
• Die Mehrheit der EAI-Lösungen
• Erste WMS-Anbieter wie Staffware mit seinem
XML-Derivat

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Produkttrends
• Prozessoptimierung durch bidirektionalen
Datenaustausch zwischen Workflow-
Laufzeitumgebung und GPO-Tool
• Beispiel Staffware Process Suite und der Process
Performance Manager von IDS Scheer
• Direkte Verwendungsfähigkeit von GPO-Tools
• Erste direkte Nutzung eines GPO-Tools ohne eigene
Buildtime: Adonis und AIC
• Weiterentwicklung von ARIS um Definitionsmöglichkeiten
eines technischen Modells für eine 100 prozentige
Datenübergabe und –verwendungsfähigkeit an Buildtime-
Komponenten von WMS-Anbieter

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Der Portal-Stern
Excalibur
PC DOCS
FULCRUM
Dataware
grapeVine
Hyperwave
Intraspect
Meta Systems Guild
Semia
Verity
Autonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
Datachannel
Sagemaker
Giyphica
Powerize.com
Coextant
USU
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImage
Gorechange
SAP (mySAP)
PeopleSoft
J.D.Edwards
Oracle
Ariba
Yahoo!
AOL/Netscape
Infoseek
Inktomi
Portera
Epicentric
Intranet
Solutions
OpenText
Documentum
CE AG
Viador
Hummingbird
Sqribe
Information
Advantage
Top Tiar
SER
Quelle: Delphi Group

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