Projektreport Projektmanagement

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Projektreport „Projektmanagement“
Gernot Karlsböck
Ing., Dipl.-Kfm.
Interim Management
Projekt Management
Consulting
Untere Berggasse 16
A-8662 St. Barbara
Mobil: +43 660 5643200
info@gki-interim.at
www.gki-interim.at
Verbesserung des Projekt-
ergebnisses im Anlagenbau
Kostenreduzierung | Claim-Management | USA
Ein Hersteller von Maschinen und Anlagen zur Kunststoffproduktion benötigte
kurzfristig einen Leiter des globalen Projektmanagements. GKi Interim- &
Projektmanagement wurde mit dieser Aufgabe auf Zeit betraut. Die Haupt-
aufgabe bestand in der Verbesserung der Projektmanagement-Strukturen und
-Prozesse sowie in der Überarbeitung des Projektmanagement-Handbuches.
Relativ früh im Mandat wurden von der Geschäftsführung umsichtig Schwächen
im Projektmanagement einer Großanlage in den USA erkannt. Ich wurde somit
auch mit der Aufgabe betraut, dieses Großprojekt vor Ort operativ zu begleiten
und Verbesserungen bezüglich Zeit, Kosten und Qualität zu erzielen.
Die Aufgaben bei der Projektbearbeitung waren im Wesentlichen:
 Schnellstmögliche Reduzierung der Projektkosten, Troubleshooting
 Organisation der Baustelle und Optimierung der Zusammenarbeit mit
Lieferanten und Kunden
 Reduzierung der Projektlaufzeit
 Leitung des Baustellen- und Inbetriebnahmepersonals vor Ort
 Coaching, Führung und Unterstützung der vorhandenen Projektleitung

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Sofortmaßnahmen umgesetzt zur Mitarbeiter-
motivation und Baustellenkoordination
Vor Ort mussten bis zu 100 Mitarbeiter geführt und auch motiviert werden.
Eigenes Montage- und Inbetriebnahmepersonal aus Deutschland, den USA,
China und Italien sowie Subunternehmer und Lieferanten aus Europa und den
USA mussten im Zuge einer Optimierung der Arbeitsschritte eng koordiniert
werden.
Auf der Baustelle kam es vor meinem Einsatz immer wieder zu Verzögerungen
im Bauablauf, zur Konfrontation mit dem Kunden und nicht zuletzt zur
Demotivation der Projektbeteiligten. Das Projekt war sprichwörtlich kurz vor der
Kippe und ein schnelles Troubleshooting war unumgänglich. Insofern bestanden
die ersten Aufgaben darin Arbeitsabläufe rasch zu strukturieren, Aufgaben
effektiv zu verteilen, die Kommunikation mit dem Kunden und Lieferanten zu
verbessern und die Mitarbeiter zu führen und zu steuern. Die vorhandene
Projektleitung wurde zusätzlich gecoacht und unterstützt.
Etliche Probleme waren in dieser ersten Phase zu lösen. So war es erforderlich,
die internen Abläufe (sowohl bezüglich Kommunikation als auch Material-
lieferungen) zu verbessern. Dies wurde durch den Einsatz geeigneter Tools und
entsprechender Arbeitsanweisungen erreicht. Aber auch die Lieferqualität von
Subunternehmern, Lieferanten sowie bei eigenen Materiallieferungen, wurde
durch verbesserte Qualitätsmaßnahmen und Einsatz von QS-Tools erhöht.
Projektcontrolling und Lean-Methoden als
Grundlage für weiteren Projektverlauf
Wichtig waren in der ersten schwierigen Phase eine ehrliche Bestandsaufnahme
und eine bessere Kommunikation. Zum einen implementierte ich ein
effizienteres Projektcontrolling sowie mehrere neue KPI´s, die einen besseren
Überblick verschafften und Grundlage für spätere Maßnahmen waren. Zum
anderen wurden mittels Visualisierung die Arbeitsabläufe festgehalten und
optimiert. Hierzu habe ich z.B. mit Kanban Boards sowie PDCA-Regelkreisen
gearbeitet, angelehnt an die Lean-Philosophie und bestens einsetzbar im
Projektmanagement.
Projektkennzahlen nach erster Phase deutlich
verbessert und Claim Management eingeführt
Die Projektkennzahlen verbesserten sich in den ersten Monaten meines
Mandates erheblich. Terminverkürzung von 5 Wochen, Einsparungen im

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fünfstelligen Euro-Bereich und bessere Lieferanten- und Ausführungsqualität
waren die direkt sichtbaren Erfolge.
Wesentlich verbessert wurde auch die Kommunikation zum Kunden und die
Abstimmung zwischen den Projektmanagementteams des Unternehmens und
des Kunden. Dies war äußerst wichtig in der kritischen Phase und eine
wesentliche Voraussetzung auch für die später erfolgreiche Projektarbeit. Ich
führte tägliche Projektbesprechungen an den Anlagen ein, mit Projekt-,
Montage- und Inbetriebnahmepersonal sowie kundenseitig Projektmanagement
und Operations. Während der späteren Phase der Inbetriebnahme und des
ramp-up´s der Produktion wurden weitere Abteilungen involviert, wie z.B.
Industrial Engineering und Maintenance.
Für die kostenseitige Abfederung des Projektes war die Generierung von Claims
wichtig. Da kein aktives Claim-Management vorhanden war, implementierte ich
schnell einige einfache Claim Tools und startete ein Claim-Management. Im
Laufe des Projektes wurden so 700 TEUR an Kundenclaims generiert sowie 150
TEUR an Lieferantenclaims. Nach ersten erfolgreichen Claims wurden
Mitarbeiter des Unternehmens entsprechend motiviert und arbeiteten
hervorragend bei der Umsetzung und Generierung der Claims mit.
Effizientes Projektmanagement bringt
Einsparungen in Millionenhöhe
Trotz der Tatsache, dass das Projekt zu kippen drohte, konnten innerhalb von 9
Monaten beachtliche Ergebnisse erzielt werden. Zu verdanken auch den hervor-
ragenden Mitarbeitern des Unternehmens, die kooperativ und vertrauensvoll mit
mir zusammen am Projekt arbeiteten. 5 Wochen Einsparung in der
Projektlaufzeit, 850 TEUR an Claims und über 2 mio EUR Ergebnisverbesserung
konnten in 9 Monaten erzielt werden.
Das Projekt in Stichworten:
 Verbesserung bei Projektkosten, -terminen und -qualität im Anlagenbau
 Troubleshooting und Sofortmaßnahmen stabilisieren das Projekt
 Deutliche Verbesserungen im Baustellenmanagement,
Kundenmanagement und Lieferantenmanagement
 Projektmanagementprozesse analysiert und entscheidend verbessert
 Erfolgreiche Implementierung von Claim-Management
 Gesamteinsparungen in Höhe von >2,0 mio EUR

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