Getting things done - kurz GTD - von David Allen ist eine Methode , um sich selber gut zu organisieren. Das Hauptziel: Den Kopf frei bekommen. Und dafür sorgen, dass nichts hinten rüber fällt. Erfahren Sie, wie GTD funktioniert - und wie Sie es in Ihren Alltag einbauen können. Wenn Sie mehr zu GTD wissen möchten, dann laden Sie sich einfach mein kostenloses eBook herunter (http://zeitkünstler.de/download-ebook-gtd/)

1. © 2015 by Klaus Heywinkel
GTD – kurz erklärt

2. © 2015 by Klaus Heywinkel - 2 -
Selbstmanagement

3. © 2015 by Klaus Heywinkel - 3 -
Das „Problem“
„Das menschliche Gehirn erinnert
sich an unerledigte Aufgaben
besser als an Erledigtes.“
(Zeigarnik-Effekt)
Das tägliche
Gedankenkarusell
stoppen!

4. © 2015 by Klaus Heywinkel - 4 -
Das Ziel

5. © 2015 by Klaus Heywinkel - 5 -
Die Idee
David Allen:
Sorge dafür, dass
Unerledigtes nicht in deinem
Kopf ist und dort Energie
verbraucht.

6. © 2015 by Klaus Heywinkel - 6 -
Die Idee
David Allen:
Nutze ein zuverlässiges
System, dem dein Gehirn
vertraut.
Dann darf das Gehirn die
Aufgaben „vergessen“

7. © 2015 by Klaus Heywinkel - 7 -
Die Idee
David Allen:
Das System muss
zuverlässig darüber
Auskunft geben, was als
nächstes zu tun ist.

8. © 2015 by Klaus Heywinkel - 8 -
Das System
 Eine Aufgabenliste
 Eine Projektliste
 Ein Posteingang
 Ein eindeutiges Ablagesystem

9. © 2015 by Klaus Heywinkel - 9 -
Der Erfolgsfaktor
Was dieses System erfolgreich
macht:
Disziplin

10. © 2015 by Klaus Heywinkel - 10 -
Der Erfolgsfaktor
 Sehe deinen Posteingang
mindestens einmal in der
Woche durch.
 Sehe deine Aufgabenliste
mehrmals in der Woche durch

11. © 2015 by Klaus Heywinkel - 11 -
Posteingang

12. © 2015 by Klaus Heywinkel - 12 -
Aufgabenliste
Durchsehen der Aufgabenliste:
 Was ist als nächstes zu tun?
 Stimmt die Planung von
Dringlichkeit & Wichtigkeit aller
Aufgaben noch?

13. © 2015 by Klaus Heywinkel - 13 -
Aufgabenliste
Zusatzinformationen:
 Deadlines
 Kontext
 Priorität

14. © 2015 by Klaus Heywinkel - 14 -
Das ist alles!

15. © 2015 by Klaus Heywinkel - 15 -
Wochenplan
 In der Vorwoche die kommende
Woche planen
 Weniger planen, als möglich
wäre
 Das „Hauptziel“ der Woche
definieren
 Mehr Flexibilität: Auf Tagespläne
wenn möglich verzichten

16. © 2015 by Klaus Heywinkel - 16 -
Wochenplan

17. © 2015 by Klaus Heywinkel - 17 -
Kalender
„Echter Termin“: Die Erledigung
macht vor und nach dem Termin
keinen Sinn und ist nur im
Zeitraum des Termins möglich.
In den Kalender gehören nur
echte Termine – keine
Aufgaben

18. © 2015 by Klaus Heywinkel - 18 -
Deadlines
„Echte Deadline“: Eine Erledigung
nach der Deadline ist nicht mehr
möglich oder nicht mehr sinnvoll.
Nur „echte“ Deadlines
verwenden

19. © 2015 by Klaus Heywinkel - 19 -
Tipps
Große Aufgaben klein machen
Pareto Prinzip (80/20)

20. © 2015 by Klaus Heywinkel - 20 -
Tipps
Wenn eine Aufgabe lange von einer Woche in
die nächste geschoben wurde:
 Gibt es eine Deadline?
 Was würde passieren, wenn ich es nicht
täte?
 Ist noch nicht der richtige Zeitpunkt?
 Kann ich es delegieren?
 Ist nicht genau klar, was zu tun ist?
 Ist die Aufgabe zu groß?

21. © 2015 by Klaus Heywinkel - 21 -
GTD mit Outlook
 Kategorien: Projekte
 Status:
 Offen: ToDos für diese Woche
 In Bearbeitung: Was bereits
begonnen wurde
 Zurückgestellt: Arbeitsvorrat
 Warten auf

22. © 2015 by Klaus Heywinkel - 22 -
GTD mit Outlook
Historie bei „Langläufern“ im
Aufgabentext pflegen.
• 21.02.: Chef beauftragt mich per Mail mit der
Erstellung des Textes
• 25.02.: Habe Textentwurf erstellt und an
Kollegen Franz geschickt mit der Bitte um eine
Prüfung
• 12.03.: Bisher keine Rückmeldung von Franz.
Habe heute nachgefragt.
• 14.03.: Rückmeldung von Franz eingearbeitet
und Text an Chef geschickt. Warte jetzt auf
seine Rückmeldung.

23. © 2015 by Klaus Heywinkel - 23 -
GTD mit Outlook

24. © 2015 by Klaus Heywinkel - 24 -
GTD mit Excel

25. © 2015 by Klaus Heywinkel - 25 -
GTD mit MindMaps

26. © 2015 by Klaus Heywinkel - 26 -
GTD mit MindMaps

27. © 2015 by Klaus Heywinkel - 27 -
GTD mit Zetteln

28. © 2015 by Klaus Heywinkel - 28 -
Apps
 DropTask - sehr visuell
 ToDo Cloud – farblich sehr schön
gestaltet
 Toodledo – schlicht und effizient
 OurGroceries - Einkaufsliste

29. © 2015 by Klaus Heywinkel - 29 -
Zu guter letzt
Meine Lieblings-ToDo-Liste
ToDo‘s
1. ToDo-Liste anlegen ()
2. Ersten Punkt auf erledigt setzen ()
3. Sich freuen, dass die ersten beiden
Punkte erledigt sind ()

30. © 2015 by Klaus Heywinkel - 30 -
Literatur