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Muster
Vermögensverwaltungs AG
Frankfurt am Main

ORGANISATIONSHANDBUCH

Stand:

September 2013
Muster Vermögensverwaltungs AG
Frankfurt am Main

INHALTSÜBERSICHT (Auszug)
Abschnitt 1

Vorbemerkung
Geltungsbereich für das gesamte Institut und alle Geschäftsbereiche
Einhaltungsverpflichtung für alle Mitarbeiter und gebundenen Vermittler

Abschnitt 2

Einführung
Gesellschaftsrechtliche Grundlagen
Umfang der Erlaubnis nach § 32 KWG
Tatsächliche Geschäftstätigkeit des Instituts
Größeneinstufung des Instituts und Risikoeinstufung der Geschäftstätigkeit

Abschnitt 3

Geschäftsorganisation
Gesetzliche Grundlagen aus dem KWG
Leitbild, ethische Grundsätze, Unternehmenspolitik
Geschäftsstrategie, Geschäftsbereiche
Aufbau- und Ablauforganisation
Personal und Vergütungssysteme
Auslagerungen an externe Dienstleister und gebundene Vermittler
IT-System, Sicherheits- und Notfallkonzept, Datenschutz
Interne Revision und Revisionsbeauftragter

Abschnitt 4

Wertpapierdienstleistungsgeschäft
Gesetzliche Grundlagen aus dem WpHG
Verhaltensregeln nach §§ 31 ff. WpHG
- Interessenkonflikte, Werbemittelungen, Kundeninformation
- Kundenklassifizierung/-kategorisierung
- Kundenangaben, Geeignetheits- und Angemessenheitsprüfung
- Anlageberatungsprotokoll, PIB, KID
- Handhabung von Zuwendungen
Organisationspflichten nach §§ 33 ff. WpHG
- Beschwerdemanagement
- Compliance-Funktion und Compliance-Beauftragter
- Beschränkung und Überwachung von Mitarbeitergeschäften
- Bestmögliche Auftragsausführung (Best Execution)
- Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Abschnitt 5

Geldwäsche- und Betrugsprävention
Gesetzliche Grundlagen aus dem GwG
Identifizierungspflichten
Gefährdungsanalyse
Geldwäsche- und Betrugspräventionsfunktion sowie -beauftragter

Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Stand:
September 2013

Seite 2 von 6
Muster Vermögensverwaltungs AG
Frankfurt am Main

Verhalten in Verdachtsfällen

Abschnitt 6

Risikomanagement
Risikostrategie
Risikoidentifizierung, -bewertung, -steuerung
Abzuprüfende Risikoarten nach den MaRisk
Risikotragfähigkeitsanalyse
Risikoüberwachung und -kommunikation
Risikocontrolling, Risikocontrolling-Funktion und -Beauftragter

Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Stand:
September 2013

Seite 3 von 6
Muster Vermögensverwaltungs AG
Frankfurt am Main

ANLAGENVERZEICHNIS
Anlage 1

Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat

Anlage 2

Geschäftsordnung für den Vorstand

Anlage 3

Dokumentation zum Handels- und Anlagebuch mit Einhaltung der Bagatellgrenzen

Anlage 4

Organigramm der Führungs- und Aufsichtsstruktur

Anlage 5

Organigramm der internen Geschäftsorganisation

Anlage 6

Übersicht über die Anzeige- und Meldevorschriften für Finanzdienstleistungsinstitute und Wertpapierhandelsbanken nach dem KWG“ der Deutschen Bundesbank

Anlage 7

Revisionsplan mit Prüfungsgebieten und Teilgebieten der Internen Revision

Anlage 8

Vermögensverwaltungsvertrag

Anlage 9

Vermögensbetreuungsvertrag

Anlage 10

WpHG-Formular nach § 31 Abs. 4 WpHG

Anlage 11

Informationen über den Umgang mit Interessenkonflikten
(Conflicts of Interests Policy)

Anlage 12

Ausführungsgrundsätze (Best Execution Policy)

Anlage 13

Identifizierungspflichten nach dem Geldwäschegesetz

Anlage 14

Anlageberatungsprotokoll gem. § 34 Abs. 2a WpHG

Anlage 15

Zuwendungs- und Verwendungsverzeichnis

Anlage 16

Formular Beschwerdeeingang

Anlage 17

Ausgestaltung der Compliance-Funktion

Anlage 18

Verzeichnis der Mindestaufzeichnungspflichten gem. § 34 Abs. 5 WpHG

Anlage 19

Gefährdungsanalyse in Bezug auf Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstige strafbare Handlungen zu Lasten des Instituts

Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Stand:
September 2013

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Muster Vermögensverwaltungs AG
Frankfurt am Main

KURZVORSTELLUNG DES ORGANISATIONSHANDBUCHS
(1)

Dateiform oder Software-Lösung

Das Organisationshandbuch ist in Dateiform oder als Software-Lösung verfügbar.
In Dateiform basiert es auf Word-, Excel-, Powerpoint- und PDF-Dateien. Es verfügt über die in diesen Programmen möglichen Funktionen, z.B. Hyperlinks, Navigation etc.
Als Software-Lösung kommt ein Web-basiertes System zum Einsatz, das im Intranet oder im Internet
bereitgestellt werden kann. Sofern die Internet-Lösung zum Einsatz kommt, werden selbstverständlich Sicherheitsmechanismen implementiert, die das notwendige Vertrauen garantieren.
Vorteil der Software-Lösung ist eine intuitive Benutzeroberfläche, eine komfortable und leistungsfähige Suche, Querverweise, die Möglichkeit, bestimmte Teile als Favoriten zu kennzeichnen, sowie
ein Glossar, dessen Inhalt sich bereits zeigt, wenn mit der Maus der entsprechende Begriff berührt
wird. Zusätzlich sind Änderungen leicht möglich. Das System orientiert sich am populären Wikipedia.

(2)

Aufbau des Organisationshandbuchs

Das Organisationshandbuch ist in sechs Abschnitte unterteilt.
Abschnitt 1 (Vorbemerkung) und Abschnitt 2 (Einführung) stellen den Allgemeinen Teil dar. Hier
werden die Struktur des Unternehmens und der Geschäftstätigkeit aufgezeigt und die Größeneinstufung vorgenommen. Dies gilt für alle weiteren Abschnitte, deren Ausgestaltung von den Angaben in
Abschnitt 2 abhängt.
Die Abschnitte 3 bis 6 stellen den Fachlichen Teil dar. Sie beinhalten im Wesentlichen jeweils ein
Gesetz, wobei es Überschneidungen gibt, die Beachtung finden. Abschnitt 3 behandelt das KWG,
Abschnitt 4 das WpHG und die MaComp, Abschnitt 5 das GWG und Abschnitt 6 die MaRisk.

(3)

Vorteile und Navigation

Durch den beschriebenen Aufbau erreichen wir größtmögliche Übersichtlichkeit.
Auf Wiederholungen wird verzichtet, soweit dies der Übersichtlichkeit dient. Angaben, die für mehrere Abschnitte gelten, wurden im Allgemeinen Teil „vor die Klammer gezogen“. Angaben die wiederholt werden müssten, wurden durch Verlinkung verknüpft.
Jeder einzelne Abschnitt und Unterabschnitt kann über das Inhaltsverzeichnis sowie über den Navigationsbereich direkt angeklickt und geöffnet werden.

(4)

Rechtliche Grundlagen

Jedem Abschnitt im Fachlichen Teil ist eine Übersicht über die relevanten gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften vorangestellt.
Dies trägt vor allem dem Bedürfnis Rechnung, die Vielzahl der Vorschriften auf einen Blick erfassen
zu können.
Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Stand:
September 2013

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Muster Vermögensverwaltungs AG
Frankfurt am Main

(5)

Inhalte des Organisationshandbuchs

Das Organisationshandbuch enthält - soweit möglich - nur die Inhalte, die für das Institut relevant
und wesentlich sind.
Regelungen, die nach aufsichtsrechtlichen Vorschriften zwingend sind, im Institut aber so gut wie
nie zur Anwendung kommen (z.B. Identifizierung nicht anwesender Ausländer), wurden in die Anlagen verlagert. Auf diese wird im Organisationshandbuch verwiesen, so dass man bei Bedarf nachlesen kann.
Abschnitte, die für das Institut nicht relevant sind, entfallen vollständig. Wenn z.B. ein Institut keine Finanzanalysen erstellt und veröffentlicht, wird dies im Allgemeinen Teil dargestellt. Der Fachliche Teil enthält dann keine Regelungen dazu.

(6)

Anpassungen und Änderungen des Organisationshandbuchs

Das Organisationshandbuch enthält geschützte sowie anpassbare Textabschnitte.
Die geschützten Textabschnitte enthalten die gesetzlich oder aufsichtsrechtlich festgelegten Inhalte. Diese sollten nicht verändert werden. Um sie gegen Änderungen (auch versehentliche) zu
schützen, sind sie gesperrt und können nur von demjenigen bearbeitet werden, der die entsprechende Berechtigung hat. Standardmäßig liegt diese bei uns zwecks regelmäßiger Updates. Die
Vergabe an eine andere Person ist natürlich möglich.
Die anpassbaren Textabschnitte enthalten die institutsspezifischen Regelungen, z.B. Ablauforganisation. Diese können vom Institut nach Bedarf geändert und angepasst werden. Natürlich können
Berechtigungen vergeben werden, so dass nur ausgewählte Personen, nicht aber jeder Mitarbeiter,
Änderungen vornehmen können.

(7)

Anlagen zum Organisationshandbuch

Die Anlagen enthalten Musterverträge, Formulare, Arbeits- und Organisationsmittel sowie Regelungen, die aus dem laufenden Text herausgenommen wurden.
Auf die jeweils relevanten Anlagen wird im Text verwiesen. Diese sind über Hyperlinks verlinkt, so
dass sie sich auf Mausklick öffnen.
Die Datenbank kann auch direkt geöffnet werden, so dass man sich z.B. das WpHG-Formular herausziehen kann, ohne im Organisationshandbuch blättern zu müssen.
Die Anlagen können beliebig angepasst und erweitert werden.

Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater
Stand:
September 2013

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  • 1. Muster Vermögensverwaltungs AG Frankfurt am Main ORGANISATIONSHANDBUCH Stand: September 2013
  • 2. Muster Vermögensverwaltungs AG Frankfurt am Main INHALTSÜBERSICHT (Auszug) Abschnitt 1 Vorbemerkung Geltungsbereich für das gesamte Institut und alle Geschäftsbereiche Einhaltungsverpflichtung für alle Mitarbeiter und gebundenen Vermittler Abschnitt 2 Einführung Gesellschaftsrechtliche Grundlagen Umfang der Erlaubnis nach § 32 KWG Tatsächliche Geschäftstätigkeit des Instituts Größeneinstufung des Instituts und Risikoeinstufung der Geschäftstätigkeit Abschnitt 3 Geschäftsorganisation Gesetzliche Grundlagen aus dem KWG Leitbild, ethische Grundsätze, Unternehmenspolitik Geschäftsstrategie, Geschäftsbereiche Aufbau- und Ablauforganisation Personal und Vergütungssysteme Auslagerungen an externe Dienstleister und gebundene Vermittler IT-System, Sicherheits- und Notfallkonzept, Datenschutz Interne Revision und Revisionsbeauftragter Abschnitt 4 Wertpapierdienstleistungsgeschäft Gesetzliche Grundlagen aus dem WpHG Verhaltensregeln nach §§ 31 ff. WpHG - Interessenkonflikte, Werbemittelungen, Kundeninformation - Kundenklassifizierung/-kategorisierung - Kundenangaben, Geeignetheits- und Angemessenheitsprüfung - Anlageberatungsprotokoll, PIB, KID - Handhabung von Zuwendungen Organisationspflichten nach §§ 33 ff. WpHG - Beschwerdemanagement - Compliance-Funktion und Compliance-Beauftragter - Beschränkung und Überwachung von Mitarbeitergeschäften - Bestmögliche Auftragsausführung (Best Execution) - Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Abschnitt 5 Geldwäsche- und Betrugsprävention Gesetzliche Grundlagen aus dem GwG Identifizierungspflichten Gefährdungsanalyse Geldwäsche- und Betrugspräventionsfunktion sowie -beauftragter Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater Stand: September 2013 Seite 2 von 6
  • 3. Muster Vermögensverwaltungs AG Frankfurt am Main Verhalten in Verdachtsfällen Abschnitt 6 Risikomanagement Risikostrategie Risikoidentifizierung, -bewertung, -steuerung Abzuprüfende Risikoarten nach den MaRisk Risikotragfähigkeitsanalyse Risikoüberwachung und -kommunikation Risikocontrolling, Risikocontrolling-Funktion und -Beauftragter Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater Stand: September 2013 Seite 3 von 6
  • 4. Muster Vermögensverwaltungs AG Frankfurt am Main ANLAGENVERZEICHNIS Anlage 1 Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat Anlage 2 Geschäftsordnung für den Vorstand Anlage 3 Dokumentation zum Handels- und Anlagebuch mit Einhaltung der Bagatellgrenzen Anlage 4 Organigramm der Führungs- und Aufsichtsstruktur Anlage 5 Organigramm der internen Geschäftsorganisation Anlage 6 Übersicht über die Anzeige- und Meldevorschriften für Finanzdienstleistungsinstitute und Wertpapierhandelsbanken nach dem KWG“ der Deutschen Bundesbank Anlage 7 Revisionsplan mit Prüfungsgebieten und Teilgebieten der Internen Revision Anlage 8 Vermögensverwaltungsvertrag Anlage 9 Vermögensbetreuungsvertrag Anlage 10 WpHG-Formular nach § 31 Abs. 4 WpHG Anlage 11 Informationen über den Umgang mit Interessenkonflikten (Conflicts of Interests Policy) Anlage 12 Ausführungsgrundsätze (Best Execution Policy) Anlage 13 Identifizierungspflichten nach dem Geldwäschegesetz Anlage 14 Anlageberatungsprotokoll gem. § 34 Abs. 2a WpHG Anlage 15 Zuwendungs- und Verwendungsverzeichnis Anlage 16 Formular Beschwerdeeingang Anlage 17 Ausgestaltung der Compliance-Funktion Anlage 18 Verzeichnis der Mindestaufzeichnungspflichten gem. § 34 Abs. 5 WpHG Anlage 19 Gefährdungsanalyse in Bezug auf Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und sonstige strafbare Handlungen zu Lasten des Instituts Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater Stand: September 2013 Seite 4 von 6
  • 5. Muster Vermögensverwaltungs AG Frankfurt am Main KURZVORSTELLUNG DES ORGANISATIONSHANDBUCHS (1) Dateiform oder Software-Lösung Das Organisationshandbuch ist in Dateiform oder als Software-Lösung verfügbar. In Dateiform basiert es auf Word-, Excel-, Powerpoint- und PDF-Dateien. Es verfügt über die in diesen Programmen möglichen Funktionen, z.B. Hyperlinks, Navigation etc. Als Software-Lösung kommt ein Web-basiertes System zum Einsatz, das im Intranet oder im Internet bereitgestellt werden kann. Sofern die Internet-Lösung zum Einsatz kommt, werden selbstverständlich Sicherheitsmechanismen implementiert, die das notwendige Vertrauen garantieren. Vorteil der Software-Lösung ist eine intuitive Benutzeroberfläche, eine komfortable und leistungsfähige Suche, Querverweise, die Möglichkeit, bestimmte Teile als Favoriten zu kennzeichnen, sowie ein Glossar, dessen Inhalt sich bereits zeigt, wenn mit der Maus der entsprechende Begriff berührt wird. Zusätzlich sind Änderungen leicht möglich. Das System orientiert sich am populären Wikipedia. (2) Aufbau des Organisationshandbuchs Das Organisationshandbuch ist in sechs Abschnitte unterteilt. Abschnitt 1 (Vorbemerkung) und Abschnitt 2 (Einführung) stellen den Allgemeinen Teil dar. Hier werden die Struktur des Unternehmens und der Geschäftstätigkeit aufgezeigt und die Größeneinstufung vorgenommen. Dies gilt für alle weiteren Abschnitte, deren Ausgestaltung von den Angaben in Abschnitt 2 abhängt. Die Abschnitte 3 bis 6 stellen den Fachlichen Teil dar. Sie beinhalten im Wesentlichen jeweils ein Gesetz, wobei es Überschneidungen gibt, die Beachtung finden. Abschnitt 3 behandelt das KWG, Abschnitt 4 das WpHG und die MaComp, Abschnitt 5 das GWG und Abschnitt 6 die MaRisk. (3) Vorteile und Navigation Durch den beschriebenen Aufbau erreichen wir größtmögliche Übersichtlichkeit. Auf Wiederholungen wird verzichtet, soweit dies der Übersichtlichkeit dient. Angaben, die für mehrere Abschnitte gelten, wurden im Allgemeinen Teil „vor die Klammer gezogen“. Angaben die wiederholt werden müssten, wurden durch Verlinkung verknüpft. Jeder einzelne Abschnitt und Unterabschnitt kann über das Inhaltsverzeichnis sowie über den Navigationsbereich direkt angeklickt und geöffnet werden. (4) Rechtliche Grundlagen Jedem Abschnitt im Fachlichen Teil ist eine Übersicht über die relevanten gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Vorschriften vorangestellt. Dies trägt vor allem dem Bedürfnis Rechnung, die Vielzahl der Vorschriften auf einen Blick erfassen zu können. Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater Stand: September 2013 Seite 5 von 6
  • 6. Muster Vermögensverwaltungs AG Frankfurt am Main (5) Inhalte des Organisationshandbuchs Das Organisationshandbuch enthält - soweit möglich - nur die Inhalte, die für das Institut relevant und wesentlich sind. Regelungen, die nach aufsichtsrechtlichen Vorschriften zwingend sind, im Institut aber so gut wie nie zur Anwendung kommen (z.B. Identifizierung nicht anwesender Ausländer), wurden in die Anlagen verlagert. Auf diese wird im Organisationshandbuch verwiesen, so dass man bei Bedarf nachlesen kann. Abschnitte, die für das Institut nicht relevant sind, entfallen vollständig. Wenn z.B. ein Institut keine Finanzanalysen erstellt und veröffentlicht, wird dies im Allgemeinen Teil dargestellt. Der Fachliche Teil enthält dann keine Regelungen dazu. (6) Anpassungen und Änderungen des Organisationshandbuchs Das Organisationshandbuch enthält geschützte sowie anpassbare Textabschnitte. Die geschützten Textabschnitte enthalten die gesetzlich oder aufsichtsrechtlich festgelegten Inhalte. Diese sollten nicht verändert werden. Um sie gegen Änderungen (auch versehentliche) zu schützen, sind sie gesperrt und können nur von demjenigen bearbeitet werden, der die entsprechende Berechtigung hat. Standardmäßig liegt diese bei uns zwecks regelmäßiger Updates. Die Vergabe an eine andere Person ist natürlich möglich. Die anpassbaren Textabschnitte enthalten die institutsspezifischen Regelungen, z.B. Ablauforganisation. Diese können vom Institut nach Bedarf geändert und angepasst werden. Natürlich können Berechtigungen vergeben werden, so dass nur ausgewählte Personen, nicht aber jeder Mitarbeiter, Änderungen vornehmen können. (7) Anlagen zum Organisationshandbuch Die Anlagen enthalten Musterverträge, Formulare, Arbeits- und Organisationsmittel sowie Regelungen, die aus dem laufenden Text herausgenommen wurden. Auf die jeweils relevanten Anlagen wird im Text verwiesen. Diese sind über Hyperlinks verlinkt, so dass sie sich auf Mausklick öffnen. Die Datenbank kann auch direkt geöffnet werden, so dass man sich z.B. das WpHG-Formular herausziehen kann, ohne im Organisationshandbuch blättern zu müssen. Die Anlagen können beliebig angepasst und erweitert werden. Heßler Mosebach Wirtschaftsprüfer Steuerberater Stand: September 2013 Seite 6 von 6