Excel Tutorial als Crashkurs

1. Excel Schulung als Crashkurs
für kaufmännische Anwender
Joern Steinz / Skillday.de

2. Inhalte
2 SD SkillDay.de
Datenanalyse
Funktionen &
Berechnungen
Daten-
visualsierung

3. 1
Inhalte einfügen Optionen (1/2)
3 SD SkillDay.de
Tabellen drehen (transponieren): Nützlich wenn Sie die Spalten
und Zeilen einer Tabelle tauschen möchten.
1. Markieren Sie Ihre Tabelle und kopieren Sie sie (STRG + C)
2. Klicken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Inhalte
einfügen (alternativ STRG + ALT+ V)
3. Wählen Sie im sich öffnenden Dialogfeld “transponieren”
Markt Großbritannien Russland USA Deutschland Spanien Japan China Australien Kanada
Veränderung in % -3,60 -1,20 0,50 0,80 1,20 -0,60 -1,60 2,00 4,20
Umsatz in Mio (€) 25.054.256 15.870.145 666.548.145 105.875.879 33.658.587 15.782.145 458.471.458 12.500.145 15.870.145
2
3
Markt
Veränderung in
% Umsatz in Mio (€)
Großbritannien -3,60 25.054.256
Russland -1,20 15.870.145
USA 0,50 666.548.145
Deutschland 0,80 105.875.879
Spanien 1,20 33.658.587
Japan -0,60 15.782.145
China -1,60 458.471.458

4. 1. Schreiben Sie die Zahl, die Sie auf die Spalte anwenden möchten in eine
leere Zelle und kopieren Sie sie (STRG + C, oder rechte Maustaste
kopieren)
2. Markieren Sie die Werte in der Spalte, auf die Sie die Berechnung
anwenden möchten und klicken Sie die rechte Maustaste
3. Wählen Sie im Menü “Inhalte einfügen” und dann dividieren
4. Klicken Sie die rechte Maustaste & ändern Sie das Format in %
1
Inhalte einfügen Optionen (2/2)
SD SkillDay.de
Alle Werte einer Spalte auf einmal einer Berechnung
unterziehen, z.B. durch 100 teilen um Werte in % umzuwandeln.
2
3
4

5. 1
Vorgehen Tabellenformatierung
5 SD SkillDay.de
2
Erhalten Sie ein Arbeitsblatt, das klar, visuell ansprechend und
interaktiv ist. Machen Sie das mit jedem Datenexport in Excel!
• Klicken Sie in eine Zelle Ihrer Daten > wählen Sie dann in Ihrer Menuleiste unter
Start/Tabellen => Als Tabelle formatieren => wählen Sie Tabelle mit Überschriften
einfügen (wenn Ihre Tabelle Überschriften hat)
• Spalten, die Sie nicht benötigen können Sie ausblenden oder löschen (rechter Klick auf
die entsprechenden Spalten), die optimale Spaltenbreite erhalten Sie durch einen Klick
auf die Trennlinie, Gitternetzlinien lassen sich unter dem Menüpunkt Ansicht
dekativieren, Überschriften Zeile fixieren: Ebenfalls unter
Ansicht => Fenster fixieren

6. Sortieren in Excel (1/3)
6 SD SkillDay.de
Excel bietet Ihnen drei Möglichkeiten, um Ihre Daten zu sortieren.
• Klicken Sie auf das Dreieck in der Überschrift der
Spalte, die Sie sortieren möchten und wählen Sie
dann aus den folgenden Sortierungsoptionen:
1. Vom Kleinsten zum Größten (oder vice
versa)
2. Nach Farbe (hierzu müssen Sie zunächst
eine bedingte Formatierung vergeben)
3. Benutzerdefiniert (dient dazu nach mehr als
einem Kriterium zu sortieren; bedarf der
vorherigen Vergabe einer Farbe

7. 7 SD SkillDay.de
Nach Farbe sortieren:
• Markieren Sie die Spalte, die Sie
sortieren möchten
• Vergeben Sie eine Farbe über Start >
Bedingte Formatierung > obere /
untere Regeln
• Klicken Sie auf das Dreieck in der
Spaltenüberschrift Ihrer Tabelle und
wählen Sie nach Farbe sortieren
Sortieren in Excel (2/3)

8. 8 SD SkillDay.de
Benutzerdefiniertes Sortieren ermöglicht Ihnen Ihre Tabelle nach
mehr als einem Wert zu sortieren (im Menü Sortieren nach Farbe).
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4
Sortieren in Excel (3/3)

9. Filtern in Excel
9 SD SkillDay.de
Filteroptionen blenden Zellen aus, die nicht Ihrem Filter
entsprechen.
• Zum Filtern, klicken Sie
ebenfalls auf das Dreickeck in
Ihrer Spaltenüberschrift
• Ein besonders nützlicher Filter
ist der Textfilter. Er ermöglicht
Ihnen alle Phrasen aus einer
Spalte herauszufiltern, die ein
bestimmtes Wort enthalten.
• Filter können wieder
aufgehoben werden, indem Sie
Filter löschen im Filtermeü
wählen.
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10. Text in Spalten (1/2)
10 SD SkillDay.de
Nützliche Funktion um Inhalte aus einer Spalte auf weitere Spalten
aufzuteilen und z.B. um PDF Tabellen in Excel zu bearbeiten.
• Markieren und kopieren Sie die Daten aus der
PDF Tabelle, die Sie benötigen
• Fügen Sie die Daten in Excel ein => alle Daten
stehen nun in einer Spalte
• Markieren Sie die Daten in der Spalte> (STRG +
Shift + Pfeiltaste unten) > wählen Sie die
Registerkarte Daten > klicken Sie auf Text in
Spalten
• Wählen Sie Kriterien, nachdem Ihr Text aus der
Spalte getrennt werden soll (z.B. Leerzeichen,
Tab)
Quelle:
http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Nachrichten/Pressemitte
ilungen/2014/06/PKS2013.pdf;jsessionid=C631643A0195F60CDA85223034B0B4
18.2_cid295?__blob=publicationFile

11. Text in Spalten (2/2)
11 SD SkillDay.de
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12. Farbskalen
12 SD SkillDay.de
Mächtige Funktion, um Intensitäten in Excel Tabellen anzuzeigen.
• Markieren Sie die Daten in Ihrer Tabelle
• Gehen Sie zu Start > Bedingte Formatierung
• Wählen Sie Farbskalen
• Ändern Sie unter Regel bearbeiten gegebenenfalls die Farbe für
den Tiefstwert und den Höchswert
Quelle:
http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Nachrichten/Pressemitte
ilungen/2014/06/PKS2013.pdf;jsessionid=C631643A0195F60CDA85223034B0B4
18.2_cid295?__blob=publicationFile

13. Sparklines (Linien einfügen)
13 SD SkillDay.de
Sparklines sind praktisch, um schnell Entwicklungen und Trends
zu visualisieren.
1 • Markieren Sie die Zellen, in der die Daten
stehen, für die Sie eine Sparkline erstellen
möchten
• Klicken Sie in die Zelle, in der die Sparkline
eingefügt werden soll
• Wählen Sie unter Diagramme Sparklines / Linien
• Ändern Sie die Stärke der Linie
• Fügen Sie Hochpunkte und Tiefpunkte ein
• Ändern Sie die Farbe der Linie und der Punkte
nach Ihrem Bedarf
• Ziehen Sie die Zelle mit Ihrer Sparkline nach
unten, um die übrigen Zeilen Ihrer Tabelle mit
Sparklines zu erweitern
3
2

14. Bedingte Formatierung (1/6)
14 SD SkillDay.de
Effektives Tool, um Zellen nach Ihren Kriterien hervorzuheben

15. Bedingte Formatierung (2/6)
15 SD SkillDay.de
Übung 1: Zeigen Sie mit einer Ampel, welche Suchbegriffe auf den
Seiten 1,2 und 3 der Googlesuchergebnisse angezeigt werden.
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3
4

16. 16 SD SkillDay.de
1
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Bedingte Formatierung (3/6)
Übung 1: Zeigen Sie mit einer Ampel, welche Suchbegriffe auf den
Seiten 1,2 und 3 der Googlesuchergebnisse angezeigt werden.

17. 17 SD SkillDay.de
Übung 1: Sortieren Sie die Ergebnisse nach Icons
1
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3
4 5 6 7
Bedingte Formatierung (4/6)

18. 18 SD SkillDay.de
Übung 2: Heben Sie Zellen mit Pfeilen hervor, die eine Klickrate
von mehr als 20% und kleiner / gleich 5% aufweisen.
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2 3
Bedingte Formatierung (5/6)

19. 19 SD SkillDay.de
Übung 3: Markieren Sie Zellen die mehr als 300 Impressionen
aufweisen mit einer Farbe.
1 2
3
4
Bedingte Formatierung (6/6)

20. Pivot Tabellen
20 SD SkillDay.de
Mächtiges Instrument, um große Datenmengen schnell
übersichtlich einzuteilen und zu analysieren.
1
3
4
2
3. Was Sie
auswerten
möchten
5. Daten in
Zeilen
4. Daten in
Spalten
7. Gruppierung:
rechter Mausklick
auf Tage
Quellle: https://www.annielytics.com/blog/excel-tips/how-to-create-and-customize-pivot-tables-in-excel/
6.
Einzelfilter
8. Gruppierung
nach Monaten

21. SVerweis
21 SD SkillDay.de
Findet einen Wert in der x-ten Spalte von links einer Tabelle auf
Basis eines definierten Kriteriums
1. Hilfstabelle
anlegen
2. Klicken Sie in
die Zelle für das
Ergebnis
3. Öffnen
Sie den
Funktions-
assistenten
4. Suchen Sie die
Sverweis
Funktion
5. Suchkriterium
aus 1.
6. Wählen Sie
Ihe gesamte
Tabelle aus
7. Spalte in der
das Ergebnis zu
finden ist
8. Geben Sie
immer “0” ein,
für exakte
Ergebnisse

22. Zählenwenn
22 SD SkillDay.de
Funktion zählt, wie häufig ein definiertes Kriterium auftritt.
Übung: Auswertung einer Umfrage
1. Klicken Sie in die
Zelle, in der das
Ergebnis stehen soll
2. Öffnen Sie den
Funktions-
assistenten
3. Suchen Sie nach
der ZählenWenn
Funktion
4. Markieren Sie den
Datenbereich in dem
nach dem Kriterium
gesucht werden soll5. Klicken Sie in die
Zelle, in der
Kriterium steht, das
gezählt werden soll
=ZÄHLENWENN($A$2:$A$89;M4)
6. Fixieren Sie den
Datenbereich mit $ und
ziehen Sie Ihre Formel auf
die übrigen Werte

23. Häufigkeit
23 SD SkillDay.de
Zählt die Häufigkeit eines Wertes bis zu einem Limit / Schwelle.
Übung: Wie viele Begriffe ranken auf den Positionen 1-3, 4-7, 8-10?
1. Limits definieren
2. Zelle in der
das Ergbnis
stehen soll
3.
Häufigkeitsfunktion
im Funktions-
assisten auswählen
4. Markieren Sie
die Daten in der
Spalte, die das
Ergebnis enthält
5. Geben Sie die
Zelle ein, die das
Limit enthält
6. Berechnen Sie
einzelnen Bereiche,
z.B. “Bereich 4-7” =
131 (180-49)

24. Zielwertsuche (1/2)
24 SD SkillDay.de
Berechnet den benötigten Wert, um ein Ziel zu erreichen.
Übung: Berechnung Menge März, um 10K Umsatz in Q1 zu erzielen.
1. Berechnen Sie das
Summenprodukt aus
Preisen und Mengen
2. Gehen Sie zum Reiter
“Daten” und wählen sie
“Was-wäre-wenn”
3. Wählen Sie
Zielwertsuche

25. Zielwertsuche (2/2)
25 SD SkillDay.de
4. Die Zelle, die das
Summenprodukt enthält
6. Die Zelle, deren Wert
Sie suchen
5. Zielwert
eingeben
Berechnet den benötigten Wert, um ein Ziel zu erreichen.
Übung: Berechnung Menge März, um 10K Umsatz in Q1 zu erzielen.

26. Datentabelle (Break-Even-Analyse) (1/2)
26 SD SkillDay.de
Analyse zeigt Ergebnisse für verschiedene Kombinationen.
Übung: Break Even Punkte für unterschiedliche Preise / Mengen
1.
Gewinngleichung
2. Erstellen Sie
eine Tabelle mit
allen relevanten
Menge / Preis
Kombinationen
3. Geben Sie die
Gewinngleichung
nochmal ein und
markieren Sie die
gesamte Tabelle
4. Gehen Sie
zu Daten >
was-wäre-
wenn >
Datentabelle
5. Geben Sie die
Zelle ein, die die
Variable für den
Preis enthält
(Zeile)
6. Geben Sie die
Zelle ein, die die
Variable für die
Menge enthält
(Spalte)

27. 27 SD SkillDay.de
Bedingte
Formatierung >
Farbskalen
Datentabelle (Break-Even-Analyse) (2/2)
Analyse zeigt Ergebnisse für verschiedene Kombinationen.
Übung: Break Even Punkte für unterschiedliche Preise / Mengen

28. Effektive Datenvisualsierung
28 SD SkillDay.de
Setzen Sie Farbe ein, um Ihre Aussage zu unterstützen und
entfernen Sie alle unnötigen Elemente.
Source: Data from the blog “Storytelling with data”, Cole Nussbaumer
Standard Excel Chart
Excel Chart, das eine Aussage unmittelbar verdeutlicht

29. Wasserfall Diagramm
29 SD SkillDay.de
Gutes Chart, um die Bestandteile einer Veränderung zu zeigen.
Übung: Visualisierung der Personalentwicklung eines Standortes.
Source: Data from the blog “Storytelling with data”, Cole Nussbaumer
1. Erstellen Sie
eine Tabelle mit
den Daten für ein
gestapeltes
Säulendiagramm
2. Dataten für die
unteren Säulen
3. Daten für die
oberen Säulen (die
Veränderung, die Sie
zeigen möchten)
4. Fügen Sie ein
gestapeltes
Säulendiagramm
ein und änderen
Sie die Füllung auf
100% transparent

30. Danke und viel Erfolg!
Für Fragen melden Sie sich gerne
unter:
joern@skillday.de
Mehr Exceltipps finden Sie auf
unserem Excelblog unter
http://excellytics.de/blog/