Plannung -conference

1. Internationale Tagung – GiG – Gesellschaft der interkulturellen
Germanistik
Checkliste
1. 10 Monate vorher ZIEL
Ziel der Tagung definieren
Thema der Tagung feststellen
Tagungszeitraum festlegen
Programmablauf (zeitliche Abfolge,
Abendveranstaltungen, Rahmenprogramme
usw. )
Tagungsinhalte festlegen
Aufgaben Verteilung
2. 9 Monate vorher BUDGETIZIERUNG/ FINANZIERUNG
Kostenaufstellung
Schritt 1. Wie?
Sponsorship email verschicken
Schritt 2. Wem?
Organisationen
1. Auswӓ rtige Amt
2. Goethe-Institut
3. DAAD – Deutscher Akademischer
Austauschdienst
4. ZfA – Zentralstelle für das
Auslandsschulwesen
5. PAD- Pӓ dagogischer Austauschdient
6. Robert Bosch Stiftung
7. Stiftung Mercator
8. Heinrich Böll Foundation
9. DSH – Deutsche Sprachprüfung für
den Hochschulzugang
10. DSD- Deutsches Sprachdiplom der
Kultusministerkonferenz
11. DaF – Netzwerk
12. German Information Centre South
Asia
13. German Embassy
Firmen
iMOVE is an initiative of the Federal Ministry of
Education and Research
1. Festo Ditactic
2. Volkswagen Acadamy
3. Chamber of skilled crafts Rhein-Main
4. GL Acadamy
5. Siemens Technik Akademie (STA)

2. Berlin
6. Machwürth Team International (MTI)
7. Indo-German Chamber of Commerce
(IGCC)
Schritt 3.Organisation der Buchhaltung bilden/
Verantwortlichkeit definieren
Schritt 4. Regelmӓβige Budgetkontrolle
Schritt 5. Veranstaltungskonzept festlegen
3. 7 Monate vorher WEBSITE ERSTELLEN
 Material sammeln
 Content schreiben
 Bilder entwerfen
 Logo
 Datenbank
 Videos
 Angebote schreiben
 anziehende Sprüche schreiben
 Übersetzen “Deutsch ins Englisch”
Zusӓtzliche
 Blogs schreiben
 Sozial Netzwerke
 Forums
 Assoziation koordinieren
Detallierte Zeitplannung
Deadlines, Termine
ERSTELLUNG DER TEILNEHMERPROFIL
Geplante Teilnehmerzahl
Zielgruppen und deren Erwartung kennen
4. 6 Monate vorher WISSENSCHAFTLICHES PROGRAMM
beinhaltet
 Vortrӓ ge
 Diskussionen
 Workshops
 Poster Sessions
 Satellitensymposien
 Fachausstellung
LOGISTIK
Teilnehmerregistrierung
Locationsangebote einholen
Equipment liste erstellen/ Technik
Hotelunterkünfte

3. Transport/ Unterstützung von Airlines
Material und Drucksachen
Cateringangebote einholen
Hotel je nach Anmeldezahl definitiv
buchen
Fotograf für Dokumentation arrangieren
5. 5 Monate vorher Rahmenprogramm festlegen
Konzept erstellen
Einladung verschicken
6. 4 Monate vorher Erinnerung Anmeldeschluss
7. 3 Monate vorher Pressemitteilung und Werbung/
Akkreditierung
 Radio
 Fernsehen
 Zeitung
 Magazine
Broschüre vorbereiten und drucken lassen
8. 1 Monate vorher Detailplannung mit Dienstleiter diskutieren
Kompletten Ablaufplan erstellen und an
Teilnehmer verschicken
9. 1 Woche vor der Tagung Alles kontrollieren
10. Wӓhrend der Tagung Protokoll/ Schlussbericht schreiben
Analyse (Ziele)
11. Nach der Tagung Dokumentation der Ergebnisse
Statistik
Fotos und Videos der Teilnehmer
Projektbewertung der Organisationsteam?
Feedback/ Schlussbesprechung
Dankwort schreiben an Sponsoren,
Referenten