1er Congreso Educativo Inacap. Sala 4 - Gestión de la Calidad. 5 Robby Beas / Casa Central, DGC: Diseño e Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad basado en un enfoque de procesos para Inacap.

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

3. Agenda
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¿Qué es un SGC para INACAP?.
Despliegue.
Resultados Obtenidos.
Próximos Pasos

4. Objetivo principal para INACAP,
periodo 2012-2016
INACAP aspira a continuar su protagonismo en el desarrollo del país
posicionándose como institución de referencia de clase mundial
Aspiración INACAP
Profundizar el
protagonismo histórico
que ha tenido en el
desarrollo del país
Posicionarse como una
institución de referencia y
de clase mundial en el
segmento en el que opera
Fuente: Presentación Definición del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2016

5. Pilar Estratégico
Objetivo Principal
Calidad
Educacional
• Maximizar la Progresión Académica y empleabilidad
Experiencia
INACAP
• Brindar una experiencia diferenciadora al alumno
Vinculación con el
sector Productivo
• Ser el formador de capital humano de referencia
para el sector productivo
La implementación de un SGC apalanca el logro
• Brindar educación accesible a una franja amplia de la
Accesibilidad
depoblaciónpilares estratégicos
estos
Modelo
Institucional
Calidad en
Gestión
• Consolidar el sistema integrado INACAP CFT,IP,
Universidad.
• Gestionar con un modelo de excelencia
Fuente: Presentación Definición del Plan de Desarrollo Estratégico 2012-2016

6. ¿Qué es un SGC para INACAP?
Es un sistema en el que se interrelacionan e interactúan los
colaboradores, los procedimientos y los recursos para lograr la
mejora continua de los procesos académicos y de apoyo.
El SGC está dentro de los 21 proyectos estratégicos para el periodo 2012-2016

7. Mejora continua
de los procesos y
sus resultados
Asegurar el
conocimiento en
la Institución
Principales
Beneficios
Estandarizar los
procesos, con
apoyo de
procedimientos e
instructivos
Identificar los
roles que
participan en
los procesos

8. Alcance del SGC
- Número acotado de procesos, sedes y carreras: gran envergadura y dispersión
geográfica
- Identificar las buenas prácticas realizadas por las sedes y proponer su
adopción a los usuarios finales.
Alcance:
Procesos :
Diseño Curricular, Enseñanza-Aprendizaje, Cierre de Ciclo Académico. Además
de los procesos de apoyo para la entrega del servicio educacional.
Sedes:
Inicial: Las sedes de Maipú, Chillán y Curicó y las correspondientes
unidades de la Casa Central.
Actual: Las sedes anteriores más Talca, Valparaíso, La Serena, Santiago
Sur y Santiago Centro.
Carreras: Inicial: Carreras de las áreas Administración y Negocios, Informática y
Telecomunicaciones y de Procesos Industriales.
Actual: Todas las carreras.

9. Despliegue
- Sociabilización de los procesos de la “columna vertebral” del Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) en las sedes de Maipú, Chillán y Curicó (enero 2013), además de Talca,
Valparaíso, La Serena, Santiago Sur y Santiago Centro (abril 2013).
- Revisión documentos y reuniones de validación con cada uno de los colaboradores
que participan en los respectivos procesos en las sedes contempladas.
Sede Talca
Sede La Serena
Sede Maipú
Sede Santiago Sur
Sede Valparaíso
Sede Chillán
Sede Curicó
Sede Santiago Centro

10. Procedimientos e Instructivos desplegados
1
Elaboración y Modificación de Documentos
16 Tutorías
2
Control Documental
17 Gestión de Retención
3
Tratamiento de Felicitaciones Sugerencias y Reclamos
18 Reclutamiento y Selección Docente
4
Medición de Satisfacción de Alumnos
19 Contratación e Inducción Docente
5
Enseñanza Aprendizaje
6
Planificación de Enseñanza Aprendizaje
7
Ejecución de Enseñanza Aprendizaje
8
Cierre Académico Semestral
9
Cierre Ciclo Académico
10 Egreso
11 Práctica
12 EFC
C
I
C
L
O
D
E
A
P
R
E
N
D
I
Z
A
J
E
20 Desvinculación Docente
21 Evaluación, Acompañamiento y Perfeccionamiento Docente
22 Compra y Recepción de Material Bibliográfico
23 Mantención de Infraestructura
24 Soporte Informático
25 Prevención de Riesgos
26 Mantención de Equipos e Insumos de Laboratorios y Taller (*)
27
Administración de Laboratorios de Computación y de
Especialidad (*)
13 Titulación
28 Compra de Bienes e Insumos
14 Asignatura Intersemestre
29 Compra de Servicios
15 Ayudantía
30 Proyectos de Inversión en Sede
(*) Instructivos.

11. Gestor Documental de los Procesos
Para facilitar el acceso a los procedimientos e instructivos del SGC, se diseñó e implementó
un gestor documental en MS SharePoint del SGC.
http://colabora.inacap.cl/sitios/corp/SG/GdAI/SgGP/Biblioteca%20Paginas%20Web%20Sitio%20SGC/sgc.html

12. Encuesta Sedes
Sedes: Maipú, Chillán, Curicó, Talca, Valparaíso, La Serena, Santiago Sur, Santiago Centro
Total colaboradores que respondieron la encuesta: 147
1 ¿Las reuniones de trabajo fueron realizadas de
forma planificada, cumpliendo con el foco y
objetivo definido para ellas?
2 ¿La documentación de procesos generada
(diagramación y descripción), es representativa de
los procesos?
Ni de acuerdo
ni en
desacuerdo
4%
De acuerdo
15%
Totalmente
de acuerdo
85%
100%
3 ¿Considera Ud. que la información entregada
(documentación de procesos) es útil como apoyo a su
gestión?
Ni de acuerdo
ni en
desacuerdo
2%
Totalmente
de acuerdo
49%
98%
96%
4 ¿Las ideas han sido entregadas claramente?
En
desacuerdo
0,5%
De acuerdo
21%
Totalmente
de acuerdo
77%
De acuerdo
47%
Totalmente
de acuerdo
77%
De acuerdo
22%
Ni de acuerdo
ni en
desacuerdo
0,5%
99%

14. Mejoras Implementadas

15. Mejoras formalizadas en Sedes
 Entre enero y mayo del 2013 se desplegó un total de 30 procedimientos
e instructivos en ocho sedes.
 En 16 de los procedimientos e instructivos se introdujo un total de 27
mejoras, derivadas de las prácticas utilizadas en las sedes, las que han
facilitado el trabajo de los colaboradores en términos de la uniformidad
y registro de las acciones realizadas. Adicionalmente, se implementaron
15 formularios nuevos para apoyar la gestión de las sedes. (Mejoras y
Formularios)

16. Aplicación de Lean a PDC 3.0
El Proyecto.
• En el mes de marzo comenzaron las reuniones de trabajo destinadas a
realizar las modificaciones definidas por la VRAP.
• De forma paralela a la revisión de los aspectos curriculares, se aplicó un
análisis Lean al proceso, con el objeto de mejorar los indicadores de
eficiencia.
Mejoras
bajo
enfoque
Curricular
Mejoras
con
enfoque en
Eficiencia
Proceso de
Diseño
Curricular
v. 3.0.1

17. Aplicación de Lean a PDC 3.0
Aplicación del análisis.
• El análisis Lean tiene por objeto mejorar la eficiencia de los procesos, sobre
la base de eliminar tareas que no aportan valor al entregable final.
• La aplicación del análisis se desarrolló secuencialmente en cada una de las
etapas del Diseño Curricular, en las siguientes fases:
Clasificación de actividades
Se realizó una clasificación de las actividades del proceso, según si aportan o no valor para el
producto.
Eliminación de actividades de no aportan valor
Se realizó un análisis respecto de la factibilidad de eliminar actividades que no aportaban valor al
producto final. Producto de esto, se eliminaron actividades.
Estimación de tiempo
Luego se realizó una estimación de tiempo de ejecución de las actividades a juicio experto.

18. Aplicación de Lean a PDC 3.0
Resultado.
• Una vez aplicada la metodología se obtuvo un proceso que, en términos
generales, mejoró su eficiencia.
• Algunos de los resultados obtenidos fueron:
 Se eliminaron 27 actividades que no agregaban valor y se incorporaron 15
nuevas actividades que agregan valor.
 Se mejoró la Eficiencia de Ciclo del Proceso(1), la que pasó de un 62% a un 66%
en promedio, obteniendo el mayor impacto en la Etapa III, que pasó de un 35%
a un 58%.
 En base a la duración estimada de las actividades, se valorizó la mejora realizada
en una reducción de 27 días de operación.
(1) Considera
la totalidad del tiempo con valor agregado del proceso versus el tiempo total.

19. Beneficios del Despliegue de los Procesos del SGC.
• Disponer de procedimientos e instructivos actualizados en el Gestor
Documental.
• Estandarizar formularios de los procedimientos.
• Clarificar los roles y responsabilidades de los colaboradores involucrados.
• Disponer de procedimientos, instructivos, formularios y presentaciones como
material de apoyo para el proceso de inducción de nuevos colaboradores.
• Puesta en marcha del Gestor Documental como medio de apoyo a los
colaboradores de las sedes y de Casa Central.
• Elaboración de material que facilita el mejoramiento continuo (guía de para
desarrollar reuniones de manera efectiva y de herramientas para la mejora
continua).
• Adicionalmente:
 Se han realizado reuniones con las Direcciones de Área y la Dirección de
Desarrollo de la Docencia de la VRAP, para presentar en detalle los
procesos.

20. Consideraciones finales
En el despliegue del Sistema de Gestión de Calidad:
• Han participado activamente de colaboradores de las sedes y de las Unidades
de Casa Central.
• Respecto de los procesos revisados en las sedes, existen particularidades que
no alteran la columna vertebral de los procesos del SGC.
• Los colaboradores dispondrán de la documentación actualizada de los
procesos del SGC de manera digital para consultar y descargar. Hay 193
usuarios en Sedes accediendo al gestor. Sede Chillán
23
Sede Curicó
Sede La Serena
Sede Maipú
Sede Santiago Sur
Sede Talca
Sede Valparaíso
Sede Santiago Centro
21
24
24
24
25
32
20
• El 98 % de los encuestados en las 8 sedes están totalmente de acuerdo con el
hecho que los procesos desplegados son útiles como apoyo a su gestión.

21. Próximos pasos
• Sociabilizar los procesos del SGC con las 17 sedes restantes.
• Profundizar el PDC con instructivos.
• Diseñar el proceso mejora continua del programa de estudio.

22. Esta etapa de implementación del SGC, impacta
en el corazón de INACAP, es decir, en la gestión
de los programas de estudio y en la progresión
académica del alumno.