Résumé des expériences Paianet sur la mise en place d'un gestionnaire des flux (Case Manager / Patient Manager) dans l'hôpital.

1. Case
Management
hospitalier
(=Ges4on
de
flux
de
pa4ent)
Expérience
et
projets
Case
Managment
Paianet,
Février
2014

2. Présenta4on
A. Nos
expériences
et
problèmes
rencontrés
Pourquoi
le
Case
Management
est-­‐il
différent
partout?
B. Objec4f
du
Case
Management
Les
aCentes
et
exigences
habituelles
de
la
direcGon
des
hôpitaux
C. Différentes
configura4on
du
Case
Management
Exemple
D. Considéra4on
et
Variables
De
quoi
dépend
les
différentes
configuraGon
E. Discussion
QuesGons,
aCentes,
désirs
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3. A.
Nos
expériences
et
problèmes
rencontrés

4. Nous
souhaitons
assurer
la
qualité
des
presta4ons
médicales
à
long-­‐terme
en
soutenant
la
Direc4on
des
établissements
hospitaliers
avec
des
ou4ls
de
ges4on
adaptés.
A
B
AmélioraGon
du
résultat
financier
ImplicaGon
du
corps
médical
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5. Depuis
2010,
nous
sommes
ac4fs
dans
de
nombreux
hôpitaux
et
cliniques
en
suisse
romande
Projets
des
12
derniers
mois:
§ IntroducGon
de
Case
Management
§ Accueil
de
plus
de
paGents
(x%
de
paGents
supplémentaires)
§ CréaGon
d’un
plan
d’acGon
pour
la
restructuraGon
des
hôpitaux
§ Fusion
de
bloc
opératoire
et
réorganisaGon
des
lieux
§ Mise
en
place
d’un
bureau
de
gesGon
de
projet
§ CréaGon
d’un
concept
de
centre
§ Mise
en
plus
d’un
contrôle
médicale
Konferenz
mit
den
HUG:
www.swissdrg-­‐plus-­‐500.ch
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5

6. Depuis
2002,
8%
des
hôpitaux
allemands
ont
fermés
pour
des
raisons
financières-­‐
un
problème
qui
arrive
sur
la
Suisse
EvoluGon
du
paysage
hospitalier
en
Allemagne
(nombre
d’hôpitaux
de
soins
aigu)
100%
100%
95%
92%
90%
85%
2011
2010
2009
2008
2007
2006
2005
2004
2003
2002
2001
2000
1999
1998
1997
1996
1995
1994
1993
1992
75%
1991
80%
Quelle:
Bundesamt
für
StaGsGk,
Grunddaten
der
Krankenhäuser
2011
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6

7. Malgré
la
pression
financière
importante
qui
sera
générée
par
les
SwissDRG,
une
ges4on
efficace
et
rentable
restera
possible
Deux
évoluGons
différentes
du
résultat
financier
après
l’introducGon
des
G-­‐DRG
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2004
Perte
mulGpliée
par
10
Source:
Projet
de
restructuraGon
réalisé
en
Allemagne
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2005
2006
2007
2008
2009
Perte
divisée
par
10
EKH
(CHU
de
Hambourg);
source:
rapport
annuel
7

8. Les
tableaux
de
bord
«
habituels
»
sont
combinés
avec
des
analyses
sur
le
comportement
des
équipes
médico-­‐soignantes
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8

9. Exemple:
L’occupa4on
moyenne
du
lit
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9

10. Le
taux
d’occupa4on
permet
de
calculer
le
nombre
de
nuits
non
u4lisées
dans
des
lits
disponibles
dans
l’hôpital
et
dans
chaque
service
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10

11. L’occupa4on
de
ces
lits
non
u4lisés,
permet
d’augmenter
le
chiffre
d’affaires
sans
devoir
adapter
l’infrastructure
des
unités
de
soins
EsGmaGon
du
chiffre
d’affaires
supplémentaire
en
occupant
les
lits
vides
selon
l’objecGf
de
85%
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11

12. En
parallèle
de
l’occupa4on
des
lits
vides,
il
est
souvent
possible
de
libérer
encore
plus
de
nuits
en
réduisant
la
durée
de
séjour
RéparGGon
des
nuits
d’hospitalisaGon
selon
les
bornes
du
DRG
respecGf
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12

13. La
réduc4on
des
durées
moyennes
de
séjour
permet
d’accueillir
plus
de
pa4ents
et
généralement
d’augmenter
les
rece`es
EsGmaGon
du
revenus
supplémentaires
aCeignables
en
Suisse
L’Analyse
en
foncGon
des
lieux
de
sorGe
(traitement
à
domicile
ou
suivi)
peuvent
être
un
obstacle,
Ils
sont
indipensable
à
l’analyse
de
ce
potenGel
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13

14. La
combinaison
des
deux
effets
d’op4misa4on
des
séjours,
révèle
des
poten4els
souvent
surprenants
–
mais
tout
à
fait
réels
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14

15. L’an4cipa4on
des
pa4ents
élec4fs
et
l’es4ma4on
des
urgences
perme`ent
une
op4misa4on
intéressantes
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15

16. La
planifica4on
détaillée
des
ac4vitées
quo4diennes
doit
être
adaptée,
de
nombreux
départements
et
mé4ers
doivent
coopérer
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16

17. B.
ObjecGfs
du
Case
Management

18. Souvent
ini4é
pour
des
raisons
financières,
le
Case
Management
doit,
selon
nous,
a`eindre
4
objec4fs
ObjecGfs
du
Case
Managements
Objec4fs
Indicateurs
(KPIs)
1
Compression
de
l’ac4vité
RéducGon
de
la
durée
de
séjour
et
du
besoin
de
lits
afin
de
pouvoir
augmenter
l’acGvité
et
le
nombre
de
paGents
avec
les
mêmes
ressources
§ DMS
§ Nombre
d’inliers
§ Comparaison
des
durées
de
séjour
des
paGents
2
Améliora4on
de
la
documenta4on
AmélioraGon
de
la
qualité
du
codage
et
opGmisaGon
(généralement
augmentaGon)
de
la
facturaGon
§ CMI
3
Améliora4on
de
la
sa4sfac4on
des
pa4ents
§ Résultats
des
quesGonnaires
qualités
Meilleure
informaGon
et
préparaGon
de
la
sorGe
ainsi
que
§ Partenariat
avec
réhabilitaGon
et
du
séjour
élecGf
soins
à
domicile
4
Op4miser
la
structure
et
l’esprit
d’équipe
DélégaGon
des
tâches
à
la
personne
«
opGmale
»
(par
exemple,
en
coordonnant
les
acGvités)
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§ SaGsfacGon
du
personnel
§ ProporGon
du
temps
de
travail
servant
à
documenter
l’acGvitées
18

19. www.paianet.com
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19

20. C.
Différentes
configuraGon
du
Case
Management

21. Le
Case
Manager
doit
couvrir
la
plus
grande
par4e
possible
de
l‘i4néraire
pa4ent
IGnéraire
du
paGent
zone
d‘uGlisaGon
des
CM
Pré-­‐Hosp
Accueil
Pré-­‐Op
• Pré-­‐
codage
• PlannificaGon
des
sorGes
• GesGon
des
réservaGons
(bloc,
ICU,
lit)
• RéservaGon
de
traitement
postérieur
(réha)
• CoordinaGon
occupaGon
des
• Inclure
la
lits
famille
(incl.urgences)
OP
ICU/IMC
• Pré-­‐codage
/
Mise
à
jour
du
codage
• GesGon
des
paGents
• Transmission
et
recueil
d‘informaGons
Unité
de
soin
Sor4e
• Mise
à
jour
du
codage
• GesGon
des
paGents
• PréparaGon
à
la
sorGe
(labo,radio)
Post-­‐-­‐hosp
• Codage
final
• Contrôle
du
codage
• facturaGon
• InformaGon
sur
AED
et
PD
• Feedback
aux
médecins
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21

22. La
journée
quo4dienne
comprend
deux
éléments
clés:
l’acquisi4on
d’informa4ons
et
le
codage
actuel
Exemple
de
journée
type
08
h00
08
h30
09
h00
09
h30
10
h00
10
h30
Colloque
du
maGn
et
visite
de
nouveau
cas
(de
la
nuit)
DocumenGon
des
cas
admis
en
urgence
pendant
la
nuit
ParGcipaGon
au
CARDEX
11
h00
11
h30
12
h00
12
h30
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www.paianet.com
13
h00
13
h30
14
h00
14
h30
15
h00
15
h30
16
h00
CoordinaGon
entre
tous
les
méGes
(plannificaGon
opératoire
etc.)
16
h30
17
h00
17
h30
Codage
des
cas
opérés
la
vieille
Vendredi:
détecGon
des
cas
élécGfs
de
la
semaine
suivante
Colloque
de
radiologie
(enregistrements
des
cas
de
la
journée
et
des
opéraGons
du
lendemain
Contre
visite
Codage
au
fil
du
temps
22

23. Afin
d‘introduire
avec
succès
un
Pré-­‐codage,
une
bonne
collabora4on
avec
le
codage
est
nécessaire–
Forma4on
d‘un
«
binôme
»
Division
des
tâches
Case
Manager
§ Pré-­‐codage
des
paGents
dès
l‘admission
§ EsGmaGon
des
durées
de
séjour
et
mise
à
jour
régulière
du
codage
§ ParGcipaGon
aux
séminaires
et
visites
§ CoordinaGon
de
tous
les
méGers
autour
du
paGents
(ex:
plannificaGon
du
bloc
etc.)
§ Suivit
de
l‘iGnéraire
paGent
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Codeur
§ FormaGon
des
Case
Managers
(Système
DRG,
codage,
direcGves,
etc.)
§ SouGent
des
Case
Managers
tout
au
long
du
processus
de
codage
§ Disponibilité
pour
répondre
aux
quesGons
§ Codage
final
des
cas
(selon
la
procédure
habituelle
après
la
sorGe)
23

24. Le
Case
Manager
apprend
étonnamment
très
rapidement
les
codes,
après
quelques
mois
ils
gèrent
presque
indépendamment
80%
des
cas
Expérience
d‘un
Case
Manager
avec
le
codage
Hôpital
A
(Universitaire,
haut
degré
de
spécialisaGon)
390
cas
codés
par
le
Case
Manager
§ Période
du
projet
1-­‐6
mois
§ Pré-­‐codage
par
le
Case
Manager
ValidaGon
par
le
codeur
47
DRG-­‐corrigés
par
le
codeur
(=
12%
des
cas
codés)
Tous
des
cas
clairement
complexes
§ Séjour
au
soins
intensifs
§ Implants
complexes
Hôpital
B
(Cantonal;
couverture
d’une
grande
parGe
de
la
chirurgie)
100%#
90%#
80%#
70%#
60%#
50%#
40%#
30%#
20%#
10%#
0%#
1#
11# 21# 31# 41# 51# 61# 71# 81# 91# 101# 111# 121# 131# 141# 151# 1
DRG#
CIM#princ.#
CHOP#Princ.#
2
cas
précédemment
codés
de
manière
incorrecte
(=
0.5
%
de
ces
cas
ont
changés
le
DRG)
Projekterfahrungen
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24

25. Un
projet
type
est
composé
d’une
phase
de
prépara4on
de
3-­‐4
mois
puis
une
phase
pilote
de
12
mois-­‐
les
résultats
de
la
prépara4on
Approche
du
projet
1
Evalua4on
et
cadrage
1-­‐2
Mois
2
Concep4on
et
Quick-­‐Wins
1
Mois
3
Mise-­‐en-­‐place
et
prépara4ons
§ DéfiniGon
du
modèle
le
§ Lancement
des
mieux
adapté
premiers
éléments
(ex:
§ EvaluaGon
des
opGons
et
des
modèles
§ DéfiniGon
des
foncGons,
ajustements)
des
rôles
et
des
profils
§ Recrutement
et/ou
§ ValidaGon
du
potenGel
formaGon
théorique
§ Détail
du
projet
§ ImplicaGon
des
méGers
et
décharge
des
acteurs
§ IdenGficaGon
des
«
quick-­‐wins
»
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Lancement
1-­‐2
Mois
§ DiagnosGc
détaillé
§ Cadrage
du
projet
et
définiGon
du
scope
souhaité
4
(objecGfs,
budgets,etc.)
§ CréaGon
des
workflows
détaillés
§ Décision
officielle
sur
le
modèle
et
acceptaGon
§ Mise
en
place
des
ouGls
par
les
méGers
§ Etablir
les
références
§ Plan
de
projet
pour
les
pour
le
contrôle
qualité
quick-­‐wins
§ RéalisaGon
des
quick-­‐
wins
5
Valida4on
et
suivi
12
Mois
§ Lancement
de
la
nouvelle
foncGon
§ Encadrement
et
suivi
du
Case
Manager
§ Présence
du
Case
Manager
dans
les
services
ou
dans
la
clinique
§ Séance
de
pilotage
(toutes
les
6-­‐8
semaines)
§ Analyse
mensuelle
des
données
§ SouGen
en
cas
de
problème
25

26. Selon
nous,
il
est
important
d’introduire
progressivement
le
Case
Management
sur
une
phase
de
12
mois
Phase
pilots
de
12
mois
Phase
5
–
A
2
Mois
Phase
5
-­‐
B
4
Mois
• Lancement
de
l’acGvité
• Etendre
l’acGvité
• ConcentraGon
sur
un
service
et
top
DRG
• Inclure
toutes
les
étapes
de
planificaGon
1. DocumenGon/
codage
2. InteracGon
avec
les
médecins
• ACeindre
les
objecGfs
quick-­‐wins
• ValidaGon
de
la
journée
type
• AmélioraGon
des
faiblesses
• Valider/
Ajuster
les
interfaces
avec
les
autres
méGers
(surtout
les
codeurs)
Phase
5
-­‐
C
6
Mois
• Couvrir
l’ensemble
du
processus
des
paGents
• Inclure
tous
les
DRG
• Formaliser
le
cahier
des
charges,
les
ouGls
et
interfaces
• EvaluaGon
et
fin
de
la
phase
pilote
• Décision
sur
l’extension
à
d’autres
services
• PrésentaGon
des
ouGls
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26

27. Le
Case
Management
tool
permet
de
soutenir
l’ac4vité
et
compléter
le
système
d’informa4on
de
l’hôpital
www.paianet.com
M
www.paianet.com
anagement
Tool
(mulG-­‐langue;
installé
sur
le
réseau
interne
de
l’hôpital;
web-­‐based;
opGmisé
iPad;
authenGficaGon
par
SMS)
Paianet
Case

28. Le
Case
Management
tool
permet
de
soutenir
l’ac4vité
et
compléter
le
système
d’informa4on
de
l’hôpital
www.paianet.com
M
www.paianet.com
anagement
Tool
(mehrsprachig;
spital-­‐intern
installierbar;
web-­‐basiert;
iPad-­‐opGmiert;
spital-­‐gerechte
Sicherheit;
SMS-­‐AuthenGfizierung)
Paianet
Case

29. www.paianet.com
M
www.paianet.com
anagement
Tool
Paianet
Case
29

30. www.paianet.com
M
www.paianet.com
anagement
Tool
Paianet
Case
30

31. www.paianet.com
M
www.paianet.com
anagement
Tool
Paianet
Case
31

32. www.paianet.com
M
www.paianet.com
anagement
Tool
Paianet
Case
32

33. Bien
que
le
codeur
ne
soit
que
par4ellement
disponible,
des
objec4fs
peuvent
être
a`eint
aussi
tôt
que
dans
les
6
mois
ReprésentaGon
schémaGque
des
durées
de
séjour
sur
les
top
20
DRG
EvoluGon
des
différences
de
DMS
Case
weight
(CW)
13
2012
DMS
catalogue
11
2011
10
2012
9
2011
8
2012
7
2013
2013
2011
Durée
de
séjour
(jour)
DMS
réel
2011
und
2012:
Katalog
SwissDRG
1.0;
2013:
Katalog
SwissDRG
2.0;
Graphik
nicht
maßstabgetreu
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33

34. D.
ConsidéraGons
et
variables

35. Afin
de
pouvoir
procéder
à
la
concep4on
détaillée
du
rôle
et
fonc4onnement,
le
modèle
de
base
doit
être
décidé
Case
Manager
faible
=
Case
Management
générique
Case
Manager
fort
=
gesGon
personnifiée
§ "CoordinaGon"
entre
méGers
existants
§ Facile
à
meCre
en
place
et
peu
de
coûts
supplémentaires
§ Ne
crée
pas
de
"nouveau
méGer"
et
plus
facile
à
faire
accepter
par
direcGon
et
méGers,
mais
adaptaGon
importante
de
l'organisaGon
§ Personne
réunissant
toutes
les
tâches
liées
à
la
gesGon
des
flux
-­‐
§ Besoin
de
modifier
le
comportement
des
méGers
impliqués
(p.ex.
IAGs)
!
peu
de
levier
pour
le
service
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+
§ Besoin
de
créer
un
poste
dédié
§ Réunit
les
tâches
des
méGers
existants
et
crée
une
structure
différente
des
autres
services
§ Déroulement
et
résultat
sous
contrôle
!impact
immédiat
35

36. Après
une
première
phase
pilote
dans
un
département,
un
certain
nombre
de
principe
sont
souvent
discutés-­‐
Inclusion
dans
tous
l‘hôpital
Niveaux
Rôles/
intérêts
• Division
des
responsabilités
A
Hôpital
B
C
www.paianet.com
www.paianet.com
Centre/
département
Département
pilote
ques4on
• StructuraGon
des
groupes
professionels
• Quelles
est
l‘organisaGon
opGmale?
(Codeur,
Case
Management,
Directeur,
planificateur
du
bloc)
• ConfiguraGon
du
Case
Manager
dans
les
différents
services
• Comment
le
nouveau
méGer
se
standardise-­‐t-­‐
il
rapidement?
• Déploiement
du
nouveau
méGers
• Comment
le
nouveau
méGer
peut-­‐il
s‘étendre
dans
tous
les
services?
• Poursuivre
le
développement
du
projet
• Au
début,
comment
couvrir
toutes
la
trajectoire
paGent?
• Etendre
les
acGvités
• Comment
organiser
les
• Durabilité
de
la
foncGon
tâches?
36

37. La
concep4on
et
planifica4on
précise
du
projet
doivent
s’adapter
selon
certains
facteurs
afin
de
répondre
à
vos
a`entes
Facteurs
1. Configura4on
du
Case
Management:
Modèle
fort
ou
générique
2. Fonc4onnement
du
codage:
Centralisé,
Décentralisé
ou
Hybride
Disponibilité
(travail
en
binôme)
3. Couverture
des
pa4ents:
chirurgie
ou
médecine
4. Contrôle
du
processus:
Cheminement
actuelle
du
paGent
Taux
de
same-­‐day-­‐surgery
(SDS),
RéparGGon
et
planificaGon
des
opéraGons
5. Suivi
du
traitement:
Disponibilité
des
lits
de
réadaptaGon
(important,
mais
pas
un
critère
d’exclusion)
6. Complexité
des
différents
mé4ers
:
CoopéraGon
actuelle
entre
les
différents
méGers
Nombre
de
différents
coordinateurs
7. Ges4on
de
l’occupa4on:
OuGls
de
planificaGon;
esGmaGon
de
réparGGon
entre
l’élecGf
et
l’urgence
www.paianet.com
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37

38. Paianet
sàrl
Voie
du
Chariot
3
CH
–
1003
Lausanne
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info@paianet.com
Ce
document
a
été
créé
à
l’usage
exclusif
de
nos
clients.
Il
n’est
complet
que
s’il
est
accompagné
par
des
analyses
détaillées
et
une
présentaGon
orale.
Il
ne
doit
en
aucun
cas
être
transmis
à
des
Gers,
sauf
avec
le
consentement
préalable
et
explicite
de
Paianet.
This
document
was
created
for
the
exclusive
use
of
our
clients.
It
is
not
complete
unless
supported
by
the
underlying
detailed
analyses
and
oral
presentaGon.
It
must
not
be
passed
on
to
third
parGes
except
with
the
explicit
prior
consent
of
Paianet.
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