«E-Mail-Kommunikation   leicht gemacht»      Markus Worch     Migros Klubschule Solothurner Handelskammer          Mai 2012
E-Mail-Management                  «Das erste Mal geschah es vor 40                  Jahren.»                  Ray Tomlins...
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E-Mail Kompetenz  Frage 4    Ist die Information bzw. die daraus resultierende Aufgabe    komplex?                        ...
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E-Mail KompetenzBlockbildung                                                   Arbeit                                     ...
E-Mail KompetenzWichtige Aussage: Im Durchschnitt müssen50% gelöscht werden, 30% können inweniger als 5 Minuten erledigt o...
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Erfolg basiert aufFaktoren:1. E-Mail ist hauptsächlich ein Informationsmedium.2. Intern zu beachten ist: Häufigkeit, Umfan...
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KontaktDanke für die Aufmerksamkeit!              Viel Spass beim produktiven                       E-Mailen…             ...
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Veranstaltung "So fällt ihnen die E-Mail-Kommunikation leichter"

  1. 1. «E-Mail-Kommunikation leicht gemacht» Markus Worch Migros Klubschule Solothurner Handelskammer Mai 2012
  2. 2. E-Mail-Management «Das erste Mal geschah es vor 40 Jahren.» Ray Tomlinson«Erste Version Outlook war für 50E-Mails pro Woche konzipiert.» Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  3. 3. E-Mail-Management «Im Durchschnitt beschäftigt sich ein Schweizer Angestellter pro Tag eine Stunde und mehr mit E-Mails oder 15 bis 25 Prozent der Arbeitszeit.»«Knapp 90% können das E-Mail-Tool einwandfreibedienen. Nur gut 50% sagen,dass Sie die E-Mail alsKommunikationsmittelnutzbringend einsetzen.» Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  4. 4. E-Mail-Management Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  5. 5. E-Mail-Management Ich «E-Mail-Management umfasst alle Aktivitäten einer Person, die das Verhalten durch Fähigkeiten, Fertigkeiten und Techniken zielbewusst, effizient und effektiv optimiert.» Unternehmen Technologie(Worch, 2009) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  6. 6. E-Mail-Management «Gesteigerte Informations- und Kommunikationsfähigkeit, bietet klaren Nutzen und Einsparungen zwischen 30 und 50 Prozent» Die Schulung vermittelt Methoden, Techniken und Tipps, die E-Mailen produktiver, effizienter und stressfreier machen.(Worch, 2008) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  7. 7. E-Mail-Medienwahl«Wer liefert die E-Mail,wenn der E-Postbotevom E-Hund gebissen wird?» Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  8. 8. E-Mail-Medienwahl Welche Faktoren sind für die Auswahl und Nutzung bestimmter Medien ausschlaggebend:  Unterstützt das Medium die eigene Vorliebe für Schnelligkeit oder Bequemlichkeit?  Was bevorzugt mein Gegenüber?  Ist das Medium «reich» oder «arm»?  Wie gut erfüllt ein Medium die Anforderungen der Aufgabe? Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  9. 9. E-Mail-Medienwahl Das Sender–Empfänger-Modell Metakommunikation verbal Sender Selbstoffenbarung Sachinhalt Empfänger Decodierung AppellGedanken 4 Seiten Gedanken Codierung einerGefühle Gefühle Nachricht Beziehung nonverbal Feedback Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  10. 10. E-Mail-Medienwahl «Die Kommunikation über „reiche“ Medien ist umso effektiver, je komplexer die zugrunden liegende Aufgabe ist.»«Die Kommunikation über„arme“ Medien ist umsoeffektiver, je strukturierter eineAufgabe ist.» (Daft & Legel) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  11. 11. E-Mails wirkungsvollSchreiben«Wer geschickt mit einem Hammer umgehen kann,hält alles für einen Nagel.»Abraham Maslow Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  12. 12. E-Mail schreiben An...Jeder der im Adressfeld «An» genannt wird, sollteden Inhalt lesen, darauf antworten oder etwaserledigen.Drei Fragen bevor Sie den Namen eintragen: Hat das E-Mail einen Bezug auf die Ziele des Empfängers? Bringt die Information dem Empfänger einen Nutzen? Ist der Empfänger für die Aufgabe verantwortlich? (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 32) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  13. 13. E-Mail schreibenCC... Das «CC» Feld ist oftmals eine Höflichkeits- oder Absicherungsinformation und einer der Hauptgründe für unproduktives E-Mail- Management. Deshalb sollte man sich fragen:  Wird dieses E-Mail den Empfänger bei seinen Aufgaben unterstützen?  Was erwarte ich vom Empfänger, Aktivität oder Kenntnisnahme?(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 35) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  14. 14. E-Mail schreibenBCC... Eine Distributionsliste «verschleiern», das heisst Sie schützen sich und Ihre E-Mail Partner vor ungewollter Verbreitung der E- Mail Adressen. Als zweiter Grund: man kann seine eigene Adresse ins «BCC» Feld eintragen, somit wird die Nachricht auch in Ihrem Posteingang landen. Das kann nützlich sein für die Ablage.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 37) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  15. 15. E-Mail schreibenDer Betreff... Eine aussagekräftige Betreffzeile beinhaltet: Schlagwort – Sache/Thema/Anliegen – Datum. Aufgabe: Der Empfänger weiss, dass er eine Aufgabe zu erfüllen hat. Antworten: Der Adressat weiss, dass er antworten muss. Lesen: Der Empfänger muss ein Dokument als Vorbereitung lesen. Informieren: Der Empfänger kann das Dokument «überfliegen» oder elektronisch ablegen.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 40) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  16. 16. E-Mail schreibenDer Betreff... Man weiss sofort, worum es geht?  Stimmt der Betreff mit dem Inhalt überein?  Ist der Betreff kurz und prägnant?  Ist der Betreff empfängerbezogen?  Wird dem Empfänger der Nutzen klar?  Enthält der Betreff einen Termin?(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 42) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  17. 17. E-Mail schreibenDie Anrede Mit der Anrede verhält es sich gleich, wie mit dem gesamten E-Mail. Sie spiegelt die Beziehung wieder. «Sehr geehrte Frau» «Guten Tag» «Hallo Herr» «Lieber Herr» «Grüezi»(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 48) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  18. 18. E-Mail schreibenE-Mail ist genau umgekehrt aufgebaut, wie einGeschäftsbrief: Zuerst, was vom Empfänger verlangt wirdund dann die Hintergründe. Wichtigste Information oder Zusammenfassung (Auftrag, Handlungsanweisung, Anfrage) Information Wichtigkeit 2 Information Wichtigkeit 3 Information Wichtigkeit 4 Unwichtige Information(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 54) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  19. 19. E-Mail schreiben TIPPS:  Verzichten Sie auf Floskeln, formulieren Sie sachbezogen  Verwenden Sie aktive Verben statt Substantive  Ersetzen Sie den Konjunktiv durch den Indikativ  Streichen Sie unnötige Vorsilben und lange Vorreden  Vernachlässigen Sie auch bei kurzen E-Mails weder Grammatik noch Rechtschreibung.  Fordern Sie zum Handeln auf, falls der Empfänger aktiv werden muss, oder definieren Sie, was zu tun ist.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 53) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  20. 20. E-Mail schreibenDer gute TonVerzichten Sie bei aller Kürze aber nichtauf ein Minimum an Höflichkeit.Eine freundliche Anrede und eine netteGrussformel sollte jede E-Mail haben.Eine Begrüssung sowie ein Gruss amSchluss sind nicht nur höflich sondern einMuss. «Sehr geehrter Herr...», «Mitfreundlichen Grüssen...». Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  21. 21. E-Mail schreibenGruss & Signatur Meist das förmliche «Mit freundlichen Grüssen» Lockere oder moderne Grussformel sind: «Freundliche Grüsse» «Herzliche Grüsse aus Zürich» «Mit besten Grüssen aus den Ferien» «Freundlich grüsst Sie» «Bis bald»(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 59) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  22. 22. E-Mail schreibenBenützen Sie das Modell: Prüfen Siejede E-Mail vor dem Absenden auf folgende Kriterien. Ziel Der Absender ist sich über das Ziel bzw. den Zweck seiner E-Mail im Klaren.Aufgaben Der Absender hat die Aufgaben, die sich für den Empfänger aus seiner E-Mail ergeben, definiert. Betreff Der Betreff spricht für den Inhalt. Inhalt Die E-Mail enthält alle wichtigen Informationen, weiterführende Unterlagen sind erwähnt und als Attachment angehängt Datum Der Empfänger weiss, bis zu welchem Datum er seine Aufgaben zu erledigen hat. (Das kleine E-Mail-Buch: Seite 57) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  23. 23. E-MailKompetenz«Wichtige Dinge dürfen nie den unwichtigenuntergeordnet werden.»Johann Wolfgang von Göthe Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  24. 24. E-Mail Kompetenz Mit der persönliche E-Mail-Kompetenz soll man, die wesentlichen E-Mails effektiver und effizienter erledigen. Ein wichtiger Faktor ist ein geeignetes Informationsmanagement. Phase 1: Informationen sammeln Phase 2: Verarbeiten und Organisieren Phase 3: Prioritäten setzen und Planen(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 77) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  25. 25. E-Mail Kompetenz Frage 1 Geht es in der erhaltenen E-Mail um eine berufliche Angelegenheit? Nein Ob und in welchem Ausmass Sie private E-Mails während der Arbeitszeit bearbeiten dürfen, müssen die unternehmensinternen E-Mail-Richtlinien festlegen.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  26. 26. E-Mail Kompetenz Frage 2 Sind die in der E-Mail enthaltenen Informationen wichtig? Nein Sie können die E-Mail löschen.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  27. 27. E-Mail Kompetenz Frage 3 Ist mit der in der E-Mail erhaltenen Information eine Handlung oder Aufgabe verbunden? Nein Sie können die E-Mail ablegen, wenn die enthaltenen Informationen später noch von Interesse sein könnten.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  28. 28. E-Mail Kompetenz Frage 4 Ist die Information bzw. die daraus resultierende Aufgabe komplex? Nein Am besten bearbeiten Sie kleinere Aufgaben, die nicht sehr zeitaufwendig sind, sofort. 5 Minuten Regel!(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  29. 29. E-Mail Kompetenz Frage 5 Betrifft die Information ausschliesslich meinen Aufgabenbereich? Nein Leiten Sie die E-Mail an die zuständige Person weiter oder delegieren Sie die daraus entstandenen Aufgaben.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  30. 30. E-Mail KompetenzIMPUT+K Regel I nhalt Was soll getan werden? M otivation, Ziel Warum soll es getan werden? P erson Wer soll es tun? U mfang/Details Wie soll es getan werden? T ermin Wann soll es erledigt sein? K ontrolle Wie kann überprüft werden? Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  31. 31. E-Mail Kompetenz Frage 6 Muss die Aufgabe sofort erledigt werden? Nein Sie können die Aufgabe in den weiteren Arbeitsablauf einplanen und dann erledigen, wenn Sie Zeit dazu haben.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  32. 32. E-Mail Kompetenz Frage 6 Muss die Aufgabe sofort erledigt werden? Ja Unterteilen Sie die komplexe Aufgabe in Teilaufgaben.(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 84) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  33. 33. E-Mail Kompetenz Sägezahneffekt Aufgabenbezogen Leistungsfähigkeit Zeit Ungewollte Störungen(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 91) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  34. 34. E-Mail Kompetenz Eisenhower-Prinzip B – Aufgaben A – Aufgaben An zweiter Stelle kümmern Sie An erster Stelle bearbeiten Sie E- sich um E-Mails, die wichtig Mails, die wichtig sind und keinen aber noch nicht eilig sind. Aufschub dulden. z.B. ein W Planen Sie einen festen Termin Kundenangebot erstellen. für die Bearbeitung ein. I C Muss H T I G K C – Aufgaben E An letzter Stelle reagieren I Sie auf E-Mails, die weder An dritter Stelle bearbeiten Sie T wichtig noch dringend sind. E-Mails, die eilig aber noch Teilen Sie dem Absender nicht wichtig sind: Machen Sie mit, wann Sie wieder auf ihn dem Absender einen zukommen werden – realistischen Terminvorschlag, notieren Sie dafür einen oder delegieren Sie die Termin, der Ihnen passt. Aufgabe an eine andere Person. DRINGLICHKEIT(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 92) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  35. 35. E-Mail Kompetenz Entscheiden - ABC-Analyse Aufwand Ertrag 15% 65% A-Aufgaben 20% 20% B-Aufgaben 65% 15% C-Aufgaben(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 95) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  36. 36. E-Mail KompetenzBlockbildung Arbeit Kommunikation Generell werden Arbeitsblöcke immer wieder durch Kommunikationsblöcke unterbrochen. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  37. 37. E-Mail KompetenzWichtige Aussage: Im Durchschnitt müssen50% gelöscht werden, 30% können inweniger als 5 Minuten erledigt oder delegiertwerden und die restlichen 20% müssen imTagesablauf eingeplant werden. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  38. 38. Erfolg«Wenn ich manchmal bedenke,welche riesige Konsequenzen kleine Dinge haben…bin ich versucht zu glauben…dass es gar keine kleinen Dinge gibt.»Bruce Barton Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  39. 39. Erfolg basiert auf «Jedes Unternehmen hat eine spezifische Kultur, die das Verhalten aller Mitarbeitenden bestimmt. Sie ergibt sich aus der Gesamtheit der Werte, Normen und Denkhaltungen aller Mitarbeitenden und prägt das Auftreten nach aussen hin.»39 Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  40. 40. Erfolg basiert auf E-Mail-Kultur  Ruf des Unternehmen bewahren  Eingriff in Privatsphäre von Angestellten so gering wie möglich halten  Angemessener Gebrauch von E-Mail am Arbeitsplatz festschreiben und installieren  Vertrauliche Daten und Kommunikation schützen(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 110) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  41. 41. Erfolg basiert aufE-Mail-Kultur Versand: Welche Auflagen müssen beim E-Mail-Versand eingehalten werden? Empfang: Welche Auflagen müssen beim E-Mail- Empfang eingehalten werden? Archivierung/Löschung: Was muss bei Archivierung oder Löschung beachtet werden? Einsicht in E-Mails: Unter welchen Umständen darf ein Vorgesetzter oder Mitarbeiter notfalls E-Mails einsehen? Privates: Ist privater E-Mail-Verkehr erlaubt?(Das kleine E-Mail-Buch: Seite 111) Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  42. 42. Erfolg basiert aufFaktoren:1. E-Mail ist hauptsächlich ein Informationsmedium.2. Intern zu beachten ist: Häufigkeit, Umfang, Gestaltung, Wege sowie Information.3. Benutzen Sie vor dem Absenden das Modell, so dass der Empfänger alle relevanten Informationen erhält.4. Benutzen Sie den E-Mail-Entscheidungsbaum um E-Mail- Informationen optimal zu verarbeiten.5. Benutzen Sie das Anschriftsfeld „An“, „CC“, „BCC“ überlegt, damit die E-Mail Flut eingedämmt wird. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  43. 43. Erfolg basiert aufFaktoren:6. Benutzen Sie die Betreffzeile, damit der Empfänger vor dem Lesen schon weiss, was kommen wird.7. Benutzen Sie die Zeitmanagement Prinzipien zum Planen und setzen von Prioritäten.8. Wenn ein E-Mail geöffnet wird, denken Sie daran: kann ich das E-Mail löschen, delegieren, sofort erledigen oder im Tagesablauf einplanen.9. Bestimmen Sie im Team und Unternehmen verbindliche E- Mail Regeln. Worch Consulting Beratung – Training - Coaching
  44. 44. KontaktDanke für die Aufmerksamkeit! Viel Spass beim produktiven E-Mailen… WorchConsulting Markus Worch Eichtalstrasse 2 CH-8634 Hombrechtikon Telefon: +41 55 244’48’32 www.worchconsulting.ch Mobil: +41 79 302’15’50 markusworch@hotmail.com Worch Consulting Beratung – Training - Coaching

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