Sportkongress tvm change_management_okt15
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Change Managment in NGO
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Sportkongress tvm change_management_okt15
- 2. 2 • Veränderungsmanagement im Sportverein • Beispiele für Veränderungen im TV Müllheim • Praxisbeispiel: – Einführung hauptamtlicher Geschäftsführer • Zusammenfassung
- 3. 3 Change Management-Grundlagen • Was ist Change Management – Führen von Menschen durch Veränderungen – Maßgabe: Spannungen, Konflikte, Widerstände berücksichtigen • Konsequenz: – Gesellschaftlicher Wandel ist unabdingbar und wirkt sich auch auf den Sportverein aus – Funktionsträger im Verein müssen mehr Aufgaben übernehmen – Veränderungen führen häufig zu Widerstand, deshalb muss Notwendigkeit des Vorhabens von allen Beteiligten getragen werden
- 4. 4 Change Management im Verein • Im Vergleich zu Angestellten in Unternehmen entfällt bei Ehrenamtlichen entfällt die „friedensstiftende Wirkung“ regelmäßiger Gehaltszahlungen • Widerstand gegen ungeliebte Veränderungen offener und kompromissloser • Ehrenamtliche stellen viel schneller die Grundsatzfrage, ob sie sich unter den veränderten Rahmenbedingungen überhaupt noch engagieren wollen • Selbst bei Mehrheitsbeschlüssen besteht Gefahr, dass unterlegene Minderheit nicht einlenkt
- 6. 6 Kategorie Details Ehrenamt • Besetzung von ehrenamtlichen Vorstandspositionen wird immer schwieriger • Langjährige Funktionsträger werden zur Ausnahme Mitgliedschaft Kürzere Mitgliedschaften im Verein Vereinsumfeld Engagement des Vereins im Ganztagsschulangebot eingefordert
- 7. 7 • Vision: langfristige, moderne, leistungsfähige und zukunftsfähige Vereinsstruktur • Ziel: erfolgreiche Einführung Geschäftsführer zur Entlastung des ehrenamtlichen Vorstands – Lange Planungsphase • Externer Input • Kooperationen mit anderen Vereinen – Intensive Kommunikation mit Funktionsträgern, Mitgliedern und externen „Stakeholdern“ – Identifikation und Auswahl von Kandidaten – Solider Finanzierungsplan
- 8. 8 Jahr 2013 2014 2015 2016+ Quartal 3/4Q 1/2Q 3/4Q 1/2Q 3/4Q 1/2Q X X X X Wahlen Satzungsänderung Wahlen Wahlen 1. Vorsitzender 2. Vorsitzender Geschäftsführer Kooperation Mitgliederversammlung TeilzeitanstellungKandidat Leitungsteam(LT) Operationelles Team(Ops) Operationelles Team(Ops) Geschäftsführer KooperationmitanderenSportvereinen
- 9. 9 Kategorie Details Timing Aufteilung in Vorstands- Teams • Operationelles Team (Ops) • Team: Vorstand (ausser LT) • Leitung: 2. Vorsitzender • Operationelle Aufgaben • Leitungsteam (LT) • Team: geschäftsführender Vorstand • Leitung: 1. Vorsitzender • Konzeptionelle Aufgaben • Ab 18 Monate (-18) vor Einstellung Geschäfts- führer • Praxishinweis: • Gemeinsame Vorstandssitzungen: 2x jährlich
- 10. 10 Kategorie Details Timing Externer Input • Stuttgarter Sportkongress Okt-2013: Intensiver Austausch mit Experten anderer Vereine, Besuch von Workshops, Erweiterung Netzwerk • ab - 18 Monate • Vortragsreihe von vereins-internen und externen Referenten zur Thematik „Einführung eines Geschäftsführers“ • Fragebögen an Referenten vorab: spezifische Fragen, um Vortrag fokussiert halten zu können • Anmerkung: Vorstandsmitglieder anderer Vereine aus Müllheim wurden immer mit eingeladen und in Diskussion bzgl. möglicher Synergieeffekte (Stichwort: gemeinsamer Geschäftsführer für zwei Vereine) mit einbezogen • ab - 13 Monate
- 11. 11 Kategorie Details Timing Finanzplan • Erstellung Finanzplan • Erhöhung Mitgliedsbeiträge (bis zu 80%) in Abhängigkeit vom Teilzeitanstellungsgrad (zB 50%) des Geschäftsführers • Antrag auf Anschubfinanzierung durch Stadt Müllheim • ab - 11 Monate • Modifikationen durch Input Mitglieder • Zweistufige Erhöhung der Beiträge (1. Jahr: 50%; 2. Jahr 20%) • Defizit im 1. Jahr der Einführung Geschäftsführer einplanen • ab - 4 Monate • Praxishinweis: • Härtefallregelungen für bestimmte Mitgliedsgruppen vorsehen
- 12. 12 Kategorie Details Timing Kommuni- kation- intern • Informationsverbreitung vereinsintern: • Elektronischer Newsletter • TVM Web • Informationsveranstaltungen für Funktionsträger • ab -18 Monate • Praxishinweis: • kritische Entscheidungen kann man nicht per E-Mail vermitteln, sie müssen persönlich erläutert werden und Raum zur Diskussion haben.
- 13. 13 Kategorie Details Timing Kommuni- kation- intern • Mitgliederversammlung: • Reguläre Sitzung (mit Vorstandswahlen) zur Information bzgl. Veränderungen • - 9 Monate • Praxishinweis: • Solche Versammlungen haben ihre eigene Dynamik, weil dort engagierte Streiter mit Teilnehmern zusammentreffen, die die Thematik, wenn überhaupt, nur am Rande mitverfolgt haben und sich nun auf der Versammlung selbst ein Urteil darüber bilden müssen, was sie von der Sache halten und wie sie abstimmen sollen.
- 14. 14 Kategorie Details Timing Kommuni- kation- intern • Außerordentliche Sitzung mit Vorlage der Satzungs- und Beitragsordnungs (BO)-änderung • Ab -4 Monate • Praxishinweis: • Abstimmung der Mitglieder zum Modus des weiteren Verfahrens • Kombinierte Abstimmung zur Satzung/BO Änderung selbst wenn 2/3 Mehrheit benötigt wird • Satzung erst gültig mit Eintrag ins Vereinsregister • Enge Kooperation mit Amtsgericht/Finanzamt essentiell
- 15. 15 Kategorie Details Timing Kommuni- kation- intern • Außerordentliche Sitzung mit Vorlage der Satzungs- und Beitragsordnungs (BO)-änderung • Ab -4 Monate • Praxishinweis: • Einladung städtischer Vertreter und von potentiellen Kandidaten zur Mitgliederversammlung • Lokale Presse zur Sitzung einladen und mit detaillierten Informationen versorgen
- 16. 16 Kategorie Details Timing Kommuni- kation- extern • Externe Vorträge (zB Geschäftsführer TSV Heiningen) unter Einbeziehung Vorstände weiterer lokaler Vereine • Optionen zu gemeinsamer Geschäftsführung mit anderen lokalen Vereinen erarbeiten • Einbeziehung städtischer Vertreter: Beantragung einer Anschubfinanzierung • Vorlage Satzungs- und BO-Änderung bei entsprechenden Behörden • ab - 11 Monate • Praxishinweis: • Vorlaufzeiten für Rückmeldungen von Behörden berücksichtigen
- 17. 17 Kategorie Details Timing Geschäfts- führer • Interne Kandidaten • Weiterbildungsmassnahmen einleiten • ab - 15 Monate • Externe Kandidaten • Stellenausschreibung, Anforderungsprofil • Bewerbungsverfahren mit Auswahl von Geschäftsführer; Bestätigung durch Vorstand • Praxishinweis: • Vereine bis ca. 1.000 Mitgliedern: eher interner Kandidat • Geschäftsordnung • Arbeitsvertrag • ab - 4 Monate Keine Vorlagen von Verbandsseite; eigener Entwurf benötigt
- 18. 18 Kategorie Details Timing Geschäfts- führer Aufgaben des Geschäftsführers im TV Müllheim • Konzept für Kursprogramm mit Vorstand entwerfen • Kursprogramm erweitern und attraktiv machen für Mitglieder und Nichtmitglieder • Kursprogramm implementieren • ab - 1 Monat • Konzept für Qualitätsstandards der Sportangebote mit Vorstand entwerfen • Qualitätsstandards implementieren • ab - 1 Monat
- 19. 19 Kategorie Details Timing Kommuni- kation • Widerstände von Funktionsträgern • Infoveranstaltungen • Einzelgespräche • Besprechung aller schriftlichen Anträge (insbesondere vor Mitgliederversammlungen) • Enge Absprache über Vorgehensweise im Leitungsteam • ab - 15 Monate • Praxishinweis: • Coaching anbieten: Ein Coach wird einem Vorstandsmitglied zB für 2-5 Monate zur Seite gestellt.
- 20. 20 Kategorie Details Timing Dokument ation • Arbeitsaufwand des Geschäftsführers wird transparent gemacht durch monatliche Aktivitätslisten • durchgehend Externer Input • Austausch mit Geschäftsführern andere Vereinen bei speziellen Fragestellungen • durchgehend
- 21. 21 Akzeptanz
- 22. 22 Akzeptanz Mitglieder vers. zur Satzungs/BO- Änderung Abänderungen • Mitgliedsbeiträge • Inhalte Satzung/BO Ablehnende Haltung Funktionsträger Neue Vorstandsteams Ankündigung von ehrenamtlichen „Gegenkandidaten“ Implementierung • Anstellung Geschäftsführer • Umsetzung der geplanten Aktivitäten
- 23. 23 Bitte Komponenten für Veränderungen in Ihrem Vereine in Diagramm eintragen Akzeptanz
- 24. 24 Erfolgsfaktoren Change Management • Kreative Unruhe zulassen – Veränderungen akzeptieren • Konfliktfähigkeit – Emotionale Auseinandersetzungen zulassen • Zusammengehörigkeit – Beziehungen helfen Unsicherheiten im Veränderungsprozess zu überwinden • Kommunikation – Essentiell für Verständnis aller Betroffenen und für das Umfeld (zB Presse)
- 25. 25 • Veränderungsmanagement im Sportverein ist unabdingbar • Vision und langfristige Planung als wichtige Voraussetzung • Praxisbeispiel als „Best Practice“: – Als Beispiel der Einführung eines Geschäftsführers wurde gesamten Veränderungsmanagement-Zyklus durchlaufen – Vorhersehbarer Widerstand und Schwierigkeiten konnten konstruktiv bearbeitet werden – Konfliktmanagement mit einplanen – Viele Details, Vorgehensweisen durch Austausch mit anderen Vereinen ermitteln
- 26. 26 back-up
- 27. 27 • Die Meinung des Vortragenden zu Themengebieten des Vortrages ist ausschliesslich seine eigene und nicht die seines Vereins oder Arbeitgebers • Inhalte werden präsentiert unter einer Creative Commons Lizenz
- 28. 28 Vorschlag: internes Coaching • Ein Coach wird einem Vorstandsmitglied zB für 2-5 Monate zur Seite gestellt, insofern das Vorstandsmitglied sich wiederholt und durch negativen Feedback von Anderen bestätigt, durch Verhaltensweisen und Äußerungen aufgefallen ist, die nicht mehr im allgemein anerkannten Sinne des Gesamtvereins zu interpretieren sind. • Der Coach soll dann vor weiteren Aktionen und Äußerungen (insbesondere wenn schriftlich verfasst und verteilt) vom Vorstandsmitglied vorher beratend informiert werden.