eDiscovery Präsentation meines Vortrages im Rahmen der Collaboration Days 2014 in Zürich

1. ..this is the last
session
Andreas Rudolf Aschauer, Alegri International Austria

2. eDiscovery mit
Andreas Rudolf Aschauer, Alegri International Austria

3. About..
Andreas Aschauer
Alegri International Austria
Head of Consulting
Software Engineering
SharePoint
Trainer / Consultant

4. Agenda
eDiscovery
Motivation
Einführung
Ordo ab Chao
eDiscovery
SharePoint/Exchange/Lync
DEMO
eDiscovery in SharePoint

5. Motivation
eDiscovery spart Zeit und € / CHF

6. What is..Discovery ?
Discovery beschreibt alle Tätigkeiten
zum Auffinden und Bereitstellen von
Informationen zu einem ‚Anlassfall‘

7. What is..eDiscovery ?
Electronic Discovery
Beschreibt Prozesse und Tätigkeiten zum
Identifizieren, Sichern, Sammeln und Aufbereiten elektronischer
Informationen (ESI) im Zuge von Rechtsstreitigkeiten und
Revisionen

8. ESI
Electronically Stored Information
…

9. ESI Fundorte
Informationen sind klassisch über viele System und Speicherorte
verstreut
BYOD (!)

10. Enterprise Content Management

11. Frameworks & Standards

12. Frameworks & Standards
EDRM XML als Standardisiertes Ausgabeformat
zur Weiterverarbeitung mit Standard Produkten

13. Frameworks & Standards
Produktions Standards/Strategien
- Native / Near Native
- Near Paper
- Image

14. Stakeholder
Benutzer: Erstellen täglich Inhalte, müssen auf neusten Inhalten weiter
arbeiten
IT: Setzt Informationsarchitektur um
Rechtsabteilung, sonstige Controlling- oder Regelstellen: Stellen
Regeln auf, wie Inhalte zu verwalten sind, kennen Vorgaben zur
Speicherung oder Vernichtung von Informationen. Benötigen Zugriff auf
Historische Daten

15. Why…is eDiscovery a good idea?
eDiscovery als Strategisches Ziel
führt eine Organisation Schritt für
Schritt zu strukturiertem ECM /
Information Management

16. Ordo ab Chao

17. Ordo ab Chao
eDiscovery hat keinen On/Off Schalter
Um eDiscovery zu unterstützen muss eine Organisation einen
gewissen Reifegrad im Information Management erreichen

18. Information Management Maturity Model
eDiscovery
Record Mgmt
Information (Rights)
Management
(Business) Process Mangement
Document Management

19. …übersetzt in SharePoint Terminologie
eDiscovery
Record Center
Policies & IRM Services
Workflows
Inhaltstypen

20. eDiscovery mit SharePoint
Hold & eDiscovery Feature
> „Sperren“ von SharePoint Sites und Elementen

21. eDiscovery mit SharePoint 2013

22. eDiscovery mit SharePoint 2013
SharePoint 2013
Exchange 2013
Lync 2013
FileShares

23. eDiscovery mit SharePoint 2013
eDiscovery Center (OnPrem/O365)
Zentraler Ort für eDiscovery Anfragen
Erstellen von Fällen
Erstellen von Abfragen
Sichern der Inhalte
Export der Inhalte (EDRM XML)

24. eDiscovery mit SharePoint 2013
Discovery Case
Container für Inhaltsabfragen, Inhalte
und „Holds“ zu einem (1) Fall

25. eDiscovery mit SharePoint 2013
In-Place Holds
SharePoint In-Place Holds
Exchange In-Place Holds
Holds „frieren“ Inhalte ein – Benutzer
können trotzdem weiter arbeiten

26. eDiscovery mit SharePoint 2013
In-Place Holds
Arbeiten „speicheroptimiert“
Inhalte werden NUR dupliziert sobald
sie nach dem einfrieren verändert
werden
>> Preservation Hold Library

27. eDiscovery mit SharePoint 2013
Query- Based Preservation
Abfragen von Sites und Mailboxen und
einschränken der gesperrten Inhalte

28. eDiscovery mit SharePoint 2013
eDiscovery Funktionen fragen Inhalte
über die SharePoint Enterprise Suche
(SSA) ab
SSA <> eDiscovery Center

29. eDiscovery Flow
Fall erstellen
eDiscovery
Set anlegen
Inhalte
identifizieren
& einfrieren
Inhalte
einschränken
Exportieren Analysieren

30. eDiscovery Flow
Case anlegen

31. DEMO
Discovery Set anlegen

32. DEMO
Inhalte und Quellen identifizieren

33. DEMO
Exportieren

34. DEMO
Analysieren
Discovery Download Manager

35. DEMO
The Contoso Case…

36. questions?
LINKEDIN / XING
@ASCHAUERA

37. thank you.
eDiscovery in SharePoint 2013
Andreas Aschauer