Mee met meemoo - partnerevent december 2021

1. Mee met meemoo
partnerevent 2021: online sessie 1 december

2. Agenda sessie ‘Mee met meemoo’
● Organisatie - Nico Verplancke
● Plannen 2022 - Nico Verplancke
● Relance - Brecht Declercq & Matthias Priem
● Bezoekertool - Marlies Criel
● Partnerportaal 2.0 - Marlies Criel
● Nieuwe samenwerkingsovereenkomst - Debbie Esmans
● Uitwisselingsplatform - Debbie Esmans
● Nieuwe beheersovereenkomst - Debbie Esmans

3. Organisatie

4. Organisatie update
● Eind oktober 2021: aflopen mandaat bestuurders zoals statutair voorzien
● Nieuwe voordracht van 4 leden door de Vlaamse Regering:
○ Diederik Pauwelyn (voorzitter)
○ Stefaan D’haeze
○ Jan Vermassen
○ Greet Claes
● Einde mandaat voorzitter Johan Swinnen

5. Volledige samenstelling RVB
Vier leden aangeduid door
Vlaamse Regering:
• Diederik Pauwelyn (voorzitter)
• Stefaan D’haeze
• Jan Vermassen
• Greet Claes
Twee leden aangeduid door
VRT:
• Jan Huijbrechts
• Lieven Vermaele
Twee leden op voordracht
contentpartners:
• Ann Deckers (Fomu)
• Rosemie Callewaert (UGent)
Vier onafhankelijken:
• Dirk Lens
• Saskia Scheltjens
• Pedro De Bruyckere
• Stefaan De Ruyck

6. Voorstelling nieuwe voorzitter
• Het woord is aan Diederik Pauwelyn (diederik.pauwelyn@meemoo.be)

7. Aanpassingen interne organisatie

8. Wie is mijn accountmanager?

9. Plannen 2022

10. Verder uitvoeren plan 2020-2023
• Veel van onze plannen komen zo meteen nog aan bod:
• De herwerking van onze ontsluitingsinfrastructuur (incl. bezoekertool)
• Het nieuwe partnerportaal
• De analyse van het uitwisselplatform
• De aanloop naar de nieuwe beheersovereenkomst
• De relanceprojecten

11. Verder uitvoeren plan 2020-2023
• Uiteraard lopen er nog zaken verder:
• De duurzame bewaring, updates van het MAM, vernieuwd metadatamodel en -
infrastructuur
• De digitalisering van audiovisuele dragers: XDCAM, film, resthoeveelheden
• Het ter beschikking stellen van expertise en het meewerken aan projecten
• Vernieuwde digitale intake tooling
• De ontsluiting naar onderwijs en de uitbreiding van Het Archief voor Onderwijs
• Zie ook de workshops morgen voor meer updates rond:
• Automatische metadatacreatie
• Onze plannen rond IIIF

12. Relance

13. Relance overzicht
• Erfgoeddatabanken: een nieuwe toekomst voor Erfgoedplus en
Erfgoedinzicht
• Digisprong: delen van opdrachten, uitbreiding leerlingenfunctionaliteit
• Begeleiding subsidieoproep inhaalbeweging: bij schrijven dossiers en bij
uitvoering van projecten
• GIVE : Gecoördineerd Initiatief voor Vlaamse Erfgoeddigitalisering
• Digitalisering kranten (Primeur), glasplaten, topstukken
• Medatacreatie: gezichtsdetectie, speech-to-text en NER (Named Entity
Recognition)

14. Relance - glasplaten
• Scope
• ca. 170K glasplaten
• van 32 contentpartners
• Timing
• juli 2021 - december 2023
• digitalisering vanaf juni 2022
• Budget
• ca. 450.000 €
• Projectleider
• Loes Nijsmans

15. Relance - kranten (Primeur)
• Scope:
• 630.000 pagina’s krantenmateriaal
• van 8 contentpartners
• Timing:
• juli 2021 - december 2023
• digitalisering gepland vanaf juni
2022
• Budget
• ca. 1.1mio €
• in samenwerking met: Vlaamse
Erfgoedbibliotheken
• Projectleider meemoo:
• Astrid Theerens

16. Relance - Topstukken: 2D, 3D, Gigapixel
• Scope:
• 2D: 150 Topstukken
• 3D: Collectie-Van Herck + 10 andere
Topstukken
• Gigapixel: 25 hoogtepunten
Vlaamse schilderkunst
• Bij contentpartners en andere
organisaties
• Timing:
• juli 2021 - december 2023
• fotografie vanaf juni 2022
• Budget:
• ca. 270.000 €
• Projectleider:
• Timothy Naessens

17. Relance - Topstukken: manuscripten
• Scope:
• 40 à 50 manuscripten (in brede zin)
• Bij contentpartners en andere
organisaties
• Timing:
• juli 2021 - december 2023
• fotografie vanaf juni 2022
• Budget
• ca. 85.000 €
• Projectleider:
• Lobke Vanden Eynden

18. Relance update : metadata
• Wat gaan we doen?
• Spraakherkenning op Nederlandse spraak
• Entiteitsherkenning op tekst (Personen, locaties)
+ link naar authentieke bron (bv. wikidata, ODIS, …)
• Gezichtsdetectie op video, gezichtsherkenning op een beperkte set
personen
• Op welke collecties?
• Alle reeds gearchiveerde AV-collecties (behalve die van omroepen)
• 120 contentpartners betrokken

19. Relance metadata - projectaanpak
• Timing: najaar 2021 tot eind 2023
• Workflows die later ook herbruikbaar zijn
• Privacy en GDPR: DPIA uitgevoerd
• Mature technologie, beperkte onderzoekscomponent
• We werken verder o.b.v. resultaten FAME en eerder onderzoek in de
media en CE sectoren.
• Nauw contact met organisaties (bv. VRT, Beeld en Geluid, BBC, .. )
die hier ervaring mee hebben.
• Data wordt mee opgenomen in de roadmap metadata. Timing TBD.

20. Metadata - kerncijfers
● 120 contentpartners betrokken
● Per activiteit
○ Spraakherkenning en Entiteit
Herkenning : meer dan 130.000
items
○ Gezichtsdetectie en -herkenning :
meer dan 88.000 items

21. Relance update - planning metadata
2021 - Q3 2021 - Q4 2022 - Q1 2022 - Q2 2022 - Q3 2022 - Q4 2023 - Q1 2023 - Q2 2023 - Q3 2023 - Q4
Voorbereiding, analyse, DPIA
Spraakherkenning
Voorbereiding
Aanbesteding
Uitvoering
Gezichtsdetectie & herkenning
Voorbereiding
Aanbesteding
Uitvoering
Entiteit herkenning in tekst
Voorbereiding
Aanbesteding en bouwen
Uitvoering

22. • communicatieplan wordt verder uitgewerkt; daarin aandacht voor:
• inspraak en feedback:
• stuurgroepen
• werkgroepen
• vragenlijsten
• opmaak aanbestedingen
• jury’s
• informeren:
• directe mailtjes van de projectleider(s)
• partnerupdates
• partnerportaal:
• tijdens partnerevent of ad hoc bijeenkomsten
• op het terrein:
• praktische afspraken via de projectleider(s)
Relance: hoe werken we met jullie samen?

23. Leeszaaltool wordt
Bezoekertool

24. Waarom een bezoekertool?
• Als contentpartner het eigen archiefmateriaal opgeslagen in het
meemoo-archiefsysteem (MAM) toegankelijk maken.
• Bedoeld voor intra muros gebruik
• Fysieke bezoekers van een archief voor wetenschappelijk & privé-onderzoek
• Interne medewerkers
• Basisbeginselen:
• Krachtige zoekmotor
• Gebruiksvriendelijke tool
• Klaar voor de toekomst

25. Wat is beschikbaar in de Bezoekertool?
● Jouw audio- en videomateriaal bewaard in meemoo-
archiefsysteem
○ meervoudige objecten
○ fragmenten (alle objecten met een media-ID) maar nog zonder
expliciet tijdsgebonden metadata
○ op basis van nieuwe licenties in het meemoo-archiefsysteem (MAM)
○ tegen eind 2023 voorzien we een uitbreiding met foto en krant.

26. Preview

29. Wat kan een gebruiker doen?
Bezoeker met eigen login:
● zoeken
● bekijken (indien contentlicentie)
● download metadata (per item)
● favorieten bewaren en organiseren
Bezoeker op kiosk (zonder login)
● zoeken
● bekijken (indien contentlicentie)

30. Licenties
● 2 nieuwe licenties
○ wij helpen jou en voegen de nieuwe licenties toe aan al
jouw items die in het meemoo-archiefsysteem (MAM) zitten,
m.u.v. embargo items
○ we starten daarmee begin 2022
○ concrete info via partnerportaal (support)
● Wil je aanpassingen doen? Dan kan dat eenvoudig zoals je
het altijd al deed, via het meemoo-archiefsysteem.

31. Bezoekertool en Het Archief 2.0
2023
2024
2021
2022
Hetarchief.be
Catalogus Pro
Bezoekertool
Hetarchief.be
Catalogus Pro
Nieuws van de
Groote Oorlog
Art in Flanders
Bezoekertool
Bezoekertool
Oplevering in 3 momenten: integratie bestaande platformen

32. 2022: een overgangsjaar:
Bezoekertool én hetarchief.be
Bezoekertool
• Afgesloten platform
• Materiaal bekijken intra-muros
hetarchief.be
• Publiek raadpleegbaar
• Metadata bekijken & materiaal
aanvragen

33. Stand van zaken dec 2021
2023
2021
2022
Werkgroep
Online bevraging
Functionele
analyse
Customer journeys
Samenwerking VEB
Afronding
juridische analyse /
Afspraken
leverancier
Opstart
design
Werkgroep
juni
Werkgroep
september
Start
ontwikkeling
Vernieuwing
samenwerkingsovereenkomst
Vandaag Lancering versie 1, 2 of 3
Communicatie:
uitrol en deelname
Start functionele
analyse v2
Testen
Auto aanpassen
licenties in MAM
2024

34. Meer info over hoe je kan instappen?
Interesse? Stuur een mailtje naar support@meemoo.be.
In het voorjaar van 2022 voorzien we demo-momenten.
Hou de partnerupdate in de gaten!

35. Partnerportaal 2.0
Naar een vernieuwd portaal
Afbeelding: ‘Service Nederlandse Spoorwegen door vrije consumptie Amsterdam’, Harry Pot/Anefo, CC0

36. Waarom vernieuwen we?
● Verouderde technologie van de website
● Veel content → doorzoekbaarheid verbeteren
● Optimaal afstemmen op meemoo.be: fase 2 rebranding
● Aan de slag met jullie input (partnerevent november 2020)

37. Doel van het partnerportaal
● Eén plek voor alle essentiële updates over onze samenwerking
● Gebruiksvriendelijk platform
● Duidelijk onderscheid tussen meemoo.be en het portaal
● Relevant en persoonlijk
■ Rapportering op eigen materiaal
■ Centrale toegang tot alle tools & platformen
■ Overzichtelijke toegang naar handleidingen en supportartikels
■ Informatie over je profiel & organisatie

38. Wanneer kan je dit verwachten?
2021 2022
Oplevering
Design
&
ontwikkeling
Contentcreatie
Contentverrijking
Contentupload
Opzetten projectplan
&
verwachtingen
2023
Analyse extra
functionaliteiten
Nieuwe release
Analyse & prioritering

39. Wat verandert er concreet?
● Afsplitsing van support:
■ breed toegankelijk voor alle types samenwerkingen
● Gesegmenteerde weergave van de accountmanagers
● Meer informatie over de eigen organisatie
○ inzicht in centraal contactpersoon, welke gebruikers hebben toegang tot welke
tools, facturatiegegevens
○ mogelijkheid om aanpassingen aan te vragen
● Nieuwe weergave dashboards-tabs
● Nieuwe sectie: werkgroepen en overlegstructuren

45. Wat beogen we nog voor de toekomst?
● Overzicht van gevolgde opleidingen en events
● Weergave van persoonlijke gegevens (wachtwoord wijzigen
al in de 1ste oplevering)
● Meer personalisatie, zoals notificaties
● Plaats voor andere types partners, bv. educatieve
● Export van data

46. Hoe houden we jullie op de hoogte?
● Partnerupdate
● Bij lancering o.a. een demo
● Via je accountmanager
● Offline? Je zal het tijdig van ons horen

47. Naar een nieuwe
samenwerkings-
overeenkomst

48. ● Oorspronkelijke hoofdtekst dateert van beginjaren van VIAA (°2014-
2015)
○ dus niet overal meer actueel i.f.v. bepaalde diensten, afspraken en
ondertussen ontwikkelde praktijken
● Service Agreement: bleek snel verouderd + relatief zwaar
ondertekeningsproces
○ wordt een Dienstendocument: versiebeheer + meer gericht op het
documenteren van (optionele) diensten waarop contentpartner beroep doet;
niet langer te ondertekenen
● Inspelen op vragen rond meer inspraak
○ thematische jaarlijkse overlegstructuren
Waarom?

49. Belangrijke take-aways
● De uitgangsprincipes blijven behouden:
○ de voorbereiding ligt doorgaans bij de contentpartner
○ meemoo operationaliseert, reikt richtlijnen aan en begeleidt
● Principes kostenmodel hetzelfde:
○ digitalisering = gratis + bijdrage aan opslagkost met 5T gratis per contentpartner
● Enkele nieuwe artikels:
○ digitale instroom
○ annotering
○ persoonsgegevens
○ aansprakelijkheid
● Meer generieke terminologie opdat ander type erfgoed (naast AV) ook
kan gevat worden
● Verduidelijking rond aanpassen meemoo-licenties door contentpartner
○ maar ook aangepast op gebruik dat volledig in handen ligt van contentpartner en
waarvoor meemoo niet aansprakelijk kan worden gesteld

50. Consultatie contentpartners
Toelichting artikelsgewijze aanpassingen
• sectorspecifieke overlegmomenten
• 2 workshops partnerevent 2 december
Leesgroep
• vertegenwoordiging van diverse types contentpartners die de tekst
kunnen doornemen en becommentariëren
• +> aanpassingen

51. Beoogde aanpak en timing
● Samenwerkingsovereenkomst
○ afronden tekstredactie januari - februari
○ opstarten ondertekeningsproces: vanaf maart
● Ondertekening Samenwerkingsovereenkomst zal gecombineerd
worden met addenda waar nodig
○ GDPR
○ Art in Flanders
○ addenda voor stedelijke overheden, AGB, … die betrokken contentpartners
bepaalt
○ ...

52. Naar een
uitwisselingsplatform

53. Qué?
• platform/functionaliteit die de (professionele) uitwisseling van
archiefmateriaal faciliteert
• doelgroep = professionals uit de erfgoed-, media- en creatieve sector,
ieder die archiefmateriaal wil hergebruiken binnen een professionele
context, bv. tentoonstellingsmaker, uitgever, journalist,
documentairemaker, e.d.
Uitwisseling
Zoeken en vinden Toestemming en Transactie

54. Waarom een uitwisselplatform?
• om de uitwisseling van archiefmateriaal te stimuleren
• om de valorisatie van archiefmateriaal verder te bevorderen
• unieke opportuniteit over archieven en sectoren heen
→ idee dateert reeds vanaf beginjaren VIAA (zie
samenwerkingsovereenkomst)
→ vooronderzoek opgenomen in Meerjarenplan meemoo 2020-2023

55. Vooronderzoek
• Wat kunnen we leren van eindgebruikers en bestaande (buitenlandse)
aanbieders?
• Wat zijn de mogelijke en noodzakelijke aspecten van dergelijk platform?
• Onder welke voorwaarden is het project haalbaar?
• Onder welk business model is het project haalbaar?
• Onder welke juridische afspraken is het project haalbaar?
Begeleiding:
• Operationele analyse: Stefan Jenart
• Juridische analyse: nog te bepalen

56. Planning Vooronderzoek 2021 - 2023
2023
Operationele
analyse:
Proof of Concept
2021
START
Operationele
analyse:
verkenningsfase
Juridische analyse
Operationele
analyse:
modelleringsfase
2022
EINDRAPPORT

57. Naar een nieuwe
beheersovereenkomst

58. BHO 2024-2029: enkele kerndata
● 30 juni 2023: nieuwe BHO neerleggen bij administratie CJM
● beslissing Vlareg 1 oktober 2023
● start nieuwe BHO meemoo 2024
● tussentijdse evaluatie moet gebaseerd zijn op een onafhankelijk
klantentevredenheidsonderzoek → bevraging contentpartners

59. Planning: BHO 2024-2029
Q4 2021 Q1 2022 Q4 2022 Q1- Q2 2023 30 juni 2023
tevredenheids-
onderzoek
plannings-
oefening
schrijfproces
management rvb & team contentpartners en stakeholders overheid
rvb &
management
informatievergaring & overleg
partnerevent
Q2 - Q3 2022
partnerevent
SDs en ODs
mini-conferentie
indienen

60. Bedankt!
Nico Verplancke nico.verplancke@meemoo.be
Debbie Esmans debbie.esmans@meemoo.be