De presentatie van Saskia de Laat tijdens SMC040 maart 2011 over intern gebruik Social Media.

1. voor interne communicatie & organisatie De kracht van ‘social’

2. “Daar waar geen macht is, vloeit kennis rijkelijk..” Godfried Boogaard

3. Wie ben ik? Saskia de Laat Afgestudeerd aan FHC, met afstudeeropdracht bij TU/e over interne inzet social media Nu werkzaam als communicatiemedewerker bij TU/e, vanaf half mei voor Frankwatching Eigen bedrijf: Writeaholic Blogt op www.writeaholic.nl Twittert via @writeaholic_nl

4. Nietwetenwaar de organisatienaar toe wil…

5. Geen intern communicatiemiddel. Medewerkersonbereikbaar

6. Nietwetenwaar je collega’smeebezigzijn

7. Nietwetenwiewie is…

8. Informatienietkunnenvinden op de netwerkschijf of op het intranet…

9. Hele discussies via e-mail, niet interessant & steeds tig mailtjes in je inbox.

10. Nietwetenwaterspeelt

11. Herkenbaar?

13. Überhaupt geen idee hebben waar je collega’s mee bezig zijn.

14. Hele discussies via de e-mail, met als resultaat steeds 10 mailtjes in je inbox.

15. Een bestand niet kunnen vinden op de netwerkschijf.

17. Eigenlijk geen tijd om tijdschriften te lezen/websites af te struinen naar de laatste ontwikkelingen in je vakgebied

18. Steeds een duur vertaalbureau moeten inhuren om een paar regels te vertalen in het Engels, Spaans of Frans

19. Geen communicatiekanaal om alle medewerkers te bereikenEtc…

20. 50 feetrule Mensen die meer dan 15 meter van elkaar vandaan zitten, werken amper met elkaar samen. Zelfs niet met traditionele elektronische media zoals telefoon, e-mail en videobellen.

22. Meer aandacht voor balans werk/prive

23. Nieuwe generatie Y ‘Digital Natives’

24. Social media mogen gebruiken belangrijker dan salaris

26. Die informatie wordt meestal niet gevonden

27. Intranetten sluiten niet aan bij de behoefte aan informatie en samenwerken

29. Interne inzet social tools/intranet: Doel: Maak informatie toegankelijker, makkelijker vindbaar en deelbaar en verbeter zo de stroom van informatie en kennis tussen medewerkers door de hele organisatie.

30. The biggest challenge is in changing our thinking!

31. Waarom wel/niet? Beteresamenwerking en co-creatie Efficientere en snellere communicatie Verbetering op het gebied van beleidscommunicatie Het vergroten van trots & binding Identiteitsversterking Betereaansluiting op tijdgeest/Het NieuweWerken. Grote verantwoordelijkheid van de medewerker Steeds nieuwe tools: blijveninnoveren Beheersbaarheid van communicatie verdwijnt Beheer is complex en tijdrovend, maar erg belangrijk Effect kosttijd Angst & weerstand Voordelen Kanttekeningen

32. Welke tools zijn geschikt? Het Discussieforum De Wiki De Weblog De Microblog RSS, bookmarking, vod- en podcasting Samenwerkingsomgeving

33. Welke tools zijn geschikt? Veel gebruikt Wisselende resultaten Vraagt om moderators, veel beheer Wildgroei aan onderwerpen Vaak geen goede zoekfunctionaliteit Discussieforum wordt discussiefunctionaliteit per thema/werkomgeving Verbetert kennisdeling tussen afdelingen en betrekt meer mensen Maakt inzichtelijk wie wat heeft bijgedragen Maakt het makkelijk om snel informatie te delen Bevordert up-to-date houden Lastig medewerkers te bevorderen Openheid => zorgt ook dat sabotage mogelijk is Discussieforum De Wiki

34. Welke tools zijn geschikt? Delen van beleidsinformatie/corporate nieuws Discussie per onderwerp Bespreken lastige onderwerpen Oplaten van ballonnetjes Testen en vergaren van ideeen Uitleggen van beslissingen Maximum aantal tekens: kernachtig Asynchroon, je kunt zelf bepalen of je aan het gesprek deelneemt Content is doorzoekbaar Meerdere mensen kunnen op elkaar reageren (threaded) Priveberichten en groepen Door middel van tagging onderwerpen sorteren en doorzoekbaar Niet geschikt om informatie borgen 140 tekens is soms net te weinig De Weblog De Microblog

35. Welke tools zijn geschikt? RSS = afkorting van really simple syndication. RSS lezer kan verschillende feeds binnenhalen. Van interne en externe nieuwsbronnen. Het laatste nieuws op een rij. Kan geintegreerd worden in social network of microblog Video & Audio Vergaderingen, cursussen, lezingen, interviews, instructievideo’s, trainingsvideo’s etc. Maakt nieuws en informatiedelen levendig RSS Pod & Vodcasting

36. Verankering social media in 3 stadia Stadium 1: Een of enkele social (media) tools Een of twee social tools/collaboration tools Bestaannaastelkaar Daarnaasteenstatisch intranet Voorbeeld: TU/e, Politie Brabant Zuid-Oost

37. Verankering social media in 3 stadia Stadium 2: Een intern sociaalnetwerk Sociaalnetwerkvoorcollega’s Verschillende social media tools geintegreerd Daarnaastvaakeenstatisch intranet Voorbeeld: HP, KPN

40. Verankering social media in 3 stadia Stadium 3: Intranet 2.0 of sociaal Intranet Sociaal Intranet: persoonlijkestartpagina portal tot informatie, kennis, werk, collega’s, nieuws en verschillende social media tools Projectomgevingen en groepen Tools van dienstenals HR en IT Voorbeeld: Achmea

44. Wat is eensociaal intranet? De poort/voordeurnaarwerk & de werkplek Team-oriented en collaboration-oriented People-focused Real-time Onafhankelijk van plaats en medium

46. Statisch intranet = achterhaald

47. Intranet is vaak aanbodgericht opgezet, in plaats van gebruikergericht

48. Zet de gebruiker centraal.

50. Zoveelmogelijkzelfindelen, zelfkiezen, zelfbepalen

51. User generated intranet: contentbeheerligtbij hen die kundigzijn

53. Sociaal intranet: 10 tips Start met de vraag: wat is het doel? Zet zoeken & vinden centraal Investeer in een robuust community management Breng medewerkers de vaardigheden bij die ze nodig hebben: social literacy Pull, don’t push

54. Sociaal intranet: 10 tips Kies het juiste platform. Begrijp waarom social software werkt en focus daarop! Maak het niet optioneel Je pilot is je roll-out Sociale intranetten zijn een platform, geen app Makeit public bydefault!

56. Liefstonderdeel van Digitaal Team, die grotelijnen op allevlakkenbeheert

57. Team moet vrijheid hebben om te proberen en te blijven doorontwikkelen

59. Het is een weg die je inslaat. Je gaat niet terug, staat nooit stil, gaat alsmaar vooruit.

60. Bepaal basiseisen en ontwikkel daarna gebruikers- en vraaggericht.

61. Communitymanagement: aanzwengelaarnodig!

63. Richtlijnen, aanbevelingen? Ja!

64. Verplichten? Nee, maar maak het ook geen optie

65. Workshops, widgets, instructievideo’s, lezingen aanbieden op aanvraag? Ja

66. Nadruk op wat wel en niet mag? Nee

68. Early adaptors inzetten

69. Hou het spannend (beta-versies)

70. Zachtdwingen (bepaaldeinformatiealleendaarbeschikbaarmaken)

72. Vraagom feedback

73. Faciliteer en ondersteun

74. Niet bang zijnvoorweerstand! Het is nooitvooriedereengoed.

75. Omarm de critici!

77. Top-down vs. Bottom-up

78. Guerilla technieken

79. Internal branding

80. Wedstrijdelement

82. medewerkers mogen alles bekijken & bewerken

83. Van sturend, centraal en synthetisch naar faciliterend, decentraal en bottom-up

85. De communicatieafdeling: van gatekeeper naar gatewatcher

86. Nieuws en informatie:

87. Van push naar pull

88. Mogelijkheid voor intern nieuwskanaal

89. Blogs zijn ook nieuws!