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Historische Dokumentation und
Archivierung
Einführung in die Archivwissenschaft
Karsten Kühnel
Wintersemester 2013/2014
„Archivar“ = …
Universitätsarchiv auf Facebook

Kommunikationsplattform für den
Kurs: Facebookseite des
Universitätsarchivs:
https://www.facebook.com/pages/Unive
rsit%C3%A4tsarchivBayreuth/600345086642467
Inhalte der Veranstaltung
• 1. Terminologie Dokumentation – Archivierung
• 2. Die deutsche Archivlandschaft
• 3. Entstehung von Überlieferung und
Archivwürdigkeit
• 4. Bestandsbildung und Erschließung
• 5. Digitale Archivierung und Bestandserhaltung
• 6. Bereitstellung und Nutzbarmachung
• 7. „Archive 2.0“, Crowdsourcing etc.
Archivierung = Konservierung?
„Ich […] glaube, dass es zu den Pflichten der
Erben gehört, die Originale, auf denen sich viele
Gedanken und Gestalten erstmals gleichsam
materialisiert haben, zu schützen und zu
erhalten. Archivieren bedeutet nicht Pflege toter
Materie, sondern lebendigen Geistes. Davon
zehren wir für die gute Zukunft, auf die hin wir
doch unser aller Tun gestalten.“
(Bundespräsident Roman Herzog, 13. Mai 1995)
Dictionary of Archival Terminology (DAT
III)
Dokumentation

Archivierung

• 1) Tätigkeit des Nachweisens,
Aufbereitens und der
Übermittlung von Information
und Wissen
• 2) Innerhalb von Archiven
traditionelle Bezeichnung für
zeitgeschichtliche Sammlungen,
• 3) Beschreibung von
Datenstruktur und
Programmen, erforderlich für
die Archivierung von
maschinenlesbaren Unterlagen.

• Die Tätigkeiten, die
Aufzeichnungen aus
Verwaltungsarbeit zu
Archivgut machen. Dazu
gehören Erfassen, Bewertung,
Erschließung, Aufbewahrung
und Bereitstellung.
Dokumentation vs. Archivierung?
Dokumentation

Archivierung

• Wie weisen wir Information
und Wissen aus und über die
Vergangenheit nach, wie
bereiten wir es auf und wie
übermitteln wir es?

• Wie machen wir
Aufzeichnungen [Information]
durch Erfassen, Bewertung,
Erschließung, Aufbewahrung
und Bereitstellung zu
Archivgut?
Gemeinsamkeiten / Unterschiede

Auswahl

Erhaltung

Vermittlung

Aufbereitung

Bereitstellung
Gemeinsamkeiten / Unterschiede
• Auswahlkriterien

▫ Dokumentar hat an Themen orientierten
Dokumentationsplan
▫ Archivar hat an Institutionen / Personen und deren
Funktionen / Aufgaben orientiertes
Archivierungsmodell

• Aufbereitung und Übermittlung

▫ Dokumentation orientiert sich eher an vorgegebenen
Auswertungsthemen
▫ Archivierung bemüht sich Offenheit für alle
Fragestellungen
▫ Dokumentation vermittelt Auswertungsergebnisse
▫ Archivierung verschafft Zugang zu den Quellen
Authentizität der Quellen
(nach: Duranti, Diplomatics, http://bit.ly/GW9EyB)

• Records preserve perpetual memory of the acts
which they carry out or attest to
• Deposit of the records in a public place
guarantees the continuing trustworthiness of
records as witnesses of action
• Antiquity provides records with the highest
authority
• Unbroken legitimate custody ensures records
authenticity
• Authentication is based on record form
(Codex Justinianeus, 565 n.Chr.)
Dekontextualisierung durch
dokumentarische Informationsauswahl?
• „Dokumentation gesellschaftlicher Phänomene
interessiert sich nicht für Evidenz. Sie läuft Gefahr,
Kontexte zu zerstören, ohne zu wissen, was sie tut, da
sie nur ihre subjektiven Inhaltsfragen sieht. Dann wird
Geschichte zerstört, weil Evidenz vernichtet wird und
die Interpretationskontexte für Fakten fehlen.“
• „Wenn Archive sich als Dokumentationsstellen
verstehen, besteht die Gefahr, daß sie sich zu
rückwärtsgewandten Dokumentenmuseen entwickeln
und vom lebendigen, zukunftsorientierten
Zusammenspiel mit der Exekutive abgeschnitten
werden.“

(Angelika Menne-Haritz, 1994)
Formen Archivare die Vergangenheit?
• „Documenting society has always been a
political activity.“ (R. C. Jimerson, 2011)
• „Who controls the past, controls the future; who
controls the present, controls the past.“ (G. Orwell)
• Bewertungshoheit obliegt weitgehend
uneingeschränkt den Archivaren.
• Archive nur ein Typ unter den
Gedächtniseinrichtungen
• Ausdifferenzierung der Archivlandschaft
Die deutsche Archivlandschaft
Archivlandschaft Deutschland
-

Quelle: Bundesarchiv (www.bundesarchiv.de/zwangsarbeit/)

Sparten und Sprengel
Institutionsarchive
Sammlungsverwahrende
Einrichtungen
Beispiel Bayern: 943 Archive, davon
9 Staatsarchive und 10
Universitätsarchive
Das heutige Bayreuth in der
deutschen Archivlandschaft
-

-

-

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/c
ommons/4/4d/Blickbtstadtkirche.jpg
By Thomas Kees
(Benutzer:Powerbiker1).Powerbiker1 at
de.wikipedia [Public domain], from
Wikimedia Commons

Bundesarchiv Koblenz: Schriftgut
von Bundesbehörden:
Bundesnetzagentur, Außenstelle
Bayreuth
Staatsarchiv Bamberg:
Landesbehörden
Stadtarchiv Bayreuth: Dienststellen
der Stadtverwaltung
Landeskirchliches Archiv Nürnberg:
Unterlagen des evang.-luth.
Dekanats und Kreisdekanats
Bayreuth
Erzbischöfliches Archiv Bamberg:
Unterlagen des röm.-kath. Dekanats
Bayreuth
Universitätsarchiv Bayreuth:
Unterlagen der Universität
Das historische Bayreuth in der
deutschen Archivlandschaft
-

-

-

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/com
mons/f/f0/Bayreuth_1900.jpg
By Photoglob AG, Zürich, Switzerland or
Detroit Publishing Company, Detroit,
Michigan [Public domain or Public domain],
via Wikimedia Commons

Staatsarchiv Bamberg:
Markgräfliche Bestände (bis 1792),
hohenzollersches Fürstentum und
Kgr. Preußen (1792-1810),
Regierungen des kgl.-bayer.
Obermainkreises und Oberfrankens
(ab 1810), staatliche Behörden.
Geheimes Staatsarchiv Preußischer
Kulturbesitz, Berlin: preußische
Bestände (insb. 1792-1810)
Universitätsarchiv ErlangenNürnberg
…
Oberfranken in der
deutschen Archivlandschaft
-

Bundesarchiv Koblenz, Berlin,
Freiburg
Bayerisches Hauptstaatsarchiv
Staatsarchive Bamberg und Coburg
Erzbischöfliches Archiv Bamberg
Landeskirchliches Archiv Nürnberg
Geheimes Staatsarchiv Preußischer
Kulturbesitz, Berlin
Die „freien“ und ungewöhnlichen
Archive
•
•
•
•
•

Archiv der Jugendkulturen e.V.
Lesbenarchiv Frankfurt
Schwulenarchiv Schweiz
Gesangbucharchiv Frankfurt
Internet Archive (http://archive.org)

„Freie Archive bewahren die Geschichte von unten: die Dokumente
der Spontis und der Autonomen, der linken Polit- und Basisgruppen,
der Frauen und der Schwulen, der Friedens- und der
Umweltbewegungen, der Internationalismusinitiativen und der
Jugendszenen, der DDR-Oppositionsgruppen, der
Selbsthilfebewegungen und vieles mehr.“
(Archiv der Jugendkulturen, 2013)
„Institutions with Archival Holdings“ vs.
„Collections Holding Institutions“
IAHs

CHIs

•
•
•
•
•

• Sammlungen von wiss.
Institutionen
• Sammlungen von
Gedenkstätten
• Sammlungen von
humanitären Einrichtungen
mit personenbezogenem
Auswertungsauftrag (z.B. KZGedenkstätten, Suchdienste)
• Sammlungen von musealen
Einrichtungen

•
•
•
•
•

Staatliche Archive
Parlamentsarchive
Kommunale Archive
Kirchliche Archive
Archive von Hochschulen und
wiss. Institutionen
Wirtschaftsarchive
Literaturarchive
Medienarchive
Archive politischer Parteien
und Verbände
Adels- und Privatarchive
Bestände- und Sammlungstypen
Fonds

Collection

• Archivbestände von Unterlagen
derselben Herkunft
(Bestandsbildungskriterium:
Herkunft (Provenienz))
▫ Institutioneller Bestand
(Zuständigkeit)
▫ Amtlicher Nachlass
(Sonderregistraturen von
(ehemaligen) Amtsträgern)
▫ Privater Nachlass (jeweils als
eigner Fonds verstanden;
Sammlungsprofil)

• Sammlungsbestände von
Unterlagen derselben oder
unterschiedlicher Herkunft
(Bestandsbildungskriterium:
beliebig)
▫ Vorarchivische Sammlung
(Sammlungsprofil)
▫ Archivische Sammlung
(Sammlungsprofil)
▫ Gattungsbestand (z.B.
Karten, Fotos, Filme)
Entstehung von Überlieferung
und ihre Archivwürdigkeit
Archivgut
• Als archivwürdig bewertete Teile von Schriftgut
aus Verwaltungen. In Abgrenzung zum
Archivgut wird der Inhalt von Sammlungen oft
als Sammlungsgut bezeichnet. In der
Formulierung der Archivgesetze wird der Begriff
Archivgut auch als Oberbegriff für die
Gesamtheit der Bestände genutzt.
cit [ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]
„Schriftgut aus Verwaltungen“
• Unterlagen, die im Zuge der Wahrnehmung einer
Funktion bzw. einer übernommenen oder
übertragenen Aufgabe entstehen.
• Unterlagen sind jede Form von
Informationsaufzeichnung, unabhängig vom
jeweiligen Trägermaterial.
• Verwaltungen = Funktions- oder auftragsbasierte
Aktionen zur Koordinierung von Prozessen bzw.
Institutionen, die solche Aktionen vornehmen; im
engeren Sinn: öffentliche Verwaltung auf der
Grundlage von Rechtsvorschriften.
Schriftgut: Kompositionslehre
„Vorgang“ als kleinste
Kontextualisierungseinheit
• Ein einzelner kooperativer Entscheidungsprozess mit schriftlicher
interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im
Rahmen des Geschäftsgangs.
• Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen
und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich
nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft.
• Es gibt keine Standardform eines Vorgangs. Allerdings ist das
Instrumentarium zu seiner internen Steuerung in der
Geschäftsordnung standardisiert ebenso wie die funktionalen
Zuständigkeiten, die mit definierten Aufgaben jeweils eine Prüfung
vornehmen und deren Ergebnis in der Form von Vermerken als
Prämissen zur nachfolgenden Wahrnehmung durch andere
Zuständigkeiten bereitstellen. Im Vorgang findet eine fortschreitend
sich verstärkende, kooperative Selektion statt, die eine externe
Mitteilung vorbereitet.
cit [ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]
Der Akt / die Akte als unterste Ebene
eines Ordnungsschemas für Schriftgut
• Gesamtheit der analogen oder elektronischen
Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen
Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und
aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht,
also formiert werden. Die Akte bildet als grundlegende
Einheit der Schriftgutverwaltung im Idealfall die
Aufgaben und Entscheidungsprozesse ab, die zu ihrer
Entstehung führten.
cit [ University of Marburg, Materialien zur
Schriftgutverwaltung und zum Records Management,
“Terminologie,” 2010.
http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut/termi
nologie/ accessed 6/26/11 ]
Schriftgutverwaltung mit Aktenplan
und Aktenverzeichnis
• Hauptgruppe

Aktenplan

▫ Gruppe
 Untergruppe
 Betreffseinheit (Akten- oder Serientitel)
▫ Verzeichnis der tatsächlich angelegten Akten und
Vorgänge
Aktenverzeichnis
Aktenplan-Grundsätze

Akten entstehen durch
die Wahrnehmung einer
(übertragenen) Funktion
oder einer Aufgabe

Aktenpläne bezeichnen
Funktionen oder
Aufgaben, unabhängig
davon, wer sie
wahrnimmt:
• Funktionsorientierung
• Aufgabenorientierung
• Unabhängigkeit von
Organisationsstruktur
Archivwürdigkeit
• Kriterium für die „Bewertung“ von Unterlagen
• Sie „bedeutet, daß die Unterlagen dauerhaft
aufzubewahren sind, weil sie für eine mögliche
Auswertung geeignet und aussagekräftig sind.“
(Menne-Haritz, DATIII)
• „Archivwürdig sind Unterlagen, die für die
wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung
berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder
für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder
Verwaltung von bleibendem Wert sind.“
(BayArchivG, Art. 2 Abs. 2)
Transformation durch Bewertung
•
•
•
•

Selektion
Statifizierung
Überführung in anderen Rechtsbereich
Dauerhaftigkeit
Objekte der Bewertung
• Bewertet werden nicht physische Körper,
sondern Information auf beliebigen Trägern.
• Durch die Bewertung gelangt Information zur
Archivierung.
• Information liegt in den Inhalten von
Unterlagen ebenso wie in den Formen und
Trägermaterialien vor.
• Welche Information davon archivwürdig ist, ist
das Ergebnis der Bewertung.
Bewertungskriterien
dokumentationsorientiert

evidenzorientiert

• Dokumentationsplan der DDR
• Boom‘sches
Dokumentationsprofil
• Aktive
Dokumentationsaufgabe
(Reimann)
• Dokumentationsprofil der
BKK für Kommunalarchive
• Dokumentationsprofil für
Hochschularchive

• „Archivarisches
Fingerspitzengefühl“
• Schellenberg‘scher Ansatz
• Evidenzprinzip nach MenneHaritz
• Aufgabenorientierte
Bewertungsmodelle
• Horizontal-vertikale
Bewertung des Landesarchivs
BaWü
• Erweitertes funktionales
Provenienzmodell des UBTArchivs
Einflussfaktoren bei der Bewertung

Nach: C. Beckles u.a. (University of Dundee), Archival Appraisal in UK Higher Education Institutions
(http://www.archidis-naet.eu/dundee.pdf)
Evidenzorientierte Bewertung
funktionaler Provenienzen
• Was ist „funktionale Provenienz“?
• Funktionale Provenienzen in Universitäten
• Was bedeutet Evidenzorientierung im
Bewertungsvorgang?
Funktionale Provenienz
• Die Funktion, die ein Akteur wahrnimmt, wird als
Ursache für die Entstehung von Unterlagen und somit
als Herkunft (Provenienz, „originator“) der Unterlagen
verstanden.
• Handlungen von Akteuren müssen analysiert werden,
um die sich darin spiegelnden Funktionen zu ermitteln.
• Gleiche Funktionen können bei unterschiedlichen
Akteuren wahrgenommen werden.
• Funktionen spiegeln sich nicht nur im Handeln, sondern
auch in der Wirkung des Handelns. Unterlagen, die aus
dieser Wirkung bei Dritten entstehen, sind sekundäre
Produkte einer funktionalen Provenienz.
Funktionsorientierung ermöglicht:
• Das Dokumentationsprofil des Universitätsarchivs
Bayreuth ist die Grundlage seiner Bestandsbildung. Es
orientiert sich an den Funktionen der Universität in
ihrem Handeln und gesamtgesellschaftlichen Wirken
und greift somit über die amtliche Überlieferung der
Universität hinaus und bezieht externe und private
Stellen in die Bestandsbildung mit ein.
Funktionale Provenienz im
Universitätsarchiv
• Welche Funktionen nimmt eine Universität
wahr?
• Welche Quellen gibt es dafür?
• Gibt es Untersuchungen und Guides dazu?
▫
▫
▫
▫

Helen Willa Samuels: Varsity Letters (1991)
JISC: HEI Functional Activity Model (2002)
JISC: HEI Business Classification Scheme (2007)
…
Funktionen einer HEI nach Samuels
Das „Evidenzprinzip“ bei der
Bewertung
• Evidenz der Handlungen eines Akteurs entsteht aus
Planmäßigkeit und Kontinuität von Aktivität.
• Planmäßigkeit erfordert eine Kategorisierbarkeit
von Aktivitäten.
• Kategorien von Aktivitäten sind Aufgaben bzw.
Funktionen.
• Unser Funktionsbegriff soll Aufgaben und
Funktionen zusammenfassend bezeichnen.
• Unterlagen, die aus der Wahrnehmung von
Funktionen entstehen, machen das Handeln und
Wirken des Akteurs evident.
Horizontal-vertikale Bewertung
• Wer hat bei den einzelnen Aufgaben und
Funktionen die Federführung inne?
• Nur die Überlieferung der federführenden Stelle
beinhaltet alle für Entscheidungen relevanten
Inhalte.
Kriterien für Archivwürdigkeit
• Unterlagen müssen der Wahrnehmung einer Funktion des
Erzeugers der Unterlagen entsprungen sein.

▫ Akten zu Angelegenheiten des Hochschulsports = Aufgabe nach Art. 2
BayHSchG => grundsätzlich archivwürdig.

• Die aus der Wahrnehmung einer Funktion entstandenen Unterlagen
müssen eine inhaltliche Aussagekraft besitzen, die über die
Definition der Funktion hinausgeht.
▫ Bsp. Vorlesungsverzeichnisse: Funktion Lehre, Aussagekraft: nicht nur,
dass, sondern auch, was/worüber gelehrt wurde.
▫ Bsp. Rechnungen der Beschaffungsstelle: Aussagekraft: Es wurde für den
Dienstbetrieb erforderliches Material beschafft = belegt Funktion
Betriebserhalt, Inhalte durch die Funktion vordefiniert.

• Die Unterlagen müssen von der jeweils federführenden Stelle
stammen (horizontal-vertikale Bewertung).
▫ Bsp. Hochschulentwicklungsplanung: federführende Stelle(n):
Hochschulleitung, Präsident => Unterlagen aus anderen Stellen
(Fakultäten etc.) dazu sind nicht archivwürdig.
Subsidiäre Bewertungskriterien
„Bleibender Wert“ für:
• Wissenschaftliche Forschung
• Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder
Dritter
• Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder
Verwaltung
Bestandsbildung und
Erschließung
Das Provenienzprinzip
• Grundsatz zur Bildung und Abgrenzung der
Bestände nach dem historisch bedingten
Entstehungs- und
Überlieferungszusammenhang des Archivguts
Die Stufenverzeichung nach ISAD(G)
•
•
•
•
•

Bestand
Teilbestand
Serie/Aktengruppe
Akte/Vorgang
Einzelstück
Der „Bestand“ als Strukturelement
Archiv

Bestand

Serie

Serie

Bestand

Serie

Serie

Serie

Bestand

Serie

Serie

Serie

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit
Definition „Bestand“ („Fonds“)
•

•

•

Zentrales Strukturierungselement des
Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst
idealerweise eine zusammengehörende Gruppe
von Archivgut meist aus einer Behörde. Er ist
auf der ersten Gliederungsstufe unter der
umfassenden Tektonik eines Archivs
angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut
unter Wahrung der
Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als
Fonds bezeichnet.
The whole of the documents, regardless of form
or medium, automatically and organically
created and/or accumulated and used by a
particular individual, family, or corporate body
in the course of that creator's activities or
functions.
The entire body of records of an organization,
family, or individual that have been created and
accumulated as the result of an organic process
reflecting the functions of the creator.

Bestand

Serie

Serie

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit
Definition „Serie“ („Series“)
• Gleichförmige Schriftstücke,
Amtsbücher oder Akten in
alphabetischer, numerischer
oder chronologischer Folge in
einer Registratur ohne innere
Anhaltspunkte zu
Systematisierung.
• Documents arranged
systematically or maintained as
a unit because they relate to a
particular function or subject,
result from the same activity,
have a particular form, or
because of some other
relationship arising from their
creation, receipt, and use.

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit
Relation „Bestand“ : „Serie“
• Bestand/Fonds
▫ = Einheit von Produkten eines bestimmten
Akteurs (Corporation, Person, Family (CPF))

• Serie
▫ = Einheit von gleichförmigen Produkten ohne
innere Gemeinsamkeiten (soz. Klammer um die
pyhsisch bedingte Zerstückelung einer
konzeptualen Einheit)
▫ = Einheit von Produkten mit innerer
Gemeinsamkeit hinsichtlich ihres Bezugs oder
ihrer Entstehungsursachen
The „Australian Series System“
• Serien bilden Funktionen ab.
• Serien sind das oberste Element der Gliederung
eines Archivs.
• Das Series System trägt der Kurzlebigkeit
moderner Organisationsstrukturen und
unscharfen Zuständigkeitsabgrenzungen
Rechnung.
Mögliche Gliederung nach Serien
Archiv

Serie

Serie

Serie

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit
Serien als Funktionen
Archiv

Function

Function

Function

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit
Untergliederung nach Subfunktionen
Archiv

Function

Sub-Function

Sub-Function

Function

Sub-Function

Sub-Function

Sub-Function

Function

Sub-Function

Sub-Function

Sub-Function

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit
Archivalieneinheit als Process/Activity
(= Vorgang/Akte)
Archiv

Function

Sub-Function

Sub-Function

Function

Sub-Function

Sub-Function

Sub-Function

Function

Sub-Function

Sub-Function

Sub-Function

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity
1992: „The Context is All“
• Heather McNeill: Ein Fonds ist ein Konstrukt
auf der Basis von Kontext(en).
• Terry Cook: Fonds ist „an intellectual construct“
[rather than a] „physical entity“.
• Peter Horsman: Provenienz ist definiert als
Kontext.
• Geoffrey Yeo: „Fonds are conceptual entities
whose membership need not be physically
brought together.“
Fonds = Complex Set of Relationships
• Beziehungsgemeinschaften als
Bestandsbildungskriterien.
• „Conceptual Fonds“ als temporäres virtuelles
Gebilde.
• Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften
als Repräsentationen von Fonds geschieht on
demand.
ICA Metadata Model
EAC

Place

Event

EAD
Relationale Erschließung
Agent
• performs functions
• produces records
• is represented in records
• participates in events
• performs in time periods
• performs at places
• has relationships to other agents

Records

Events

• are produced by agents
• are produced by performing functions
/ represent functions
• are produced at certain places
• are produced in certain time periods
• are produced at an event
• have relationships to other records

• are performed by agents
• are represented in records
• are performed at places
• are oerformed in time periods
• are the stage for performing functions
• have relationships to other events

Functions

Time

• are performed by agents
• are are represented in records
• are performed at places
• are performed in time periods
• are performed at events
• have relationships to other functions

• is a framework for events
• is represented in records
• has relationships to agents
• has relationships to functions
• has relationships to other time periods

Places
• are visited by agents
• are geo-spatial references to
performance of functions
• are the stage for events
• are represented in records
• have relationships to time periods
• have relationships to other places
Entity „Agent“
performs
functions
has
relationships
to other
agents

performs at
places

produces
records

Agent
performs in
time periods

participates
in events

is
represented
in records
Entity „Records“
are produced
by agents
are produced
by performing
functions /
represent
functions

have
relationships
to other
records

Records
are produced
at certain
places

are produced
at an event

are produced
in certain time
periods
Entity „Functions“
are
performed
by agents
have
relationships
to other
functions

are are
represented
in records

Functions
are
performed at
events

are
performed at
places
are
performed in
time periods
Entity „Places“
are visited by
agents
are geospatial
references to
performance
of functions

have
relationships
to other
places

Places
have
relationships
to time
periods

are the stage
for events

are
represented
in records
Entity „Time“
is a
framework
for events

has
relationships
to other time
periods

Time

has
relationships
to functions

is
represented
in records

has
relationships
to agents
Entity „Events“
are
performed
by agents
have
relationships
to other
events

are
represented
in records

Events
are the stage
for
performing
functions

are
performed at
places
are
oerformed in
time periods
Findmittelsystem
• Records
▫ „Findbuch“
▫ Encoded Archival Description
(EAD)
▫ ISAD(G)

• Functions
▫ Normdateien (Authority
Records)
▫ ISDF

• Repositories

• Agents
▫ Normdateien (Authority
Records)
▫ Encoded Archival Context
(EAC-CPF)
▫ ISAAR(CPF)

▫ Normdateien (Authority
Records)
▫ Encoded Archival Guide
(EAG)
▫ ISDIAH
Relationale Erschließung
Aufbau eines Findbuchs nach ISAD(G)
•
•
•
•
•
•
•

1. Identifikation
2. Kontext: Ursprung und Aufbewahrung
3. Inhalt und Ordnung
4. Zugangs- und Nutzungsbedingungen
5. Sachverwandte Unterlagen
6. Anmerkungen
7. Kontrolle (Zeitpunkt, Verfahren und Autor der
Verzeichnung)
1. Identifikation
•
•
•
•
•

Signatur
Bezeichnung / Titel
Laufzeit
Verzeichnungsstufe
Umfang
2. Ursprung und Aufbewahrung
• Name der Entstehungsstelle (Provenienzstelle)
• Entstehungs- /Verwaltungsgeschichte /
Biographie der Herkunftsstelle
• Bestandsgeschichte
• Abgebende Stelle („immediate source of
acquisition“)
3. Inhalt und Ordnung
•
•
•
•

Beschreibung des Inhalts
Information zur Bewertung
Beschreibung der Akzessionen
Erläuterung der (archivischen) Ordnung
4. Zugangs- und Nutzungsbedingungen
•
•
•
•

Zugangsbedingungen /-beschränkungen
Reproduktionsbestimmungen
Sprache der Archivalien
Einschränkungen aus konservatorischen
Gründen
• Verzeichnis der Find- und Findhilfsmittel
5. Sachverwandte Unterlagen
•
•
•
•

Lagerungsort der Originale
Lagerungsort von Konversionsformen
Verwandte Archiveinheiten
Veröffentlichungen
6. Anmerkungen
• Zusatzinformationen, die andernorts nicht
untergebracht werden konnten
7. Kontrollbereich
• Erläuterungen zum Erschließungsvorgang
(„Archivist‘s note“)
• Angewandte Regeln, Richtlinien und Standards
• Datum und Autor der Beschreibung
Erschließung nach DACS (USA)
• http://www.youtube.com/watch?v=aSHQH36fE
tc&list=PLC822D98314B86E0A
Verzeichnungssoftware „MIDEX“
Findbuch-Titelblatt
(http://findmittel.its-arolsen.org/NS1_Lebensborn/)
Findbuch-Titelblatt
Findbuch-Titelliste („Inhaltsangabe“)
Bereitstellung und Nutzung
Vergangenheit zum Kuscheln?
Quelle: http://archiv.twoday.net/stories/506933956/

„Das pure Chaos!?!“
Bereitstellung von …
Beschreibungen (Metadaten)

Archivalien

• Gedruckte Findbücher im
Lesesaal
• Publikationsfindbücher
• Onlinefindbücher PDF
• Onlinefindbücher HTML
• XML-Findbücher
• XML-Normdateien

•
•
•
•

Ausgabe im Lesesaal
Ausleihe
Digitalisate im Lesesaal
Digitalisate im Internet
Archivportale etc.
• „Echte“ Archivportale
▫
▫
▫
▫
▫

Archivportal Europa
Archivportal D (geplant)
12 Archivportale der Bundesländer
Archive in der Arbeitsgemeinschaft Alpenländer
BAM-Portal

• Themen-, Bereichsportale

▫ Kalliope (Nachlässe/Autographen in Deutschland)
▫ Zentrale Datenbank Nachlässe
▫ EHRI (Holocaust)

• Kulturgutportale
▫ Europeana
Archivportal D
• Teil der DDB (Deutsche Digitale Bibliothek)
▫ Nationaler Aggregator für die Europeana

• Präsentation von Erschließungsinformation und
Digitalisaten von Archivgut
• Datenaustauschformat: EAD(DDB)
▫ www.landesarchiv-bw.de/ead/

• Daten des Lieferanten werden reduziert
dargeboten
▫ Z.B. fallen Angaben zur Bestands- und
Verwaltungsgeschichte weg!
Archivportal Europa
• Portal für europäisches Archivgut
• Ausgeführt im EU-Projekt APEx
• Präsentation von Erschließungsinformation und Digitalisaten
von Archivgut
• Information über die Archive selbst
• Information über Provenienzen zusätzlich separat abrufbar
(in Vorbereitung)
• Beteiligt derzeit: 323 Institutionen aus 24 Ländern, davon 217
Institutionen aus 20 Ländern mit recherchierbaren
Findmitteln (32 Mio VE, 80 Mio Digitalisate)
• Datenaustauschformat EAD (apeEAD)
▫ http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/standards
Europeana
• Portal für europäisches Kulturgut (u.a. Archivgut)
• Fokussiert auf digitalen Objekte / Digitalisate
• Eigenes Datenmodell EDM
▫ Basiert auf Formaten / Modellen wie Dublin Core
(DC), Web Ontology Language (OWL), CIDOC
Conceptual Reference Model (CRM), Functional
Requirements for Bibliographic Records object
orientes (FRBRoo)

• Derzeit 20 Mio Objekte von 2200 Institutionen aus
36 Ländern
▫ www.europeana.eu
ArchiveGrid
• Spartenübergreifendes Portal für Kulturgut weltweit
(auf Beständeebene)
• Projekt des Online Computer Library Center (OCLC)
• Schwerpunkt Nordamerika; aus D zurzeit: DNB,
BSB, Bundesarchiv
• Kein vorgeschriebenes Lieferformat, möglich z.B.:
EAD (verschiedene Profile), MARC, HTML-Seiten,
PDF-Dokumente usw.
• Derzeit 2 Mio Beschreibungen aus 1000
Institutionen
▫ https://beta.worldcat.org/archivegrid/
▫ http://oclc.org/research/activities/archivegrid.html
Archive 2.0, Crowdsourcing etc.
„If we build it, will they come?“
Joy Palmer, in: Ariadne 60 (2009)

• Archivnutzer als Prosument

▫ Archivblogs (Archivalia, Archive 2.0:
http://archive20.hypotheses.org/)
▫ Wikis
▫ Crowdsourcing-Projekte (http://youtu.be/F0-UtNg3ots)
▫ Findbuch 2.0

• Integration ins Kerngeschäft

▫ Kollaborative Erschließungsprojekte mit Nutzerkreisen und
anderen Archiven
▫ Kollaborative Bewertung

• Neue Accesspoints

▫ Direkteinstieg in Archivnutzung von Facebook & Co.
▫ Zugang zum Cloud-Repository
Historische Dokumentation und Archivierung - Einführung in die Archivwissenschaft
Erreichte Nutzer auf Facebook (22.01.
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Likes/Kommentaren (Jan. 2014)
Erhaltene Seiten-Likes auf Facebook
(22.01.2014)
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Teilnahme am Archivportal Europa
Richtungsbestimmung Archive 2.0
(nach Sebastian Gillner, 2013)
• Virtueller Lesesaal
▫ Archivalien digital im Netz
▫ Virtuelle Forschungsinfrastruktur inkl.
 Beschreiben, Favorisieren, Kommentieren,
Vernetzen durch Nutzer

• Interaktion mit dem Nutzer
• Vernetzte Informationssphären
Historische Dokumentation und Archivierung - Einführung in die Archivwissenschaft
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Historische Dokumentation und Archivierung - Einführung in die Archivwissenschaft

  • 1. Historische Dokumentation und Archivierung Einführung in die Archivwissenschaft Karsten Kühnel Wintersemester 2013/2014
  • 3. Universitätsarchiv auf Facebook Kommunikationsplattform für den Kurs: Facebookseite des Universitätsarchivs: https://www.facebook.com/pages/Unive rsit%C3%A4tsarchivBayreuth/600345086642467
  • 4. Inhalte der Veranstaltung • 1. Terminologie Dokumentation – Archivierung • 2. Die deutsche Archivlandschaft • 3. Entstehung von Überlieferung und Archivwürdigkeit • 4. Bestandsbildung und Erschließung • 5. Digitale Archivierung und Bestandserhaltung • 6. Bereitstellung und Nutzbarmachung • 7. „Archive 2.0“, Crowdsourcing etc.
  • 5. Archivierung = Konservierung? „Ich […] glaube, dass es zu den Pflichten der Erben gehört, die Originale, auf denen sich viele Gedanken und Gestalten erstmals gleichsam materialisiert haben, zu schützen und zu erhalten. Archivieren bedeutet nicht Pflege toter Materie, sondern lebendigen Geistes. Davon zehren wir für die gute Zukunft, auf die hin wir doch unser aller Tun gestalten.“ (Bundespräsident Roman Herzog, 13. Mai 1995)
  • 6. Dictionary of Archival Terminology (DAT III) Dokumentation Archivierung • 1) Tätigkeit des Nachweisens, Aufbereitens und der Übermittlung von Information und Wissen • 2) Innerhalb von Archiven traditionelle Bezeichnung für zeitgeschichtliche Sammlungen, • 3) Beschreibung von Datenstruktur und Programmen, erforderlich für die Archivierung von maschinenlesbaren Unterlagen. • Die Tätigkeiten, die Aufzeichnungen aus Verwaltungsarbeit zu Archivgut machen. Dazu gehören Erfassen, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung.
  • 7. Dokumentation vs. Archivierung? Dokumentation Archivierung • Wie weisen wir Information und Wissen aus und über die Vergangenheit nach, wie bereiten wir es auf und wie übermitteln wir es? • Wie machen wir Aufzeichnungen [Information] durch Erfassen, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung zu Archivgut?
  • 9. Gemeinsamkeiten / Unterschiede • Auswahlkriterien ▫ Dokumentar hat an Themen orientierten Dokumentationsplan ▫ Archivar hat an Institutionen / Personen und deren Funktionen / Aufgaben orientiertes Archivierungsmodell • Aufbereitung und Übermittlung ▫ Dokumentation orientiert sich eher an vorgegebenen Auswertungsthemen ▫ Archivierung bemüht sich Offenheit für alle Fragestellungen ▫ Dokumentation vermittelt Auswertungsergebnisse ▫ Archivierung verschafft Zugang zu den Quellen
  • 10. Authentizität der Quellen (nach: Duranti, Diplomatics, http://bit.ly/GW9EyB) • Records preserve perpetual memory of the acts which they carry out or attest to • Deposit of the records in a public place guarantees the continuing trustworthiness of records as witnesses of action • Antiquity provides records with the highest authority • Unbroken legitimate custody ensures records authenticity • Authentication is based on record form (Codex Justinianeus, 565 n.Chr.)
  • 11. Dekontextualisierung durch dokumentarische Informationsauswahl? • „Dokumentation gesellschaftlicher Phänomene interessiert sich nicht für Evidenz. Sie läuft Gefahr, Kontexte zu zerstören, ohne zu wissen, was sie tut, da sie nur ihre subjektiven Inhaltsfragen sieht. Dann wird Geschichte zerstört, weil Evidenz vernichtet wird und die Interpretationskontexte für Fakten fehlen.“ • „Wenn Archive sich als Dokumentationsstellen verstehen, besteht die Gefahr, daß sie sich zu rückwärtsgewandten Dokumentenmuseen entwickeln und vom lebendigen, zukunftsorientierten Zusammenspiel mit der Exekutive abgeschnitten werden.“ (Angelika Menne-Haritz, 1994)
  • 12. Formen Archivare die Vergangenheit? • „Documenting society has always been a political activity.“ (R. C. Jimerson, 2011) • „Who controls the past, controls the future; who controls the present, controls the past.“ (G. Orwell) • Bewertungshoheit obliegt weitgehend uneingeschränkt den Archivaren. • Archive nur ein Typ unter den Gedächtniseinrichtungen • Ausdifferenzierung der Archivlandschaft
  • 14. Archivlandschaft Deutschland - Quelle: Bundesarchiv (www.bundesarchiv.de/zwangsarbeit/) Sparten und Sprengel Institutionsarchive Sammlungsverwahrende Einrichtungen Beispiel Bayern: 943 Archive, davon 9 Staatsarchive und 10 Universitätsarchive
  • 15. Das heutige Bayreuth in der deutschen Archivlandschaft - - - http://upload.wikimedia.org/wikipedia/c ommons/4/4d/Blickbtstadtkirche.jpg By Thomas Kees (Benutzer:Powerbiker1).Powerbiker1 at de.wikipedia [Public domain], from Wikimedia Commons Bundesarchiv Koblenz: Schriftgut von Bundesbehörden: Bundesnetzagentur, Außenstelle Bayreuth Staatsarchiv Bamberg: Landesbehörden Stadtarchiv Bayreuth: Dienststellen der Stadtverwaltung Landeskirchliches Archiv Nürnberg: Unterlagen des evang.-luth. Dekanats und Kreisdekanats Bayreuth Erzbischöfliches Archiv Bamberg: Unterlagen des röm.-kath. Dekanats Bayreuth Universitätsarchiv Bayreuth: Unterlagen der Universität
  • 16. Das historische Bayreuth in der deutschen Archivlandschaft - - - http://upload.wikimedia.org/wikipedia/com mons/f/f0/Bayreuth_1900.jpg By Photoglob AG, Zürich, Switzerland or Detroit Publishing Company, Detroit, Michigan [Public domain or Public domain], via Wikimedia Commons Staatsarchiv Bamberg: Markgräfliche Bestände (bis 1792), hohenzollersches Fürstentum und Kgr. Preußen (1792-1810), Regierungen des kgl.-bayer. Obermainkreises und Oberfrankens (ab 1810), staatliche Behörden. Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin: preußische Bestände (insb. 1792-1810) Universitätsarchiv ErlangenNürnberg …
  • 17. Oberfranken in der deutschen Archivlandschaft - Bundesarchiv Koblenz, Berlin, Freiburg Bayerisches Hauptstaatsarchiv Staatsarchive Bamberg und Coburg Erzbischöfliches Archiv Bamberg Landeskirchliches Archiv Nürnberg Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin
  • 18. Die „freien“ und ungewöhnlichen Archive • • • • • Archiv der Jugendkulturen e.V. Lesbenarchiv Frankfurt Schwulenarchiv Schweiz Gesangbucharchiv Frankfurt Internet Archive (http://archive.org) „Freie Archive bewahren die Geschichte von unten: die Dokumente der Spontis und der Autonomen, der linken Polit- und Basisgruppen, der Frauen und der Schwulen, der Friedens- und der Umweltbewegungen, der Internationalismusinitiativen und der Jugendszenen, der DDR-Oppositionsgruppen, der Selbsthilfebewegungen und vieles mehr.“ (Archiv der Jugendkulturen, 2013)
  • 19. „Institutions with Archival Holdings“ vs. „Collections Holding Institutions“ IAHs CHIs • • • • • • Sammlungen von wiss. Institutionen • Sammlungen von Gedenkstätten • Sammlungen von humanitären Einrichtungen mit personenbezogenem Auswertungsauftrag (z.B. KZGedenkstätten, Suchdienste) • Sammlungen von musealen Einrichtungen • • • • • Staatliche Archive Parlamentsarchive Kommunale Archive Kirchliche Archive Archive von Hochschulen und wiss. Institutionen Wirtschaftsarchive Literaturarchive Medienarchive Archive politischer Parteien und Verbände Adels- und Privatarchive
  • 20. Bestände- und Sammlungstypen Fonds Collection • Archivbestände von Unterlagen derselben Herkunft (Bestandsbildungskriterium: Herkunft (Provenienz)) ▫ Institutioneller Bestand (Zuständigkeit) ▫ Amtlicher Nachlass (Sonderregistraturen von (ehemaligen) Amtsträgern) ▫ Privater Nachlass (jeweils als eigner Fonds verstanden; Sammlungsprofil) • Sammlungsbestände von Unterlagen derselben oder unterschiedlicher Herkunft (Bestandsbildungskriterium: beliebig) ▫ Vorarchivische Sammlung (Sammlungsprofil) ▫ Archivische Sammlung (Sammlungsprofil) ▫ Gattungsbestand (z.B. Karten, Fotos, Filme)
  • 21. Entstehung von Überlieferung und ihre Archivwürdigkeit
  • 22. Archivgut • Als archivwürdig bewertete Teile von Schriftgut aus Verwaltungen. In Abgrenzung zum Archivgut wird der Inhalt von Sammlungen oft als Sammlungsgut bezeichnet. In der Formulierung der Archivgesetze wird der Begriff Archivgut auch als Oberbegriff für die Gesamtheit der Bestände genutzt. cit [ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]
  • 23. „Schriftgut aus Verwaltungen“ • Unterlagen, die im Zuge der Wahrnehmung einer Funktion bzw. einer übernommenen oder übertragenen Aufgabe entstehen. • Unterlagen sind jede Form von Informationsaufzeichnung, unabhängig vom jeweiligen Trägermaterial. • Verwaltungen = Funktions- oder auftragsbasierte Aktionen zur Koordinierung von Prozessen bzw. Institutionen, die solche Aktionen vornehmen; im engeren Sinn: öffentliche Verwaltung auf der Grundlage von Rechtsvorschriften.
  • 25. „Vorgang“ als kleinste Kontextualisierungseinheit • Ein einzelner kooperativer Entscheidungsprozess mit schriftlicher interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im Rahmen des Geschäftsgangs. • Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft. • Es gibt keine Standardform eines Vorgangs. Allerdings ist das Instrumentarium zu seiner internen Steuerung in der Geschäftsordnung standardisiert ebenso wie die funktionalen Zuständigkeiten, die mit definierten Aufgaben jeweils eine Prüfung vornehmen und deren Ergebnis in der Form von Vermerken als Prämissen zur nachfolgenden Wahrnehmung durch andere Zuständigkeiten bereitstellen. Im Vorgang findet eine fortschreitend sich verstärkende, kooperative Selektion statt, die eine externe Mitteilung vorbereitet. cit [ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]
  • 26. Der Akt / die Akte als unterste Ebene eines Ordnungsschemas für Schriftgut • Gesamtheit der analogen oder elektronischen Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden. Die Akte bildet als grundlegende Einheit der Schriftgutverwaltung im Idealfall die Aufgaben und Entscheidungsprozesse ab, die zu ihrer Entstehung führten. cit [ University of Marburg, Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management, “Terminologie,” 2010. http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut/termi nologie/ accessed 6/26/11 ]
  • 27. Schriftgutverwaltung mit Aktenplan und Aktenverzeichnis • Hauptgruppe Aktenplan ▫ Gruppe  Untergruppe  Betreffseinheit (Akten- oder Serientitel) ▫ Verzeichnis der tatsächlich angelegten Akten und Vorgänge Aktenverzeichnis
  • 28. Aktenplan-Grundsätze Akten entstehen durch die Wahrnehmung einer (übertragenen) Funktion oder einer Aufgabe Aktenpläne bezeichnen Funktionen oder Aufgaben, unabhängig davon, wer sie wahrnimmt: • Funktionsorientierung • Aufgabenorientierung • Unabhängigkeit von Organisationsstruktur
  • 29. Archivwürdigkeit • Kriterium für die „Bewertung“ von Unterlagen • Sie „bedeutet, daß die Unterlagen dauerhaft aufzubewahren sind, weil sie für eine mögliche Auswertung geeignet und aussagekräftig sind.“ (Menne-Haritz, DATIII) • „Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.“ (BayArchivG, Art. 2 Abs. 2)
  • 31. Objekte der Bewertung • Bewertet werden nicht physische Körper, sondern Information auf beliebigen Trägern. • Durch die Bewertung gelangt Information zur Archivierung. • Information liegt in den Inhalten von Unterlagen ebenso wie in den Formen und Trägermaterialien vor. • Welche Information davon archivwürdig ist, ist das Ergebnis der Bewertung.
  • 32. Bewertungskriterien dokumentationsorientiert evidenzorientiert • Dokumentationsplan der DDR • Boom‘sches Dokumentationsprofil • Aktive Dokumentationsaufgabe (Reimann) • Dokumentationsprofil der BKK für Kommunalarchive • Dokumentationsprofil für Hochschularchive • „Archivarisches Fingerspitzengefühl“ • Schellenberg‘scher Ansatz • Evidenzprinzip nach MenneHaritz • Aufgabenorientierte Bewertungsmodelle • Horizontal-vertikale Bewertung des Landesarchivs BaWü • Erweitertes funktionales Provenienzmodell des UBTArchivs
  • 33. Einflussfaktoren bei der Bewertung Nach: C. Beckles u.a. (University of Dundee), Archival Appraisal in UK Higher Education Institutions (http://www.archidis-naet.eu/dundee.pdf)
  • 34. Evidenzorientierte Bewertung funktionaler Provenienzen • Was ist „funktionale Provenienz“? • Funktionale Provenienzen in Universitäten • Was bedeutet Evidenzorientierung im Bewertungsvorgang?
  • 35. Funktionale Provenienz • Die Funktion, die ein Akteur wahrnimmt, wird als Ursache für die Entstehung von Unterlagen und somit als Herkunft (Provenienz, „originator“) der Unterlagen verstanden. • Handlungen von Akteuren müssen analysiert werden, um die sich darin spiegelnden Funktionen zu ermitteln. • Gleiche Funktionen können bei unterschiedlichen Akteuren wahrgenommen werden. • Funktionen spiegeln sich nicht nur im Handeln, sondern auch in der Wirkung des Handelns. Unterlagen, die aus dieser Wirkung bei Dritten entstehen, sind sekundäre Produkte einer funktionalen Provenienz.
  • 36. Funktionsorientierung ermöglicht: • Das Dokumentationsprofil des Universitätsarchivs Bayreuth ist die Grundlage seiner Bestandsbildung. Es orientiert sich an den Funktionen der Universität in ihrem Handeln und gesamtgesellschaftlichen Wirken und greift somit über die amtliche Überlieferung der Universität hinaus und bezieht externe und private Stellen in die Bestandsbildung mit ein.
  • 37. Funktionale Provenienz im Universitätsarchiv • Welche Funktionen nimmt eine Universität wahr? • Welche Quellen gibt es dafür? • Gibt es Untersuchungen und Guides dazu? ▫ ▫ ▫ ▫ Helen Willa Samuels: Varsity Letters (1991) JISC: HEI Functional Activity Model (2002) JISC: HEI Business Classification Scheme (2007) …
  • 38. Funktionen einer HEI nach Samuels
  • 39. Das „Evidenzprinzip“ bei der Bewertung • Evidenz der Handlungen eines Akteurs entsteht aus Planmäßigkeit und Kontinuität von Aktivität. • Planmäßigkeit erfordert eine Kategorisierbarkeit von Aktivitäten. • Kategorien von Aktivitäten sind Aufgaben bzw. Funktionen. • Unser Funktionsbegriff soll Aufgaben und Funktionen zusammenfassend bezeichnen. • Unterlagen, die aus der Wahrnehmung von Funktionen entstehen, machen das Handeln und Wirken des Akteurs evident.
  • 40. Horizontal-vertikale Bewertung • Wer hat bei den einzelnen Aufgaben und Funktionen die Federführung inne? • Nur die Überlieferung der federführenden Stelle beinhaltet alle für Entscheidungen relevanten Inhalte.
  • 41. Kriterien für Archivwürdigkeit • Unterlagen müssen der Wahrnehmung einer Funktion des Erzeugers der Unterlagen entsprungen sein. ▫ Akten zu Angelegenheiten des Hochschulsports = Aufgabe nach Art. 2 BayHSchG => grundsätzlich archivwürdig. • Die aus der Wahrnehmung einer Funktion entstandenen Unterlagen müssen eine inhaltliche Aussagekraft besitzen, die über die Definition der Funktion hinausgeht. ▫ Bsp. Vorlesungsverzeichnisse: Funktion Lehre, Aussagekraft: nicht nur, dass, sondern auch, was/worüber gelehrt wurde. ▫ Bsp. Rechnungen der Beschaffungsstelle: Aussagekraft: Es wurde für den Dienstbetrieb erforderliches Material beschafft = belegt Funktion Betriebserhalt, Inhalte durch die Funktion vordefiniert. • Die Unterlagen müssen von der jeweils federführenden Stelle stammen (horizontal-vertikale Bewertung). ▫ Bsp. Hochschulentwicklungsplanung: federführende Stelle(n): Hochschulleitung, Präsident => Unterlagen aus anderen Stellen (Fakultäten etc.) dazu sind nicht archivwürdig.
  • 42. Subsidiäre Bewertungskriterien „Bleibender Wert“ für: • Wissenschaftliche Forschung • Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter • Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung
  • 44. Das Provenienzprinzip • Grundsatz zur Bildung und Abgrenzung der Bestände nach dem historisch bedingten Entstehungs- und Überlieferungszusammenhang des Archivguts
  • 45. Die Stufenverzeichung nach ISAD(G) • • • • • Bestand Teilbestand Serie/Aktengruppe Akte/Vorgang Einzelstück
  • 46. Der „Bestand“ als Strukturelement Archiv Bestand Serie Serie Bestand Serie Serie Serie Bestand Serie Serie Serie Serie Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit
  • 47. Definition „Bestand“ („Fonds“) • • • Zentrales Strukturierungselement des Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut meist aus einer Behörde. Er ist auf der ersten Gliederungsstufe unter der umfassenden Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet. The whole of the documents, regardless of form or medium, automatically and organically created and/or accumulated and used by a particular individual, family, or corporate body in the course of that creator's activities or functions. The entire body of records of an organization, family, or individual that have been created and accumulated as the result of an organic process reflecting the functions of the creator. Bestand Serie Serie Serie Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit
  • 48. Definition „Serie“ („Series“) • Gleichförmige Schriftstücke, Amtsbücher oder Akten in alphabetischer, numerischer oder chronologischer Folge in einer Registratur ohne innere Anhaltspunkte zu Systematisierung. • Documents arranged systematically or maintained as a unit because they relate to a particular function or subject, result from the same activity, have a particular form, or because of some other relationship arising from their creation, receipt, and use. Serie Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit
  • 49. Relation „Bestand“ : „Serie“ • Bestand/Fonds ▫ = Einheit von Produkten eines bestimmten Akteurs (Corporation, Person, Family (CPF)) • Serie ▫ = Einheit von gleichförmigen Produkten ohne innere Gemeinsamkeiten (soz. Klammer um die pyhsisch bedingte Zerstückelung einer konzeptualen Einheit) ▫ = Einheit von Produkten mit innerer Gemeinsamkeit hinsichtlich ihres Bezugs oder ihrer Entstehungsursachen
  • 50. The „Australian Series System“ • Serien bilden Funktionen ab. • Serien sind das oberste Element der Gliederung eines Archivs. • Das Series System trägt der Kurzlebigkeit moderner Organisationsstrukturen und unscharfen Zuständigkeitsabgrenzungen Rechnung.
  • 51. Mögliche Gliederung nach Serien Archiv Serie Serie Serie Creator Creator Creator Creator Creator Creator Creator Creator Creator Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit
  • 54. Archivalieneinheit als Process/Activity (= Vorgang/Akte) Archiv Function Sub-Function Sub-Function Function Sub-Function Sub-Function Sub-Function Function Sub-Function Sub-Function Sub-Function Sub-Function Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity Process/Activity
  • 55. 1992: „The Context is All“ • Heather McNeill: Ein Fonds ist ein Konstrukt auf der Basis von Kontext(en). • Terry Cook: Fonds ist „an intellectual construct“ [rather than a] „physical entity“. • Peter Horsman: Provenienz ist definiert als Kontext. • Geoffrey Yeo: „Fonds are conceptual entities whose membership need not be physically brought together.“
  • 56. Fonds = Complex Set of Relationships • Beziehungsgemeinschaften als Bestandsbildungskriterien. • „Conceptual Fonds“ als temporäres virtuelles Gebilde. • Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften als Repräsentationen von Fonds geschieht on demand.
  • 58. Relationale Erschließung Agent • performs functions • produces records • is represented in records • participates in events • performs in time periods • performs at places • has relationships to other agents Records Events • are produced by agents • are produced by performing functions / represent functions • are produced at certain places • are produced in certain time periods • are produced at an event • have relationships to other records • are performed by agents • are represented in records • are performed at places • are oerformed in time periods • are the stage for performing functions • have relationships to other events Functions Time • are performed by agents • are are represented in records • are performed at places • are performed in time periods • are performed at events • have relationships to other functions • is a framework for events • is represented in records • has relationships to agents • has relationships to functions • has relationships to other time periods Places • are visited by agents • are geo-spatial references to performance of functions • are the stage for events • are represented in records • have relationships to time periods • have relationships to other places
  • 59. Entity „Agent“ performs functions has relationships to other agents performs at places produces records Agent performs in time periods participates in events is represented in records
  • 60. Entity „Records“ are produced by agents are produced by performing functions / represent functions have relationships to other records Records are produced at certain places are produced at an event are produced in certain time periods
  • 61. Entity „Functions“ are performed by agents have relationships to other functions are are represented in records Functions are performed at events are performed at places are performed in time periods
  • 62. Entity „Places“ are visited by agents are geospatial references to performance of functions have relationships to other places Places have relationships to time periods are the stage for events are represented in records
  • 63. Entity „Time“ is a framework for events has relationships to other time periods Time has relationships to functions is represented in records has relationships to agents
  • 64. Entity „Events“ are performed by agents have relationships to other events are represented in records Events are the stage for performing functions are performed at places are oerformed in time periods
  • 65. Findmittelsystem • Records ▫ „Findbuch“ ▫ Encoded Archival Description (EAD) ▫ ISAD(G) • Functions ▫ Normdateien (Authority Records) ▫ ISDF • Repositories • Agents ▫ Normdateien (Authority Records) ▫ Encoded Archival Context (EAC-CPF) ▫ ISAAR(CPF) ▫ Normdateien (Authority Records) ▫ Encoded Archival Guide (EAG) ▫ ISDIAH
  • 67. Aufbau eines Findbuchs nach ISAD(G) • • • • • • • 1. Identifikation 2. Kontext: Ursprung und Aufbewahrung 3. Inhalt und Ordnung 4. Zugangs- und Nutzungsbedingungen 5. Sachverwandte Unterlagen 6. Anmerkungen 7. Kontrolle (Zeitpunkt, Verfahren und Autor der Verzeichnung)
  • 68. 1. Identifikation • • • • • Signatur Bezeichnung / Titel Laufzeit Verzeichnungsstufe Umfang
  • 69. 2. Ursprung und Aufbewahrung • Name der Entstehungsstelle (Provenienzstelle) • Entstehungs- /Verwaltungsgeschichte / Biographie der Herkunftsstelle • Bestandsgeschichte • Abgebende Stelle („immediate source of acquisition“)
  • 70. 3. Inhalt und Ordnung • • • • Beschreibung des Inhalts Information zur Bewertung Beschreibung der Akzessionen Erläuterung der (archivischen) Ordnung
  • 71. 4. Zugangs- und Nutzungsbedingungen • • • • Zugangsbedingungen /-beschränkungen Reproduktionsbestimmungen Sprache der Archivalien Einschränkungen aus konservatorischen Gründen • Verzeichnis der Find- und Findhilfsmittel
  • 72. 5. Sachverwandte Unterlagen • • • • Lagerungsort der Originale Lagerungsort von Konversionsformen Verwandte Archiveinheiten Veröffentlichungen
  • 73. 6. Anmerkungen • Zusatzinformationen, die andernorts nicht untergebracht werden konnten
  • 74. 7. Kontrollbereich • Erläuterungen zum Erschließungsvorgang („Archivist‘s note“) • Angewandte Regeln, Richtlinien und Standards • Datum und Autor der Beschreibung
  • 75. Erschließung nach DACS (USA) • http://www.youtube.com/watch?v=aSHQH36fE tc&list=PLC822D98314B86E0A
  • 81. Vergangenheit zum Kuscheln? Quelle: http://archiv.twoday.net/stories/506933956/ „Das pure Chaos!?!“
  • 82. Bereitstellung von … Beschreibungen (Metadaten) Archivalien • Gedruckte Findbücher im Lesesaal • Publikationsfindbücher • Onlinefindbücher PDF • Onlinefindbücher HTML • XML-Findbücher • XML-Normdateien • • • • Ausgabe im Lesesaal Ausleihe Digitalisate im Lesesaal Digitalisate im Internet
  • 83. Archivportale etc. • „Echte“ Archivportale ▫ ▫ ▫ ▫ ▫ Archivportal Europa Archivportal D (geplant) 12 Archivportale der Bundesländer Archive in der Arbeitsgemeinschaft Alpenländer BAM-Portal • Themen-, Bereichsportale ▫ Kalliope (Nachlässe/Autographen in Deutschland) ▫ Zentrale Datenbank Nachlässe ▫ EHRI (Holocaust) • Kulturgutportale ▫ Europeana
  • 84. Archivportal D • Teil der DDB (Deutsche Digitale Bibliothek) ▫ Nationaler Aggregator für die Europeana • Präsentation von Erschließungsinformation und Digitalisaten von Archivgut • Datenaustauschformat: EAD(DDB) ▫ www.landesarchiv-bw.de/ead/ • Daten des Lieferanten werden reduziert dargeboten ▫ Z.B. fallen Angaben zur Bestands- und Verwaltungsgeschichte weg!
  • 85. Archivportal Europa • Portal für europäisches Archivgut • Ausgeführt im EU-Projekt APEx • Präsentation von Erschließungsinformation und Digitalisaten von Archivgut • Information über die Archive selbst • Information über Provenienzen zusätzlich separat abrufbar (in Vorbereitung) • Beteiligt derzeit: 323 Institutionen aus 24 Ländern, davon 217 Institutionen aus 20 Ländern mit recherchierbaren Findmitteln (32 Mio VE, 80 Mio Digitalisate) • Datenaustauschformat EAD (apeEAD) ▫ http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/standards
  • 86. Europeana • Portal für europäisches Kulturgut (u.a. Archivgut) • Fokussiert auf digitalen Objekte / Digitalisate • Eigenes Datenmodell EDM ▫ Basiert auf Formaten / Modellen wie Dublin Core (DC), Web Ontology Language (OWL), CIDOC Conceptual Reference Model (CRM), Functional Requirements for Bibliographic Records object orientes (FRBRoo) • Derzeit 20 Mio Objekte von 2200 Institutionen aus 36 Ländern ▫ www.europeana.eu
  • 87. ArchiveGrid • Spartenübergreifendes Portal für Kulturgut weltweit (auf Beständeebene) • Projekt des Online Computer Library Center (OCLC) • Schwerpunkt Nordamerika; aus D zurzeit: DNB, BSB, Bundesarchiv • Kein vorgeschriebenes Lieferformat, möglich z.B.: EAD (verschiedene Profile), MARC, HTML-Seiten, PDF-Dokumente usw. • Derzeit 2 Mio Beschreibungen aus 1000 Institutionen ▫ https://beta.worldcat.org/archivegrid/ ▫ http://oclc.org/research/activities/archivegrid.html
  • 89. „If we build it, will they come?“ Joy Palmer, in: Ariadne 60 (2009) • Archivnutzer als Prosument ▫ Archivblogs (Archivalia, Archive 2.0: http://archive20.hypotheses.org/) ▫ Wikis ▫ Crowdsourcing-Projekte (http://youtu.be/F0-UtNg3ots) ▫ Findbuch 2.0 • Integration ins Kerngeschäft ▫ Kollaborative Erschließungsprojekte mit Nutzerkreisen und anderen Archiven ▫ Kollaborative Bewertung • Neue Accesspoints ▫ Direkteinstieg in Archivnutzung von Facebook & Co. ▫ Zugang zum Cloud-Repository
  • 91. Erreichte Nutzer auf Facebook (22.01. 2014)
  • 92. FB-Beitrag mit den meisten Likes/Kommentaren (Jan. 2014)
  • 93. Erhaltene Seiten-Likes auf Facebook (22.01.2014)
  • 94. FB-Interaktionen bei Meldung über Teilnahme am Archivportal Europa
  • 95. Richtungsbestimmung Archive 2.0 (nach Sebastian Gillner, 2013) • Virtueller Lesesaal ▫ Archivalien digital im Netz ▫ Virtuelle Forschungsinfrastruktur inkl.  Beschreiben, Favorisieren, Kommentieren, Vernetzen durch Nutzer • Interaktion mit dem Nutzer • Vernetzte Informationssphären
  • 98. Norm für Bestandserhaltung • ISO 11799: Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut