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Data Security und Data Privacy – Löschen von historischen Datenbeständen
Der Natuvion-Webcast thematisiert die Herausforderungen und Handlungsfelder in der Datenlöschung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Besonders betont wird die Notwendigkeit, historische Datenbestände in SAP-Systemen konsistent zu löschen und die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, um Bußgelder zu vermeiden. Natuvion positioniert sich als Experten für Datenmanagement und Datenschutz, mit einem Fokus auf sichere und konforme Datenverarbeitung in der Energiewirtschaft.
Data Security und Data Privacy – Löschen von historischen Datenbeständen
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- 3. Seit 2014 unterstützen wir als NATUVION unsere Kunden mit Erfahrung und Expertise im Umfeld der Digitalisierung 3 Gegründet: 2014 als eigentümergeführter Beratungsspezialist mit Fokus Versorgungswirtschaft, Security und Transformation Standorte: Walldorf, Berlin, München, Wien(AT), Philadelphia(US) Unternehmensgröße: > 55 Mitarbeiter Expertise der Berater: > 75 % SAP zertifiziert & Ø 12 Jahre Energiewirtschaft und SAP SAP Gold Partner SAP RecognizedExpertise in Utilities SAP Landscape Transformation Langjähriger Partner der größten Energieversorger Deutschlands Leistungen/Kompetenzen: § Strategisches IT-Management § IT Consulting für die Energiewirtschaft § SAP Transformation & Data Services § SAP Security & Data Privacy / Protection § Business Intelligence / Analytics Natuvion Gruppe Tiefgehende Erfahrung in der Umsetzung von DS-GVO / GDPR Anforderungen Strategische Partnerschaft mit Entwicklungsteams der SAP im Bereich Data Protection and Privacy – ILM / IRF / Consent Enge und langjährige Partnerschaft mit Experten im IT/ Datenschutz Recht Vollständiges Verständnis über die Prozesse und Anforderungen aus Business – IT – Datenschutzsicht Eigene zertifizierte Lösungen für konsistente Datenlöschung, Auskunft und Anonymisierung Ausgewiesene Data Protection und Privacy Expertise (Lösungen) Ausgewiesene Transformationsexpertiese Erfolgsfaktoren Konzeption und Einführung Anonymisierung (IS-U / CRM) Konzernweiter Roll-Out einer Systemanonymisierung (CRM / IS-U / ERP / HCM) Selektive Datenlöschung (IS-U / CRM / ERP / BW) Löschkonzeption DS-GVO / GDPR (SAP Systemlandschaft) IT und Prozesskonzeption Konformität Rechte Betroffener nach DS-GVO / GDPR (Auskunft & Transparenz) System und Daten- dekommissionierung mit SAP ILM Konzeption und Realisierung Auskunft (SAP IRF) Relevante Referenzen Natuvion – Ihre Spezialisten in der Realisierung der Anforderungen der GDPR / DS-GVO Data Security und Data Privacy in SAP - Datenanonymisierung
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- 5. Natuvion Webcasts Überblick der Webcast-Reihe „Data Security und Data Privacy" Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy5 1 1 Std. Die Webcast-Reihe „Data Security und Data Privacy in SAP“ gibt einen umfassenden Überblick über die Handlungsfelder und Realisierungsmöglichkeiten im Rahmen der EU-GDPR / EU-DSGVO. EU-DSGVO/ GDPR On Boarding Juristischer Überblick und grundsätzliche Strukturierung der Handlungsfelder (1 Stunde) 2 45 Min. Löschen von historischen Datenbeständen Konsistentes Löschen von Massendaten in SAP Systemlandschaften (30 Minuten) 3 45 Min. Einfaches Sperren und Löschen Überblick und Erfahrungen bei der Einführung von SAP Information Lifecycle Management (30 Minuten) 4 45 Min. Anonymisierung / Pseudonymisierung Hintergrund, Herausforderung und Umsetzung einer DSGVO / GDPR konformen Anonymisierung 5 30 Min. Datenauskunft / Transparenz DSGVO / GDPR konforme Datenauskunft von der Konzeption bis zur Einführung –SAP IRF. 6 45 Min. Einwilligung / Zustimmung DSGVO / GDPR konforme Einwilligung Konzeption bis zur Einführung – SAP CONSENT. 7 45 Min. Privacy Impact Assessment Wie können PIAs praktisch umgesetzt und gelebt werden?
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- 8. Der Handlungsdruck zur Schaffung der Datenschutzkonformität besteht fortwährend und steigt im Kontext der neuen Datenschutzgrundverordnung 8 Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy §Bußgeldrahmen zwischen EUR 50.000 bis 300.000 je Verstoß (Verstöße sind kumulierbar) § Löschung: Personenbezogene Daten sind zu löschen, wenn sie für eigene Zwecke verarbeitet werden, sobald ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich ist § Auskunft: Die verantwortliche Stelle hat dem Betroffenen auf Verlangen und unentgeltlich Auskunft zu erteilen über alle gespeicherte Daten mit Personenbezug, Empfänger sowie über den Zweck der Speicherung • (geändert) Bußgeldrahmen bis EUR 20Mio. oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes der betroffenen Unternehmensgruppe • (neu) Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) • (neu) Privacy by Design and by Default (Art. 25 DS-GVO) • (geändert) Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DS-GVO) geht weit über das bisherigen Recht auf Löschung hinaus • (geändert) Erhöhte Informations- und Transparenzpflichten (Art. 12 bis Art. 15 DS-GVO) ist eine Erweiterung des Auskunftsanspruches (Beispiel: www.selbstauskunft.net) • (neu) Datenschutz-Folgenabschätzungen (Privacy Impact Assessments, Art. 35 DS-GVO) § Datenschutz bis Mai 2016 (Extrakt) § Datenschutz ab Mai 2018 (Extrakt)
- 9. 9 Datenschutz-Grundverordnung Wirksame und abschreckende Geldbußen (Wortlaut Art. 83 Abs. 1 DS-GVO) Betrifft sowohl Vorsatz wie auch Fahrlässigkeit auch von Managern, Datenschutzbeauftragten und sonstigen an fehlerhaften Entscheidungen zum Datenschutz beteiligten Personen (bis zu EUR 20 mio.) Bußgelder für Unternehmen bis zu EUR 20 mio. bzw. 4% des globalen Vorjahresumsatzes àdamit rücken Bußgelder in die Größenordnung von kartellrechtlichen Pönalen Beweislastumkehr zu Ungunsten Daten verarbeitender Unternehmen: Nicht nur sicherstellen, sondern Nachweis erbringen können Deutlich Erhöhung des Bedarfs an systematischen Lösungen, die eine vollumfängliche Dokumentation von Maßnahmen erlauben Verstöße haben zukünftig noch schwerwiegendere monetäre Folgen für Unternehmen. Und was heißt das jetzt konkret? Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy 20 MEUR oder 4% Transparenz über Datenschutz- verstöße Einheitliches Recht für EU Wirtschaftsraum MAI 2018 Portabilität Recht auf Vergessenwerden Einwilligung & Kinder
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- 11. Die Nutzung von Personenbezogene Daten in den IT Abwicklungssystemen führen zu konkreten Handlungsfeldern (Extrakt) Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy11 Handlungsfelder Umfangreiche Echtdaten in Projekt-/ Test- und Schulungssystemen Historischer Datenbestand in Produktivsystemen Umfangreicher Datenbestand aus Prozessdurchführung SAP Test-, Schulungs-oder Projektsysteme sind als vollständige Kopie des Produktivsystems auf- gebaut. Der Datenzugriff ist jederzeit umfangreichst und teilweise mit erweiterten Berechtigungen möglich. Nach Ablauf von Datenverarbeitungs- aufträgen oder Dienstleistungs- verträgen werden Kundendaten an neue Dienstleister übergeben. Der historische Datenbestand verbleibt aktuell weiterhin in den jeweiligen Produktivsystemen. Prozesse zur Akquise und Vertrags- abwicklung erzeugen Daten. Die Nutzung dieser Daten ist für den jeweiligen Zweck legitimiert. Nach Ablauf der Prozessabwicklung stehen die Daten uneingeschränkt weiter zur Verfügung. Test- und Projektsysteme nur mit anonymisierten Daten Personenbezogene Daten sind nach Ablauf der Legitimation zu löschen Anonymisierung Schulungs- und Testsystem Löschen historischer Daten Sperren und Implementierung kontinuierliches Datenmgmt. 1 Kundenanfragen zur Auskunftserteilung Anfragen zur Auskunft von Betroffenen über die Speicherung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Auskunft erfolgt aktuell als manueller Prozess und Informationen können nur mit hohem Aufwand und in der Regel nicht in der gesetzlich vorgeschriebene Format bereitgestellt werden. Strukturierte, IT-gestützte Prozessbearbeitung 2 3 Auskunftsanspruch über Daten mit Personenbezug 4 Nutzung personenbezogener Daten in IT-Systemen
- 12. Die Nutzung von Personenbezogene Daten in den IT Abwicklungssystemen führen zu konkreten Handlungsfeldern (Beispiel) 12 Historischer Datenbestand in Produktivsystemen Beim Ablauf von Dienstleistungsverträgen sind Kundendaten an einen Rechtsnachfolger (neue verantwortliche Stelle) übergeben Worden Der historische Datenbestand ist in der produktiven Systemlandschaft verblieben Umfangreicher Datenbestand aus Prozessdurchführung Prozesse zur Akquise und Vertrags- abwicklung erzeugen Daten. Die Nutzung dieser Daten ist grundsätzlich jeweils legitimiert. Nach Ablauf der Prozessabwicklung stehen die Daten bislang aber auch weiterhin uneingeschränkt zur Verfügung Auskunftsanspruch über Daten mit Personenzug Erteilung einer Auskunft an Betroffene über die Speicherung ihrer personenbezogenen Daten Auskunft ist in strukturierter elektronischer Form mit der Angabe über Ort, Grund und ggf. Empfänger sowie Dauer der Speicherung / Löschkriterien zu gestallten. Umfangreiche Echtdaten in Sekundärsystemen SAP Test-, Schulungs- oder Projektsysteme sind als vollständige Kopie des Produktivsystems aufgebaut. Der Datenzugriff ist umfangreichst möglich. û (1) Zu realisieren û(2) Zu realisieren û (3) Zu realisieren 6 4 3 1 Buchungskreise im System mit zu überprüfender Legitimation 77.000 4.200.000 WechselInteressenten Inaktiv 1.150.000 400 davon mit Aufsicht kritisch Aktuell ca. 120 p.a. Auskunft Dunkelz. Datenerhebungen mit zu überprüfender Legitimation (aktuelles Jahr) Auskunftsersuchen (§ 34 BDSG) Aufsicht (§ 38 BDSG) * Anzahl der Anfragen über alle Dienstleister hinweg derzeit nicht ermittelbar * Wechsel = abgelehnte Wechsel und Speicherung der Daten û (3) Zu realisieren 1 2 3 4 Gesellschaften Echtdaten in Sekundärsystemen (Zugriff umfangreich / Zugriff eingeschränkt / Daten anonymisiert) 16 4 2 475.000 Kunden Umfangreich Eingeschränkt Anonym. Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy
- 13. Die Nutzung von Personenbezogene Daten in den IT Abwicklungssystemen führen zu konkreten Handlungsfeldern (Handlungsfeld Löschen) Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy Historische Daten in Produktivsystemen „Vergessenwerden“ Art. 5Abs. (1) e) Identifizierung der betroffenen Person darf nur so lange möglich sein, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist Art. 17 Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der verantwortliche ist verpflichtet, pb Daten unverzüglich zu löschen, bei • Zweckerfüllung • Widerruf einer Einwilligung • Widerspruch gegen Verarbeitung • Unrechtmäßige Verarbeitung (ein-schließlich bei Kindern) Alle relevanten Daten müssen aus dem Produktivsystem gelöscht werden. Ein reiner „Verschluss“ der Daten ist nicht ausreichend Recht auf Löschung SAP ERP / IS* Produktion IT-System Übergabe von Daten bei Dienstleisterwechsel BuKrs Bezeichnung 0400 Unternehmen 1 0600 Unternehmen 2 0800 Unternehmen 3 Produktion IT-System 0800 Unternehmen 3 Vollhistorische Datenübergabe an neuen Dienstleister 13
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- 16. Je nach Projektanforderungen kann eine selektive Datenlöschung in drei verschiedenen Varianten durchgeführt werden Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy16 Technisches Verfahren Big-Bang* Objektweise Chargenweise Typisierung der Daten (Schlüsseldefinition) Löschen der Daten mit optimierter Performance (innerhalb von 40 Stunden) Reorganisation der Datenbank Möglichkeit der Datenwiederherstellung Typisierung der Daten (Schlüsseldefinition) Löschen der Daten mit geringer Prozessanzahl Objektweiselöschung mit niedriger Performance Möglichkeit der Datenwiederherstellung Schrittweise Löschung der Daten an festgelegten Terminen Einmalige Datentypisierung Löschen tabellentyporientiert Löschen mit optimierter Performance Möglichkeit der Datenwiederherstellung Variante 1 Variante 2 Variante 3 Variante 1-3 selektives Löschen DSO HH * Big-Bang grundsätzlich das optimalste Löschverfahren. Eine Löschung von Daten ist grundsätzlich in weniger als 40 Stunden möglich.
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- 18. 3000 BUKRS Die Datenlöschung besteht aus einer Datenverschiebung und einer Datenlöschung / Bereinigung 18 Technisches Verfahren Integrities System(e) SAP CRM / SAP ERP 1000 BUKRS 2000 BUKRS 3000 BUKRS 4000 BUKRS Integrities System(e) SAP CRM / SAP ERP 1000 BUKRS 2000 BUKRS 4000 BUKRS Integrities System(e) SAP CRM / SAP ERP 1000 BUKRS 2000 BUKRS 4000 BUKRS Selektion Logische Löschung Physische Löschung 12 3 Blue Print Test 1 Test 2 GP GL Löschung Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy
- 19. Grundsätzlicher Ablauf einer Löschung in der Variante 1 (Big-Bang) Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy19 Typische Schritte einer Löschung / Datenverschiebung Typisierung SelektionModifikation Kontrolle Löschung § Identifikation von Schlüsseln § Ausschluss von Mehrfach- verwendung § Speicherung aller relevanten Schlüssel § Abgrenzung der Datenmenge § Selektion nach Schlüsseln § Speicherung aller selektierten Datensätze § Erneute Prüfung der Datensätze § Paketierung und Parallelisierung der Datenmenge § Verschieben der Datensätze in einen anderen Mandanten § Modifikation auf der Datenbank (Mandant) § Keine Löschung § Kontrolle der Summensätze § Ggf. Abstimmung der Finanzbuchhaltung / Nebenbuchhaltung § Erneute Typisierung / Vergleich der Selektions- und Modifikationszahlen § Mandantenlöschung während des Betriebes mit einem / zwei Hintergrundprozess(e) Umfang Datenlöschung (Verschiebung) Qualität Bereinigung
- 20. Die Durchführung einer selektiven Datenlöschung umfasst eine Laufzeit von ca. 6 Monaten Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy20 Beispielplanung einer synchronen Löschung eines ERP & CRM Systems 2017 2018 MärzApr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Löschung Release Phase Test 2 Generalprobe Cut-Over Betrieb Release Realisierung Test 1 Datenverschiebung 5 6 7 Nacharbeiten / Fehlerkorrektur Datenlöschung Durchführung Datenverschiebung Korrekturen einarbeiten Abgleich Typisierung Anpassung Typisierung ERP / CRM Prozesstest / Fachtest Sichttest Sichttest Tabellen Abgleich Datenbestand analysieren Beispiel Ablauf Test 1
- 21. Die Durchführung der Datenlöschung / Datenverschiebung im Cut-Over kann auf ein Wochenende reduziert werden Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy21 Durchführung einer Löschung (Down-Time - Cut-Over –Löschung CRM / IS-U - 12 TB) 7 2,5 1,5 22 0,5 7 6 5 0 12 24 36 48 Big Bang Stunden Do. 23:00 Mo. 1:00 Vorarbeiten (Vorbereitungen zum Löschen) Löschen Nacharbeiten QS-Maßnahmen Aktivitäten Dauer User entsperren 0,5 Debitorische- und quantitative Abst. 7 Prozesse starten (MAKO) 5 Batchnetz 1 QS Maßnahmen 5 Aktivitäten Dauer Quantitative Abstimmung. und Typisierung 4 Löschen Daten 18 Aktivitäten Dauer User sperren 1,5 Debitorische Abst. 2,5 Prozesse beenden (MAKO) 3 Sicherung (Snapshot) 2,5 Systemeistellungen prüfen 1,5
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- 24. Natuvion GmbH Altrottstraße 31| 69190 Walldorf Fon +49 6227 73-1400 Fax +49 6227 73-1410 www.natuvion.com Wir freuen uns über Ihre Fragen und Anmerkungen Patric Dahse Geschäftsführer Fon: +49 151 171 357 02 Mail: patric.dahse@natuvion.com 18 Data Security und Data Privacy in SAP - Data Security und Data Privacy Besuchen Sie uns auch unter Data Protection & Privacy www.professional-system-security.com/ Natuvion www.natuvion.com/ Patric Dahse Geschäftsführer Natuvion GmbH Altrottstr. 31 69190 Walldorf T +49 (0) 6227.73 -1400 F +49 (0) 6227.73 -1410 patric.dahse@natuvion.com Tätigkeitsbereiche § Data Protection & Privacy § SAP Transformation