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Data	Security	und	Data	Privacy
Natuvion	Webcast	Nr.	3		– Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Natuvion	GmbH	– 06.2017
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Sperren	und	Löschen
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Projektplanung	und	Durchführung
Kontakt
2
Seit	2014	unterstützen	wir	als	NATUVION	unsere	Kunden	mit	Erfahrung	und	Expertise	im	
Umfeld	der	Digitalisierung
3
Gegründet:	2014	als	eigentümergeführter	Beratungsspezialist		mit	
Fokus	Versorgungswirtschaft,	Security	und	Transformation
Standorte:	Walldorf,	Berlin,	München,	Wien(AT),	Philadelphia(US)
Unternehmensgröße:	>	55 Mitarbeiter
Expertise	der	Berater:	>	75	%	SAP	zertifiziert	&	Ø 12	Jahre	
Energiewirtschaft	und	SAP
SAP	Gold	Partner	
SAP	Recognized Expertise	in	Utilities	
SAP	Landscape Transformation
Langjähriger	Partner	der	größten	Energieversorger	Deutschlands
Leistungen/Kompetenzen:
§ Strategisches IT-Management
§ IT	Consulting	für	die	Energiewirtschaft
§ SAP	Transformation	&	Data	Services
§ SAP	Security	&	Data	Privacy	/	Protection
§ Business	Intelligence /	Analytics	
Natuvion Gruppe
Tiefgehende	Erfahrung	in	der	
Umsetzung	von	DS-GVO	/	GDPR	
Anforderungen	
Strategische	Partnerschaft	mit	
Entwicklungsteams	der	SAP	im	
Bereich	Data	Protection and Privacy	
– ILM	/	IRF	/	Consent
Enge	und	langjährige	Partnerschaft	
mit	Experten	im	IT/	Datenschutz	
Recht	
Vollständiges	Verständnis	über	die	
Prozesse	und	Anforderungen	aus	
Business	– IT	– Datenschutzsicht	
Eigene	zertifizierte	Lösungen	für	
konsistente	Datenlöschung,	
Auskunft	und	Anonymisierung
Ausgewiesene	Data	Protection und	
Privacy	Expertise	(Lösungen)
Ausgewiesene	
Transformationsexpertiese
Erfolgsfaktoren
Konzeption	und	Einführung	
Anonymisierung	(IS-U	/	CRM)
Konzernweiter	Roll-Out	einer	
Systemanonymisierung	(CRM	/	
IS-U	/	ERP	/	HCM)
Selektive	Datenlöschung	(IS-U	/	
CRM	/	ERP	/	BW)
Löschkonzeption	DS-GVO	/	
GDPR	(SAP	Systemlandschaft)
IT	und	Prozesskonzeption	
Konformität	Rechte	Betroffener	
nach	DS-GVO	/	GDPR	(Auskunft	
&	Transparenz)
System	und	Daten-
dekommissionierung mit	SAP	
ILM
Konzeption	und	Realisierung	
Auskunft	(SAP	IRF)
Relevante	Referenzen
Natuvion	– Ihre	Spezialisten	in	der	Realisierung	der	Anforderungen	der	GDPR	/	DS-GVO
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Datenanonymisierung
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Herausforderungen	und	Planung	
Kontakt
4
Natuvion	Webcasts	
Überblick	der	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy"
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy5
1
1	Std.
Die	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP“	gibt	einen	umfassenden	Überblick	über	die	
Handlungsfelder	und	Realisierungsmöglichkeiten	im	Rahmen	der	EU-GDPR	/	EU-DSGVO.	
EU-DSGVO/	GDPR	On	Boarding
Juristischer	Überblick	und	grundsätzliche	
Strukturierung	der	Handlungsfelder	(45	Minuten)
2
45	Min.
Löschen	von	historischen	Datenbeständen	
Konsistentes	Löschen	von	Massendaten	in	SAP	
Systemlandschaften	(45	Minuten)
3
45	Min.
Einfaches	Sperren	und	Löschen
Überblick	und	Erfahrungen	bei	der	Einführung	von	SAP	
Information	Lifecycle Management	(45	Minuten)
4
45	Min.
Anonymisierung	/	Pseudonymisierung
Hintergrund,	Herausforderung	und	Umsetzung	einer	
DSGVO	/	GDPR	konformen	Anonymisierung	(45	Minuten)
5
30	Min.
Datenauskunft	/	Transparenz
DSGVO	/	GDPR	konforme	Datenauskunft	von	der	
Konzeption	bis	zur	Einführung	– SAP	IRF.	(45	Minuten)	
6
45	Min.
Einwilligung	/	Zustimmung
DSGVO	/	GDPR	konforme	Einwilligung	Konzeption	bis	
zur	Einführung	– SAP	CONSENT.	
7
45	Min.
Privacy	Impact	Assessment
Wie	können	PIAs	praktisch	umgesetzt	und	gelebt	
werden?
Natuvion	Webcasts	
Überblick	der	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy"
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy6
1
1	Std.
Die	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP“	gibt	einen	umfassenden	Überblick	über	die	
Handlungsfelder	und	Realisierungsmöglichkeiten	im	Rahmen	der	EU-GDPR	/	EU-DSGVO.	
EU-DSGVO/	GDPR	On	Boarding
Juristischer	Überblick	und	grundsätzliche	
Strukturierung	der	Handlungsfelder	(60	Minuten)
2
45	Min.
Löschen	von	historischen	Datenbeständen	
Konsistentes	Löschen	von	Massendaten	in	SAP	
Systemlandschaften	(45	Minuten)
3
45	Min.
Einfaches	Sperren	und	Löschen
Überblick	und	Erfahrungen	bei	der	Einführung	von	SAP	
Information	LifeCycle	Management	(45	Minuten)
4
45	Min.
Anonymisierung	/	Pseudonymisierung
Hintergrund,	Herausforderung	und	Umsetzung	einer	
DSGVO	/	GDPR	konformen	Anonymisierung	(45	Minuten)
5
30	Min.
Datenauskunft
DSGVO	/	GDPR	konforme	Datenauskunft	von	der	
Konzeption	bis	zur	Einführung.	(45	Minuten)
6
45	Min.
Einwilligung	/	Zustimmung
DSGVO	/	GDPR	konforme	Einwilligung	Konzeption	bis	
zur	Einführung	– SAP	CONSENT.	
7
45	Min.
Privacy	Impact	Assessment
Wie	können	PIAs	praktisch	umgesetzt	und	gelebt	
werden?
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Sperren	und	Löschen
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Herausforderungen	und	Planung	
Kontakt
7
Der	Handlungsdruck	zur	Schaffung	der	Datenschutzkonformität	besteht	fortwährend	und	
steigt	im	Kontext	der	neuen	Datenschutzgrundverordnung
8 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
§ Bußgeldrahmen	zwischen	EUR	50.000	bis	300.000	
je	Verstoß	(Verstöße	sind	kumulierbar)
§ Löschung:	Personenbezogene	Daten	sind	zu	
löschen,	wenn	sie	für	eigene	Zwecke	verarbeitet	
werden,	sobald	ihre	Kenntnis	für	die	Erfüllung	des	
Zwecks	der	Speicherung	nicht	mehr	erforderlich	ist
§ Auskunft:	Die	verantwortliche	Stelle	hat	dem	
Betroffenen	auf	Verlangen	und	unentgeltlich	
Auskunft	zu	erteilen	über	alle	gespeicherte	Daten	
mit	Personenbezug,	Empfänger	sowie	über	den	
Zweck	der	Speicherung	
• (geändert)	Bußgeldrahmen	bis	EUR	20Mio.	oder	4%	des	
weltweiten	Jahresumsatzes	der	betroffenen	
Unternehmensgruppe	
• (neu)	Datenübertragbarkeit	(Art.	20	DS-GVO)	
• (neu)	Privacy	by Design	and by Default	(Art.	25	DS-GVO)	
• (geändert)	Recht	auf	Vergessenwerden (Art.	17	DS-GVO)	geht	
weit	über	das	bisherigen	Recht	auf	Löschung	hinaus
• (geändert)	Erhöhte	Informations- und	Transparenzpflichten	(Art.	
12	bis	Art.	15	DS-GVO)	ist	eine	Erweiterung	des	
Auskunftsanspruches	(Beispiel:	www.selbstauskunft.net)
• (neu)	Datenschutz-Folgenabschätzungen	(Privacy	Impact	
Assessments,	Art.	35	DS-GVO)	
§ Datenschutz	bis	Mai	2016	(Extrakt) § Datenschutz	ab	Mai	2018	(Extrakt)
9
Datenschutz-Grundverordnung
Wirksame	und	abschreckende	Geldbußen	(Wortlaut	Art.	83	Abs.	1	DS-GVO)
Betrifft	sowohl	Vorsatz	wie	auch	Fahrlässigkeit	auch	von	Managern,	Datenschutzbeauftragten	und	sonstigen	
an	fehlerhaften	Entscheidungen	zum	Datenschutz	beteiligten	Personen	(bis	zu	EUR	20	mio.)
Bußgelder	für	Unternehmen	bis	zu	EUR	20	mio. bzw.	4%	des	globalen Vorjahresumsatzes
à damit	rücken	Bußgelder	in	die	Größenordnung	von	kartellrechtlichen	Pönalen
Beweislastumkehr	zu	Ungunsten	Daten	verarbeitender	Unternehmen:	Nicht	nur	
sicherstellen,	sondern	Nachweis erbringen	können
Deutlich	Erhöhung	des	Bedarfs	an	systematischen	Lösungen,	die	eine	
vollumfängliche	Dokumentation	von	Maßnahmen	erlauben
Verstöße	haben	zukünftig	noch	schwerwiegendere	monetäre	Folgen	für	Unternehmen.
Und	was	heißt	das	jetzt	konkret?
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
20	MEUR	
oder	4%
Transparenz
über	Datenschutz-
verstöße
Einheitliches
Recht	für	EU	
Wirtschaftsraum
MAI
2018
Portabilität
Recht	auf	
Vergessenwerden
Einwilligung	
&	Kinder
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Sperren	und	Löschen
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Herausforderungen	und	Planung	
Kontakt
10
Die	Nutzung	von	Personenbezogene	Daten	in	den	IT	Abwicklungssystemen	führen	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Extrakt)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy11
Handlungsfelder
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Projekt-/	Test- und	
Schulungssystemen
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen
Umfangreicher	Datenbestand	
aus	Prozessdurchführung
SAP	Test-,	Schulungs- oder	
Projektsysteme	sind	als	vollständige	
Kopie	des		Produktivsystems	auf-
gebaut.		
Der	Datenzugriff	ist	jederzeit	
umfangreichst	und	teilweise	mit	
erweiterten	Berechtigungen	möglich.
Nach	Ablauf	von	Datenverarbeitungs-
aufträgen	oder	Dienstleistungs-
verträgen	werden	Kundendaten	an	
neue	Dienstleister	übergeben.
Der	historische	Datenbestand	verbleibt	
aktuell	weiterhin	in	den	jeweiligen	
Produktivsystemen.
Prozesse	zur	Akquise	und	Vertrags-
abwicklung	erzeugen	Daten.		Die	
Nutzung	dieser	Daten	ist	für	den	
jeweiligen	Zweck	legitimiert.	
Nach	Ablauf	der	Prozessabwicklung	
stehen	die	Daten	uneingeschränkt	
weiter	zur	Verfügung.
Test- und	Projektsysteme	nur	mit	
anonymisierten	Daten
Personenbezogene	Daten	sind	nach	Ablauf	der	
Legitimation	zu	löschen
Anonymisierung	Schulungs-
und	Testsystem
Löschen	historischer	Daten
Sperren	und	Implementierung	
kontinuierliches	Datenmgmt.
1
Kundenanfragen	zur	
Auskunftserteilung	
Anfragen	zur	Auskunft	von	Betroffenen	
über	die	Speicherung	und	Verarbeitung	
ihrer	personenbezogenen	Daten.
Auskunft	erfolgt	aktuell	als	manueller	
Prozess	und	Informationen	können	nur	
mit	hohem	Aufwand	und	in	der	Regel	
nicht	in	der	gesetzlich	vorgeschriebene	
Format	bereitgestellt	werden.
Strukturierte,	IT-gestützte	
Prozessbearbeitung	
2 3 Auskunftsanspruch	über	
Daten	mit	Personenbezug
4
Nutzung	personenbezogener	Daten	in	IT-Systemen
Die	Nutzung	von	Personenbezogene	Daten	in	den	IT	Abwicklungssystemen	führen	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Beispiel)
12
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen	
Beim	Ablauf	von	
Dienstleistungsverträgen	sind	
Kundendaten	an	einen	
Rechtsnachfolger	(neue	
verantwortliche	Stelle)	übergeben
Worden	
Der	historische	Datenbestand	ist	in	
der	produktiven	Systemlandschaft	
verblieben
Umfangreicher	Datenbestand	
aus	Prozessdurchführung
Prozesse	zur	Akquise	und	Vertrags-
abwicklung	erzeugen	Daten.		Die	
Nutzung	dieser	Daten	ist	
grundsätzlich	jeweils	legitimiert.	
Nach	Ablauf	der	Prozessabwicklung	
stehen	die	Daten	bislang	aber	auch
weiterhin	uneingeschränkt	zur	
Verfügung
Auskunftsanspruch	über	
Daten	mit	Personenzug
Erteilung	einer	Auskunft	an	
Betroffene	über	die	Speicherung	ihrer	
personenbezogenen	Daten
Auskunft	ist	in	strukturierter	
elektronischer	Form	mit	der	Angabe	
über	Ort,	Grund	und	ggf.	Empfänger	
sowie	Dauer	der	Speicherung	/	
Löschkriterien	zu	gestallten.	
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Sekundärsystemen
SAP	Test-,	Schulungs- oder	
Projektsysteme	sind	als	vollständige	
Kopie	des		Produktivsystems	
aufgebaut.		
Der	Datenzugriff	ist	umfangreichst	
möglich.
û (1)	Zu	realisieren
û (2)	Zu	realisieren	
û (3)	Zu	realisieren
6
4
3
1
Buchungskreise	im	System
mit	zu	überprüfender	Legitimation
77.000
4.200.000
WechselInteressenten Inaktiv
1.150.000
400
davon
mit	Aufsicht
kritisch
Aktuell
ca.	120	p.a.
Auskunft	Dunkelz.
Datenerhebungen	mit	zu	
überprüfender	Legitimation
(aktuelles	Jahr)	
Auskunftsersuchen	(§ 34	BDSG)
Aufsicht	(§ 38	BDSG)
*	Anzahl	der	Anfragen	über	alle	Dienstleister	hinweg		derzeit	
nicht	ermittelbar
*	Wechsel	=	abgelehnte	Wechsel	und	Speicherung	der	Daten
û (3)	Zu	realisieren
1 2 3 4
Gesellschaften
Echtdaten	in	Sekundärsystemen
(Zugriff	umfangreich	/	Zugriff	eingeschränkt	/	Daten	
anonymisiert)
16
4
2
475.000	Kunden
Umfangreich Eingeschränkt Anonym.
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Nach	Ablauf	der	Legitimation	sind	die	personenbezogenen	Daten	umgehend	und	
vollständig	aus	den	energiewirtschaftlichen	Abwicklungssystemen	zu	löschen
Prozessorientiertes	Löschen	von	Daten
Die	relevanten	Daten	müssen	nach	Erledigung	des	Sachverhaltes	
oder	nach	Ablauf	der	Frist	aus	dem	Produktivsystem	gelöscht	
werden.	
Standardprozess	zur	Vertragsabwicklung
Interessentenmanagement,	Akquiseprozess &	Bonitätsprüfung
Vertragsabwicklung	eines	laufenden	Belieferungsverhältnisses
(Ablesung,	Abrechnung,	Forderungsmanagement)
Vertragsende	/	Endabrechnung
Vertragsanbahnung
(Initiierung	Kündigung	/	Lieferantenwechsel)
1
2
3
4
Komplexität	der	Datenverarbeitung	in	energiewirtschaftlichen	IT-Systemen	
P
P
A
A
A
A
A
A
P
Archivsystem
Outputsteuerung
A
P
A
Auftrags-/	
Poststeuerung
CSS
Customer	Self
Services
ELKO	Verarbeitung
SAP	R/3
(Core)
ERP
SAP	CRM
(Vertrieb)
CRM
SAP	
IS-U/EDM
(Vertrieb)
SAP	BW
SAP	BO
BW
IS-U
Interessenten-
verwaltung	&	
Akquise
MaKo-Konverter
Datenaustausch
Bonitätsprüfung
Mailgateway
betroffen
n.	betroffen
A	=	Archivsystem
P	=	Output/Print
13 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Sperren	und	Löschen
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Herausforderungen	und	Planung	
Kontakt
14
ILM	Retention	Management
SAP	Information	Management
Information	Lifecycle Management	– Überblick	und	Funktionalität
Datenübernahme	von	non-SAP	Systemen	
Kontrolle	/	Regeln	für	zeitabhängige	Datenspeicherung	
Datensuche	über	archivierte	Datenbestände	
Aufbewahrungs- und	Fristenmanagement	
Datenvernichtung	/	Datensperrung
LT	/	BW	Reporting
Optimierung	des	Produktivsystems Optimierung	der	Systemlandschaft	
Grundsätzlich sind im Information Lifecycle Management (ILM) die Regelwerke, Prozesse, Verfahrensweisen und Werkzeuge enthalten, die
den betriebswirtschaftlichen Nutzen von Informationen mit der am besten geeigneten und kostengünstigsten IT-Infrastruktur in Einklang bringen
– von der Erfassung bis zur endgültigen Vernichtung der Daten.
15
ILM	System	Decommissioning
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
16
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	- Überblick	und	Funktionalität
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Verwaltung	von	Aufbewahrungsregeln
Ÿ Regelwerke	für	eine	automatisierte	Datenaufbewahrung	und	
Vernichtung
Ÿ Datenaufbewahrung	gemäß	aktivem	Regelwerk
Ÿ Vernichtung	der	Daten	sobald	die	Aufbewahrungszeit	erreicht	ist
Ÿ Datenvernichtung	direkt	aus	der	Datenbank	oder	dem	Archiv
“Datentöpfe”	pro	Aufbewahrungsfrist
Ÿ Erzeugung	verschiedener	Archivdateien	mit	entsprechendem	
Ablaufdatum	gemäß	definierter	Aufbewahrungsfrist
E-Discovery
Ÿ Suche	nach	Informationen	in	Verbindung	mit	Rechtsstreitigkeiten
Legal	Hold	setzen
Ÿ Verhindern	einer	frühzeitigen	Datenvernichtung	in	Rechtsfällen
• Vereinfachtes	Sperren	und	Löschen	von	
personenbezogenen	Daten
• Funktionalität	basiert	auf	SAP	Information	
Lifecycle Management
• Mit	SAP	ILM	können	Geschäftspartnerdaten	
gesperrt/gelöscht	werden,	aber	auch	
transaktionale	Daten	vernichtet	werden.
Mit	SAP	ILM	kann	Systemübergreifend	innerhalb	
der	gesamten	Business-Suite	ein	nahtloses	
Datenmanagement	realisiert	werden
Übersicht	Funktionalität
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	- Überblick	und	Funktionalität
Zugriff
Verweildauer
Geschäftsbeziehung	beendet
Nicht	änderbar
Erfassung Auskunft/	
Business
Auskunft/	
Audits
Löschung
§ Verweildauer (Zeitraum	bei	denen	
die	Daten	im	Life-System	vorliegen	
müssen)
§ Aufbewahrungsfrist (Zeitraum	in	der	
die	Daten	im	Archiv	gespeichert	
werden)
§ Löschzeitpunkt	(Zeitpunkt	an	dem	
die	Daten	aus	dem	physisch	Archiv	
gelöscht	werden)
§ Ausnahmenmanagement (Daten	
können	nicht	gelöscht	werden	auch	
wenn	die	Aufbewahrungsfrist	
abgelaufen	ist)
....
17
Verarbeitung Sperrung Löschung
Retention	Warehouse
Vernichtung	Archivierung Vernichtung	ILM	Archivierung
Legal	Case	Management
Retention	Management
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
18
SAP	Information	Management
Grundsätzlicher	Ablauf	einer	Löschung	&	Sperrung	
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Ausführung		des	
Sperr-Report	
XOR
Objekt	nicht	in	
Verwendung	
Sperrung		des	
Objektes	
(Geschäftspartner)
Ausführung	der	
Löschung
Prüfung	
Aufbewahrungsfrist
XOR
Aufbewahrungsfrist	
nicht	aktiv
Löschung	des	
Objektes	
(Geschäftspartner)
Objekt	ist	in	
Verwendung	
Ende	der	
Aufbewahrungsfrist	
erreicht
XOR
(I)
Sperren
(II)
Löschen
SAP	Information	Management
Integration	in	verteilte	Systemlandschaften	
Sperren	und	Löschen	in	verbundenen	Systemen	
Die	Ausführung	der	Sperrung	&	Löschung	kann	von	einem	
zentralen	System		für	alle	Systeme	im	Verbund	ausgeführt	werden
Prozessablauf	der	Prüfungen	vor	Sperrung	/	Löschung	
Prüfung	EoB im	führenden	System
Sperren	des	Objektes	(Geschäftspartner)	im	führenden	System
Sperren	des	Objektes	(Geschäftspartner)	in	allen	
angebundenen	Systemen
Prüfung	EoB in	allen	angebundenen	Systemen
1
2
3
4
Komplexität	der	Datenverarbeitung	in	IT-Systemen	
P
P
A
A
A
A
A
A
P
Archivsystem
Outputsteuerung
A
P
A
Auftrags-/	
Poststeuerung
CSS
Customer	Self
Services
ELKO	Verarbeitung
SAP	R/3
(Core)
ERP
SAP	CRM
(Vertrieb)
CRM
SAP	
IS-U/EDM
(Vertrieb)
SAP	BW
SAP	BO
BW
IS-U
Interessenten-
verwaltung	&	
Akquise
MaKo-Konverter
Datenaustausch
Bonitätsprüfung
Mailgateway
betroffen
n.	betroffen
A	=	Archivsystem
P	=	Output/Print
19
führend
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	- Definition
20 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Personenbez.	Daten:	 Daten,	die	sich	auf	eine	identifizierte	oder	identifizierbare	natürliche	Person	beziehen
Sperren: eine	Methode,	den	Zugriff	auf	Daten	zu	unterbinden,	die	nicht	mehr	im	Rahmen	der	ursprünglichen	
Zweckbestimmung	verarbeitet	werden
Löschen:	 die	unumkehrbare,	wirksame	Löschung	von	Daten			
Aufbewahrungsfrist:	 die	Frist	aufgrund	einer	Rechtsnorm	Daten	aufzubewahren	sind	
Zweck:	 der	Vorab	durch	organisatorische	Maßnahmen	bestimmte	Zweck	der	Verarbeitung	
personenbezogener	Daten	
End	of	Purpose (EoP):	 Eine	technische	Methode,	um	für	definierte	Daten	den	Zeitpunkt	zu	
ermitteln,	ab	dem	eine	Verarbeitung	nicht	mehr	im	Rahmender	
ursprünglichen	Zweckbestimmung	erfolgt	und	Daten	gesperrt	
werden	müssen
End	of	Business	(EoB):	 Ist	der	Beginn	der	Verweildauer.	Wie	lange	sie	beträgt,	
definieren	Sie	in	den	IRM	Regeln.	(	Beispiel:	die	Verweildauer
eines	Vertragspartners	beginnt	nachdem	alle	offenen	
Vorgänge	geschlossen	sind.	)
SAP	Information	Management
DEMO	Konfiguration	und	Durchführung	einer	Sperrung	&	Löschung	
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy21
SAP	Information	Management
DEMO	Konfiguration	und	Durchführung	einer	Sperrung	&	Löschung	
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy22
1.	Installation	&	Aktivierung 2.	Sperren	 3.	Löschen
23
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	– Hinweise	und	Korrekturen	Stand	06.2017- ca.	150
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
24
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	–Empfehlungen	Release	/	Patchlevel
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Das	vereinfachte	Sperren	und	Löschen	von	personenbezogenen	Daten	mit	SAP	ILM	ist	mit	folgenden	
Release-Levels	verfügbar:
System/Applikation Release-Voraussetzung
SAP	ERP SAP	ERP	6.0	EhP7, SP13
SAP	CRM SAP	CRM	7.0	EhP4,	SP1
SAP	for Utilities SAP	ERP	6.0	EhP7, SP13
SAP	HCM SAP	ERP	6.0	EhP6,	SP16
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Sperren	und	Löschen
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Herausforderungen	und	Planung	
Kontakt
25
26
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	– Implementierung
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Konzeption
(2-3	Monate	)
Realisierung
(3	– 5	Monate)
Roll-Out	T-System
(2-3	Monate)
Roll-Out	Q-System
(1-2	Monate)
Roll-Out	P	System
(1- 2	Monat)
§ Wissenstransfer
§ Datenanalyse	in	allen	
Applikationen
§ Identifizierung	von	
Kundenentwicklungen	
§ Identifizierung	von	
Schnittstellen	zu	anderen	
Systemen
§ Erstellung	erster	Projektplan
§ Definition	der	Verweil- und	
Aufbewahrungsfristen	für	alle	
Archivierungsobjekte	
§ Aktivierung	relevanten	
Funktionen	
§ Customizing	der	Systeme
§ Entwicklung	und	Test	der	
Erweiterungen
§ Konvertieren	der	
Archivdateien	
§ Entwicklung	und	Test	von	
neuen	ILM	Objekten	
(Kundenentwicklungen)
§ Ausführung	End	of	Purpose
(EOP)	Checks
§ Validierung	der	
Testergebnisse
§ Vollständig	synchronisierter	
Systemaufbau	in	Sandbox
Umgebung
§ Anbindung	ILM	Ablagesystem	
(notwendig	bei	Archivierung)
§ Customizing	der	ILM	
Funktionalität	in	allen	
Applikationen
§ Implementierung	und	Test	
erweitertes	
Berechtigungskonzept	
§ Test	der	
Archivierung/Datenvernichtu
ng	in	kompletter	
Systemumgebung	
§ Prüfung	der	Transporte	auf	
Vollständigkeit	
§ Einstellung	der	produktiven	
Verweil- und	
Aufbewahrungsfristen	für	alle	
Archivierungsobjekte
§ Durchführung	von	
Initialisierungsreports
§ Durchführung	EOP	Checks
§ Einplanung	Archivierungs-
und	Vernichtungsläufe
Scope Umsetzung	 Roll-Out	Produktion Start	Regelbetrieb
Typische	Phasen	im	Rahmen	der	Umsetzung	/	Dauer	9	– 14	Monate	
Projektende
SAP	Information	Management
Information	LifeCycle	Management	– Aufwände	
ILM	Sperren	&	Löschen	als	kontinuierliches	Datenmanagement
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
(**)	Betrieb	&	Monitoring
(IV)	Roll-Out	P-System
(III)	Roll-Out	Q-System
Arbeitspaket
(I)	Konzeption	/	Vorbereitung
(II)	Realisierung
Arbeitspaket Aufwand	FB Aufwand	IT
(I)	Konzeption	/	Vorbereitung		1/2/3		 75	PT 35	PT
(II)	Realisierung	ILM	4 260	PT 490	PT
(III)	Roll-Out	Q-System	 130	PT 130	PT
(IV)	Roll-Out	P-System 80	PT 90	PT
Gesamtaufwand 545	PT 745	PT
Indikative	Projektplanung	und	Aufwandschätzung1
1	Erfahrungswerte	aus	Referenzprojekten
2	Systeme	im	Scope SAP	IS-U	/	SAP	CRM
3	zzgl.	Externe	Auditierung	(optional)
4	zzgl.	Lizenzkosten27 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Aufgabenstellung
Stufe Aktivität
1
Konzeption	und Analyse	der	ILM	Realisierung	auf	Basis	
der	vorliegenden	Systemlandschaft.	Erstellung	eines	
Phasenplans	sowie	Konkretisierung	der	
Realisierungsaufwände.	
2 Realisierung	der	notwendigen	Entwicklungen,
Erweiterungen	und	Konvertierungen	
3
Roll-Out und	Test	der	Konfiguration	sowie	der	
Entwicklungen/	Erweiterungen	auf	die	produktive	
Systemkette	(Qualitätssystem)	
4
Roll-Out und	Betrieb	der	Konfiguration	sowie	der	
Entwicklungen/	Erweiterungen	auf	die	produktive	
Systemkette	(Produktion)
Services	und	Leistungen	der	Natuvion	im	Rahmen	Sperren	und	Löschen	
28 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Lösch-
konzeption
SAP	&	non	SAP
Scoping
Workshop
Roadmap	&	Teststellung
Volle	
Realisierung
SAP	ILM	Entwicklung	und	
Customizing
Qualitäts-
sicherung
Projektsicherung	&	Coaching
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Handlungsfeld	Sperren	und	Löschen
Einfaches	Sperren	und	Löschen	
Herausforderungen	und	Planung	
Kontakt
29
Natuvion GmbH
Altrottstraße 31 | 69190 Walldorf
Fon +49 6227 73-1400
Fax +49 6227 73-1410
www.natuvion.com
Wir	freuen	uns	über	Ihre	Fragen	und	Anmerkungen
Patric Dahse
Geschäftsführer
Fon: +49 151 171 357 02
Mail: patric.dahse@natuvion.com
18 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy
Besuchen	Sie	uns	auch	unter
Data	Protection &	Privacy	
www.professional-system-security.com/
Natuvion	
www.natuvion.com/
Patric	Dahse
Geschäftsführer
Natuvion	GmbH
Altrottstr.	31
69190	Walldorf
T	+49	(0)	6227.73	-1400
F	+49	(0)	6227.73	-1410
patric.dahse@natuvion.com
Tätigkeitsbereiche
§ Data	Protection &	Privacy	
§ SAP	Transformation

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