Presentatie op symposium 15 jaar Metamorfoze. Duo presentatie met Janien Kemp.

1. Digitalisering bij het Stadsarchief
Amsterdam
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

2. Presentatie
Introductie
Missie, werkproces en infrastructuur
SAA en Metamorfoze projecten
De Wisselbank
Projecten en kwaliteitsmanagement
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

3. Introductie
De tijd dat digitalisering een optie was is voorbij.
Gebruikers verwachten dat stukken online te
raadplegen zijn.
Doelstellingen digitalisering SAA
Raadpleging (95%)
Vervanging / conservering
Publicatie
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

4. Introductie
Drie sporen digitalisering
Scanning on demand (15.000 scans per week)
Projecten
Beeldmateriaal aanwinsten
Cijfers
11 miljoen scans online
Jaarlijkse productie 1.5 miljoen scans
85.000 geregistreerde gebruikers
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

5. Digitalisering

8. ?
?
Digitalisering

9. “Weet jij hoe dit zit, en kun je er voor zorgen dat het stuk retour komt?”
De computer zegt
van niet

11. Volgens de
computer hebben
we geen foto’s

13. Missie
Beleid en uitgangspunten
Processen
Functionaliteit
Applicaties
Metadata en data
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

14. Missie en uitgangspunten
Alle documenten uit alle archieven en collecties 24
uur per dag, 7 dagen in de week digitaal en online
beschikbaar
Grootschalig Lage kosten voor de klant
Lage structurele kosten Lage incidentele kosten
Snelle levering aan de klant Altijd projectmatig
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

15. Werkproces en infrastructuur
Eén werkproces voor alle digitalisering
Binnen één technische infrastructuur
Automatiseren waar mogelijk
Ondersteuning met workflow tools
Scan online = einde project
Ook metamorfoze projecten op deze wijze
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

16. ?
?
Digitalisering

17. Digitalisering
Workflowmanagement
Geaumatiseerde koppeling en
registratie bestanden

20. Voorbeeld scenario scans registreren in beheeromgeving
Selectiebestand Beheersysteem Orderbon
Scripting
Registratie
bestandsnamen
Scripting
Scripting
Archief 195 Order: A20758
Inv nr 836
Scannen
Bestandsnaam
12 tekens
Eerste 6#: ordernr
Import
Laatste 6#: serienr
Scripting
A20758000001 A20758000004 Scan rapport Bereik
A20758000001 – A20758999999
A20758000001
A20758000002
Scripting
A20758000002 A20758000003
Scripting A20758000004
A20758000005
A20758000005
A20758000003

21. Metamorfoze projecten
Egodocumenten voorbeeld
Thesaurieren Ordinaris voorbeeld
Portugees Israelitische Gemeente
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

22. Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

23. Metamorfoze projecten
Egodocumenten voorbeeld
Thesaurieren Ordinaris voorbeeld
Portugees Israelitische Gemeente
Wisselbank
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

42. Kwaliteitsmanagement
Scansysteem: geheel van beleid, processen, hardware en software
waarbinnen analoge originelen via scanning gedigitaliseerd worden
Projectmanagement
Logistiek Data
Scanning Levering
originelen verwerking
Technische infrastructuur
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

43. Kwaliteitsmanagement
Voorafgaand aan uitvoering opdracht, beoordeling:
Missie en beleid
Workflow
Infrastructuur
Projectorganisatie
Offertes worden dus beoordeeld op prijs en aanpak
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

44. Kwaliteitsmanagement
Bij opdracht uitvoering bewaking
Volledigheid
Kwaliteit scans
Technische parameters
Streven naar zo weinig mogelijk eigen controles
Samenwerking en werken met standaarden
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

45. Scansysteem
Eindproduct
Scansysteem Scans
Rapportage
Kwaliteitsmanagement metingen
Gebruikmaking van statistische methodes zoals AQL
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

46. Scansysteem
Eindproduct
Scansysteem Scans
Rapportage
Kwaliteitsmanagement metingen
Gebruikmaking van statistische methodes zoals AQL
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

47. Metamorfoze en eigen projecten
Objectieve methode meting technische kwaliteit
scans
Standaard, wijd verspreid
Zowel voor interne als externe projecten geschikt als
controle methodiek
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012

48. Metamorfoze en eigen projecten
Knelpunten bij implementatie
Eigen projecten meestal tbv raadpleging
Norm niet altijd even zwaar
Prijs per scan (nog?) hoger
Technische implementatie (nog?) complex
Niet alle objecttypen lenen zich even goed
Symposium 15 jaar Metamorfoze, 6 nov 2012