Este documento presenta un taller sobre terminología archivística impartido por Luisa Fernanda Ramírez Acuña en la Fundación Universitaria San Mateo en Bogotá, Colombia en 2013. El taller incluye definiciones de términos clave como archivo de gestión, ciclo vital del documento, expediente y fondo documental. También discute la importancia de los archivos y cómo sirven como memoria para las empresas y entidades, transmitiendo información del pasado al presente y conservándola para el futuro.

1. TALLER No. 3
LUISA FERNANDA RAMIREZ ACUÑA
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
PROGRAMA: CONTABILIDAD Y COSTOS 2do SEMESTRE
BOGOTÁ D.C
2013

2. TALLER No. 3
LUISA FERNANDA RAMIREZ ACUÑA
RUBEN EMIRO PATIÑO MEDINA
Docente
FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MATEO
PROGRAMA: CONTABILIDAD Y COSTOS 2do SEMESTRE
BOGOTÁ D.C
2013

3. TALLER No.1
1. Veamos que tanto conoces de la terminología archivística por favor
por favor define cada una de las siguientes términos:
A. ARCHIVO DE GESTION: son todos los archivos que están en
movimiento (UTILIZACION y consulta tanto para entidades
públicas como privadas.
B. ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia integral de los
documentos en su ciclo vital.
C. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Se puede definir como las
etapas del documento desde su inicio hasta la finalización que
puede ser la conservación permanente y/o eliminación.
D. EXPEDIENTE: Es un documento u/o archivo que se utiliza para
estudiar información.
E. FONDO DOCUMENTAL: Es un grupo de documentos que son
hechos y/o producidos por una persona natural o jurídica en
desarrollo de las funciones o actividades.
F. LEGAJO: son documentos que se encuentran empastadas o
atados para hacer mas fácil la manipulación.
G. REPROGRAFIA: son técnicas que se usan para copiar o duplicar
documentación original como:
 FOTOGRAFIA
 FOTOCOPIASDO
 MICROFILMADO
 DIGITALIZACION
H. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Es un documento que
sirve para llevar una serie de listados en un orden que sea de fácil
manipulación en su ciclo vital.
I. UNIDAD DE CONSERVACION: En cualquier sitio o unidad que se
pueda utilizar para la conservación de las documentos como:
 CARPETAS
 CAJAS
 LIBROS
 TOMOS

4. 2. El trabajo de los archivos generalmente a sido menospreciado en este
punto, quisiera que reflexionáramos sobre la importancia que el mismo
reviste en todos los aspectos de la sociedad.
Por favor comenta las siguientes frases.
A. “Los archivos son para las empresas o entidades como la memoria
para las personas ¿Qué HARIAS SIN TU MEMORIA?”:
RTA: Fuera mas fácil la vida sin recordar el pasado pero no tendría
sentido el futuro para no cometer los errores del pasado.
B. “los archivos guardan los testimonios del ayer, los trasmiten al
presente y los conservan para todos los tiempos.
RTA: Es la memoria que del futuro para corregir o mejorar la
información y comunicación.
C. El archivo que conservamos no solo es testimonio del ayer, sino
algo que articula en el proceso administrativo actual.
RTA: quiere decir que toda la información que manejemos ahora y
sirva para el futuro no va a ser perdida por que sirve de base para
mas investigación.