2. Inhoudsopgave
• Opmerkingen vooraf
• Implementatieproject
o Synchronisatie van organisatie- en personeelsdata
o Legacy import
o In productie
o Andere zaken
• Atira en Pure
• Leerpunten
2
3. Tilburg University
• Tilburg University
o 5 schools: economics and management, law, social and
behavioral sciences, humanities, catholic theology
o Graduate schools en een business school
o 1.200 wetenschappers
3
4. • Huidige landschap
• Metis
• Repository in ARNO
• Bevat alle Metis
publicaties
• Plus handmatig
ingevoerd materiaal
• Contract met Atira
• Implementatie
• Standard portal
• Onderhoudscontract
Vooraf…
4
5. Toekomstige landschap
5
SAP HR Puremedewerkers
Web of
Science
publicatie data
DAI/NTA
NARCIS
NOD
(KNAW)
onderzoekers nummers
publicaties
projecten
Dataware
house
nnb
WCL
publicaties
WCL - World Cat Local
E & E - Experts en Expertise
DAI – Digitale Auteur Identifier
NOD - Nederlandse Onderzoekers Databank
NTA - Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen
KNAW - Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen
DRIVER - Digital Repository Infrastructure Vision for European Research.
DRIVER
E&E
(Webwijs)
publicaties
11. Sync van organisatiedata
• Via views (volgens format Atira)
• Selectie
• Organisatieonderdelen waar WP aan verbonden is
• Uitdagingen
• Goede mapping Metis - SAP-HR
• Uit de pas lopen van organogram SAP-HR en Metis
• Naamswijzigingen in SAP-HR
• Historie van organisatie
11
12. Sync van personeelsdata – selectie
• Uit SAP-HR:
• Alle WP in loondienst
• Subgroepen van WP niet in loondienst, bijv.
• Externe en beurspromovendi, emeriti, bijzonder en
onbezoldigd hoogleraren, gastonderzoekers
• Uit Metis/oud P-bestand:
• WP-ers die niet in SAP-HR zitten, bijvoorbeeld
• Oud-werknemers, externe en beurspromovendi
• Combi – niet gedaan, moet handmatig
12
13. Sync van personeelsdata – uitdagingen
• Selectie – trial and error
• Nieuwe PNIL subcodes in SAP-HR
• WP-ers uitzendbureau
• Gedetacheerde WP-ers
• Universiteits-brede wijzigingen workflow HR
• Externe en beurspromovendi
• Nieuwe subcodes
• Voorvoegsels – is Pure niet op ingericht
• Voorkeursnamen – wel in Metis, niet altijd in SAP-HR
13
15. Soorten legacy import
• Publicaties -> uit ARNO (repository)
• Activiteiten -> uit Metis, via ARNO
• Projecten -> uit Metis
• Onderzoeksgroepen -> uit Metis
Niet ingelezen, moet handmatig
• Weinig voorkomende activiteiten
• Weinig voorkomende documenttypen
15
16. • Bronbestand is ARNO
• Mapping en geen views
• Uitdaging
• Externe publicaties
• Kon Pure nog niet mee
omgaan (nu wel)
• Juridische annotaties
• Heeft Pure geen data model
voor
Legacy import – publicaties (1)
16
17. Legacy import – publicaties (2)
• Uitdagingen (vervolg)
• Overeenstemming met RUG over publicatiecategorieën SEP –
allebei water bij de wijn
• Correctie bronbestanden
• Lege verplichte velden
• Inconsequente invoer
• Creatief gebruik van velden
• Mapping
17
18. Legacy import – activiteiten
• Via views (volgens format Atira)
• Uitdagingen
• Activity/event data model Pure uitgebreider dan Metis
• Verplichte data ontbreekt
• Mapping is extra lastig
• Veel handmatige correcties
• Veel activiteiten handmatig invoeren
• Metis activiteiten nog niet in ARNO
• Aanvullende conversie Metis -> ARNO
18
19. Legacy import – oz-groepen en projecten (1)
• Analyse: oz-codes representeren in Metis
• Departementen – uit SAP-HR via sync
• Onderzoeksgroepen – legacy import vanuit Metis
• Projecten – legacy import vanuit Metis
19
20. Legacy import – oz-groepen en projecten (2)
• Hoeveelheid mapping werk
• Eerst: lopende oz-groepen/projecten
• Daarna: afgesloten oz-groepen/projecten
• SAP-HR parents bepalen
• Niet altijd consequent ingevoerd in Metis
• Begin-/einddatum van oz-groepen niet in Metis
• Bepaald o.b.v. beslisregels
20
22. Uitrol in de schools
• Instructie en voorlichting
• Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed
• Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn
• Invoeren na go live
• Theologen – alle wp-ers gaan invoeren vanaf go live
• Geesteswetenschappen – wp -ers bij twee van de drie
departementen gaan zelf invoeren vanaf go live
• Rechten – wp-ers gaan zelf invoeren vanaf oktober 2014
• Economen – early adopters mogen zelf invoeren, rest invoer
gebeurt door secretaresses en studentassistenten
• Gedragswetenschappen – invoer door de Pure coördinator
22
23. • Veel werk!
• Niet ingelezen activiteiten en
projecten invoeren
• Records corrigeren
• Duplicates mergen
Dagelijkse stand-up meetings
Activiteiten tussen in productie en go live
23
25. Output services en rapportages
• Output services
• OAI-PMH output voor WorldCat
• DIDL-MODS (NL-DIDL) voor NARCIS (samen met RUG)
• Pure web services voor
• Publicatielijsten op TiU’s website
• RSS
• Rapportages
• Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages
• Workaround voor input FTE – SharePoint en Excel
25
26. Toekomst – vervolgproject(en)
• Eerste prioriteit
• Organisatie synchronisatie verbeteren
• Advanced portal en biblimetrics module implementeren
• Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen
• Eventueel
• Press clippings door TiU communicatieteam
• Door Atira te ontwikkelen
• SEP module
• Graduate module
• Goede oplossing voor input FTE
• Documenttype voor juridische annotaties
26
28. Atira – het bedrijf en de implementatie
• Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties
• Implementatieproject zeer goed georganiseerd
• Start-up workshop
• Views en handleidingen via wiki
• JIRA voor issues
• Duidelijke error logs
• Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode)
• Prettige samenwerking
• Vaste projectmanager en IT-er
• Tweewekelijks overleg
• Snelle reactie
• Eerlijk
28
29. Pluspunten
• Zeer gebruikersvriendelijk
• Goede faciliteiten voor data
beheer
• Workflow
• Extra modules, bijvoorbeeld
voor metrics
• Applicatiebeheer uit te
besteden
• Goedkoper dan Metis voor
Tilburg als kleine universiteit
Minpunten
• Vergt zware dedicated
machine
• Gaat niet efficiënt om met
database
• Geen faciliteiten voor input
FTE
• Customizen reports (SEP) nog
niet mogelijk
Pure – het systeem
29
30. Metis
• Nationaal
• Ouderwetse Windows interface
• Geen makkelijke invoer
Pure
• Internationaal
• Moderne web interface
• Eenvoudige invoer d.m.v.
• Automatisch aanvullen van
ingevoerde tekst
• Titels ontlenen aan en
profielen in WoS, PubMed,
etc.
• Identificeren van dubbele
titels
• Inlezen van RIS/TeX files
Verschillen Metis en Pure (1)
30
31. Metis
• Geen check copyright fulltext
in SHERPA/RoMEO
• Geen externe publicaties
• Geen web services
• Geen portal
• Standaard publicatielijsten uit
de TiU repository
• Faciliteiten input FTE
• Uitbesteden beheer duur
• Kostenverdeelmodel ongunstig
voor kleine universiteit
Pure
• Wel check copyright fulltext in
SHERPA/RoMEO
• Wel externe publicaties
• Wel web services
• Wel portal
• Maatwerk publicatielijsten
rechtstreeks uit Pure
• Geen faciliteiten input FTE
• Uitbesteden beheer betaalbaar
• Jaarlijkse kosten zijn lager
Verschillen Metis en Pure (2)
31
33. Leerpunten (1)
• Standard portal is ECHT standaard
• Planning in offerte Atira is te optimistisch
• Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele
kosten
• Volg de hardware-eisen van Atira
• Goede HR planning in project loont
• Goede afbakening scope loont
• Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and
error (iteratieve methode Atira)
33
34. Leerpunten (2)
• Corrigeer bronbestanden vóór legacy import
• Test systematisch. Testers hebben sturing nodig
• Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt
• Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import
• Accepteer werk na go live
• Trek samen op met andere Nederlandse Pure universiteiten
34