Taula rodona al seminari de l'Aula Jordi Rubió i Balaguer sobre «Gestió documental i administració electrònica», que tingué lloc el 10 d'octubre de 2012 a la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de la Universitat de Barcelona.

1. Gestió documental i
Administració electrònica
a la Generalitat de Catalunya
Jordi Serra Serra
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
10 d’octubre de 2012

2. “La posada en marxa de tràmits
telemàtics és un factor d’impuls
de la modernització interna de
les Administracions públiques.”

3. Què està
fallant?
• Normativa • Models interoperables
• Mòduls comuns • Gestor documental
• Document electrònic • Arxiu digital

4. SITUACIÓ ACTUAL

5. Drets de la ciutadania (11/2007)
• A elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a través del cual relacionarse
por medios electrónicos con las Administraciones Públicas.
• A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán
medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se
cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de
Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan
restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento
podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos.
•
• A la conservación en formato electrónico por las
A la igualdad en el acceso electrónico a los servicios de las Administraciones Públicas.
A conocer por medios electrónicos el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados,
salvo en los supuestos en que la normativa de aplicación establezca restricciones al acceso a la información sobre
•
Administraciones Públicas de los documentos
aquéllos.
A obtener copias electrónicas de los documentos electrónicos que formen parte de procedimientos en los que
• electrónicos que formen parte de un expediente.
tengan la condición de interesado.
A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que
formen parte de un expediente.
• A obtener los medios de identificación electrónica necesarios, pudiendo las personas físicas utilizar en todo caso
los sistemas de firma electrónica del Documento Nacional de Identidad para cualquier trámite electrónico con
cualquier Administración Pública.
• A la utilización de otros sistemas de firma electrónica admitidos en el ámbito de las Administraciones Públicas.
• A la garantía de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de
las Administraciones Públicas.
• A la calidad de los servicios públicos prestados por medios electrónicos.
• A elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Públicas siempre y cuando utilicen
estándares abiertos o, en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos.

6. Programes integrats

7. Cobertura del marc normatiu
11/2007 3/2010 4/2010 26/2010 29/2010 56/2009
Captura per digitalització 30 21, 24 39
Captura per interoperabilitat 9, 21 8-15, 21 19-21 16-22
Classificació i descripció 9, 21 37
Emmagatzemament segur 31 11-30, 43-44 21-22 24 37
Utilització amb pista d’auditoria 24-26, 27-28 23 21 56-57 13 28, 35, 36
Tancament formal d’expedient 32 21 46 37
Utilització posterior al tancament 31 21 37
Disposició 21 38
Accions de preservació 31 21, 23 38

8. Tràmits generadors d’originals electrònics
(a 30 de juny de 2012)
OVT (ciutadania) EACAT (sector públic)
28% 14%
72%
86%

9. Ús de serveis comuns
(durant juny de 2012)

10. Projecte de compulsa, còpia
autèntica i codi segur de verificació

11. Tramitador d’Expedients Interdepartamental
(Oficina de Gestió Empresarial)

12. Esquema d’exportació del Tramitador
d’Expedients Interdepartamental (OGE)

13. S-PERDURA

14. Ingressos en fase semiactiva (2010)
Suports Suports
físics (ml) digitals (GB)
Departaments 9913
Ens autònoms i empreses 210
1808
públiques (INCASOL)
Delegacions territorials 4458

15. Actuacions departamentals (2010)
Departament Gestió documental Preservació digital
Agricultura, alimentació i acció rural GD/BO transversal
Acció social i ciutadania
Cultura i mitjans de comunicació Subvencions
Economia i finances GEEC/BO (mòdul RMA)
Educació
Governació i administracions públiques
Interior, relacions institucionals i participació
Innovació, universitats i empresa Integració EACAT amb DM
Justícia
Medi ambient i habitatge
Política territorial i obres públiques
Presidència GABJUR, SIGOV, DOGC Ofimàtics, GIDA
Salut
Treball
Vicepresidència

16. El cicle de vida a la Generalitat

17. El cicle de vida a la Generalitat
OVT Back-office
+CE o GANC
CADÍ XML SIGeDA DIDAC
o iARXIU (tecn.)
COiCO TEI
EACAT

18. El cicle de vida a la Generalitat
OVT Back-office
+CE o GANC/GIAC
CADÍ XML SIGeDA DIDAC
o iARXIU (tecn.)
COiCO TEI
EACAT

19. DOMEA Konzept

20. DOMEA Konzept

21. iArxiu

22. DESA’L

23. REFLEXIÓ

24. Què ha pogut fallar?
• Es té una idea prou clara de l'estructura i
components d'un sistema (conceptual) de gestió
documental?
• El sistema (tecnològic) de gestió documental ha
de ser una eina autònoma?
• De qui és propietat el sistema de gestió
documental?

25. Com es podria resoldre?
• Fixar el sistema en polítiques publicades i
evolutives
• Desenvolupar el sistema en forma de serveis
interoperables (al núvol)
• Implantar el sistema mitjançant regles als back-
office i integracions amb serveis comuns,
intervenint en la reenginyeria de procediments

26. Reptes de futur
• Tractament arxivístic de les xarxes socials
• Pes progressiu del model datacèntric (ERP i plataformes d'IOP)
• Racionalització/reducció de l'ús del correu electrònic i l'entorn
ofimàtic
• Explotació i rendibilització de la informació gestionada (ROI del
sistema)
• Creixement de la transparència administrativa proactiva (Open
Data)
• Caiguda dels ingressos en suport paper (compulsa i còpia autèntica
electròniques)

27. Moltes gràcies
Jordi Serra Serra
http://bd.ub.edu/pub/serra/
serra@ub.edu